万科物业部门发文管理办法

1.目的

规范公司和各部门发文。

2.范围

适用于公司及各部门发文的管理。

3.职责

3.1 总经理办公室负责公司的收发文件管理。

3.2 各部门负责本部门的收发文件管理。

4.方法和过程控制

4.1 文件的分类

4.1.1公司内部管理文件

A．公司内部发文：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划、总结等文件。

B．职能部门发文：以职能部门名义发出的通知通报、会议纪要、计划、总结、报告、岗位职责和组织架构等。

C．业务部门发文：以业务部门名义发出的组织架构、岗位职责、通知通报、人事任免、会议纪要、报告、计划、总结、以及对业主和发展商发文等。

4.1.2 公司对外往来文件：以公司名义与政府部门、上级公司、小区业主、相关业务单位及其它单位往来文件等。

4.2 文件的编制

4.2.1 各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行,行文规范。

4.2.2 公司内部发文（含职能部门联合发文）编码规则为:万物发字[年度]序号。

4.2.3 职能部门发文编码规则为：总经理办公室——VKPD（总办）[年

—VKPD（经字）[年度]序号，财务管理部——VKPD（财字）[年度]序号。

4.2.4业务部门发文（含项目组及临时成立的工作小组发文）编码规则为：VKPD（部门简称）[年度]序号。(部门简称如:桃源)

4.2.5所有以公司名义的对外发文（不含对客户、业主或住户）都必须由公司总经理秘书统一编号，并加盖公章。编码方式为：深万物发[年度]序号。对政府部门发文需使用红头文件纸打印。

4.2.6 除4.1规定以外的其它临时性文件等可不用编号。

4.3文件格式

4.3.1红头文件格式

编号（黑体、四号）

文件名称（黑体、三号）

文件内容：宋体、四号

深圳市万科物业发展有限公司

年月日

第页共页（宋体小五号）

备注：对内发文须加上总经理签署。

如文件超过一页，须标明文件的页码。

4.3.2日常管理文件：

文件名称（黑体、三号）

文件编号（黑体、小四号）

文件正文（宋体、四号）

深圳市万科物业发展有限公司

部门名称

年月日

第页共页（宋体小五号）

备注：对内发文须加上部门经理签署。

如文件超过一页，须在页脚标明文件的页码。

4.4文件的保管、查（借）和保密按《文件控制程序》的有关规定执行。

5.相关文件

VKPD4.0-01 《文件控制程序》