人事档案管理岗位规范
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范引言概述：人事档案是组织管理中重要的一环，对于企业和组织来说，建立健全的人事档案管理制度和规范是保证人力资源管理的有效性和合规性的基础。
本文将从五个方面详细阐述人事档案管理制度及规范。
一、人事档案的建立与归档1.1 档案建立：企业应根据员工入职时提供的个人资料，包括身份证、学历证明、工作经历等，建立员工档案。
同时，还应建立电子档案系统，方便档案的管理和查询。
1.2 档案归档：企业应根据员工的档案编号，将纸质档案进行归档存放，并制定档案归档管理规定，明确档案的存储位置、保管责任人等。
电子档案应进行定期备份，确保数据的安全性。
二、人事档案的保密与权限控制2.1 保密意识培养：企业应加强对员工保密意识的培养，明确员工在处理档案时的保密责任。
同时，建立保密制度，对于涉及个人隐私和公司机密的档案信息，设置权限控制，确保档案信息的安全。
2.2 访问权限管理：企业应根据员工的职位和工作需要，设定不同的访问权限，确保员工只能查阅与其工作相关的档案信息。
对于档案的修改和删除，应设置审批流程，并记录操作日志，以便追溯。
2.3 外部信息共享：企业在与外部机构或部门共享档案信息时，应签订保密协议，并严格控制对外共享的信息范围，以防止信息泄露。
三、人事档案的更新与维护3.1 档案信息更新：企业应定期核实员工的个人信息，并及时更新档案。
特别是员工的职位变动、晋升、离职等情况，都需要及时更新档案，以保证档案信息的准确性和及时性。
3.2 档案维护措施：企业应制定档案维护措施，包括纸质档案的防潮、防火措施，电子档案的定期备份和存储。
同时，还应进行定期的档案整理和清理，确保档案的有序性和完整性。
3.3 档案借阅与归还：企业应建立档案借阅制度，对于需要查阅档案的员工，应填写借阅申请，并记录借阅信息。
借阅期限到期后，员工应及时归还档案，以保证档案的正常使用和管理。
四、人事档案的销毁与保管期限4.1 档案销毁程序：企业应建立档案销毁程序，包括档案销毁申请、审批和执行等环节。
人事档案管理员岗位说明书
人事档案管理员岗位说明书一、岗位职责人事档案管理员是负责组织和管理公司内部人事档案的专业人员。
其主要职责包括但不限于以下几个方面：1. 档案收集与整理：负责收集员工的个人信息和各类相关文件，如身份证、学历证明、劳动合同等。
对于这些文件，人事档案管理员需要仔细核对，确保其真实性和完整性。
同时，还需要对已收集到的档案文件进行整理，建立详细的分类目录，并根据不同的标准进行归档。
例如，人事档案管理员接到公司新员工的入职申请后，需要按照公司规定的程序，收集入职所需的各类文件，如身份证、学历证明和健康证明等。
在收集这些文件时，需要仔细核对每一份文件的真实性，确保其与员工提交的信息一致。
之后，管理员再将这些文件按照不同类别进行整理，并建立相应的档案目录。
2. 档案保管与管理：负责对已收集到的档案文件进行存放和保管。
人事档案管理员需要确保档案的安全性和机密性，采取措施防止文件的遗失或者外泄，并建立完善的档案查阅制度。
举例来说，公司员工可能需要查阅自己的人事档案以了解个人工作经历、培训记录或评价资料等。
在这种情况下，人事档案管理员需要根据公司规定的程序，与员工确认其身份，并遵循相关的授权程序，确保只有合法授权人员才能查阅到档案文件。
3. 档案更新与维护：负责对员工个人信息的更新和维护工作。
人事档案管理员需要及时更新员工档案中的个人信息，如职务变动、薪资调整等，并保持档案信息的准确性和完整性。
例如，当一位员工升职或者要求调整薪资时，他需要向人事档案管理员提交相关的申请和证明文件。
管理员在处理这些文件时，需要及时更新员工档案中的相关信息，确保档案记录与实际情况保持一致。
二、任职资格人事档案管理员岗位对于人员素质和专业知识有一定要求，具体要求如下：1. 学历要求：大专及以上学历，人力资源管理或档案管理等相关专业优先。
2. 专业知识：熟悉相关的人事档案管理法律法规，具备档案管理的基本知识，如档案分类、归档与检索等。
3. 组织能力：具备较强的档案整理和管理能力，能够独立完成档案收集、整理、存档等工作，并保持档案的及时更新。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、背景介绍人事档案是组织管理中重要的一环，对于保障员工权益、提高组织运营效率具有重要意义。
为了规范人事档案的管理，制定人事档案管理制度及规范是必要的。
二、目的和范围1. 目的：确保人事档案的完整性、准确性和安全性，保护员工的合法权益，提高人事管理的效率和规范性。
2. 范围：适合于所有员工的人事档案管理，包括招聘、录用、培训、晋升、离职等全过程的档案管理。
三、人事档案管理的原则1. 合法性原则：人事档案的建立、管理和使用必须遵循国家法律法规和相关政策，不得违反法律法规的规定。
2. 完整性原则：人事档案应当全面、准确、完整地记录员工的基本信息、工作经历、培训记录等相关信息。
3. 保密性原则：人事档案应当保密，仅限于有关人事管理工作的需要使用，未经授权不得泄露、提供给外部人员或者机构。
4. 及时性原则：人事档案的建立、更新和归档应当及时进行，确保档案信息的及时性和准确性。
5. 质量原则：人事档案的管理应当严格按照标准化的流程和要求进行，确保档案的质量和可靠性。
四、人事档案管理的流程1. 档案建立a. 招聘阶段：对应聘者进行面试、考核等环节，根据面试结果、考核表等材料建立入职档案。
b. 入职阶段：采集员工的个人信息、身份证明、学历证明、工作经历等材料，建立员工档案。
2. 档案归档a. 入职阶段：将员工档案归入档案库，并进行编号、分类和归档。
b. 在职阶段：根据员工的工作变动、晋升等情况及时更新档案，并进行归档。
3. 档案保管a. 档案室：设立专门的档案室，配备专人负责档案的保管和管理，确保档案的安全性和可靠性。
b. 档案柜：采用防火、防潮、防尘等措施，保证档案的安全和完整。
4. 档案使用a. 内部使用：人事部门、上级领导等有权使用档案，但需经过授权和审批。
b. 外部使用：仅在法律法规允许的情况下，提供给相关机构或者个人使用，需经过授权和审批。
五、人事档案管理的要求1. 档案的完整性和准确性：确保档案信息的真实、准确和完整，杜绝虚假信息和遗漏情况。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案管理是企业管理中至关重要的一项工作，它涉及到员工的基本信息、工作经历、培训记录等重要资料，对于企业的人力资源管理具有重要的支持作用。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范，确保人事档案的准确性、完整性和保密性。
二、人事档案管理制度1.目的确保人事档案的准确性、完整性和保密性，为企业的人力资源管理提供有力支持。
2.适合范围本制度适合于所有员工的人事档案管理工作。
3.责任部门人力资源部负责组织、实施和监督人事档案管理工作。
4.档案分类根据不同的内容，将人事档案分为个人基本信息档案、工作经历档案、培训记录档案等。
5.档案建立(1)个人基本信息档案包括员工的身份证明、学历证书、职业资格证书等，由员工入职时提交。
(2)工作经历档案包括员工的工作履历、离职证明等，由员工提供相关材料。
(3)培训记录档案包括员工参加的培训课程、培训成绩等，由培训部门提供相关材料。
6.档案管理(1)档案存储：人事档案应存放在专门的档案室，确保安全可靠。
(2)档案归档：每份档案都应有惟一的编号，并按照编号进行归档，方便查找和管理。
(3)档案借阅：员工需要查阅档案时，应填写借阅申请表，并经过主管审批后方可借阅，借阅期限不得超过7个工作日。
(4)档案销毁：档案的保管期限为员工离职后5年，超过保管期限的档案应及时销毁。
7.档案保密(1)严格控制档案的查阅权限，惟独经过授权的人员才干查阅档案。
(2)禁止将档案外借或者复制，防止档案信息泄露。
(3)定期对档案室进行安全检查，确保档案的安全性。
三、人事档案管理规范1.档案记录规范(1)记录准确：对于员工的个人信息、工作经历、培训记录等，要确保记录的准确性，避免错误信息的浮现。
(2)记录完整：对于员工的各项信息，要尽量做到全面记录，避免遗漏重要信息。
(3)记录及时：对于员工的各项信息变动，要及时进行记录更新，保证档案信息的实时性。
2.档案查阅规范(1)查阅权限：惟独经过授权的人员才干查阅档案，未经授权的人员禁止查阅档案。
人事档案管理制度规范
一、目的为加强公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整性、准确性、安全性和保密性，提高人事档案管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
三、管理职责1. 人事部负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、查询、借阅等工作。
2. 各部门负责提供员工的人事档案资料，并对所提供资料的真实性、准确性负责。
3. 员工本人负责保管好自己的身份证、学历证书、资格证书等与人事档案相关的个人资料。
四、档案资料收集与归档1. 新员工入职时，人事部负责收集其身份证、学历证书、资格证书等相关资料，建立人事档案。
2. 员工离职时，人事部负责收集其离职证明、工作总结等相关资料，归档于人事档案。
3. 员工晋升、调岗、离职等人事变动时，人事部负责及时更新档案资料。
五、档案资料整理与保管1. 人事档案资料应按照时间顺序、类别进行整理，确保档案资料有序。
2. 人事档案资料应妥善保管，防止损坏、丢失和泄密。
3. 人事档案资料的保管期限按照国家有关规定执行。
六、档案查询与借阅1. 查询人事档案，需填写《人事档案查询申请表》，经部门负责人批准后方可查询。
2. 借阅人事档案，需填写《人事档案借阅申请表》，经部门负责人和人事部负责人批准后方可借阅。
3. 查询和借阅人事档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。
七、档案销毁1. 人事档案资料的销毁，需严格按照国家有关规定执行。
2. 档案销毁前，需经部门负责人和人事部负责人批准。
3. 档案销毁时，应确保档案资料的安全，防止泄露。
八、培训与考核1. 人事部定期对各部门负责人和档案管理员进行档案管理培训，提高档案管理水平。
2. 人事部对各部门档案管理情况进行定期考核，确保档案管理制度的落实。
九、附则1. 本制度由人事部负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
通过以上制度规范，公司的人事档案管理工作将更加规范、高效，为公司的员工管理提供有力保障。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织中对员工个人信息和工作经历的记录和管理，对于企业的人力资源管理至关重要。
为了确保人事档案管理的规范性和高效性，制定一套完善的人事档案管理制度是必要的。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的相关内容。
二、人事档案管理的目的和原则1. 目的人事档案管理的目的是为了确保员工个人信息的完整性、准确性和保密性，为企业的人力资源管理提供可靠的依据。
2. 原则（1）合法性原则：人事档案管理必须遵循国家法律法规和相关政策，确保合法合规。
（2）完整性原则：人事档案应包含员工的个人信息、入职资料、工作经历、培训记录等相关内容，确保档案信息的完整性。
（3）准确性原则：人事档案应准确记录员工的个人信息和工作经历，确保档案信息的真实性。
（4）保密性原则：人事档案应严格保密，只有授权人员才能查阅和使用档案信息。
（5）可追溯性原则：人事档案管理应具备可追溯性，可以追溯到档案信息的来源和变更情况。
三、人事档案管理流程1. 档案建立（1）入职登记：员工入职时，应填写入职登记表，包括个人基本信息、身份证明、学历证明等相关资料。
（2）档案编号：每位员工都应被分配一个唯一的档案编号，用于标识和管理档案。
（3）档案归档：将员工的个人信息和相关资料整理归档，存放在专门的档案室中。
2. 档案管理（1）档案存储：人事档案应存放在安全、防火、防潮的环境中，确保档案的安全性和完整性。
（2）档案借阅：员工需要查阅自己的档案时，需填写借阅申请表，并经过授权人员审批后方可借阅。
（3）档案更新：员工的个人信息发生变更时，应及时更新档案信息，并保留相应的变更记录。
（4）档案销毁：根据国家法律法规和公司规定，对于离职员工的档案，应在一定期限后进行销毁处理。
3. 档案保密（1）权限控制：只有经过授权的人员才能查阅和使用档案信息，不得将档案信息泄露给无关人员。
（2）电子档案加密：对于电子档案，应采取加密措施，确保档案信息的安全性。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案管理是组织机构内部对员工信息进行采集、整理、存储和利用的重要工作。
合理的人事档案管理制度和规范能够确保员工信息的安全性、完整性和准确性，提高组织对人力资源的管理效率和决策能力。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的相关内容。
二、人事档案管理制度1. 目的和适合范围人事档案管理制度的目的是规范和统一组织机构内部的人事档案管理工作，确保员工档案的安全和隐私。
适合范围包括所有员工的入职、离职、晋升、调动、奖惩等相关信息的记录和管理。
2. 档案管理责任部门确定负责人事档案管理的部门，并明确其职责和权限。
负责部门应具备专业的人事档案管理人员，确保档案管理工作的高效和准确。
3. 档案采集和归档制定明确的档案采集和归档流程，包括员工入职时的档案采集、离职时的档案归档等。
采集的档案应包括个人基本信息、教育背景、工作经历、培训记录、绩效评估等内容。
归档应按照一定的分类和编号规则，确保档案的整齐有序。
4. 档案保管和安全制定档案保管和安全措施，确保档案的安全性和机密性。
建立档案室或者专门的档案保管区域，加强对档案的监控和防护措施，防止丢失、损坏或者泄露。
5. 档案查询和利用规定档案查询和利用的权限和程序，确保档案的合法使用。
建立档案借阅制度，对于需要查询或者利用档案的人员，应经过合法授权和审批，并记录相关信息。
6. 档案保留和销毁制定档案保留和销毁规定，确保档案的合理保留和及时销毁。
根据法律法规和组织内部政策，确定档案的保留期限，并按照规定的程序进行销毁。
三、人事档案管理规范1. 档案信息的准确性确保档案信息的准确性和完整性，对于员工的个人信息、工作经历、培训记录等应进行核实和确认。
及时更新档案信息，确保档案与实际情况的一致性。
2. 档案的机密性和安全性保护员工的隐私权，对于敏感信息应进行加密和限制访问。
建立权限管理制度，确保惟独授权人员才干查阅和利用档案信息。
3. 档案的整理和归档建立档案整理和归档的标准和流程，确保档案的整齐有序。
人事科档案管理岗位职责(共3篇)
人事科档案管理岗位职责〔共3篇〕第1篇：人事档案管理岗位职责人事档案管理岗位职责1、负责保管公司人事档案管理工作；2、负责搜集、鉴别和整理人事档案有关材料；3、负责办理人事档案查阅、借阅和转递；4、负责做好人事档案的平安、保密、保护工作；5、负责办理其它有关事项；6、完成领导交待办的其它工作。
第2篇：部门人事科岗位名称档案管理部门：人事科岗位名称：档案管理员工编号：岗位编号：106010 执行日期：工作概要主要负责干部人事档案的搜集、鉴别、整理、归档以及保管、转递工作，并做好档案的保密工作；请示上报副科长工作职责 1.2.3.4.5.6.7.工作标准2.3.4.工作要求 2.3.4.5.6.7.专业技能干部档案按照《干部人事档案材料搜集归档规定》的搜集范围，及时搜集干部人事档案材料。
对搜集的档案材料准确鉴别，并做好分类整理工作。
定期做好档案材料的归档工作，分类准确、目录清楚、排列有序、装订整齐。
保持干部人事档案库房的清洁，安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等\"六防\"设施落实情况,保证干部人事档案平安，做到万无一失。
转递干部人事档案必须填写《干部人事档案转递通知单》，通过机要或派专人转递，并及时将档案转递通知单的回执存档。
严格遵守《中华人民共和国档案法》,《中华人民共和国保守机密法》和《干部档案工作条例》的规定，不在口头上，通讯中泄露档案内容和其它有关机密事项。
对医院新招聘的员工档案及时核对〔档案内根本信息及相关资料是否完好、与医院人事数据内的个人信息是否保持一致〕。
及时、全面、准确搜集员工的人事档案材料，至少每月一次将搜集的档案材料进展整理和归档，做好转递材料的登记和签收工作。
1.存放在院内的干部人事档案每月进展整理和归档,准确率到达100%。
干部档案转递及时，在接到转递通知单后一周内转出。
坚持原那么，严守纪律，遵守制度，保守机密。
工作方案性、条理性强，能保质保量完本钱岗位工作。
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300MW火力发电厂岗位规范/劳动人事/人事档案管理岗位规范
1范围本规范规定了人事档案管理岗位的岗位职责、上岗标准、任职资格。
本规范适用于人事档案管理工作岗位。
2岗位职责2．1职能范围与工作内容2．1．1负责人事档案的保管，保护、保密和安全工作。
2．1．2保管干部人事档案，为国家积累档案史料。
2．1．3收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
2．1．4办理干部档案的查询、借阅和转递。
2．1．5登记干部职务、工资的变动情况。
2．1．7调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导。
2．1．8推广、应用干部人事档案现代化管理技术。
2．1．9定期向档案馆移交死亡干部的档案。
2．1．10增强档案意识，热爱本职工作，刻苦钻研业务，不断提高业务和工作能力，掌握专业技能，积极为干部人事工作服务。
2．1．11严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。
2．1．12坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
2．1．13经常对档案室内电气照明设备的绝缘情况进行检查，保持室内通风良好，空气的干湿度保持在65%，档案的保管应做到无霉变、无毁损。
2．1．14档案材料不准稿记、复印，需要摘抄、复制时，必须根据查询提纲，并征得负责人同意。
2．2工作协作关系2．2．1坚守岗位，遵守纪律。
2．3．2说话和气，谦虚诚恳，团结同志。
2．3．3礼貌待人，热情耐心。
2．3．4保持室内清洁，各种物品定置定位、摆放有序。
2．3．5按规定着装和佩戴工作标志。
3上岗标准3．1思想政治和职业道德3．1．1坚持四
项基本原则，拥护党的方针政策，政治上与党中保持一致，实事求是，密切联系群众，廉洁奉公，遵纪守法。
3．1．2爱岗敬业，事业心和责任感强，忠于职守，开拓进取。
3．2必备知识3．2．1熟悉文书工作与档案工作的基本知识。
3．2．2熟知《档案法》、《保密法》、《国营企业档案管理暂行条例》、《机关档案工作条例》。
3．2．3熟悉档案室防火、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠和安全用电的基本知识。
3．2．4了解本企业档案管理条例及各类档案的归档制度。
3．2．5了解干部人事档案管理的八项制度。
3．2．6了解中共中央组织部《干部人事档案工作目标管理暂行办法》。
3．3政策法规知识3．3．1熟知《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国档案法》、《国营企业档案管理暂行条例》、《保密法》、《机关档案工作条例》。
3．3．2了解《中华人民共和国电力法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国经济合同法》、《劳动政策法规》。
3．4技能要求3．4．1收集各类人事档案资料，办理归档手续。
3．4．2按照干部人事档案工作目标管理要求进行所管档案的整理、编目。
3．4．3实施档案室防火、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、消毒措施，并正确使用灭火器、吸收器。
3．4．4编制档案目录、检查工具。
3．4．5定期检查档案保管状况，及时核对档案，发现问题及时提出处理意见。
3．4．6编制、填写年度档案工作基本情况报表。
3．4．7编制本专业各项档案管理制度。
3．4．8编制干部人事档案5年工作规划。
3．4．9员工档案的保管，应符合安全、保密要求。
3．5任职资格3．5．1文化程度。
大专以上文化程度或同等学历。
3．5．2
工作经历。
具有大专5年（本料3年、研究生2年）及以上本专业实际工作经历，二年及以上党龄。
3．5．3专业技术资格。
具有经济或政工系列中级及以上专业技术职务。
3．5．4身体条件。
身体健康，没有妨碍本岗位工作的疾病。