村级、社区档案培训教程

第七步：填备考表、案卷封面
填案卷封面 北京市房山区档案局
业务指导科
房山区档案局关于举办创卫档案整理培训会的通知、领
导讲话
责任者
自 2003 年 10 月至 2003 本卷共 3 件 9
主要内容
年 10 月 页 全宗号 保管期限 归档号 目录号
文种
13 案卷号
第四步：排列
排列原则：
（1）正文在前、附件在后； （2）正本在前、定稿在后； （3）批复在前、请示在后； （4）转发文在前、被转发文在后； （5）方针政策性文件材料在前、业务性文件材料在后； （6）上级机关文件材料在前、本机关和下级机关文件材料在后； （7）案件的结论及判决性文件材料在前、依据性材料在后； （8）会议文件按照文件形成顺序； （9）其他文件材料材料可按重要程度或时间顺序排列。
档 案 员 类 别
兼职档 案员 专职档 案员
交 目 录

第一步：收集
• • • • 开展收集工作的依据 （1）本单位编制的文书档案保管期限表 （2）基层工作总结 （3）外出带回文件归档制度

第一步：收集
• 归档时间 • 村、社区于第二年6月底之前完成本村、社 区档案整理工作，向街道档案室移交档案 目录。

第五步：编页
（ 1）对永久、30年的案卷，逐件编制页码， 归档文件有完整页码时，无需编页； （ 2 ）无页码或无流水编页码时，要重新编 页码； （3）使用2B铅笔，编写阿拉伯数字，每件 从“1”开始流水编制，编在文件的下中部， 空白页不编页。


第一步：收集
• 归档要求 • （1）应归档的文件材料其种类、份数以及每份文件的页 数均应齐全、完整，并要进行分类，正确划分保管期限， 使之达到系统有序； • （2）归档案卷封面的各个项目，均应填写清楚。案卷题 名要简明确切，注明保管期限，卷内文件应有序排列、编 页号、填写卷内文件目录和备考表； • （3）所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具应符合 档案保护要求； • （4）归档要按一定次序系统排列，编制件号及目录一式 数份。交接案卷时，双方要根据目录清点核对，并履行签 字手续。
对外文书
法律文书、合同、审计材料等

文书档案管理的三个阶段
管好 整好 收好
• 提供利用 • 档案统计 • 检查、分类鉴定、 • 鉴定销毁 排列、编页、填卷内、 填备考、填案卷封面、 • 归档时间 • 归档范围
• 归档要求
• 10、撤销单位的档案。

第一步：收集
不需要归档的文件材料：
• 上级单位普发的、不需要办理的、参考性文件以 及征求意见未定稿的文件； • 本单位形成的重份文件、无参考利用价值的临时 性事务性文件以及未正式讨论通过的文件； • 单位内部互相抄送的文件； • 本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无 关的文件材料； • 从各方面收集来为工作参考的文件材料。

第三步：分类鉴定
• 立档单位采用“保管期限——年度——机构（类 别）” 分类法 • 把所有文件先按年度分开，年度内按问题（事件） 和保管期限分开，达到一事一卷（同一事件，同 一内容），即为案卷级管理。 • 如：一次会议的文件应包括通知、签到表、议程、 领导讲话稿、典型发言稿、会议文件、记录纪要、 会议信息等。把所有文件装订在一卷上，就是卷。

第三步：分类鉴定
• • • • • • （1）运用文件材料主要特征立卷 按照问题特征立卷； 按照时间特征立卷； 按照责任者特征立卷； 按照名称特征立卷； （2）运用文件材料主要类型立卷 会议文件，根据文件的数量和保存价值立卷。 案件材料，一般是一案一卷，材料多的案件可以 一案数卷。 • 简报、刊物，一期一卷或数期一卷。

第二步：检查
• 收集的文件要齐全 • （1）类别要齐全：党务工作、共青团工作、民兵工作等。 • （2）内容要齐全：计划、总结、报表、重要业务活动材 料等（要原件）。 • （3）文件类型要齐全：纸质文件、电子文件、照片、光 盘、实物等。 • 收集的文件要完整： • （1）页数无缺失：请示——批示、转发文——被转发文， 附件齐全等。 • （2）文件无破损：破损文件需要修裱，对字迹模糊或易 退变的文件进行复制。

村、社区档案员需要完成的工作
业 收 检分 排 编 填 填 装 编 编 移 鉴 务 集 查类 列 页 卷 备 订 归 目 交 定 鉴 内 考 档 录 档 保 工 定 表 号 案 管 作 （ 室，期 立 检 限 卷 查 ， 人 人 排 ） 签 列 、 字 顺 封 序 面 整装 上 提 档 鉴 理盒 架 供 案 定 目 利 统 销 录 用 计、毁 ， 上 录 报 入 数 据 库 库 房 管 理

文书档案的来源
上级机关
同级或不相 隶属机关
本机关
下级机关

文书档案的来源
从文件类型看：
公文
命令、议案、决定、指示、公告、 通知、报告、请示、批复、意见、 函、会议纪要等
其他内部文书
会议记录、计划、总结、简报、 统计表、预算、名册等

第四步：排列
创卫培训会通知 北京市房山区档案局
业务指导科
房山区档案局关于举办 创卫档案整理培训会的通知、 领导讲话
讲话稿
自 年 月至 年 月
本卷共
件 页
立卷人： 检查人： 立卷时间：
第四步：排列
注意事项： （1）当文件有多个时间特征，以文件签发日期为 准，包括文件的形成年和针对年。例如：把文件划为 形成年的有总结，如：2000年总结，落款是2001年 某月，现在归入2001年。 （2） 跨年度的文件，放在办结年度。例如：会议 材料、案件材料。 （3 ）请示与批复。前一年的请示到第二年6月份 前还没有批复，那么请示归入前一年；在6月份以后 得到批复的，将批复归入第二年；如果口头批复则要 在请示上标注。

第七步：填备考表、案卷封面
• 全宗名称：即立档单位名称。填写时必须用全称。 • 类目名称：即全宗内分类方案的第一级类目名称。按问题 分类填写问题类目名称。如：党务工作、妇联工作。 • 案卷题名：即案卷标题。填写要求题名符合三要素（即责 任者、主要内容、公文名称），文字力求简练，明确。案 卷题名不能出现“等文字材料”字样，多份文件组卷时文 种挑一卷中重要的一个或多个文种填写，如“某社区二○ 一一年换届选举”通知、会议记录、决议等，原则上不超 过50字。 • 时间：即卷内公文的起止日期。填写卷内最早一份公文和 最晚一份公文的落款日期。 • 保管期限：填写该卷所确定的保管期限。 • 件、页数：填写卷内公文实有的总件数和总页数。 • 归档号：文书部门或业务部门立卷归档后由档案室统一排 列编号，作为案卷号填写。兼职档案员用铅笔填写。 • 全宗号、目录号、案卷号暂不填写
房山区档案局
村级、社区档案员 培训教程
业务指导科 81380873

村和社区档案整理参考文件
• 房档字[2003]017号——关于印发《关于加 强我区社区档案管理工作的实施意见》的 通知 • 京档发[2008]12号——关于印发《北京市村 级档案管理办法》的通知 • 房档字[2010]4号 ——关于在农村“两委” 换届选举中进一步加强村级档案工作的意 见

村和社区档案室建设的基本要求
• • • • • • 有领导主管 有主要负责的档案管理人员 有专门的档案柜或档案库房及相关硬件设备 有安全管理应急预案以及档案管理相关制度 制定本单位保管期限表及分类方案 有规范整理的档案，目录齐全，温湿度记录、借 阅登记簿、利用效果登记簿记录规范 • 6月底前向街道上报档案目录

第三步：分类鉴定
• • • • • • 跨年度文件年度的划定 （1）多年度计划——针对年的第一年 （2）多年度总结——针对年的最后一年 （3）跨年度会议——开幕年 （4）跨年度批复——批复年 （5）无批示的重要请示——请示年


第一步：收集
• 归档范围
• 6、本单位事务管理文件材料，包括房产、土地使用权、 接待、财务、审计、资产等材料； • 7、本单位与外单位、个人签订的合同、协议，以及债权 债务文件； • 8、其它应收集的文件材料（如：领导计划外参加的会议 、活动；某个人因单位需要而进行的工作方面的材料；） 内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处 理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、 统计分析材料等； • 9、本单位历史上应归档而未归档、散落在个人手中的零 散文件；
4-6

第七步：填备考表、案卷封面

第七步：填备考表、案卷封面
卷内备考表 （1）放在卷末，用以说明卷 内公文的状况。 （2）卷内情况说明：主要填 写卷内公文缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 （3）立卷人：完成立卷后， 由立卷人签名。 （4）检查人：由案卷质量审 核者签名（一般为专职档案 员）。 （5）立卷时间：完成公文立 卷的时间。
第五步：编页
位置图示
1
2
3
1
2
3
文字方向

第六步：填写卷内文件目录
例：卷内文件目录
顺序号
文号 房档字
[2007]3号
责任者
题
名
日期
2007.1 0.8
页号
备注
1
房山区 档案局
关于举办创卫档案整理培训
1
会的通知
2
：：：
局领导在培训会上的讲话
2007.1 0.12

主要内容
1 2
3 4
文书档案管理 照片档案管理 实物档案管理
电子档案管理

1、文书档案管理
• 文书档案的概念 • 文书档案的来源 • 文书档案管理的三个阶段

文书档案的概念
称为管理性档案，是机关、团体、部队、 企业事业单位及其他社会组织等在领导和 行政管理活动中形成的具有保存价值的文 件。