全宗卷规范2012年版
DAT14-2012全宗指南规范
全宗指南编制规范DA/T 14-20121 范围本标准规定了全宗指南的编制细则。
本标准适用于全宗管理机构，包括档案馆和有全宗管理职能的档案室。
编制介绍非全宗形式档案的指南，参照本编制规范。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 3—92 档案馆指南编制规范DA/T 14—94 档号编制规则3 术语和定义3.1全宗fonds一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
3.2全宗号fonds number管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制。
3.3全宗管理机构fonds manager具备全宗管理权限的档案馆或档案室。
3.4全宗构成者fonds constituting unit形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
也称作立档单位。
3.5检索工具finding aid用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
4 全宗指南的结构为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。
5 全宗指南名称全宗指南名称由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、“全宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。
例：a）J211 北京市计划委员会全宗指南1949～1990年b）R322 钟南山全宗指南1936～2000年5.1全宗号照录档号四位全宗代码。
第一位用汉语拼音字母，后三位用阿拉伯数字。
5.2全宗构成者的名称全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。
例：中共中央纪律检查委员会(中纪委)联合全宗和汇集全宗的全宗构成者名称从其联合或汇集的全宗构成者实有名称。
例：中国共产党广东省高等院校党委广东省高等教育局5.2.1中华人民共和国成立前形成的档案全宗，全宗构成者的名称后应加圆括号注明的政权名称限定词。
档案馆检索体系编制指南
档案馆检索体系编制指南档案馆检索体系是指从不同角度揭示馆藏,为满足利用者使用档案的需要而建立起来的各种检索工具,彼此之间各司其职，互相联系、互相补充的一个有机体系。
档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。
按功能划分，可分为介绍性检索工具、查找性检索工具和指引性检索工具。
1. 介绍性检索工具：用文字叙述的形式对馆藏档案或某一专题档案进行介绍的工具书，有档案馆指南、全宗指南、全宗卷、专题介绍等。
1.1 档案馆指南《档案馆指南编制规范》（中华人民共和国行业标准DA/T 3-1992）《档案馆指南》是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。
它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。
包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。
档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。
馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。
按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位介绍。
馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。
附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。
1.2 全宗指南《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012代替DA/T 14-1994,2012-11-15发布2013-01-01实施）《全宗指南编制规范》对全宗来源简况、档案内容与成分介绍以及其检索和查阅注意事项，作出了规范要求。
全宗卷整理规范
杨 军
全宗卷整理规范
全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
全宗卷整理规范
一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
全宗卷整理规范
（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
全宗卷规范
机遇：随着档案信息化的推进，全宗卷将有更广阔的应用场景，如数字档案馆、电子政务等。
挑战：全宗卷的管理需要更加规范和标准，以适应信息化发展的需要，同时还需要加强档案工 作人员的培训和管理。
机遇：全宗卷的数字化将提高档案的利用效率和保存质量，同时还可以通过数据挖掘等技术手 段，为档案的利用提供更多的可能性。
记录和保存档案信息 促进档案信息利用
保障档案信息安全 辅助档案管理工作
按内容分类：综合类、组织机构类、个人类、公务类、专门类 按载体分类：纸质、电子、声像、实物 按保管期限分类：永久、长期、短期
按全宗分类：国家综合全宗卷、党务全宗卷、政务全宗卷、司法全宗卷、军事全宗卷
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全宗卷的组成：全宗卷是档案馆（室）按全宗管理的档案分类排列的结果， 是档案馆（室）管理档案的基础。
全宗卷的组成：全宗介绍、大事记、组织沿革、文件汇集 全宗卷的编制：按照档案形成规律和特点进行整理、分类和编目 全宗卷的作用：记录档案形成、管理和利用的情况，为档案鉴定、评估和利用提供依据 全宗卷的管理：由专门的档案管理人员负责，定期进行整理、检查和更新
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全宗卷的组成：全宗卷是 档案馆（室）按全宗管理 的档案文件分类整理后的 综合体，包括该全宗的历 史沿革、组织机构、人员 编制、职能范围、重大活 动、重要事件、重要业务
准确、全面的信息。
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全宗卷的管理：全宗卷的 管理应遵循档案管理的原 则和方法，确保全宗卷的 安全、保密和长期保存。 同时，全宗卷的管理应与 该全宗的实际情况相结合， 根据具体情况制定相应的
管理措施。
内容：全宗卷的电子数据包括元数据、目录数据、文件数据等
作用：元数据描述全宗卷的内容和属性，目录数据提供全宗卷的组织结构， 文件数据则是全宗卷的具体内容
全宗卷规范培训课件
• 档案统计类 档案基础统计台账，档案工作基本情 况统计报表，档案工作统计分析材料 等。
• 档案利用类 档案利用制度，检索工具编制情况， 档案开放与控制情况，档案编研与出 版情况，档案展览与公布情况，珍贵 档案介绍，档案利用效果典型事例等。
• 新技术应用类 应用现代技术管理档案的情况记录、 工作报告及说明材料，档案信息化和 数字化工作情况，电子档案（文件） 创建和应用环境（硬件和软件）及数 据格式说明等。
第三，按全宗整理档案，不仅仅是个方法问题，而且也是个理 论问题。
全宗卷
定义： 由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状
的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档 案的重要工具。
全宗卷编制原则
• 收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相 关文件材料。
• 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求 全面反映全宗及其管理的历史面貌。
其它类
• 管理全宗档案中形成的综合性业务工作规 范、管理制度等文件材料
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全宗卷的整理
• 文件材料装订 • 文件材料分类 • 文件材料排序 • 文件材料编号
文件材料编号
文件材料的编号由三部分组成：
全宗号 类号 件号
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• 全宗号填写文件材料所属全宗的编号。 • 类号填写5.1—5.9条的序号。 • 件号填写文件材料在相关类目中的流
编制全宗卷盒号
• 全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺 序编制流水号。
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档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏 档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。
保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将 全宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本 式检索工具放在一起管理。
规范全宗卷整理工作初探
王路鹏（江苏省档案局，江苏南京，210008）全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具，为进一步科学管理档案提供必要的依据。
全宗卷材料齐全与否，直接反映档案馆档案管理的水平。
因此，规范全宗卷的整理工作非常重要。
一、全宗卷整理的国家规范支撑全宗卷管理类似于档案，同样存在着材料收集、整理、保管等环节，需要规范管理。
1994年国家档案局首次出台了“全宗卷规范”（DA/T12—1994），规定了全宗卷的编制原则、主要内容、整理方法和管理要求。
明确了全宗卷材料内容，涵盖资料收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等档案管理六环节，以及档案管理新技术应用七个方面，强化了档案管理过程材料的管理。
21世纪以来，随着档案事业的不断发展，档案资源体系的不断完善和新技术的广泛应用，档案管理工作有了更高的要求，原有全宗卷规范因其局限性已无法适应当代的管理需求。
2012年国家档案局修订了“全宗卷规范”（DA/T12—2012），较1994年规范，对全宗卷材料内容、分类以及整理要求有不同程度更新和完善，使全宗卷整理工作更具有可操作性。
1.全宗卷内容方面。
新版更加完整齐全：一是分类有所调整，更趋合理。
共分9类，新增2类，将原归入“档案利用”类的全宗指南(全宗介绍)剥离出单成一类，新增综合全宗卷，使跨全宗综合性材料有所归依。
二是范围有所扩大，更趋完整。
在收集、整理、鉴定、保管、利用类中适度增加了工作办法、方案、标准、制度、总结、报告等内容，使档案管理各项基础工作的完整材料得以保存。
三是专项工作有所突出。
如将档案鉴定类中的档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定，档案保管类中珍贵档案仿真复制工作，以及档案信息化和数字化、电子档案（文件）工作等相关材料列入保存范围。
2.全宗卷整理方法。
新版整理方法更为明晰，易于操作：一是简化了“件”的整理方法。
取消了1994版5.4条中“卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒……封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者”的烦琐程序，明确了在文件材料首页上方的空白处进行编号。
全宗卷规范
《全宗卷规范》本标准代替DA/T 12—94前言本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。
本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。
本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君本标准所代替标准的历次发布情况为：DA/T 12—94全宗卷规范1 范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88文书档案案卷格式GB/T 12967—92全宗单GB/T 12968—92档案交接文据格式DA/T 14—94全宗指南编制规范DA/T 18—1999档案著录规则DA/T 1—2000档案工作基本术语DA/T 22—2000归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1全宗卷fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
全宗卷规范
目录
二、全宗卷定义、作用
由记录和说明全宗立档单位及档案历 史和现状的有关文件材料组成的专门案卷， 是管理全宗档案的重要工具。
目录
三、全宗卷编制原则
1、平时注意收集、保管在档案管理过 程中形成的相关文件材料； 2、收集的文件材料应做到齐全、完整、 真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面 貌； 3、全宗卷的整理应做到分类合理、方 法科学、格式规范。
大事记
三、选事记录范围
1、本机关召开的各种重要会议 2、本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件 3、本机关成立、撤销、合并以及内部机构设置、变化情况 4、本机关隶属关系和职能范围的变化情况 5、本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动 6、本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研 成果 7、本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议情况 8、上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评及来本机关检查指导工作的 情况 9、本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故 10、本机关开展的重要外事活动 11、也可将人员入党、退休、考录、职称的评定、内部科室及下属单位负责人等录 入大事记。
返回
大事记
一、定义 ： 大事记是按照时间顺序简要记载各机关在一定时 期内发生的涉及范围较大，在事后仍有一定参考意 义的大事、要事的一种编研资料。 二、编写原则 大事记的编写内容要真实、文字简明、扼要，做 到大事突出，要事不漏，一般一条一事、每条大事 涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程，因果 关系等均应揭示出来。按月记述、或按年度记述。
全宗卷（六） 本单位历年来的销毁清册。
目录
五、全宗卷的整理
1、文件材料以件为单位进行装订；
2、编制文件材料目录，设置件号、责任者、
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年版(2012全宗卷规范．前言
本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。
本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。
本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君
本标准所代替标准的历次发布情况为：
DA/T 12—94
全宗卷规范
范围 1
本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
规范性引用文件 2
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单
GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 14—94 全宗指南编制规范
DA/T 18—1999 档案著录规则
DA/T 1—2000 档案工作基本术语
DA/T 22—2000 归档文件整理规则
术语和定义 3
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
全宗卷fonds descriptive file
由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2
综合全宗卷synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
3.3
全宗属类 fonds category
馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。
档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。
全宗卷编制原则 4
档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管4.1 在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力4.2 求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
4.3
4.4 综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的
相关文件材料。
全宗卷的内容构成 5
全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记5.1等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案.2 5（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。
档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规3 5.定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。
档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案.4 5分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作
的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案.5 5破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统6 5.计报表，档案工作统计分析材料等。
5.7档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
5.8新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。
5.9综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，5.1—5.8中涉及多个全宗的文件材料。
全宗卷的整理 6
文件材料装订。
文件材料以件为单位进行装订。
6.1
按本标准文件材料分类。
属于同一全宗卷的文件材料，6.2
第5章“全宗卷构成”中5.1至5.8条进行分类。
文件材料排序。
文件材料分入不同类目后，按形成时间6.3 顺序排列。
新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。
文件材料编号。
在文件材料首页上方的空白处进行编6.4 号。
文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。
6.4.1全宗号填写文件材料所属全宗的编号。
综合全宗卷的全宗号，填写档案馆（室）编号或档案属类代号。
6.4.2类号填写5.1—5.8条的序号。
6.4.3件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。
编号举例：
SZ1—１—２（中共湖北省委全宗，全宗介绍类，第２件）
6.4.4编制文件材料目录。
全宗卷中的文件材料，分类别，
以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。
目录格式见8.2。
新增文件材料在相关类目中接续编制目录。
当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
6.6 文件材料装盒。
全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。
文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。
装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。
卷盒式样见8.1。
6. 7编制全宗卷盒号。
全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列
顺序编制流水号。
综合全宗卷单独编制盒号。
７全宗卷的管理
7.1档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。
7.2区分馆藏档案全宗属类的档案馆，也可按照全宗属
类分别集中管理全宗卷。
7.3保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。
也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。
7.4 档案室建立全宗卷，宜采用双套制。
档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。
８卷盒及目录格式
8.1 全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷盒。
封面与脊背分别设置“全宗号”、“全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度为
30mm、40mm两种规格。
卷盒式样见图A.1。
8.2 全宗卷文件目录采用A4（长×宽为297mm×210mm）纸张、表格形式，设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目。
目录式样见图A.2。