档案编写全宗卷工作方案
档案全宗卷
档案全宗卷全宗号件号 1 全宗指南时间：责任者：全宗指南。
它是以本机关形成的档案为对象范围，以文章叙述形式对立档单位及其档案的内容、成分和利用价值等情况进行介绍和揭示的一种报道型参考工具。
档案全宗指南的内容结构包括：（一）全宗名称：全宗是一个独立的机关、组织或重要人物在社会活动中形成的全部档案所构成的有机整体。
全宗名称就是形成这个有机整体的机关名称。
（二）立档单位历史沿革简介（或称“立档单位简要历史”） 1、立档单位名称及其变更情况。
2、立档单位成立的时间、地点及相关背景、成立的依据。
3、立档单位的性质、隶属关系。
4、立档单位的组织机构设置及演变情况。
5、立档单位的职能、权限及任务情况。
6、立档单位发展的历史阶段及各阶段的主要工作活动和主要业绩介绍（包括经历的重大事件、执行的特殊任务等）。
（四）全宗历史概况 1、档案的来源。
2、档案数量。
3、本全宗档案材料的整理指导思想、分类原则、分类标准的选择和分类结果及相应的演变情况。
4、档案的完整齐全情况及准确可靠程度，要说明是否有缺类、缺年底的现象、档案是否为原件。
5、本全宗档案的鉴定情况。
6、机关档案的保管条件和保管完好程度及档案损毁情况（含损毁原因、损毁结果及处理对策和效果）。
7、档案编目情况，特别是要说明检索工具体系的构成种类、建设质量和利用情况。
8、档案信息资源的开发利用情况介绍。
9、本全宗档案管理现代化建设情况。
10、其他需要说明的问题。
（四）全宗内档案内容和成份介绍：其结构一般应与全宗档案的实体分类体系结构相一致。
可采用“问题结构形式”、“组织机构结构形式”或其他形式。
不论采用何种结构形式，一般均需具体指明各类档案的来源、说明的内容、主要文种、各种保管期限的案卷数量及相应卷号、载体类型、形成时间、可靠程度、完整状况、利用价值等。
档案全宗指南的编写方法：1、立档单位历史沿革和全宗历史概况的编写方法：占全宗介绍篇幅的三分之一左右，可以采用文字叙述的方法进行介绍，也可以对以下方面的内容采用表格进行反映；立档单位的领导人员、内设机构及其负责人的沿革，全宗内档案的来源，档案数量，本全宗编研成果的种类、名称、数量等，本全宗档案公布出版情况，本全宗档案检索工具的类型、名称、数量，本宗控制阅读范围的档案名称、形成时期、数量、控读范围、查阅手续。
全宗卷管理办法
江苏省电信有限公司文件江苏电信有限〔2004〕812 号关于印发《江苏省电信公司单位 全宗卷管理办法》的通知各市分公司，省公司各直属单位： 为进一步规范档案业务管理，根据国家档案局有关规定，结 合公司实际，现将《江苏省电信有限公司单位全宗卷管理办法》 印发各单位，请遵照执行。
附件：全宗卷工具表格二○○四年十一月十七日－１－全宗卷管理办法一、目的 为实现全宗卷的标准化、规范化和科学化管理，特制定本管 理办法。
二、适用范围 本办法适用于江苏电信有限公司及所属单位全宗卷的管理。
三、引用标准 《全宗卷规范》（DA/T12-94） 四、定义 全宗卷是指档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能 够说明该全宗历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷。
五、管理职责 档案馆（室）负责按年度编制全宗卷。
六、归档要求和归档范围 (一)归档要求 全宗卷的各种文件材料，应按其固有的特点，保持文件材料 间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于利用和保管。
(二)归档范围 1.档案收集：档案资料交接文据，移交目录、档案资料接收 登记表(见 DA01-01)等。
－２－2.档案整理：整理工作方案，档案分类方案，每年整理档案 说明（见 DA02-01）等。
3.档案鉴定：档案保管期限表，鉴定小组成员名单，销毁档 案的请示与批复，销毁档案的目录（见 DA03-01 至 DA03-07） 等。
4.档案保管：档案保管检查记录（见 DA02-02）、报告，重 点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况等。
5.档案统计：档案移交数量统计表（见 DA09-01）、档案接 收 数 量 统 计 表 （ 见 DA01-02 ） 、 档 案 归 档 数 量 统 计 表 （ 见 DA02-03）、档案利用数量统计表（见 DA04-01）、档案销毁数 量统计表（见 DA03-08）等。
6.档案利用：全宗指南（全宗介绍），立档单位大事记，档 案开放利用和控制使用范围说明，档案汇编一览表（见 DA02-04），档案产生社会效益或经济效益事例（见 DA04-02）。
全宗卷规范
目录
二、全宗卷定义、作用
由记录和说明全宗立档单位及档案历 史和现状的有关文件材料组成的专门案卷， 是管理全宗档案的重要工具。
目录
三、全宗卷编制原则
1、平时注意收集、保管在档案管理过 程中形成的相关文件材料； 2、收集的文件材料应做到齐全、完整、 真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面 貌； 3、全宗卷的整理应做到分类合理、方 法科学、格式规范。
大事记
三、选事记录范围
1、本机关召开的各种重要会议 2、本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件 3、本机关成立、撤销、合并以及内部机构设置、变化情况 4、本机关隶属关系和职能范围的变化情况 5、本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动 6、本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研 成果 7、本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议情况 8、上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评及来本机关检查指导工作的 情况 9、本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故 10、本机关开展的重要外事活动 11、也可将人员入党、退休、考录、职称的评定、内部科室及下属单位负责人等录 入大事记。
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大事记
一、定义 ： 大事记是按照时间顺序简要记载各机关在一定时 期内发生的涉及范围较大，在事后仍有一定参考意 义的大事、要事的一种编研资料。 二、编写原则 大事记的编写内容要真实、文字简明、扼要，做 到大事突出，要事不漏，一般一条一事、每条大事 涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程，因果 关系等均应揭示出来。按月记述、或按年度记述。
全宗卷（六） 本单位历年来的销毁清册。
目录
五、全宗卷的整理
1、文件材料以件为单位进行装订；
2、编制文件材料目录，设置件号、责任者、
XXX公司全宗卷编制方案
全宗卷编制方案一、档号编制规则全宗卷档号结构为：全宗号-全宗卷门类代码·文件类型代码-案卷号，结构示例如下：件号二级类目（文件类型全宗指南）一级类目（全宗卷门类代码）全宗号全宗卷门类代码：QZ二级分类设置档案管理制度，与档案密切相关的保密管理制度各细分门类档案管理、子公司档案管理、境外档案管理、产权变动档案处置等制度档案接收和征集工作的办法和标准分类方案，保管期限表和归档范围表保管期限鉴定，开放鉴定，档案分级鉴定，销毁鉴定等工作制度，方案和标准档案鉴定工作形成的报告、请示及批复鉴定小组名单档案鉴定和销毁所形成的目录（清册）等档案保管工作制度，档案安全检查，档案破损情况调查与修复，重点档案保护，保管情况分析和工作总结报告档案利用制度电子档案管理、归档制度二、全宗卷整理细则全宗卷归档范围与各类档案归档范围重合的，一般应在各类档案中保存原件，在全宗卷中保存复印件或数字化副本，有原生电子文件且符合 电子档案单套管理一般要求》的，可在全宗卷中仅保存电子文件。
全宗卷保管期限为永久。
文件材料以件为单位进行装订、编页。
应在纸质文件材料件皮右上角空白处打印档号 （注意，不盖档号章，直接每份文件材料打印件皮，件皮采用牛皮纸，右上角打印档号）。
全宗卷搜集文件材料需按分类号顺序排列，同一分类号下按形成时间顺序排列。
不同分类号档案不可装入同一档案盒，档案盒规制采用3、4cm盒。
1注意，不是检索工具本身，而是检索工具编制的情况。
新增文件材料插入相关分类，向后接续排列，新材料取代旧材料的应备注新版本替代旧版本的名称及时间。
全宗卷项目级录入应至少包含以下项目：全宗号、全宗卷题名、备注全宗卷件级目录应至少包含以下项目：全宗号、全宗名称、门类代码、分类号、分类名称、件号、档号、年度、保管期限、文件题名、文件编号、责任者、日期、密级、页数、载体形式、数据来源、归档人、归档部门、互见号、备注、盒号、库位号、托管箱号、锁号三、相应附件（一）档案盒侧脊式样（二）卷盒封面全宗卷卷盒封面（三）文件目录备考表全宗卷文件目录类目名称：备 考 表。
档案全宗的写法
档案全宗的写法作者：丹心一片-- 发布时间： 2009/09/07 09:08am大家都知道，全宗卷是每个单位介绍档案管理情况的档案，而作为全宗卷最重要的一个内容－－全宗介绍，又称全宗指南，更是全宗卷的核心。
有一点大家一定要清楚，全宗指南的写法和我们每年年度整理工作完成后写的归档整理工作小结，其结构是一致的，只是年度整理工作小结是每年写的，而全宗指南是在每年工作小结的基础上，过5－10年将其汇总一下。
因此全宗指南不一定每年都要编写。
全宗指南的编制结构，由封页、正文、备注三部分组成。
一、封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。
1、全宗指南名称：由全宗构成者的名称加“全宗指南”构成。
例：苏州市发展与改革委员会全宗指南；2、时间：反映全宗管理情况的起止年代，一般采用公元纪年表示。
如(1991年—2000年)；3、全宗号：由档案馆给定的全宗号，不进馆单位也可填写单位代号。
二、正文部分包括：全宗构成者沿革；全宗内档案情况简介；全宗内档案内容与成份介绍。
1、全宗构成者沿革内容包括：（一般按时间顺序依次记叙）。
⑴全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。
⑵全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销及上级主管机关变更的历史演变情况。
⑶职能变化情况，主要反映：职权范围、工作任务、隶属关系、组织业务关系变化。
⑷全宗构成者负责人名录，包括全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。
(一般写到中层正职)2、全宗内档案情况简介内容包括：⑴档案的数量及保管期限⑵档案的完整程度⑶档案的利用价值及鉴定情况⑷检索工具的配置情况⑸档案的整理情况3、全宗内档案内容与成分介绍（一般要按分类体系结合问题介绍）主要包括：⑴反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案；⑵每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案；⑶知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案；⑷年代久远和特殊载体的档案。
⑸其他需要专门说明的档案要介绍：档案文件的名称、责任者和文件形成的时间；档案文件的检索要素；内容介绍等。
档案全宗卷的整理
6、鉴定
1、档案鉴定小组领导成员名单； 2、到期档案鉴定清册； 3、鉴定档案分析报告； 4、销毁档案的请示与批复； 5、销毁档案的清册等
7、保管
1、档案安全检查记录、报告（日常和定期）； 2、重点档案采取的特殊保护措施； 3、档案的抢救与修复情况报告等； 4、人员变更交接手续； 5、电子文件维护情况说明； 6、年底档案数量清点情况。
全宗的形成条件
构成全宗的条件：具备下列条件的应当成为立档单 位，它所形成的档案应当构成全宗。 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单 独对外行文； 2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造 预算或财务计划； 3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事 任免权。
全宗卷的定义
全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段， 它是由在全宗管理过程中所形成的管理记 录性材料构成的一个案卷，实质上是档案 管理过程中所形成的“档案”，是档案管 理活动的原始记录，是围绕全宗的管理活 动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。
全宗卷的编制依据
1、《全宗卷规范》（DA／T１2—94） 2、《全宗指南编制规范》（DA／T１4—94）
全宗卷的编制原则
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点， 保持文件间的有机联系，反映全宗管理的历 史面貌，以便于保管和利用。
全宗卷的内容
凡是在档案管理活动中形成的对全 宗状况及全宗历史有原始记录意义 的文字、图表等材料均应归入全宗 卷中
全宗指南的组成
1、封页 2、正文 a、全宗构成者沿革 b、全宗内档案情况简介 c、全宗内档案内容介绍 3、备注
封页
1、全宗指南的名称(全宗构成者+全宗指南) 2、时间：全宗内档案的起止年代 3、全宗号 例如:山东省国家安全厅全宗指南 2009年 全宗号：A001
单位大事记、组织沿革、全宗介绍编写及全宗卷整理
单位⼤事记、组织沿⾰、全宗介绍编写及全宗卷整理⼤事记⼤事记是⼀种按照时间顺序记载⼀定范围内发⽣的重⼤事件和重要活动的参考资料。
机关⼤事记，记载了⼀个机关在⼀定时期内的重要活动，如同⼀个机关的履历表，简洁地勾勒出了⼀个机关在这范围发展的历史轨迹，它对于实际⼯作和历史研究都具有重要的参考价值。
可以帮助各机关领导⼈和业务⼈员回顾以往⼯作，总结经验教训，查核事实经过；也可以为历史研究⼈员和史志编修⼈员提供系统的参考素材。
⼀、⼤事记的编写要求（⼀）观点正确，⽤材真实。
⼤事记中遣词之褒贬，⽤句之正反必然表现出编写者对历史事实的不同认识、不同⽴场或不同倾向，必须仔细推敲。
⽤材要真实可靠，有根有据。
内容不实，根据不详者⼀般不予采⽤。
（⼆）⼤事突出，要事不漏，⼩事不要。
所谓⼤事，即事件涉及的范围极⼴，影响较⼤，不仅在当时属重⼤事件，⽽且在事后影响较久、较深的事情或事件。
所谓要事，即在⼀定的范围，⼀定的时间有较⼤影响，事后仍有⼀定的参考意义。
同时，⼤事、要事是受⼀定时间和空间制约相对⽽⾔的概念。
⼀个机关，每年有成百甚⾄更多的事件发⽣，⼤事是少数，多数是要事和⼩事。
编写⼤事记时，应坚持⼩事不要，如不区分⼤事和⼩事，凡事都记，材料罗列，⼤事记就成了明细账，就没有什么参考价值了。
只记⼤事，不记要事，就会使⼤事记内容孤单。
记载要事，是对⼤事的补充、衬托，使其内容丰富充实。
（三）系统条理，简明扼要。
⼤事记按时间顺序记述，⼀事⼀条，不要数事⼀条，但事与事之间前后照应，⾸尾关联，脉络清楚，给⼈以条理清晰之感。
记述⼤事提纲挈领，⽂字简明，切忌冗长，但必须把⼤事的始末因果交待清楚。
⼆、⼤事记的内容⼤事记的内容，主要由⼤事记述和⼤事时间两部分组成。
还可以根据⼤事记的编写⽬的、对象、篇幅⼤⼩、年限长短等因素，设置前⾔、⽬录、注释、附录等。
⼤事记述是对史实的记述，是⼤事记中最重要的部分。
⼤事记述⼀般包括史实内容和概括评述。
在具体选择和确定⼤事与要事时，要从实际出发，并考虑以下⼏⽅⾯因素：（⼀）要⽴⾜于本机关，突出本⾝活动。
全宗卷整理说明
基层单位档案室全宗卷整理说明一、全宗卷概念全宗卷是记录和说明各立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是开展档案管理的重要工具。
二、全宗卷按内容分盒（一般一类为一盒）（1）全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
各单位主要有：全宗介绍、大事记、组织沿革等。
（2）档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。
各单位主要有：各个时间段形成的各类档案交接文据、移交目录（文书档案：归档文件目录；会计档案：案卷目录；业务档案：案卷目录或全引目录；科技档案：案卷目录；特载档案：案卷目录或全引目录）。
（3）档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。
各单位主要有：分类方案或分类大纲、各种门类载体的归档范围和保管期限表、档案整理工作小结等。
（4）档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
各单位主要有：成立档案鉴定小组的文件（领导变更名单也要变）、鉴定报告、销毁档案清册和批复等。
（5）档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
各单位主要有：相关制度、库房温湿度记录、病档检查记录、档案抢救修复情况、重点档案的特殊保护措施等。
（6）档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。
各单位主要有：档案收进（移出）记录、档案数量统计、档案年检档案统计表、年度统计报表等。
（7）档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
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档案编写全宗卷工作方案
一、确定全宗卷的内容和结构
全宗卷是档案管理工作中重要的组成部分，其内容应涵盖全宗介绍、组织机构沿革、档案整理与鉴定、档案保管与利用、档案统计、档案信息化等方面。
同时，全宗卷的结构也应明确，包括全宗介绍、组织机构沿革等基础材料，以及档案整理、鉴定、利用、统计等业务材料。
二、搜集和整理全宗卷材料
为确保全宗卷的完整性和准确性，需认真搜集和整理全宗卷材料。
具体包括：
1. 全宗介绍：包括全宗的名称、形成者、起始时间、档案数量等信息。
2. 组织机构沿革：详细记录本单位的组织机构沿革和发展历程。
3. 档案整理与鉴定：按照相关规定和标准，对档案进行分类、编目和鉴定。
4. 档案保管与利用：记录档案的保管情况、利用方式和效果等。
5. 档案统计：对档案的数量、种类、年限等进行统计和分析。
6. 档案信息化：涉及档案的数字化、信息化的具体内容和成果。
三、编写全宗卷材料目录
为方便查询和使用，需按照全宗卷的结构，将材料目录分类编排。
目录应清晰反映全宗卷的内容，包括标题、时间、文号等详细信息。
四、审核和修改全宗卷材料
为确保全宗卷材料的准确性和完整性，需对其进行审核和修改。
具体包括：
1. 对全宗卷材料进行逐一审核，确保其内容完整、准确。
2. 对不符合要求的全宗卷材料进行修改和完善。
3. 对全宗卷材料进行定期的更新和补充。
五、完善全宗卷材料签字盖章手续
为确保全宗卷材料的合法性和有效性，需完善其签字盖章手续。
具体包括：
1. 对需要签字盖章的材料，应按照规定进行签字盖章。
2. 对签字盖章手续不完备的材料，应予以完善和补充。
3. 对伪造或虚假的签字盖章手续，应严肃处理并追究相关责任人的责任。
六、建立全宗卷电子档案
为提高档案查询和使用的便利性，应将全宗卷材料进行电子化。
具体包括：
1. 将全宗卷材料进行扫描或拍照，转化为电子文件格式。
2. 将电子文件进行分类整理和归档保存，建立相应的电子档案库。
3. 利用信息化手段，实现全宗卷电子档案的快速查询和使用。
总之，做好档案编写全宗卷工作是档案管理工作的基础和重要环节。
通过明确全宗卷的内容和结构、认真搜集和整理材料、合理编排目录、严格审核和修改材料、完善签字盖章手续以及建立电子档案等措施，可以有效地提高档案管理工作的质量和效率。