数据的管理和分析

六、数据的分类汇总
分类汇总概念：
分类汇总就是根据
某一字段的字段值，先 对记录进行分类；然后 再对各类记录的相应字 段分别进行统计。
分类汇总 对话框
分类汇总操作
进行分类汇总之前，应先按分类字段进行排序。
具体操作：⑴选定任一单元格； ⑵“数据” →“分类汇总”… ⑶定义参数…… ⑷选择“确定”按钮。
创建数据透视表
创建的数据透视表可以显示在当前工作表
中，也可以显示在一个新工作表上。
创建数据透视表的步骤

“数据”→“数据透视表和数据透视图”→打开对
话框。
创建数据透视表的步骤
创建数据透视表的步骤
例：使用使用“数据源”工作表的数据，以
“班级”为分页，以“日期”为行字段，以 “姓名”为列字段，以“迟到”为计数项，从 Sheet6工作表A1单元格起建立数据透视表。
2、分页设置
插入分页符：
①默认水平分页符将插入在所选行的上方，
垂直分页符将插入在所选列的左侧。
②插入行/列分页线（水平/垂直分页线）：
选中行/列或首单元格“插入”“分页 符”
删除分页符：
A：选中分页线的下行或右列 B：“插入”“删除分页符”
3、设置打印区域

A：“文件”“页面设置”“工作表” 选项卡 B：单击“打印区域”右侧的引用按钮选
设置：
“数据”
“有效性”；
3、记录的自定义排序
自定义排序实现方法：
在“排序”对话框中选择“选项”按钮，弹出如下对话框
在“自定义排 序次序”下拉 列表框中，选 定排序次序。
四、记录的筛选
记录筛选：
就是从数据清单中选出满足条件的记录. 筛选出的记录可以显示在原数据区域（此时其它 记录被隐藏起来，不是删除）或新数据区域。
记录筛选有两种方式：
可以设置两个条件，并可用与、或的逻辑关系连接起来。
记录的自动筛选举例
例如：“工资表”工作表中，用“自动筛选”筛选条件 为：基本工资高于900，且奖金高于100的记录。
2、记录的高级筛选
高级筛选说明：

高级筛选结果可以在原数据区显示，也可
以显示到工作表的其它空余位置。

使用高级筛选，必须有一个条件区域。条
常用汇总方式：
求和 求平均值 计数 求最大值 求最小值
分类汇总
先分类（排序），后按类汇总分析。
分级显示符号
取消分类汇总
通过“分类汇总”
对话框中的“全 部删除”按钮， 撤销分类汇总。
分类汇总：仅从某一个角度观察数据（一维分
析），无法进行更深入、更灵活的信息提取。
地区 年度 2004 2004 2005 2005 2004 2004 2005 2005 季度 3 4 1 2 3 4 1 2 销量 10 25 30 40 105 15 25 35 40 115 220
数据的简单排序：只按照一个关键字进行的排序。
实现方法： A：选中排序字段的任一单元格； B：使用工具栏上的升序
、降序
按钮。
2、记录的复杂排序
数据的复杂排序： 指按多关键字进行排序。 实现方法：使用排序对话框。
具体操作方法： ⑴定位数据清单中； ⑵“数据”→“排序”。 ⑶在对话框选择关键字；选择升、 降序；申明有无标题行； ⑷单击“确定” 。
八、创建图表
1、关于数据图表
用途 直观地显示数据，便于分析数据的组成、变化 趋势、差异等。 图表与数据的关系 图表是与生成它的工作表数据相链接的。因此， 工作表数据发生变化时，图表也将自动更新。 图表类型：共计14种。

1. 图表工作表—是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表。 2. 嵌入的图表— 可将它看作是一个图形对象。
自动筛选
高级筛选
1、记录的自动筛选
实现方法： “数据” “筛选自动筛
选”…
自动筛选说明：
⑴只在原数据区显示满足条件的记录。 不满足条件的记录被隐藏起来。
⑵执行自动筛选后，每个字段名右边出
现“”符号，用来打开“条件”列表。
自动筛选条件列表
条件列表中的各项条件说明如下：
“全部”：取消以前所设条件，显示全部记录。 “前10个”：弹出“自动筛选前10个”对话框。
设置 标签
演
原始数据表：“平面”形式的数据，没有汇总项，
无法分类浏览，无法突出重点数据。
地区 华东 华东 华东 华东 华南 华南 华南 华南 年度 2004 2004 2005 2005 2004 2004 2005 2005 季度 3 4 1 2 3 4 1 2 销量 10 25 30 40 15 25 35 40
分 类 汇 总 数 据 表
华东 华东 华东 华东 华东 汇总 华南 华南 华南 华南 华南 汇总 总计
?数据透视表：按多个字段分类、按多种方式汇总。
数据字段：销量
求和项:销量
列字段：地区
地区 季度 2004 3 4 华东 10 25 35 2005 1 2 30 40 70 105 华南 15 25 40 35 40 75 115 总计 25 50 75 65 80 145 220
单击
85 95 68 87
84.5 86.25 81.5 82.75
338 345 326 331
工作表名称
注：输入数据方法：
⑴依次在各字段文本框内 输入数据。 ⑵对于能自动填充或自动 计算的字段，其文本框可 以空着，以后统一处理。 ⑶每输入一条记录后，单 击“新建”按钮。 ⑷记录全部输入完后，单 击关闭按钮。
2、使用记录单建立数据清单
步骤如下：
①在第一行的单元格内，依次输入字段名，如图所示；
②选定第一行或第二行的任一单元格； 姓名 英语 计算机 数学 物理 平均分 总分 汪红 95 记录单”选项 86 92 …… 73 86.5 346 ③单击“数据
张小宁 92 85 76 ④ 向记录单中输入数据。 刘鹰 80 87 83 李耕 78 93 87 张成 90 78 76

中要设置的打印区域，单击引用按钮返回
确定
4、设置打印标题

即标题在每页重复打印

A：“文件”“页面设置”“工作表”

B：单击引用按钮，选中要设的打印标题
行或列确定
5、打印工作表

打印预览
A、“文件”“打印预览” B、“常用”工具栏上 “打印预览”按钮

打印
“文件”“打印” …
七、设置数据有效性
筛选条件区域。
条件区域中的字段名必须在同一行上且连续。 字段名下方的条件：
“与”关系写在同一行上， “或”关系写在不同行上。
记录的高级筛选举例1
在数据清单中，筛选英语成绩小于80分、大于70分的记录。
原 始 数 据
注：同行是“与”关系 表示条件为：70<英语<80 筛选 结果
条件区域
记录的高级筛选举例2
记录单对话框
三、记录的排序
记录排序就是按照某字段值的升序或降序，对数 据库中的全部记录重新排列。
用于排序的字段叫关键字，关键字可为一个或多个。
为多关键字时，第一个起作用的叫主关键字，以及次 关键字，第三关键字。
字段所在的第一行叫标题行，排序不包括标题行。 有简单排序、复杂排序、自定义排序。
1、记录的简单排序
Excel 2003 数据管理和分析
Excel2003 除了具有强大的制作表格和数据 运算功能外，还具有某些管理功能。如记录的输 入、数据的排序、筛选、合并计算、分类汇总以 及创建数据透视表和图表。
Excel数据的管理和分析
一、数据清单的基本概念
数据清单：
一个规则的二维表就是一个数据清单。
字段：
找出前N个数据，可以按项数查找，也可以按百分
比查找。 “自定义…”：弹出“自定义自动筛选方式”对 话框。可以自定义查找条件 。
自动筛选前10个对话框
最大：指从最
大值降序进行
数字框可
以调整数 字大小。
项：指记录条数；
百分比：指选取
全部记录的份额。
筛选；
最小：指从最
小值升序筛选。
自定义自动筛选方式对话框
在数据清单中，筛选英语小于80分，或计算 机小于80分的记录。
条件 区域
注：不同行是“或” 关系 表示条件为：英语<80或计算机<80 筛选 结果
五、合并计算
操作步骤：
ห้องสมุดไป่ตู้
A：定位计算结果存放的单元格中
“合并计算” C：选择函数和引用位置（单击添加）…
B：“数据”
选择 函数
合并计算 的区域 单击
件区域距数据清单至少间隔一行或一列。

高级筛选通过“高级筛选”对话框进行。
高级筛选对话框
方式： 可选择 筛选结 果的显 示位置。 复制到：输入 数据区域：输入参与筛选的数据范围。
筛选结果的起
始单元格。
条件区域：输入存放“筛选条件”的单元格。 [与方式选择有关]
高级筛选条件
筛选条件规则：
采用单元格复制的方法将字段名复制到高级
数据，创建一个三维簇状柱形图。
3、修改图表


改变图表类型
修改图表数据
法一：单击“图表”“图表类 型”
法二：在图表区右击…… 法三：图表工具栏
添加和删除数据序列
修改各种图表组成元素
可编辑对象列表 绘图区格式 图表类型列表 图例(开/关)
文字倾斜
数据系列按行/列 数据表(开/关)
图表相关名词术语
二维表中的列叫字段。每个字段都有一个字段名， 对应一种数据类型，下面有若干个字段值。
记录：
二维表中的行称为记录，由一组字段值的集合构 成。一个记录用于描述一个实体对象。