公司企业文件和资料管理制度
公司资料文件管理制度通知
公司资料文件管理制度通知随着公司业务的不断发展和日益增长的文档管理需求，为规范公司资料文件的管理，保障信息安全，提高工作效率，经公司管理层研究决定，现对公司资料文件管理制度进行以下通知。
一、制度目的公司资料文件管理制度旨在确保所有业务资料、工作记录和重要信息得到妥善保管与归档，防止资料丢失、泄露和损坏，同时便于员工高效检索和使用，支撑公司运营决策和业务发展。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及全体员工，涵盖但不限于纸质文件、电子文档、图像资料等各类资料文件。
三、管理原则1. 分类管理：根据资料的性质和用途，将文件进行合理分类，建立相应的管理体系。
2. 责任到人：明确文件的创建、使用、存储、归档和销毁过程中各责任人的职责。
3. 定期审查：对现有文件定期进行审查，及时更新或淘汰过时无效的资料。
4. 安全保密：加强信息安全意识，对敏感资料采取加密保护措施，限制非授权访问。
四、文件创建与使用1. 文件创建时需遵循公司统一的文档格式标准，确保内容准确无误。
2. 文件使用应遵守“谁创建、谁负责”的原则，创建者需对文件的准确性和完整性负责。
3. 共享文件须通过公司指定的平台进行，严禁未经授权私自传输或拷贝给外部人员。
五、文件存储与归档1. 各部门应根据工作需要设立专人负责文件的收集、整理和归档工作。
2. 纸质文件应存放在指定的文件柜中，电子文档应保存在公司服务器或指定的云存储空间。
3. 归档文件要按照统一的分类编号系统进行标记，便于检索和管理。
六、文件的保密与安全1. 根据文件内容的敏感性和重要性，划分不同的保密等级，并对相应等级的文件实施必要的保密措施。
2. 对于涉及商业秘密等重要资料，实行严格的权限管理和访问控制。
3. 加强对员工的保密教育和培训，提高保密意识和自我保护能力。
七、文件的销毁1. 对于过期无用的文件，应按照公司规定的程序进行销毁，确保信息不被外泄。
2. 销毁过程要有明确的记录，并由相关责任人监督执行。
企业的文件安全管理制度
第一章总则第一条为加强企业文件安全管理，确保企业重要文件和资料的安全，防止文件泄露、丢失、损坏，保障企业合法权益，根据国家有关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于企业内部所有文件和资料的管理，包括但不限于公司文件、合同、档案、图纸、技术资料、财务报表、员工信息等。
第三条文件安全管理遵循以下原则：1. 安全保密原则：确保文件内容不被非法获取、泄露、篡改；2. 完整性原则：确保文件内容的完整、准确；3. 可用性原则：确保文件能够及时、准确地被查阅和使用；4. 简便性原则：确保文件管理流程简单、高效。
第二章文件分类与保管第四条文件分类1. 按照文件的重要性分为：绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、一般文件；2. 按照文件性质分为：文书文件、合同文件、档案文件、技术文件、财务文件等。
第五条文件保管1. 企业设立专门的文件保管室，配备必要的文件柜、保险柜等设施；2. 文件保管人员应具备一定的保密意识，经过专业培训；3. 文件应按照分类存放，标明文件名称、类别、密级、保管人等信息；4. 严禁无关人员进入文件保管室，确保文件安全。
第三章文件借阅与使用第六条文件借阅1. 员工因工作需要借阅文件，应填写借阅单，经部门负责人审批后，由文件保管人员登记；2. 借阅文件时，应妥善保管，不得泄露、损毁；3. 借阅文件应在规定时间内归还，如需延期，应提前向文件保管人员申请。
第七条文件使用1. 使用文件应遵守国家法律法规和公司规章制度；2. 使用文件时，不得随意复制、摘抄、传播；3. 文件使用后，应将文件归还原位，保持文件整洁。
第四章文件销毁与归档第八条文件销毁1. 对于过期、失效、无保存价值的文件，应进行销毁；2. 文件销毁前，应进行审核，确保文件内容不被泄露；3. 文件销毁采用焚烧、碎纸机等方式，确保文件内容彻底销毁。
第九条文件归档1. 企业应建立文件归档制度，确保文件归档及时、准确；2. 文件归档应按照文件类别、密级、时间等进行分类；3. 归档文件应进行编号、登记，便于查阅。
公司技术文件及资料管理制度范文（五篇）
公司技术文件及资料管理制度范文一、总则及范围为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。
本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。
二、管理业务与分工1.技术部负责人。
负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。
2.技术员。
负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。
三、管理内容与要求1.技术文件的种类(1)技术类文件由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。
(2)管理类文件由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。
2.文件登记(1)技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全部文件的情况。
其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。
(2)文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。
3.文件的归档及保管技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。
4.文件的借用(1)文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。
5.文件的修改与审批(1)当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师(或专业的业务负责人)分析确定是否需要修改。
(2)技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师(或专业的业务负责人)填写《设计更改单》。
《设计更改单》应包括下列内容：(a)技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；(b)更改理由；(c)会审意见、会审签名；(d)设计、工艺负责人签名；(e)修改内容和修改要求(以图纸和文档形式表现)。
(3)技术文件的审查与批准一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行审查和签字批准即可。
重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。
(4)技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性(图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记)。
公司文档及文印管理制度
公司文档及文印管理制度
随着信息技术的飞速发展，企业的文档管理已经不仅仅局限于纸质文件，电子文档的管理同样重要。
因此，公司在制定文档及文印管理制度时，需要兼顾传统与现代技术的结合，确保管理的全面性和有效性。
一、文档管理制度
1. 文档分类与编码：公司文档应根据内容和性质进行分类，每一类文档应有统一的编码规则，以便于检索和管理。
2. 文档创建与审批：所有新创建的文档必须经过相关部门负责人的审批，确保其内容的准确无误后方可正式发布。
3. 文档存储与保密：文档应按照保密等级存放在不同的存储介质中，对于涉密文档，要实行严格的访问控制和权限管理。
4. 文档更新与作废：文档内容如有变更，应及时更新版本，并通知相关人员。
作废的文档要按照公司的保密规定进行处理。
二、文印管理制度
1. 打印权限与审核：为了节约资源，减少不必要的打印，员工在进行文档打印前需获得上级的审批。
2. 设备使用与维护：公司应定期对文印设备进行维护和检修，确保设备的正常运行。
员工在使用设备时需遵守操作规程，避免造成设备损坏。
3. 耗材管理：文印耗材的采购、存储和使用应建立严格的管理制度，防止浪费和滥用。
4. 环保意识：鼓励员工采用双面打印等节约纸张的方式，提高环保意识，共同构建绿色办公环境。
三、监督与执行
1. 监督责任：公司高层管理者需定期检查文档及文印管理制度的执行情况，确保制度的有效性。
2. 违规处理：对于违反管理制度的行为，公司应当设立相应的惩罚措施，以此来维护制度的严肃性。
3. 持续改进：公司应根据实际情况和员工反馈，不断完善文档及文印管理制度，以适应企业发展的需要。
总结：。
公司常用的文件管理制度
公司常用的文件管理制度我们需要明确文件管理制度的目标。
制度的设计应致力于实现文件资料的规范化存储、快速检索和安全保密。
为此，公司应制定一套完整的文件分类体系，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件、业务文件等，每类文件应有明确的归档标准和保管期限。
文件的创建与审批流程也是制度设计中的重点。
每份文件从创建到最终归档，应经过严格的审批流程。
例如，文件的初稿由相关部门负责人起草，随后提交给上级领导进行审阅和修改，最后由授权人签字确认后方可正式发布。
这一过程不仅保证了文件内容的准确性，也确保了信息的适当层级传递。
电子文档的管理同样重要。
随着信息技术的发展，电子文档的使用越来越普遍。
公司应建立电子文档管理系统，确保所有电子文件都有备份，并且定期更新防病毒软件，防止数据丢失或被恶意软件侵害。
同时，对于敏感或重要的电子文件，应实行访问权限控制，仅允许授权人员访问。
文件的存储与保管也是不可忽视的环节。
实体文件应存放在指定的文件柜中，并有专人负责管理。
对于需要长期保存的文件，应考虑使用防潮、防火的材料进行包装，并定期检查其完整性和安全性。
电子文件则应存储在公司服务器或云端，确保有足够的存储空间和数据保护措施。
在文件的检索与使用方面，公司应提供便捷的检索系统，使员工能够快速找到所需文件。
这可能涉及到文件命名的规范性、关键词标注的准确性以及检索系统的用户友好性。
同时，鼓励员工在使用文件时保持原文件不变，如需修改则应创建副本进行操作，以维护文件的原始性和完整性。
文件的销毁与更新也应纳入制度之中。
对于过期或不再具有保存价值的文件，应及时进行清理和销毁。
销毁过程应遵循相关法律法规，并有记录可查。
同时，对于仍在使用中的文件，应根据实际变化及时更新内容，确保信息的时效性和准确性。
公司技术文件及资料管理制度（5篇）
公司技术文件及资料管理制度第一章总则第一条为建立、健全公司技术文件及资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料，充分发挥技术文件及资料在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。
制订本管理制度。
第二条技术文件及资料是指各技术部门(包括制造部)在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。
第三条技术资料的主管部门要把技术文件及资料工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。
以保证全公司技术档案工作的顺利开展。
第四条按照集中统一管理技术文件及资料的基本原则，公司技术研发中心设立综合资料室，并配备专职人员管理。
综合资料室集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术文件及资料。
建立、健全技术档案工作，达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第二章技术文件资料的归档第五条每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司《图样和技术资料管理程1序》的要求将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位(卷、袋、册、盒)，由技术主管审查后及时向公司综合资料室移交归档。
第六条各部门或技术人员在移交技术文件资料时，交接双方应按《图样和技术资料管理程序》的规定办理交接手续，签字归档备查。
凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。
第七条凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。
做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。
严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。
第八条凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术负责人签字后，向资料室移交归档。
第九条凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。
公司文件收发管理制度
公司文件收发管理制度公司文件收发管理制度（通用7篇）在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。
那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度，希望能够帮助到大家。
公司文件收发管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。
其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。
签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
公司技术文件及资料管理制度范文（三篇）
公司技术文件及资料管理制度范文第一章总则第一条目的为了规范公司技术文件及资料的管理，保护和利用技术知识和信息资源，提高公司技术创新和竞争力，特制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司所有部门的技术文件及资料的管理工作。
第三条定义技术文件：指包括技术规范、设计图纸、实验报告、研究报告等技术性质的文件。
技术资料：指技术文件以外的技术信息、文献、数据库等资料。
第四条基本原则技术文件及资料的管理应遵循以下基本原则：1. 知识产权保护：严格遵守有关知识产权的法律法规，保护公司的技术知识产权。
2. 责任制：明确技术文件及资料管理的责任人和职责，并建立健全相应的管理制度。
3. 存储与分类：对技术文件及资料进行适当的存储和分类，以便查找和利用。
4. 保密与授权：依法对涉密和敏感技术文件及资料进行保密，合理授权合法权限人员使用。
第二章技术文件及资料的管理流程第五条归档所有技术文件及资料均应经过归档流程，具体包括：1. 领取归档号：技术文件及资料完成后，由相关责任人领取归档号。
2. 填写归档表：将归档号填写至归档表，并记录文件及资料的名称、作者、生成日期等信息。
3. 归档存储：将归档表和文件及资料放置在指定的归档柜中，并按照相应的分类进行存储。
第六条借阅与使用技术文件及资料的借阅和使用应遵循以下流程：1. 提出申请：借阅人应提出书面申请，并注明借阅目的和预计借阅时间。
2. 审批与授权：负责技术文件及资料管理的责任人审核申请，并根据需要进行授权。
3. 借阅登记：将借阅人、借阅日期、归还日期等信息登记，并发放借阅证明。
4. 使用与归还：借阅人应在规定时间内使用，并按时归还。
第三章技术文件及资料的保密和备份第七条保密措施涉密和敏感技术文件及资料应采取以下保密措施：1. 访问权限：对涉密和敏感技术文件及资料进行权限控制，仅限于经过合法授权的人员访问。
2. 存储措施：将涉密和敏感技术文件及资料存储在指定的安全场所，采取防火、防水等措施。
公司档案如何管理制度精选7篇(全文)
公司档案如何管理制度精选7篇（全文）公司档案如何管理制度篇1一、文书档案归档制度1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5.凡归档的39;文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。
档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4.负责档案库房各项制度的落实。
5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供!三、兼职档案工作人员岗位责任制1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4.严格执行各项档案管理制度。
5.接受本公司专职档案员的监督指导。
努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
公司文件资料管理制度
公司文件资料管理制度XXX制定了公司文件资料管理制度，旨在加强文件资料的管理工作，保证文件资料的及时归档和妥善保管。
以下是该制度的具体内容：适用范围：本办法适用于公司所有文件资料的管理。
制定、修改、废除：本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。
管理权责：XXX负责公司所有文件资料的归档督促和日常管理工作。
作业规定：1.文件资料的分类1.1 文件资料的分类：公司文件资料是指公司在生产、经营、管理、社会和政治活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值的资料。
公司的文件、资料分为行政管理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、政府行业类、财务会计类、企业形象类、实物展示类、后勤保障类、音像图书类。
1.2 文件资料的归类范围1.2.1 行政管理类：公司对内和对外已行文的管理体系文件（管理手册、程序文件、作业文件、记录文件）；部门内部文件（部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、管理制度）；公司决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；公司各类证照资质及相关资料。
1.2.2 经营业务类：公司规划、年度计划、经营情况等相关资料；公司各类工作计划、工作总结、工作日志、统计报表等；委托书、协议书、标书、合同、项目方案等。
1.2.3 技术资料类：基础资料（原始资料、技术报告、新工艺、新材料试生产报告、质量总结、设备记录、技术档案、技术规范及质量统计报表等）；项目资料（工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动控制流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等）；受控的技术文件（与工程、服务、产品有关的技术特性、管理标准、规程、规范、工艺卡作业指导书、客户提供的技术文件、图纸等）。
1.2.4 人力资源类：劳动合同、劳动人事档案、劳动工资档案、培训档案等。
1.2.5 财务会计类：各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。
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1. 目的
本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进行了规定，确保公司所有文件都受控，各部门及各岗位都使用文件的有效版本，并在实际工作中有效实施。
2. 适用范围
本规程适用于公司各部门及所有文件和资料的管理。
3. 术语和定义
参见ISO9000:2000之规定。
4. 职责
各部门按职能负责行使文件和资料的归口管理工作，总经理办公室负责对各部门的文件管理进行指导和监督；各部门负责所起草文件和资料的统一标识、协调、发放、回收、销毁等控制工作；
各部门按其主管业务范围负责有关公司文件的编写/审核/批准，负责贯彻执行批准发布的文件；
各部门负责本部门记录表格的审核、批准和发放；
各部门负责对本部门持有文件进行有效管理并保证其有效实施；
各部门应密切关注文件的执行情况和反馈信息并及时组织修改；
全员执行过程中发现文件存在问题时，应及时填写信息反馈表交其部门负责人审阅后，由其传送文件编制的责任部门。
5.工作程序
文件的分类
一级文件：质量手册；
二级文件：程序文件；
三级文件：作业指导书；
记录表格
规范、标准
a.包装材料检验标准（包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等）；
b.化工原、辅料检验标准；
c.成品质量标准/产品内控标准；
d.已备案的企业标准；
e.工艺技术文件；
f.引用国家、行业或其它标准，目前正作为公司产品的执行标准；
g.国家强制执行的有关标准；
顾客提供的文件和资料（包括图样）
法律、法规（包括产品质量法、消费者权益保护法等）。
公司内部各项管理规范、制度
公司内部各部门之间、与公司外部之间的发出公文。
文件的编写、审核和批准
文件审核
文件批准
文件标识
文件标识的内容包括文件编号、受控状态及文件的有效性标识，以上所有标识对该文件而言都是唯一的。
编号格式为：
Q/BB XXX-YYYY
其中：
Q-企业内部标准代号
BB-公司代码：
GL—xx化妆品有限公司（广州工厂）
SL—xx化妆品有限公司（汕头工厂）
LC—xx化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）
XXX-顺序号（001-999）
YYYY-年号（以自然年号为准）
编号格式为BBDDAAATTXXXVV格式。
修正号（VV）
顺序号（XXX）
部门下一级机构（TT）
部门代号（AAA）
文件类别（DD）
公司代码（BB）
其中：
● BB —公司名称代号:
GL —xx 化妆品有限公司（广州工厂） SL —xx 化妆品有限公司（汕头工厂）
LC —xx 化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）
● DD —文件类别（详见附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号）
● AAA —提出该作业指导书的部门
● TT —部门下一级机构的编号（如车间、科、室等）可以是从01—99之间的任何数字
● XXX 顺序号，可以是从000—999之间的任何数字
● VV 修正号，如是新作业指导书，则定义VV 为00，作业指导书每修正一次，VV 则递增01，VV 可以是从00—99之间的任何数字。
FE 字（BBBB ）XXX 号 其中：
F-部门英文缩写
MG-总经理办公室；PD-生产部；PMC-PMC 部；HR-人力资源/行政部；MRK-销售部；
FIN-财务部；QT-品质/技术部
E-公文种类简称，如：联络书简称为联。
BBBB-公元年号 XXX-顺序号
“受控”和“非受控”。
所有文件必须标识受控状态，盖蓝色“受控”或蓝色“非受控”章。
印章格式如下：
“作废”章；印章格式如下：
XX XX
文件管理专用XX XX 文件管理专用
XX XX 文件管理专用
文件发布、发放
所有管理文件由各部门文件管理员按《文件分发清单》发放到相应部门文件管理员，再按部门内部《文件分发清单》再发放到相应的工作岗位人员手中；“作废”章并妥善保存；
文件更改
“文件更改申请单”说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据,将所有与文件更改相关的资料汇总，提交品质/技术部，再由品质/技术部将需更改的信息传达到文件的原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按规定进行；
管理文件需更改、更新时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因，将所有与文件更改相关的资料汇总，提交原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按规定进行；
文件、资料更改的审批应由原审批人或相应职权的人员进行，同时应获得原始审批资料。
文件、资料更改批准后，才允许发布。
文件更改时注明更改标记和更改生效时间，由品管部文件管理员按照规定的原发放清单发放修正后的文件、资料，同时回收原文件、资料并对回收文件进行“作废”标识。
对重要更改还应发放“文件更改通知单”告知文件、资料使用人。
文件作废及处理
各部门文件管理员必须控制现场的作废文件、资料，所有使用现场不允许出现任何作废的文件（包括已经作废但未标识的文件）。
作废或换版前的文件、资料由各部门文件管理员按“文件管理台帐”收回并记录，进行“作废”印章标识；质量体系文件由各部门文件管理员上交品质/技术部文件管理员进行“作废”印章标识；绝不允许现场出现任何“作废”文件，以防误用。
各部门文件管理员每年的7月份汇总所有的作废文件，统一填写“文件销毁申请单”，说明作废及销毁原因，报各部负责人审核后，需有两人在场完成销毁工作。
需作资料保留的作废文件，文件管理员需填写“作废文件留用申请单”，经各部负责人同意后，方能留档备存，原则上所作废销毁的文件都必须保留2份作为历史档案以备查。
文件保管、复制、贮存、归档
文件管理员对文件的管理必须建立《文件管理台帐》，文件的收、发、销毁、更改的信息都必须在台帐上进行登记。
文件的复制者必须申请，填写《文件复制、补发申请表》，经部门负责人审核批准后，由文件管理员登记并向各部文件管理员索取文件原件进行复制，任何单位和个人不得随意复制任何文件，所有文件上只允许原始的文件管理专用章出现，而不允许有任何复印的文件管理专用章出现，否则视为违规。
文件存载的媒体
本公司所有文件所采用的媒体可以是计算机软件、软盘、光盘和书面文件，在目前公司MIS系统不健全的情况下，一律使用书面文件形式，同时完成签名手续。
6.支持性文件
质量手册管理操作规程
作业指导书管理操作规程
表格管理操作规程
7.质量记录标准表格
文件管理台帐
文件更改申请、审批表
文件作废留用销毁申请表
文件分发清单
文件复制、补发申请表
文件更改通知单
8.引用文件
ISO9001：2000
9.附件
附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号。
附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号。