秘书管理制度
秘书管理制度
秘书管理制度一、秘书管理制度的概念秘书管理制度是指在组织机构中，为了提高工作效率和协调各部门之间的联系，通过建立一套细致完善的规章制度，来管理秘书岗位的工作。
二、秘书管理制度的必要性1. 提高工作效率秘书是公司或组织中的重要角色，承担着文书处理、安排行程、协调各项活动等多项工作。
通过建立秘书管理制度，可以明确工作职责和流程，提高工作效率。
2. 促进组织间的协调与沟通作为各部门之间的桥梁，秘书需要与不同部门进行沟通和协调。
秘书管理制度可以规范秘书在沟通和协调方面的行为准则，促进各部门之间的顺畅沟通。
3. 提升秘书岗位的专业化水平秘书是公司或组织中的重要岗位，需要具备高度的综合素质和专业技能。
通过建立秘书管理制度，可以明确秘书的专业化培训标准和要求，提升秘书岗位的专业化水平。
三、秘书管理制度的主要内容1. 工作职责和权责明确秘书的工作职责和权责，包括文书处理、日程安排、文件归档、会议组织等方面的工作内容。
通过明确工作职责，可以提高秘书的工作效率和责任心。
2. 秘书日常工作流程建立秘书日常工作流程，包括收发文、文件汇编、行程安排、会议组织等环节的操作步骤和时间节点。
通过规范工作流程，可以保证工作的顺利进行，并提高反应速度和处理效率。
3. 文件和资料管理制定统一的文件和资料管理制度，明确文件的存档和分类方法，规定文件的命名规范和保存期限。
通过规范文件和资料的管理，可以提高秘书的查找和检索效率。
4. 会议组织与协调规定会议组织和协调的具体步骤和职责分工，包括确定会议议题、通知参会人员、会务安排等方面。
通过规范会议的组织和协调，可以提高会议的效率和成果。
5. 客户接待与服务明确客户接待和服务的标准和要求，包括礼仪规范、接待流程、服务态度等方面。
通过规范客户接待和服务，可以提高客户满意度和形象。
四、秘书管理制度的执行1. 建立完善的培训体系秘书管理制度的执行需要秘书具备相应的知识和技能。
组织机构应建立完善的培训体系，提供相关的培训课程，提升秘书的专业素养。
公司秘书管理制度
第一章总则第一条为规范公司秘书工作，提高工作效率，确保公司内部管理制度的执行和对外交流的顺畅，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体秘书人员，包括部门秘书、综合秘书等。
第三条公司秘书应遵循诚实守信、严谨细致、服务至上、团结协作的原则，为公司提供高效、专业的秘书服务。
第二章职责与权限第四条公司秘书的主要职责：1. 负责公司文件的起草、修改、审核和归档工作；2. 负责公司会议的组织、记录和总结工作；3. 负责公司内部和外部的沟通协调工作；4. 负责公司领导交办的各项临时性工作；5. 负责公司办公设备的维护和管理；6. 负责公司档案的整理和保管工作。
第五条公司秘书的主要权限：1. 根据公司领导的要求，起草、修改、审核公司文件；2. 组织和安排公司内部和外部的会议；3. 协调公司内部各部门之间的关系，促进公司内部沟通；4. 在公司领导的授权下，对外进行沟通和协调；5. 在公司领导的指导下，处理公司内部和外部的突发事件。
第三章工作流程第六条文件处理流程：1. 秘书收到文件后，应立即进行登记、分类，并及时转交给相关部门或领导；2. 相关部门或领导对文件进行审核、修改，秘书负责跟进；3. 审核修改后的文件，由秘书进行排版、打印，并按照规定程序进行签发；4. 签发后的文件，秘书负责归档和分发。
第七条会议组织流程：1. 秘书根据会议通知，提前做好会议准备工作；2. 会议期间，秘书负责会议记录、拍照等工作；3. 会议结束后，秘书负责整理会议记录，并及时将会议纪要提交给相关部门或领导。
第八条沟通协调流程：1. 秘书根据公司领导的指示，对外进行沟通协调；2. 秘书在沟通协调过程中，应保持良好的沟通态度，维护公司形象；3. 秘书应及时向公司领导汇报沟通协调情况。
第四章培训与考核第九条公司应定期对秘书人员进行业务培训，提高其业务水平和工作能力。
第十条公司对秘书人员进行定期考核，考核内容包括：1. 工作态度；2. 业务能力；3. 沟通协调能力；4. 团队协作能力。
公司秘书服务管理制度
公司秘书服务管理制度第一章总则第一条为加强公司内部管理，提高工作效率，规范公司秘书服务行为，订立本制度。
第二条公司秘书服务人员是指受雇于公司的特地从事日常办公文秘、协调内外部资源、提高工作效率的专业人员。
第三条公司秘书服务人员应遵守本制度，尽职尽责，为公司的顺利运营供应支持。
第二章公司秘书服务管理流程第四条公司秘书服务人员应依照以下流程进行工作：1.接受任务：接受上级布置的任务，并了解任务的具体要求和期限。
2.组织协调：依据任务要求，协调相关部门、人员资源，确保任务的顺利完成。
3.进行布置：订立认真的工作计划和进度表，合理布置时间和资源，确保任务定时完成。
4.汇报反馈：及时向上级汇报工作进展和问题，并依据反馈调整工作计划。
5.完成任务：经过充分准备和协调，完成任务并保证质量。
6.维护档案：依据公司规定，将任务相关的文件、资料进行归档和保管。
第五条公司秘书服务人员应依照以下原则进行工作：1.保密原则：对公司的机密信息和商业秘密要严格保密，不得泄露给外部人员。
2.效率原则：高效、精准明确地完成工作任务，提高工作效率和质量。
3.沟通原则：与上级、下级、同事之间要保持畅通的沟通渠道，及时沟通工作进展和问题。
4.合作原则：协调相关部门、人员资源，乐观搭配合作，共同完成任务。
5.服务原则：为公司供应优质的秘书服务，满足各部门的工作需求。
第三章公司秘书服务内容及要求第六条公司秘书服务内容包含但不限于以下方面：1.文件处理：负责收发公司文件、报告等，保证信息的及时传递和归档存档。
2.会议支持：负责会议室、会议设备的预约、布置和管理，供应会议记录和决议文件。
3.差旅布置：负责公司员工差旅的机票、酒店、交通等布置工作。
4.行政支持：帮助领导处理日常行政事务，如文件起草、会务布置、会议记录等。
5.日程管理：负责为领导布置和管理日程，并供应相应的日程布置和会议提示。
6.电话接待：负责公司来访电话的接听和转接，做好来访人员的接待工作。
国家秘书管理制度
国家秘书管理制度一、国家秘书管理制度的概述国家秘书管理制度是国家行政管理制度的一个重要组成部分。
作为国家机要秘书，对于国家领导人的日常工作及机密文件的管理，都具有非常重要的作用。
国家秘书管理制度的建立和完善，对于国家机要工作的高效运转和国家安全稳定都具有重要意义。
因此，国家秘书管理制度的建立和完善，是国家行政管理的一项基础性工作。
国家秘书管理制度的基本任务是：在领导人的领导下，组织领导机要工作，负责机要文件的保管、传递和利用，管理机要档案和资料，进行保密管理工作。
同时，作为稳重秘书队伍的重要组成部分，国家秘书管理制度还负责国家重要领导人出访和国内外大型活动的机要工作。
国家秘书管理制度的建立和完善，对国家秘书队伍的忠诚度、纪律性、专业能力等各方面都提出了更高要求。
在这一制度的指导下，国家秘书队伍的忠诚度、纪律性、专业能力等各方面都得到了更好的保障和提升。
因此，国家秘书管理制度的建立和完善，对于国家领导人日常工作的高效开展和国家机要工作的稳定进行具有非常重要的意义。
二、国家秘书管理制度的基本内容国家秘书管理制度的主要内容包括以下几个方面：（一）国家秘书队伍的组织机构国家秘书队伍的组织机构包括：领导班子、机要处、秘书处等。
领导班子是国家秘书队伍的核心领导机构，承担领导和指挥机要工作的职责。
机要处是国家秘书队伍的重要职能部门，承担机要文件的保管、传递和利用的职责。
秘书处是国家秘书队伍的重要支撑机构，负责国家秘书队伍的日常管理工作。
（二）国家秘书队伍的岗位设置国家秘书队伍的岗位设置包括：总机要秘书、机要处长、机要秘书、机要技术人员等。
总机要秘书是国家秘书队伍的领导者，负责领导和指挥全国机要工作。
机要处长是国家秘书队伍的重要管理者，负责机要文件的保管、传递和利用的职责。
机要秘书是国家秘书队伍的重要执行者，承担领导人日常工作的机要工作。
机要技术人员是国家秘书队伍的重要技术支撑，负责机要通信、信息处理等技术工作。
文字秘书有哪些规章制度
文字秘书有哪些规章制度一、工作时间1、文字秘书应遵守公司的工作时间制度，按时到岗上班。
2、如果需要调休或请假，需提前向领导请假，并确保工作正常进行。
3、遇有突发事件需要加班时，需主动与领导沟通，并按公司规定加班费标准进行加班。
二、工作态度1、文字秘书应保持良好的工作态度，尊重领导和同事，积极配合完成工作任务。
2、处理工作时要认真负责，不可懈怠和敷衍了事。
3、遇有问题要及时向领导汇报，不可隐瞒或瞒报事实。
三、保密管理1、文字秘书接触到的文件和资料可能涉及公司的商业机密，文字秘书有义务保护公司的商业机密，不得擅自泄露。
2、在处理文件和资料时要注意保密，不可随意外传文件和资料。
3、离开岗位时要将工作桌面整理干净，确保重要文件和资料得到妥善保管。
四、沟通协调1、文字秘书是公司内外沟通的桥梁，要善于与各部门协调沟通，保持信息畅通。
2、有时需要代表领导参加会议、接待客户等活动，文字秘书需要具备良好的沟通能力和服务意识。
3、在处理纷繁复杂的事务时，文字秘书要善于总结归纳，提高工作效率。
五、专业素养1、文字秘书需要具备一定的专业知识和技能，能够熟练操作办公软件和办公设备。
2、要不断学习进步，关注行业动态，提升自身的综合素质。
3、积极参加培训和学习，提高文字处理能力和沟通能力。
六、其他规定1、文字秘书如有违纪违法行为，将视情节轻重给予相应处罚。
2、公司有权根据工作需要对文字秘书的职责和权限进行调整。
3、文字秘书要服从公司领导的安排，完成公司交办的其他工作。
总结：文字秘书在企业中扮演着重要的角色，要履行好自己的职责，做到高效、准确、保密。
企业为了规范文字秘书的工作行为，会制定一系列规章制度，包括工作时间、工作态度、保密管理、沟通协调、专业素养等方面的规定。
文字秘书应遵守这些规定，以确保自己的工作顺利进行，为公司的发展做出贡献。
文职秘书管理制度
文职秘书管理制度第一章总则第一条为了规范文职秘书的管理工作，提高工作效率，促进企业发展，制定本制度。
第二条本制度适用于本企业的所有文职秘书，明确其工作职责、权利和义务。
第三条文职秘书在岗位上应服从企业的安排，保守企业的秘密，严格遵守国家的法律法规，忠于职守，尽职尽责。
第四条企业要树立服务宗旨，重视文职秘书管理工作，建立健全的管理制度和相关的激励机制。
第五条企业要加强对文职秘书的培训，提高其专业素质，不断提高工作水平和服务质量。
第六条企业要严格按照国家规定，落实文职秘书的社会保险和福利待遇。
第七条企业要建立考核制度，评选优秀文职秘书，激励其工作积极性。
第八条企业要组织文职秘书定期进行业务交流和学习，提高业务水平。
第九条对于企业违反本制度的文职秘书，将依法进行处理。
第十条本制度解释权归企业所有。
第二章文职秘书的选拔和任用第十一条企业在进行文职秘书的选拔和任用时，应当按照国家有关规定，公开、公平、竞争，选拔具有较高文化素质、良好工作能力和职业操守的人员。
第十二条企业要根据本岗位的特点和要求，明确文职秘书的工作职责和岗位要求。
第十三条企业要根据岗位需要，确定文职秘书的聘用条件和任职资格，如专业技能、工作经验、职业素质等。
第十四条企业要在政策法规的允许范围内，制定薪酬和激励政策，吸引和留住人才。
第十五条企业要对新任文职秘书进行全面的培训，熟悉企业的业务流程和工作规范。
第十六条企业要建立文职秘书的档案，做好其相关信息的收集和整理工作，为日后管理和调整提供依据。
第三章文职秘书的职责和权利第十七条文职秘书在工作中应当认真履行以下职责：（一）协助领导完成日常办公工作，做好文件的起草和处理，提高领导的工作效率。
（二）协助领导保管公司重要文件和资料，做好机密工作，保护企业的利益。
（三）协助领导做好对外联络和沟通，处理来访电话，提升企业形象。
（四）协助领导做好会议和活动的组织和安排，提高工作效率。
（五）协助领导做好出差和差旅的安排和跟踪，提高出行的效率。
秘书工作职责及管理制度
秘书工作职责及管理制度
1.秘书工作职责
作为秘书，您的职责是协助和支持高级管理人员的工作，并确保组织的正常运转。
以下是秘书的工作职责：
1.组织和安排会议：负责安排和组织高级管理人员的会议，包括会议日程安排、准备会议材料、记录会议纪要，并协助解决会议中的问题和冲突。
2.文件管理：处理和管理组织的各类文件，包括收发文件、归档和存档、整理和更新文件档案等。
3.信息收集和报告：负责收集和整理相关信息，并准备报告和演示文稿，以供高级管理人员参考和使用。
4.行政支持：提供行政支持，包括日常办公维护、行程安排、会议预订、差旅安排等。
5.协调沟通：协调各个部门和个人之间的沟通，确保信息的准
确传达与共享。
6.一般事务处理：处理一般事务，包括电话接听、文件复印、
信件处理、预约安排等。
2.秘书管理制度
为了有效管理秘书工作，制定以下管理制度：
1.职责明确：明确秘书的工作职责和责任，并将其写入工作合
同或工作说明书中，以便双方对职责有明确的了解。
2.培训和发展：秘书应接受必要的培训，并定期进行继续教育，以保持职业素养和专业技能的更新。
3.工作标准：制定秘书工作的标准和指南，包括会议安排流程、文件管理规范、信息收集和报告要求等，以确保工作的规范和高效。
4.绩效评估：定期评估秘书的绩效，根据指标和标准进行评价，并提供反馈和改进建议，以促进秘书工作的进一步提升。
5.团队合作：鼓励秘书与其他部门和员工之间的合作与沟通，
以实现协同工作和组织目标的达成。
以上是秘书工作职责及管理制度的概述，希望能帮助您更好地
了解和管理秘书工作。
文秘人员管理制度（3篇）
文秘人员管理制度第一章总则第一条为全面提高文秘人员的工作能力和综合素质，规范文秘工作流程，确保文秘工作的高效、有序进行，特制定本管理制度。
第二条本制度适用于本公司所有文秘人员。
第三条文秘人员是指在公司内从事文秘工作的员工，包括行政助理、秘书等职位。
第四条文秘人员应具备良好的文字表达能力、电脑操作能力和沟通协调能力，认真负责，具备一定的保密意识和团队合作意识。
第二章文秘人员的工作职责第五条文秘人员应完成领导交办的各项文秘工作，包括文件起草、会议记录、资料归档等。
第六条文秘人员应协助上级完成各类报告、计划、方案等工作。
第七条文秘人员应负责公司各类会议的组织、安排和记录工作。
第八条文秘人员应负责公司文件的管理和档案材料的整理和保管工作。
第九条文秘人员应及时处理领导发出的各类文件、信息和邮件，做好筛选、整理和归档工作。
第三章文秘人员的工作流程第十条文秘人员应按照公司的工作流程进行工作，确保工作的有序进行。
第十一条文秘人员应按照领导的要求，准备好相关资料和会议记录。
第十二条文秘人员应及时将文件送达领导，并做好相关记录和归档工作。
第十三条文秘人员应及时跟进各项工作进展情况，并向领导汇报。
第四章文秘人员的工作效果评估第十四条公司将定期对文秘人员的工作效果进行评估，包括工作态度、工作质量和工作效率。
第十五条文秘人员的工作效果评估结果将作为晋升、薪资调整和奖惩的重要依据。
第十六条文秘人员在工作过程中应及时总结经验教训，不断提升自己的工作能力和综合素质。
第十七条文秘人员可以提出对工作流程的改进建议和意见，公司应及时进行评估并采纳合理的建议。
第五章文秘人员的权利和义务第十八条文秘人员有权获得公司必要的培训和技能提升机会。
第十九条文秘人员有权知悉公司机密信息，应保守公司机密，并在离职后归还公司所有文件和资料。
第二十条文秘人员有权对领导的不合理要求进行合理的申诉。
第二十一条文秘人员应保证自身健康和工作状态，如有不适应和特殊情况，应及时向公司报告并请假。
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学院办公室秘书管理制度第一章总则为促进学院办公室秘书工作的规范化、制度化、流程化，提高各项工作的质量和效率，促进院长与学院各部门之间的信息沟通，协助院长顺畅处理日常事务，现结合我院实际情况，制定本制度。
第二章管理原则、双重管理原则：即秘书受院长及所在学院办公室主任管理;二、双重负责原则：三、秘书工作原则：即秘书对院长及所在学院办公室主任负责；服从安排原则、沟通协调原则、同心合作原则、积极主动原则、工作保密原则。
第三章秘书工作性质秘书作为院长的工作、生活服务人员，要协助院长做好日常事务的处理，能服从院长的安排，做好学院各项工作的上传下达，保证各项信息的有效性和实效性，要成为院长的得力助手。
第四章秘书必备素质」、职业化秘书的标准：1、正直、公平，坚持既定政策和原则2、诚实守信、实事求是3、以工作为荣，设定高的工作水准4、不失约、不违约、不食言、不泄密5、勤奋努力工作，不断学习6、有序利落，有条不斋7、追求效率和效益8、按约定完成工作，保质、保量、及时9、客观正确对待意见与批评10、要有大局观二、秘书的职业态度1、主动性(Initiative)2、适应性(Flexibility)3、团队精神(Team work)4、尊重他人(Respect for People)5、创新精神(Creativity)6、坚持原贝U (Uncompromising Integrity)7、服务与贡献(Service & Contribution)8、认同与分享(Sharing)第五章秘书的礼仪素质秘书要充分发挥礼仪的作用，达到工作自如的效果，除了把握好基本的礼仪原则外，还应从以下几方面加强对自身素质的培养。
一、要有良好的道德修养礼仪是道德的一种外在表现形式，良好的道德会令人自然展示优雅得体的举止仪态，表现谦虚恭敬的态度。
1、公正客观。
要公正地评价他人，不要以自己的好恶来评说他人，也不用自己的好恶要求他人。
在处事中，不能感情用事，要以是非标准而不能以职务的高低论曲直，提批评、建议要出于“公心”，帮助他人要出于“诚心”。
2、忠诚守信。
要忠诚老实，办事恪守原则，忠于承诺，能办的事要千方百计办，不能办的事要向对方说明情由以得到他人的谅解。
3、摆正站位。
秘书一定要摆正自己的位置，在与不同身份的人交往处事中，要正确履行自己的职责，而不能超越权限，既要积极地配合工作，又不能干预领导的决策或其它部门的工作。
二、要有谦虚而恭敬落落大方的态度1、表情。
表情中最主要的因素是眼神和微笑。
2、举止。
手势和行立坐态都能表现出谦虚而恭敬的态度。
言谈中注意语言的文雅与委婉，说话方式轻松自如，语速不急不徐，落落大方。
3、牢记别人的姓名，称呼恰当亲切。
即使忘记了对方的姓名，也要委婉地“套”出或不动声色地处理。
切忌直白对方“记不起了”或“我忘记了”等让对方难堪。
4、培养温文而雅的仪表风度。
秘书正式场合应着整洁得体大方优雅的职业装。
三、要有作为领导辅助人员应具备的基本礼仪秘书作为院长工作的辅助人员，除完成日常业务事宜外，更多的精力是为院长服务。
一个好的秘书既是领导的助手又是领导的参谋，在日常工作中既要辅助领导进行决策，同时还要辅助领导树立良好的公众形象。
（一）作好助手和参谋的工作1、参与决策调研，提供有分量的信息。
首先是广泛收集信息，多提供真实情况。
其次是超前搞好调研，多提供决策预案。
再次是和领导同步思维，多提供有分量的文稿。
其中要把握三点：第一，要有观察力，跟踪了解院长的思维轨迹，敏于捕捉领导的思想火花。
第二，要站在领导工作的角度思考问题，才有一定的高度、广度和深度。
第三，主动与院长交流思想，通过听取领导的意见不断调整自己的思维，在事务处理和文稿撰写中更好地体现院长的思想。
2、参与实践，协助院长推进工作。
（1）积极介入有关工作，及时掌握相关情况，适时提出建议。
（2）经常了解全局情况。
（3）参与要有度，参谋要有方。
参与督促检查，工作要“到位”，不能“越位”。
（4）参与工作实践，要当好助手，不能做“主手”，做好牵头、把关、协调的工作。
（二）辅助院长塑造良好的形象1 、语言形象院长在正式场合发表讲话，要事先准备好文字材料、发言提纲。
公务活动之前，提供广泛适用的背景资料（包括活动内容、所要解决的基本问题及与此相关的人文等知识）供院长参考准备。
2、协助院长树立行为形象。
要在事务安排中，尤其是学院内部活动中，多接触普通员工和学生，了解情况，融于基层之中，才能使领导的形象得以升华。
3 、协助院长树立感化形象。
秘书要协助院长做好以下几项工作：（1）要待人热情，例如在院长开展某项活动之前，详细了解该项活动所涉及的人员情况，包括姓名、身份、履历等，以便领导掌握对方的信息，为开展热情友好的交际活动创造条件。
（2）对外交往要真诚情切，秘书要很好地领会和把握院长的处事原则，并在对外交往中很好地运用，必要时提醒院长率先垂范，以身作则。
以感化、教育和鼓舞他人。
第六章秘书的重要职业技能一、日常事务处理（一）拨打/接听电话的程序和技巧1、打电话前的准备〔1）准备好电话记录本和笔；〔2）把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。
〔3）准备好通话时需要的文件资料。
〔4）查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。
2、正式拨打电话（1）拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是山西工商学院院长办公室** 1（2）如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。
（3）如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录。
（4）逐一将事情说明，注意语言简明、准确；（5）通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
3、接听电话：3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！山西工商学院院长办公室** ”。
接听电话分以下几种情况：（1）上级部门及平级部门来电直接记录留言，记录联系电话、联系人，来电事宜，并给对方复述确认无误。
如不紧急，记录下来转告院长；情况紧急需转达领导的，要及时汇报院长。
遇院长外出参会时，要及时发信息告知院长。
（2）学院内部来电要问清事由，如需要要汇报院长；其他可视情况请示办公室主任后处理。
通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
（3）对于无关紧要的人和事，要学会筛选过滤，果断拒绝。
4、通话技巧：（1）日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等；对院长直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时告知院长。
（2）如对方有事需要传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。
（3）如接听到找院长的电话，而不能把握院长是否要和对方通话的情况下，不能随便回答院长“在”或“不在”，可说“请问您是哪位，有什么事情？请您稍等一下，我去看看院长是否在？” ，然后请示院长后再确认是否转呈院长接听。
在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。
（4）如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要彳L等藜宾通话。
（5）如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，〒（6）整理电话留言，在院长回来后汇报相关信息。
（二）传真1、将传真分类：（1）需要院长本人审阅的，根据院长授意处理。
（2）由秘书来代为处理的：A、转给其他相关负责人B、由秘书本人回复的，需要注意一下几点：遵守公文写作规范；保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认；需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围；务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。
2、必要的传真分类存档。
（三）邮件1、根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设子文件夹。
2、将收件箱中的邮件过滤：（1）需要院长本人审阅的，打开邮件内容请示院长阅示，并将附件内容存入相应文件夹，督促、协助院长在规定时间内处理相关事宜。
（2）以院长名义回复时，要在语气上予以注意，编辑好回复内容后请示院长无误方能从院长的信箱发出。
3、由秘书来代为处理的：（1）转给其他相关负责人，并督促其承办，并将结果反馈给院长；（2）由秘书本人回复的，要将事情汇报院长，请示院长意见后再行回复。
以秘书名义发送时，要说明邮件内容为院长授意；（3）如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话告知。
4、重要邮件内容要及时进行存档。
（四）文件管理1、收到文件，首先阅读文件，判断是否应由院长处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。
2、需要院长审阅的由学院办公室办理来文阅办卡，再请院长阅示。
2、对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由，重点内容用彩笔标注，便于院长审阅。
3、按院长批改意见复印后转发、呈送，必要的事情进行追踪，反馈结果。
4、必要文件进行存档。
注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出。
（五）名片及相关通讯录1、分类：可根据实际情况分类，如类型、地域等；2、存放：名片盒；录入到电子名片档中（更易查找，但需要录入时间）3、应准备一名片夹，存放与院长联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。
4、院长常用通讯录要归类放置，保证是最新更新的。
旧通讯录分类放置归档，以便随时翻阅。
二、日程安排“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。
秘书的职责是当好“管家”，按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。
（一）总体原则：1、掌握院长的日常工作、近期工作重点、作息习惯、身体状况，2、优化工作方法，细心观察院长工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；3、了解学院的发展情况，留意近期的工作兴奋点；4、对计划内事情预先写入院长日程表；及时整理日程表，以免安排冲突；重点事情要特殊标记；5、明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；6、注意日程安排的时间松紧，适当安排。
（二）经验与技巧1、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；2、在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给院长留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；3、根据院长习惯留出适当固定时间健身、阅读报刊资料及其他信息；4、对于院长的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间在日程当日与院长再次核对，保证无更改；5、不要代替领导做决定，在院长的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；&控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；必要时候要用合理的方式提醒领导；7、掌握近期要回避的人物；8、秘书可按照院长习惯，制作秘书工作日程表。