第1章秘书实务绪论
秘书实务第一章绪论
• • • • 第一节 第二节 第三节 第四节 秘书的含义与类别 秘书职业认知 秘书的工作 秘书的基本职业素养
• 你觉得什么是秘书？ • 秘书工作的内容有哪些？
第一节 秘书的含义与类别
• 一、秘书的含义 • 二、秘书的类别
一、秘书的含义
一、秘书的含义
• 1、我国秘书的由来
• “秘书”最早出现在汉代的文献里，指宫中秘藏的各种书 籍或谶纬图箓之类的文献资料。《汉书·刘向传》“诏向 领校五经秘书 ”。 • 东汉后期，“秘书”开始由指物过渡到官职。魏晋南北朝 后，出现了与“秘书”相关的机构，如“秘书省”。 • 我国晚清开始学习西方的管理制度，建立现代意义上的秘 书机构，设置秘书职务。
秘书工作的原则
追求效率的原则
• A.秘书工作的效率，是领导工作效率的重要组成部分。 （或曰“对领导工作效率有着直接和重要的影响”） • B.效率问题涉及多方面因素，有多种表现形式。从根本上 说，秘书工作部门实行规范化、制度化、科学化管理是提 高效率的制度保证；秘书人员素质的提高，是提高效率的 人的因素的根本保证。
• C.效率原则的具体要求，就是办事要快，主动、及时、迅 速、准确，力求提前准备、超前服务。
秘书工作的原则
第四节 秘书的基本职业素养
主要内容
•秘书的思想政治素质 •秘书的能力结构 •秘书的职业道德修养
美国全美秘书协会章程规定，秘书要具备以下素养： •1、像心理学家一样善于观察和理解他人 •2、像政治家一样有灵敏的头脑 •3、像外交官一样有潇洒的风度 •4、有调查各种棘手问题的丰富经验 •5、有良好的速记能力及文字功夫 •6、熟谙各种商业往来中的法律关系 •7、能熟练使用各种办公自动化机器 •8、具备相当的金融和税务方面的知识 •9、能熟练地对各种文件资料进行整理归 类
第1章秘书实务概论
【本章学习目标】
1．掌握秘书的基本概念及分类。 2．了解秘书这一职业的起源、现状及发展趋势。 3．掌握秘书实务的基本概念、主要内容及特点。
1.1.1 什么是秘书 秘书的概念有狭义和广义之分。
从狭义上讲，秘书是从事办公室程序性工作、 协助上司处理政务及日常事务并为决策及实 施提供服务的人员。
2. 现代秘书职业的诞生
中华民国临时政府实行总统制，下设秘书处，设秘书长一 人，秘书若干，职责包括：草拟各种文件、批答各方面来 的公文函件，处理总统府日常事务，向总统提出有益于国 计民生的建议等。中国真正意义上的现代秘书职业也由此 诞生。
3. 现代秘书职业的发展趋势
现代秘书职业的发展趋势具有智能化、国际化、 信息化、综合化的特点。
【案例2】
2013年11月底，有关部门在工作中发现，多家网站刊登1 份机密级国家秘密文件。经查，2013年11月中旬，某政府 机关有关领导干部秘书牛某，在参加某涉密会议时，向文 件保管人员邱某索要1份机密级会议材料。邱某明知牛某 不在知悉范围内，但考虑其为秘书，不好得罪他，违规将 会议材料交给对方。当晚，同事赵某给牛某发微信，打听 会议信息。牛某未经考虑，直接将会议材料拍照发送过去， 被赵某转发微信群，造成泄密。事件发生后，有关部门给 予牛某开除党籍、开除公职处分，给予赵某开除公职处分， 给予邱某行政记大过处分。
c类秘书负责为上司接打电话、接待客人、 收发邮件等工作，属于低级秘书；
d类秘书则主要负责办公用品管理、安检、
卫生等行政后勤工作，被称为“前台”和
“文员”更为妥当。
图1-1
1.1.3 现代秘书职业的产生背景和发展趋势
1. 古代秘书职业的源起与发展
现代职业秘书实务 第一章 绪论
21世纪高职高专精品教材·现代秘书系 列
《现代职业秘书实 务》，谭一平编著， 北京：中国人民大学 出版社，2007年7月 第1版（21世纪高职 高绪论 第二章 秘书的基本条件 第三章 秘书的工作知识 第四章 秘书的社会常识 第五章 人际关系 第六章 交流沟通 第七章 上司办公室的管理 第八章 接打电话 第九章 接待客人 第十章 信息工作 第十一章 上司的日程安排 第十二章 会务工作 第十三章 文书工作 第十四章 档案管理工作 第十五章 上司出差前后的工作 第十六章 办公自动化 第十七章 其他工作
秘书工作“钻石图”
“钻石图”图解
“钻石图”中的 a部分工作是指参与企业经营决策、协调与各方面 的关系和负责秘书部门的管理等工作； b部分工作包括上司办公室的管理、负责文件起草、 信息收集、日程管理、上司出差准备等工作； c部分工作包括为上司接打电话、接待客人、收发邮 件等工作； d部分工作主要足负责办公用品管理、安检、卫生 等行政后勤工作。
第五节 迎接时代的挑战
在今后，作为秘书除了具备秘书本身的基本 知识和技能外，还应有一定的经营意识，并 有相当的语言造诣，具备了必要的交涉能力。 在另一方面，秘书的最大作用是帮助上司处 理一些因误会等原因在交流沟通中生产的隔 核。秘书如果具备了这些能力，才是一个为 将来社会所需要的真正“人才”。
第一章 绪论
第一节 秘书的含义
秘书是为上司(即秘书的直接领导，本书下 同)而存在的。由于行业和职位的不同， “上司”们的工作千差万别，但他们工作 的本质是一样的，那就是“决策”。 “决策” 为了让领导人的决策做到科学而又及时， 就必须为他们创造一个良好的决策环境。 就需要有专门的人为领导人收集和整理各 种信息。这种专门从事为领导人创造决策 环境的工作就是秘书工作 秘书工作，所以，秘书是 秘书工作 为上司创造最佳决策环境的人。
秘书实务绪论
尊重上司的决策，避免直接挑战上 司的权威。
与同事的关系处理
协作共赢
与同事合作，共享资源，实现 协作共赢。
尊重他人
尊重同事的意见，不要将自己 的想法强加于人。
良性竞争
与同事之间保持良性竞争，共 同提高。
与下属的关系处理
01
02
03
明确职责
明确每个下属的工作职责 和权限，避免越权行为。
关心下属
日常办公室事务
01
02
03
文件处理
文件收发、传递、保管、 立卷、归档等。
安排会务
会议室预定、通知、接待 等。
行政事务
行政文件的草拟、审核、 传阅、督办等。
信息收集与整理
信息收集
收集各种信息，如新闻报道、市场动态、政策法规等。
信息整理
对收集到的信息进行分类、归纳、鉴别、核实等。
商务礼仪与接待
商务礼仪
关心下属的工作和生活， 提供必要的支持和帮助。
公正公平
对待下属要公正公平，不 偏袒任何一方。
与外部机构的关系处理
遵守法律法规
遵守相关法律法规，不参 与任何违法活动。
建立良好合作关系
与外部机构建立良好的合 作关系，争取更多的合作 机会。
信息保密
注意保护公司的机密信息 ，防止泄露。
06
秘书实务发展趋势
2023
《秘书实务绪论》
目录
• 秘书职业概述 • 秘书实务基本理论 • 秘书实务工作实务 • 秘书实务沟通技巧 • 秘书实务人际关系 • 秘书实务发展趋势
01
秘书职业概述
秘书的定义与角色
定义
秘书是负责信息采集、整理、传递和参谋咨询等工作的人员 ，是企业或组织中重要的行政管理人员之一。
秘书实务第1章
第一章 秘书概述
第四节 秘书工作入门
二、秘书的见习
1、秘书开始职业生涯的基本要求 ❖ 精心打造良好的第一印象 ❖ 尽快适应和融入企业文化 ❖ 勤奋工作，尽心竭力
第一章 秘书概述
第四节 秘书工作入门
二、秘书见习
2、具体措施 ❖全面了解企业的性质和历史，了解公司的结构、产品、 目标、成果、市场战略、广告战略以及各种基本的经济数 字 ❖多方了解新上司的情况 ❖了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职责和技能 ❖加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有序的控制 ❖在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作所需的各 种技能，以适应现代办公技术不断进步的新形势
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （2）美国秘书专家玛丽•A •德弗里斯
通过各种存储媒体管理大量的记录材料； 为各种不同的信息建立收发系统——包括文字系统和电子 系统，准备信件和文件； 进行多种运程的通信操作，处理文字和电子函件； 与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触； 帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统； 管理好助手，能与办公室、其他部门和组织的人员友好合 作； 协调和管理特殊计划，处理好特殊任务； 分析问题，选用重要的决策技巧； ❖ 寻求深造和事业发展的机会。
秘书实务第1章
2021年8月28日星期六
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
2、秘书的定义
国际： ❖国际秘书联合会：秘书应是上司的一位特殊助手， 她们掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上 司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动 显示出主动性和判断能力，并且能在所给予的权力 范围内作出决定。 ❖欧洲职业秘书联合会 ：对其上司的活动和工作范 围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。她能 在一定范围内作出决定和发出指示，并在做生意的 场合代表她的上司。
秘书实务—1绪论
要谨慎地行事，秘书工作的特殊意义和秘书机构的特殊地位，要求秘书人员要格外地谨慎行事，严以律己。
不论是待人接物，还是为人处世，特别是与同事相处，都要谦和包容，平易近人，尽量做到谦虚而又谨慎。
3.知识化
秘书工作需要为领导的决策和管理起到参谋和助手的作用,还要协调各方关系，使领导的决策得以正确执行。秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。随着秘书工作的进一步完善和规范，对秘书知识化的要求会越来越高.
4.年轻化
从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。
发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。在秘书岗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或独立工作。他们留下的秘书职位又会被更年轻的秘书接替。
（二）秘书的横向分类
商务秘书、教学秘书、司法秘书、医务秘书、政务秘书等。企业秘书文字秘书、机要秘书、值班秘书、生活秘书等。具体如下：
按服务对象划分
1、公务秘书
①集体秘书。②专职秘书。
2、私人秘书。
按从事行业和职能划分
1、业务秘书。2、一般秘书。3、法律秘书。4、医学秘书。
5、教育秘书。6、广告秘书。7、工程秘书。8、演艺秘书。
坚持秘书工作的准确原则，必须做到如下事项:
要准确地理解和执行党和国家的方针政策，做到有令则行，令止则止;
要准确地收集和提供领导工作所需要的信息资料，做到有喜报喜，有忧报忧;
要准确地判断和贯彻领导意图，做到不误解，不走样;
秘书实务
秘书实务@ 什么是秘书实务？是指秘书的业务活动，也就是指秘书工作的实际事物，是秘书学的部分延伸和理论的具体化。
第一章绪论第一节秘书实务的研究对象和范围@秘书实务学科具有边缘化、流动性、不成熟的特性@秘书实务学科属于专技融合的学科一、研究对象秘书业务活动1、秘书业务活动构成要素①秘书人员主体要素主导因素②专业工作客体要素载体要素③工作规范中介要素保证要素④工作环境外在要素随机要素二、研究范围1、秘书实务的一般理论2、秘书实务的具体内容3、秘书实务的工作规范4、秘书实务的运作程序5、秘书实务的操作方法第二节秘书实务的性质和特点一、性质1、专业性①秘书职业的专门化②秘书业务的常规化③秘书只能的具体化二、特点1、实用性需要社会、新情况、新问题的研究不同的历史阶段，不同的工作职能改变，不同的工作重心转移应变2、规范性不追求新、奇、异需遵循规范、约定、俗成可以探索、完善先理论后实践3、程序性不可跨越、颠倒、遗漏尚需科学划分、健全完善4、可操作性了解如何做，如何做才能更加科学，如何做才能更加效率第三节学习秘书实务的意义和方法一、意义1、学习秘书实务，有助于培养应用型秘书人才2、学习秘书实务，有助于满足领导工作需要3、学习秘书实务，有助于提高秘书工作质量和效率4、学习秘书实务，有助于深化其他学科知识二、方法1、学习秘书实务同学习相关学科相结合2、学习秘书实务同实地调查相结合3、学习秘书实务同实际操作相结合第二章办公室日常事务第一节办公室的布置与管理一、办公室布置与美化1、地点选择（秘书办公室）①楼层与领导办公室相同或相近，便于服务②秘书办公室应靠近“交通口”，便于接待和挡驾③科室排列，接待在前，文案在后2、办公室室内布置①通风透光②减少相互干扰③便于监督3、美化办公室应注意①整齐划一②富有个性③有利健康④格调高雅二、办公室环境管理1、空间管理2、环境管理①外貌②听觉③光线④空气环境第二节正确使用电话@秘书接听公务电话，应做到：①严格保密制度②重要电话，要有完备的记录③重要电话记录应存档、立卷一、接听电话1、礼貌2、记录3、传呼二、甄别电话1、摸清对方身份2、了解对方来意3、确定由谁来接电话4、领导不接电话①领导不在办公室②领导无暇接电话③领导拒绝接电话（处理三原则）A、礼貌接听B、不影响领导正常工作C、不得罪客户三、打电话1、快2、准3、准备好电话内容4、记下联系人第三节妥善安排领导约会一、日历与备忘录二、安排领导约会原则1、服从领导时间表2、分辨轻重缓急3、酌留弹性4、妥善处理变更的约会三、安排约会注意事项1、以下时间不宜安排约会①领导外出归来的当日②周末和假日③对方单位休息日④临近下班2、每日下午下班前，将第二天约会事项填写上联单，领导、司机、秘书各一份3、准备好约会所需要的材料，事先请领导过目4、重要约会临近约会时间，事先应与对方联系、确认以便约会顺利进行5、安排合适的约会场所6、若需要，秘书应记录约会的主要内容7、提醒领导准时赴会8、每天下班前，询问领导有无遗漏的约会一、接待工作的意义1、挡驾2、情感纽带（对内对外）3、业务公关二、接待工作原则1、诚恳热情（客服务对象真诚）2、注意礼仪（礼仪风俗习惯约定俗成特殊对象）3、热心助人（热心耐心爱心）4、讲求实效（讲实话办实事求实效）三、接待工作程序（对外接待）1、策划与准备①迎②吃③住④行⑤观⑥谈⑦签⑧送人财物场（时间日程目标应急预案）劳逸结合，公务旅游两不误2、实施①人员到位，各司其职②明确分工，责任分解③掌控时间，以我为主④内紧外松，实现目标第五节值班事务一、值班的工作意义1、保证单位工作运作不间断2、保证信息通畅，实现有效管理二、值班工作任务1、信息沟通2、承办领导交办事务3、工作接待4、处理急文和突发事件三、值班工作制度1、岗位责任制度2、填写值班日志制度3、交接班制度4、保密制度@印信是什么？（印章介绍信）一、印信作用1、权力象征、只能标志2、具体法定权威二、印信的制法1、手续合法，定点制作2、严肃认真，按章办事三、印信的使用管理1、印章①使用前需报上级机关备案，向下级机关发通知②专人保管使用，不得随身带出或借他人使用③用印必须登记④用印需做到清爽、端正2、介绍信①开介绍信需手段齐全，经主管领导批准②认真填写，正文、存根要一致③字迹端正、清楚，不得涂改④用印规范（骑年盖月）⑤一事一信，填写有效期⑥严禁开空白介绍信第三章会务工作第一节会议概述一、会议的含义《尚书·周官》：“议事以制，政乃不迷。
第1章 绪论 《秘书理论与实务》PPT课件
（2）色彩。一般而言，办公室的色彩不宜过于艳丽， 以单色化为好，亦即地板、墙与窗帘的颜色要调和， 然后再加上一种较鲜亮的颜色。譬如，先选择桌子 的颜色，然后地毯的颜色选择与桌子的颜色相调和， 而较地毯浅的颜色，可作为墙壁与窗帘的颜色。灯 饰，壁画等则可采用鲜艳的颜色。有时，配以适当 的花卉盆景会起到意想不到的效果。 同时，不同地点，对色彩的要求也不一样： 普通办公室：天花板宜用白色，面对员工的墙壁宜 用冷色，其他墙壁用暖色。 会议室：以浅色与中性的颜色为宜。 会客室：以欢愉的、中性的颜色为宜。 走廊：因缺少自然光线，应采用鲜亮的色彩。 休息室：男性以蓝色为宜；女性以淡红色为宜。
（3）地面不干燥，未采取相应的防滑措施； （4）电线磨损裸露、老化、拖曳未及时更换 或清理；
（5）电路负荷过大； （6）楼梯踏板或扶手损坏未及时修复； （7）柜顶放置的物品过多、重心不稳； （8）防火设施不全、安全通道不畅； （9）在没有防护的条件下独自抬举重物； （10）站在旋转椅上取放物品；
（11）在密闭的容器里烧火、倒水； （12）用过湿的抹布擦拭电器； （13）未经培训私自使用设备； （14）乱丢烟头； （15）私接电线； （16）在电器或取暖器上烘烤衣物； （17）未安置相应的防盗设施； （18）门窗损坏未及时修理； （19）进出办公室未关好窗户、锁好抽屉和 大门；未随手切断水源、电源；
（7）主管应位于部属座位之后，以便于主管 观察工作地点发生的事情。 （8）尽量使全体员工面向同一方向，避免面 对面。 （9）光线要充足，自然光应来自桌子的左上 方或斜后上方，自然光线不足的要有充足的 照明光源。 （10）员工的办公桌椅和设备不可过于靠近 电源与热源。 （11）装设充足的电插座，供办公室设备与 机器使用。 （12）应预留充分的空间，为员工提供休息 场所，也能避免过于拥挤带来的压抑感。
秘书实务绪论
苏珊·琼斯在参加跨部门会议时，运用有效的倾听 与表达技巧，促进与会者间的交流与合作。
文档管理案例分析
总结词
案例一
案例二
案例三
文档管理是秘书实务中的一项基 本技能，通过案例分析了解如何 有效进行文档管理。
艾米丽·史密斯在处理公司文件 时，运用文档分类和检索系统， 确保文件存储的准确性和便捷性 。
《秘书实务绪论》
xx年xx月xx日
contents
目录
• 秘书职业概述 • 秘书实务基本知识 • 秘书实务技能要求 • 秘书实务职业规范 • 秘书实务发展趋势 • 秘书实务案例分析
01
秘书职业概述
秘书的定义与角色
秘书的定义
秘书是负责信息采集、整理、传递、存档和保密等工作的人 员，为企业领导提供辅助管理和决策支持服务。
其他办公软件
秘书还需要了解和使用其他办公软件，如Adobe Reader、MindManager等， 以便更好地完成工作任务。
04
秘书实务职业规范
职业规范的概念和意义
职业规范是指针对某一职业或岗位的特点和要求，对从业人 员在职业活动中所表现出的思想、行为和语言等方面进行全 面、系统和切实可行的规定。
秘书实务的内容与范围
• 内容 • 文件处理：收发、传递、保管文件，做好文件的分类、归档和保密工作。 • 接待来访：接待来访者，安排会议室，做好相关记录和汇报工作。 • 安排会议：协助领导安排会议，包括会议通知、会议材料准备、会场布置等。 • 日程管理：协助领导安排日程，管理领导的外出活动，做好相关记录和汇报工作。 • 行政事务：协助领导处理各种行政事务，包括印章管理、机要保密、行政经费管理等等。 • 协调沟通：协调各部门之间的关系，协助领导做好内外沟通和协调工作。 • 范围 • 企业秘书：服务于企业领导，协助领导处理各种事务，包括文件处理、会议组织、日程管理等等。 • 行政机关秘书：服务于行政机关领导，协助领导处理各种事务，包括文件处理、会议组织、日程管理等等
秘书学理论与实务课件(PPT 26页)
（一）秘书的理论修养 政治理论、经济理论和专业理论修养
（二）秘书的作风修养 思想作风、工作作风和生活作风
秘书的职业道德要求
1.热爱工作，甘于平凡 2.不辞劳苦，不计报酬 3.自尊自重，克己奉公 4.谦虚谨慎，平等待人 5.严守机密，提高警惕
第三节 秘书的心理和性格
秘书个性的心理
第三节 秘书工作的内容、特点和作用
阅读案例“微软秘书—露宝”，说说露宝为 什么受到比尔盖茨等人的欢迎。
说说自己印象中秘书应当承担的工作内容有 哪些？
一、秘书的工作内容
秘书工作，是以为领导者和领导中枢的 工作运转和决策服务为目的，由秘书完 成的一系列综合性、辅助性工作的统称。
秘书工作的主要内容 文书工作(撰文、办文) 会务操办(会前、会中、会后) 信息工作(调查研究、信息采集) 督促检查(决策的执行过程) 综合协调(消除分歧、协商沟通) 信访工作 公务接洽(与其他单位联系) 事务办理(领导交办) 参谋辅助
5.按秘书自身的特长可分为智囊型秘书、事 务型秘书、公共关系型秘书、技术型秘书、 秀才型秘书和综合型秘书等。
6.按秘书的精力投入情况分，可分为专职秘 书和兼职秘书；
7.按工作性质和工作内容分，可分为文字秘 书、机要秘书、行政秘书、通信秘书、生活 秘书、事务秘书、法律秘书、信访秘书、科 技秘书、外事秘书等。
1.含义 2.作用 （三）秘书人际关系环境的类型 1.和谐型 2.淡漠型 3.紧张型
（四）制约秘书人际环境关系的因素 1.信任度 2.和谐度 3.开放度 4.自由度
（五）清除影响秘书职能环境的障碍 1.信任障碍 2.沟通障碍 3.理解障碍
（六）清除影响秘书职能环境的障碍 1.秘书与纵向层次机构的关系 1）与上级领导机构的关系 2）与本组织领导的关系 3）与下级组织机构的关系 2.秘书与横向职能部门机构的关系 3.秘书与公众的人际关系 被动形态和主动形态