文件资料管理程序 (whale)
文件与资料控制程序
文件与资料控制程序在当今的工作环境中，文件与资料的管理至关重要。
有效的文件与资料控制程序不仅能提高工作效率，还能确保信息的准确性、完整性和安全性。
下面我们将详细介绍文件与资料控制程序的各个方面。
一、文件与资料的分类首先，我们需要对文件与资料进行分类。
这可以根据其内容、用途、来源等因素进行划分。
常见的分类包括管理类文件、技术类文件、客户资料、内部报告等。
管理类文件通常涵盖公司的规章制度、流程规范、组织架构等方面的信息，这些文件为公司的日常运营提供了指导和约束。
技术类文件则主要涉及产品设计、工艺标准、质量控制等与业务技术相关的内容，是保证产品质量和技术创新的重要依据。
客户资料包括客户的基本信息、交易记录、需求反馈等，对于了解客户需求、提供优质服务具有关键作用。
内部报告如财务报表、绩效评估、项目进展报告等，有助于管理层进行决策和监控公司的运营状况。
二、文件与资料的编号为了便于管理和查找，对每一份文件与资料进行唯一的编号是必不可少的。
编号可以采用一定的规则和体系，例如按照部门、类型、年份、流水号等进行组合。
例如，管理类文件可以以“GL”开头，技术类文件以“JS”开头，后面跟上年份和流水号。
这样的编号方式清晰明了，能够快速定位文件的所属类别和生成时间。
三、文件与资料的编制文件与资料的编制应当遵循一定的规范和标准。
明确的格式要求、语言表达清晰准确、内容完整且具有可操作性是基本的原则。
在编制过程中，需要确保相关的法律法规、行业标准以及公司的政策得到充分考虑和遵守。
同时，编制人员应当具备相应的专业知识和经验，以保证文件与资料的质量。
对于重要的文件与资料，应当经过审核和审批流程。
审核人员要对文件的内容进行仔细审查，确保其准确性、合理性和合规性。
审批人员则根据公司的授权，对文件的发布做出最终决定。
四、文件与资料的存储选择合适的存储介质和存储方式对于文件与资料的安全和有效管理至关重要。
可以采用纸质档案、电子文档或者两者结合的方式进行存储。
文件与资料控制程序
1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。
2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。
3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。
3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。
3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。
3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。
4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。
4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。
4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。
4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。
4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
01文件与资料管理程序
01文件与资料管理程序文件与资料管理程序一、引言在现代社会中，文件和资料管理是各个组织和机构必不可少的一项工作。
良好的文件和资料管理程序可以提高工作效率，保护机构的利益，确保信息的准确性和完整性。
本文将介绍一种高效的文件与资料管理程序，旨在帮助组织和机构更好地管理和利用文件和资料。
二、程序概述文件与资料管理程序是一个完整的管理体系，包括文件的创建、分类、存储、检索、保护和销毁等环节。
下面将详细介绍每个环节的具体内容。
1. 文件的创建文件的创建是文件与资料管理的第一步。
在创建文件时，应注意以下几点：- 确定文件的名称和编号，以便于后续的分类和检索。
- 根据文件的内容和用途，选择合适的文件格式，如纸质文件、电子文件等。
- 在文件中标明创建日期和作者，方便追溯和归档。
2. 文件的分类文件的分类是为了方便管理和检索。
可以根据文件的内容、用途、部门等因素进行分类。
一般可以采用以下几种分类方式：- 按照文件的主题进行分类，如财务文件、人力资源文件等。
- 按照文件的用途进行分类，如合同文件、报告文件等。
- 按照文件的部门进行分类，如销售部文件、市场部文件等。
3. 文件的存储文件的存储是保证文件安全和可靠性的重要环节。
可以采取以下几种存储方式：- 纸质文件存储：将文件存放在文件柜、文件夹或文件盒中，按照分类和编号进行归档。
- 电子文件存储：将文件保存在电脑硬盘、服务器或云存储中，建立良好的文件夹结构和命名规范。
4. 文件的检索文件的检索是在需要使用文件时能够快速找到所需文件的关键环节。
可以采取以下几种检索方式：- 纸质文件检索：通过文件编号、文件名称、文件分类等信息，在文件柜中进行检索。
- 电子文件检索：通过文件夹结构、文件名称、关键词等信息，在电脑或服务器中进行检索。
5. 文件的保护文件的保护是确保文件安全和机构利益的重要措施。
可以采取以下几种保护方式：- 纸质文件保护：使用密封袋、文件夹或保险柜等物理措施保护文件的安全。
文件与资料控制管理制度(3篇)
文件与资料控制管理制度一、总则为了加强对公司文件与资料的控制与管理，规范文件与资料的收集、存储、使用和保护，提高管理效率和信息安全性，特制订本制度。
二、文件与资料的定义1. 文件是指公司内部产生或外部收到的书面、电子、影音等载体上记录的各类信息与数据，包括但不限于计划、报告、备忘录、通知、函件、合同、协议、会议纪要等。
2. 资料是指公司内外所有与业务活动有关的各类文字、图片、声音、视频等信息的载体，包括但不限于公司注册文件、商业秘密、经营报告、市场调研报告、竞争对手分析、员工信息等。
三、文件与资料的分类根据不同的内容和用途，文件与资料分为以下几类：1. 机密文件与资料：包括涉及公司商业秘密、竞争优势、员工隐私等敏感信息的文件与资料。
2. 重要文件与资料：包括公司经营计划、战略规划、财务报告等对公司发展具有重要意义的文件与资料。
3. 一般文件与资料：包括员工档案、会议纪要、工作报告等一般性的文件与资料。
四、文件与资料的管理流程1. 收集公司每个部门负责人按照业务需要收集所需的文件与资料，并加密、压缩或打包处理。
2. 转交部门负责人将收集到的文件与资料按照分类整理，并将重要和机密文件与资料转交给公司管理部门负责人。
3. 存储公司管理部门负责人将收到的文件与资料按照分类进行存储，并记录存储的位置和数量。
4. 使用公司内部员工需要使用文件与资料时，需向公司管理部门负责人提出申请，并经过审核后，方可领取使用。
使用完毕后，须及时归还。
5. 传递公司内部员工需要将文件与资料传递给他人时，须经过公司管理部门负责人的批准，并按照相关流程进行传递。
6. 销毁公司管理部门负责人定期对文件与资料进行清理和销毁，保证文件与资料的整洁和安全。
五、文件与资料的保密措施1. 机密文件与资料应采取加密措施，并限制访问权限。
2. 重要文件与资料应采取备份措施，确保数据安全。
3. 一般文件与资料应妥善保管，防止遗失和泄露。
4. 员工离职时，应归还所有文件与资料，并做好相关记录。
资料管理流程
资料管理流程资料管理流程是指在信息管理的基础上，对组织内的各种资料进行科学、合理、高效的管理。
下面是一个典型的资料管理流程：1. 资料收集：首先确定需要收集的资料的范围和内容，然后通过各种途径（如调研、采访、网络搜索等）收集相关的资料。
2. 资料整理：收集到的资料需要按照一定的分类原则进行整理。
可以按照主题、类型、时间等进行分类，同时可以采用编号、标签等方式进行标识。
3. 资料存储：整理好的资料需要存储在一个方便查找和管理的地方。
可以选择使用电子文档管理系统或者专门的资料库进行存储，也可以使用文件柜、书架等物理设备进行存储。
4. 资料检索：当需要某个资料时，可以通过检索系统或者手动查找的方式找到需要的资料。
在电子文档管理系统中，可以使用关键词、标签等进行检索；在文件柜中，可以使用编号、归档日期等进行查找。
5. 资料更新：由于信息的更新很快，某些资料可能需要不断更新以保持其有效性。
在资料管理流程中，需要定期对资料进行审核、更新或者替换，以确保资料的时效性。
6. 资料传递：有时需要将一些资料传递给他人使用，可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行传递。
在传递过程中，需要注意保护资料的机密性和完整性。
7. 资料销毁：当某些资料不再需要使用时，需要进行合规的销毁处理。
可以通过将电子档案删除或者将纸质文件进行安全破坏（如切割、烧毁等）来完成销毁。
8. 资料备份：为了防止数据丢失或者灾害造成的数据损坏，需要定期对重要的资料进行备份。
可以选择将数据存储在云端服务器或者使用外部硬盘、光盘等来进行备份。
以上是一个较为完整的资料管理流程。
不同的组织可能会根据自身的需求和特点进行一些微调和改进，但总的来说，一个科学、高效的资料管理流程可以提高组织的信息管理能力，提高工作效率。
文件和资料的控制程序
文件和资料的控制程序1.0目的对管理体系有关文件进行控制和管理，防止失效和作废文件的使用，确保体系有效运行，特制定本程序。
2.0适用范围本程序适用于与公司有关所有文件与资料的控制。
3.0职责3.1安全环保部负责职业健康安全管理和环境管理体系文件的策划、指导、审核，并编写体系所要求的程序文件。
3.2企管部负责质量管理体系文件的策划、指导、审核，并编写质量管理体系所要求的程序文件。
3.3公司管理者代表负责管理手册（包括管理方针、管理目标）的审核。
3.4公司总经理负责管理手册（包括管理方针、管理目标）的批准。
3.5文控员负责文件的编号控制和收发控制。
3.6档案管理员负责公司所有文件的归档和保管。
3.7 公司各部门负责本部门现场使用文件的管理和控制。
4.0流程图4.1文件控制流程图（详见附一）5.0程序5.1 文件的定义5.1.1受控文件：是用来维持本公司各项业务正常的运作，并有升版的需要，为保证使用者使用最新的有效版本的文件。
受控文件由公司文控员统一发放，在发放之前由文控员盖红色“受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。
5.1.2 非受控文件：与受控文件相对应，此类文件在本公司内部起到告知作用，不存在多个修改版本及状态。
包括通知、通告、决定、通报、质量文件的参考资料等。
非受控文件发放前由文控员加盖“非受控”章标识，发放时应办理登记手续。
5.1.3外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁发的有关政策、法规。
外来文件发放前由文控员加盖“外来文件”章标识，发放时应办理登记手续。
5.2 文件的分阶用于指导本公司管理体系运行及操作的指导性文件，分四阶：一级文阶：管理手册（质量、职业健康安全、环境）；二级文阶：程序文件（质量、职业健康安全、环境）；三级文阶：a）管理文件：各类管理制度或规章、岗位职责、工作标准等；b）技术文件：各类工艺规程、操作规程、安全规程、应急预案、内控标准（包括《原料、成品、环保职业健康安全使用的各类劳动保护用品、安全环保设备设施工具质量标准》、环境质量标准、安全质量标准）等；c）其他文件：与质量、环境和职业健康安全有关的专题会议纪要、通知等文件。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
(整理)工程档案资料管理程序
工程档案资料管理程序目的对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。
范围用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。
职责项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交综合办统一管理。
项目经理负责对移交综合办的档案进行审核。
一、施工文件档案管理的资料分类1、工程施工技术管理资料1.1、图纸会审记录文件对已经正式签署的设计文件进行交底、审查和会审，对提出的问题予以记录。
项目部收到工程图纸后，项目经理组织相关人员进行审查，将疑问按专业整理、汇总后报建设单位，由建设单位提交设计单位，进行图纸会审和设计交底准备。
图纸会审由业主组织设计、监理、施工单位负责人及有关人员参加。
设计单位对图纸及设计疑问进行交底，施工单位负责将设计交底内容按专业汇总、整理，形成初步记录。
由建设、设计、监理、施工单位的相关负责人签名并加盖各参加单位的公章，形成正式图纸会审记录。
图纸会审记录属于正式设计文件。
1.2、开工报审表、工程开工报告、施工进度计划报审表收集建设单位与施工单位共同履行的各种基本建设程序证明文件、工程施工工期证明文件。
（附表）1.3、技术、安全交底记录文件施工单位负责人把设计要求的施工措施、安全生产贯彻到基层乃至每个员工。
交底主要项目为：图纸交底、施工组织设计交底、设计变更和洽商交底、分项工程技术交底、安全交底。
技术、安全交底在签字齐全后方可生效，并及时发至施工班组。
1.4、项目管理规划文件承包单位在开工前为工程所做的施工组织、施工工艺、施工计划等方面的设计，用应在会签表上签字，经报审同意后执行并进行下发交底。
1.5、施工日志记录文件项目部有关人员对工程施工过程中的有关技术管理和质量管理活动以及效果进行逐日连续完整的记录。
对工程从开工到竣工的整个施工阶段进行全面记录，内容完整，能全面反映工程相关情况。
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编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1
批准：页次：1/5
1.0目的
本程序规定了与质量管理体系运行有关的任何媒体形式的所有文件和资料的控制要求及方法，确保各工作场所使用有效版本的文件。
2.0范围
本程序适用于我公司质量管理体系运行有关的所有文件和资料的控制，也适用于顾客提供的图样或规范等外来文件的控制。
3.0定义
狭义文件是指书面文件；广义文件是指书面文件、电脑软件、光盘（磁盘）、样品等。
本公司所指为广义文件。
4.0职责
4.1质量部文控文员(DCC)负责受控文件的登记、发放(范围确定)、回收和组织外来技术文件
的评审工作的汇总；
4.2 质量部质量系统工程师(QSE)负责协调相关部门对QMS文件的编制，修改；
5.0程序
5.1 文件的编制和审批(如上描述)
5.2 文件的编号及标识
5.2.1文件的编制准则：
a）质量手册（一级文件）
b）程序文件（二级文件）
c）管理办法、制度、规范、规程等（三级文件）
d）技术文件和相关资料（包括外来文件和资料）（四级文件）
e）与管理体系有关的记录表单
5.2.1.1质量手册、程序文件、各部门编制的管理办法、制度、规范、规程，以及技
术部编制的、外来的技术文件和相关资料，由质量部按如下要求对其进行编
号，并建立《文件清单》。
各部门需严格执行文件的编号申请、受控登记、统
一发放等。
编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1
批准：页次：2/5
一级文件：质量手册：CP- ISO/TS-2006
CP---企业名称；ISO/TS---质量手册；2006---年份。
二级文件：程序文件：CP-QP -XX-1
CP---企业名称；QP---程序文件；XX---ISO标准章节号；1-流水号.
三级文件：管理办法、制度、规范、规程等：CP–QE-01；CP-QE-RS-01
四级文件：技术文件、工艺文件等：JS-BM-LB01
JS---部门简称；BM---文件类型，LB01---客户代码(客户代码在《客户名录》
5.2.2
文件的标识以印章来表示受控状态
a）管理文件/技术文件发放给公司职能部门或供方，外协图样及外来法律、法规、技术资料−−“受控文件”。
b）试制用图样/文件−−“试制”。
c）作废文件——“作废”
5.2.3 外来标准和文件的确认
5.2.3.1外来文件、标准、检验规范和图样，经接收部门经理评审签字确认，接收部
门认为必要时，进行文件评审，记入《文件评审记录》并交由质量部DCC
备案保存；文件由DCC登录在《文件清单》中，实际生产中需使用时由其
复印，受控发行。
(需要评审的文件一般包括：法律法规，质量协议，客户
通用产品标准，产品测试方法，供应商手册，技术类文件等)
5.2.3.2外来标准及法律、法规的编号为FG-XXX，FG为法律、法规的代号；外来
技术文件编号为JS-XXX，JS为技术文件代号；XXX为流水号。
外来图纸
依据图纸标识。
5.2.4技术文件编号
5.2.4.1 使用范围：
编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1
批准：页次：3/5
本公司技术文件包括：BOM表、产品图纸、作业指导书、包装方法书、工
艺基准书、工序流程图、控制计划，检查基准书，等；
5.2.4.2编号方式：
1）当客户提供图纸，本公司制图员进行转化合成的产品图纸直接采用客户提供的图纸编号；
2）当客户提供样品，本公司制图员进行设计的模具或产品图纸编号方式同四级文件编号。
5.2.5 所有发放的文件必须保持清晰，易于识别。
5.3 文件的发放、检查和更换
5.3.1 质量管理系统相关的质量手册、程序文件、不进行纸档的下发工作；全部最终版本
的文件在文件服务器上共享，由DCC负责文件的最终状态。
DCC必须保留签字
版本的原文档。
作业指导书由制定部门在文件上确定发放范围后，质量部登记、
发放、回收，并填写《文件发放/回收记录》。
5.3.3质量部发放文件时，正本需分类、归档、妥善保管，需加盖”受控文件”章，所有发
放到相关部门的文件均为副本，需要受控的加盖“Copy”章。
5.3.4为确保作业场所必须使用有效文件，由质量部每半年进行一次有效版本文件的检
查、核对。
5.3.5当文件使用人员的文件破损严重，影响使用时，应由部门文件管理员到文件发放部
门（以旧换新）更换。
5.3.6当文件使用人将文件遗失时，应填写《文件申请单》，经管代批准后，方能补发文
件。
5.3.7当有关部门需增发或纸档文件时，由所在部门向质量部提出申请，经管代批准后，
按上述5.3.1条款办理。
5.4 文件的更改
5.4.1 本公司所制订受控文件的初始版本均为A0，对文件的某一页或某一章节的内容进
行变更则版本号依次升版为A1、A2、A3表示，而整个文件版本号仍为A0；
当文件变更次数超过9次后，整个文件版本号升版为B0；依次类推。
5.4.2文件更改，应由原制定部门填写《文件申请单》，说明更改原因及修改页的栏目，
文件同时经批准后方有效。
5.4.3文件的更改由文件的编制部门进行，并由原审批部门进行审批，若需由其他部门进
行审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料，必要时注明更改性质。
5.4.4当管理文件和技术文件更改后，凡涉及相关的其它的工艺文件、图样、检验规范等
必须同步进行相应的更改，以确保文件的一致性和可操作性。
5.4.5 更改后的文件应按5.1条款进行审核和批准，并按5.3条款执行发放手续。
5.4.6 当工程标准/规范需更改时，技术部应组织相关部门启动ECN工作流。
5.4.7当文件类别更改时，由技术部发文通知产品的代号及文件类别代号。
5.5 文件的回收和处理
文件一经更改或修订时，原版本文件加盖“参考”章后由质量部统一保存，在发放COPY 文件的同时，向接收人回收失效版本的旧文件并撕毁。
5.6 文件的归档和保管
编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1
批准：页次：4/5
5.6.1 文件的原件（包括电子文档和多媒体文件）一律由质量部保存，电子档应当每三月
一次对文件进行光盘刻录分开保存。
5.6.2 各类文件归档后，由文件相关部门进行整理、编目、组卷保存。
5.6.3 质量管理体系文件的保存期限按新文件发行后才能取消。
5.6.4 文件保存应符合防火、防水、防蛀、霉变等规定的环境要求，以防损坏和丢失。
6.0 相关文件
无
编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1 批准：页次：5/5。