建设工程电子档案编制说明
GB50328T-2014建设工程文件归档规范
建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2014）1 总则1.0.1 为加强建设工程文件归档工作，统一建设工程档案的验收标准，建立真实、完整、准确的工程档案，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于建设工程文件的整理、归档，以及建设工程档案的验收与移交。
1.0.3 建设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关标准的规定。
2 术语2.0.1 建设工程construction project经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。
它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。
2.0.2 建设工程文件construction project document在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。
2.0.3 工程准备阶段文件pre-construction document工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
2.0.4 监理文件project supervision document监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。
2.0.5 施工文件constructing document施工单位在施工过程中形成的文件。
2.0.6 竣工图as-built drawing工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。
2.0.7 竣工验收文件handing over document建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
2.0.8 建设工程档案project archives在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。
2.0.9 建设工程电子文件project electronic records在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
建设工程电子文件和电子档案归档技术要求
附件1：建设工程电子文件和电子档案归档技术要求一、基本规定1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理，将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，采取有效措施，保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，能够反映建设活动的全过程。
2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调，并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作：1）在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的质量、移交时间等提出明确要求,所需经费应当在工程预算中单列。
2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档；3）组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查。
对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验，检验不合格的，重新移交汇总；4）列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请当地城建档案馆（室）对工程电子档案进行移交预验收，并按规定在3个月内移交建设工程电子档案。
对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织有关单位据实补充、完善，重新编制工程电子档案，并移交。
3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档，并向建设单位移交。
电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点，分阶段、分期进行。
4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收，并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求。
5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理，确保电子文件始终处于受控状态。
6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保其信息安全和保密。
工程档案编制、归档的规定
工程档案编制、归档的规定工程档案资料编制归档的规定一、一般说明1、基本定义：（1）案卷：由若干相互联系的资料组合而成的一种档案保管的基本单位。
即卷盒所包装的资料的全称。
（2）立卷：将拟归档的零散资料，按其内容或形式的联系组成案卷的整理过程。
A、资料的系统分解和组合：首先按合同项目、扩大单位工程、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程，对资料进行科学合理的系统分类，形成此合同项目资料的树型系统结构图表。
然后，把资料对号入座，同类资料组合后，归入相应工程名称类目。
B、资料类型划分：依据合同项目资料的内容性质、产生阶段等进行划分，确定资料的类名。
原始资料、质量管理资料、进度管理资料、费用管理资料、阶段验收资料、竣工验收资料、竣工图等。
C、基本规则：如果对应于一个单元工程（或分项工程等）的某类资料组成的案卷，一个卷盒不能装完，则可用几个卷盒按资料次序分装，并在每盒的案卷题名后用数字区分。
（3）归档：指设计单位、施工（制造）单位、监理（监造）、监测单位盒总公司项目部（以下简称项目部），在完成相应的合同、协议或项目管理工作后，将资料案卷移交给**工程档案馆（以下简称档案馆）集中管理的工作。
设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部以及档案馆都要服从项目建设的整体规划，各负其责。
按以下基本程序开展工作：⑴合同签订时，设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部及档案馆等单位，即应该确定该项目的档案负责人，并在档案馆登记注册。
①每一个合同项目，都应该由项目部（或委托监理）主持，召集档案馆、监理、承包商等有关单位，在工程验收前，制定出竣工资料归档范围和实施细则。
档案馆备案，做为合同项目档案验收的依据。
②各单位档案专（兼）职人员，要进行**工程档案资料整理、立卷的咨询和学习。
⑵施工（制造）单位对合同范围内的竣工档案的真实性、完整性、系统性进行核查并签署意见，业主项目部复核并签字。
⑶监理（监造）、监测单位对监理（监造）、监测合同（协议）范围内产生的资料及时整理、立卷，业主项目部复核并签字。
工程项目档案及编制要求
施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
• 文件内容应真实、准确且填写完整，竣工图应真实地反映工程建 设实际情况。
•
文件内容中数据不得随意涂改。
•
字迹清楚、图样清晰、图表整洁。
•
工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，
声音清楚，文字说明或内容准确。
•
工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，
DA/T28-2002； • (五)《辽宁省建筑工程文件编制归档规程》DB21/T1342-2004； • (六)《中国石油天然气股份有限公司炼油化工建设项目竣工验收
手册》； • （七）《石油化工建设工程项目监理规范》SH/T3903-2004； • （八）《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004） • （九）《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》
1、编制要求：
•
编制工程竣工技术档案，应从工程立项开始，按照工程实际
进度，（在工程建设过程中及时汇集和形成）及时进行编制积累，
档案资料的形成要求与项目建设进程同步，必须与工程实际情况
相符，编制时要做到及时、准确、系统、科学、完整，以确保竣
工资料的原始性、真实性和准确性。
•
及时：指应在施工前具备材质的合格证、砼、砂浆配合比、
表整洁，签字盖章手续完备。
•
工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面
（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。
•பைடு நூலகம்
工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的
纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必
须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。
•
电子档案归档内容和要求
一、总则
1.0.1 为加强我市建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设的要求，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)，制定本办法。
五、建设电子文件的收集与积累
5.1 收集积累的范围 5.1.1 凡是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和数据等都应属于建设系统业务管理电子文件的收集范围。 5.1.2 凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的收集范围。各类建设工程电子文件应按照城建档案馆标准目录所列细目收集（竣工图电子文件按照实际产生收集）。
1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。 2 应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的真实性。 3 应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 4 应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。 5 建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。
文件类别
通用格式
文本文件
DOC、TXT
表格文件
XLS
图像文件
JPEG、TIFF
图形文件
DWG、DGN
影像文件
建设项目(工程)竣工档案编制技术规范
认工程变更情况。工程设计变更依据性文件汇总表的样式可参见附录 B。 4.3.4 竣工图的签证应符合下列规定： 1 竣工图所用图纸必须符合国家对施工图的使用规定。 2 所有竣工图必须加盖竣工图章，竣工图章应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在蓝图右下角设计图签的 上方或周围不压盖图形文字的地方；并应由施工单位、编制人、技术负责人签字确认，应经监理单位审核， 总监理工程师签字认可。 3 施工图重新绘制的，在设计图图签栏中必须有原设计单位名称和设计人员的签证，图纸应符合设计单位 施工图出图用章规定。 4 竣工图章示例如下:
4 工程文件的质量
4.1 工程文件的基本要求 4.1.1 工程文件的内容及其深度必须符合国家和本市有关工程勘察、设计、施工、监理等方面标准的规定。 4.1.2 工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。 4.1.3 工程文件应字迹清楚，符合耐久性要求，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 4.1.4 工程文件中文字材料幅面尺寸宜为 A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 4.1.5 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。用蓝晒图归档的竣工图应是新蓝 图；用工程打印图归档必须符合本规范 4.2 节的规定。 4.1.6 工程文件为外文版的，应用中外两种文字准确表达，并应符合下列规定： 1 有关文件的中文翻译件应由翻译责任者签字认证，并与原件一并归档。
3 基本规定
3.0.1 竣工档案必须真实地反映建设全过程，并应按建设项目（工程）建设程序进行收集、整理、编制， 达到完整、准确、系统的要求。 3.0.2 建设单位在进行招投标或与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应对竣工档案的数量、内 容、质量、费用、移交时间和违约责任等提出明确要求。 3.0.3 每个建设项目（工程）应至少编制二套纸质竣工档案，一套由建设单位自行保管，一套向市或区（县） 规划行政主管部门报送。此二套竣工档案中归档的工程文件和图纸应使用原件，专业主管部门核发的证书， 建设单位可以保留原件，用复制件归档报送市或区（县）规划行政主管部门。 3.0.4 向市或区（县）规划行政主管部门报送的一套竣工档案，表式和装具必须符合本规范的规定，填写 时应用黑色墨水书写或打印。建设单位自行保管的一套竣工档案表式和装具也应符合本规范的规定。 3.0.5 符合下列条件的建设项目（工程）应制作及报送工程声像档案： 1 总投资在人民币五千万元及以上、一亿元以下的建设项目（工程），应制作及报送工程照片档案。 2 市重点建设项目（工程）或总投资在人民币一亿元及以上的建设项目（工程），除应制作及报送工程照 片档案外，还应制作及报送工程录像档案 3.0.6 工程声像档案的密级、保管期限应与所反映的纸质竣工档案的密级、保管期限一致。 3.0.7 每个建设项目（工程）应编制一套工程电子档案，报送市或区（县）规划行政主管部门。其中应包 含两类格式的工程电子文件，并应符合下列规定： 1 第一类是按照要求收集、整理、组卷后的多种格式的工程电子文件， 2 第二类是把前一类格式转换成 TIFF 格式后的工程电子文件，TIFF 文件的压缩方式应为 Group4,分辨率 应为 300dpi、黑白模式。 3.0.8 工程电子档案与相应的纸质或其他载体形式的工程文件应同时归档。 3.0.9 工程电子档案的存储载体应为一次性写入光盘。磁带、可擦写光盘、硬磁盘、移动硬盘、优盘、软 磁盘等不宜作为长期保存电子档案的载体。 3.0.10 纸质竣工档案、工程电子档案的归档内容应按本规范附录 A 执行。 3.0.11 工程声像档案的归档内容应按本规范 7.1 节的规定执行。
建设电子文件与电子档案管理规范
建设电子文件与电子档案管理规范Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998建设电子文件与电子档案管理规范（2009-8-22）1总则为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。
本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。
建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。
2术语建设电子文件electronicconstructionrecords在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。
建设系统业务管理电子文件electronicrecordsofconstructionprofessionaladministration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。
建设工程电子文件electronicrecordsofconstructionengineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。
建设工程文件归档整理规范条文说明
中华人民共和国国家标准建设工程文件归档整理规范GB/T50328-2001条文说明1.0.2建设工程文件归档整理除执行本规范外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）、《城市建设档案案卷质量规定》（建办「1995」697号）等规范或文件的规定。
1.0.3 电子文件和声像档案的归档整理，按有关规定执行。
2.0.13对一个建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。
4.1.1此条款为确定归档范围的基本原则。
4.1.2对《建设工程项目文件归档范围和保管期限表》中所列城建档案管接收范围，各城市可根据本地情况适当拓宽和缩减。
4.2.2监理文件按《建设工程监理规范》（GB 50319—2000）编制；市政工程施工技术文件及其竣工验收文件按照建设部印发的《市政工程施工技术资料管理规定》（建城「1994」469号）编制，建筑安装工程施工技术及其竣工验收文件在建设部没有作出规定以前，按各省有关规定编制。
竣工图的编制应按国家建委1982年「建发施字50号」《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》执行。
地下管线工程竣工图的编制，应按1995年中华人民共和国行业标准《城市地下管线探测技术规程》（CJJ61—94）中的有关规定执行。
5.1.1此条款为立卷的基本原则。
5.3.3案卷备考表的说明，主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。
没有需要说明的事项可不必填写说明。
5.3.4城建档案馆的分类号依据建设部《城市建设档案分类大纲》（建办档「1993」103号）编写，一般为大类号加属类号。
档号按《城市建设档案著录规范》（GB/T 50323—2001）编写。
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××市建设工程电子档案编制说明
一、扫描电子档案范围
凡是附录A、附录B、附录C编制目录中，在《惠州市建筑工程档案移交一览表》、《惠州市市政工程档案移交一览表》、《惠州市管线工程档案移交一览表》表格内注明要扫描的竣工档案，一律扫描成PDF格式电子文档。
二、扫描电子档案操作、报送流程
建设单位按编制目录要求汇总好资料后，参照《惠州市建设工程档案整理规范》要求，对工程竣工资料进行组卷，组卷后打好页码，填写好案卷封面、卷内目录和备考表后，（注：案卷封面、卷内目录、备考表采用计算机打印）每一卷从案卷封面开始扫描至备考表,并形成一个单独PDF文件，扫描完成后再装订成册，送城建档案馆核对,核对无误后,档案馆保留工程准备阶段文件、工程竣工验收及备案文件和各专业竣工图纸的纸质资料,其余监理文件、工程施工技术资料将退回建设单位自行保管。
（注意：扫描前必须打好页码和如实填写好卷内目录和案卷封面，如不按要求一律重新整理后扫描）
三、扫描文件基本要求
对于采用扫描方式获得的电子文件，须注意：
1．文字页的分辨率不可小于200dpi，图纸页的分辨率不小于300 dpi；
2．黑白页面采用黑白二值模式进行扫描，彩色页面采用彩色模式扫描；
3．对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描（不低于中质量压缩）。
4．扫描获得的电子文件必须视觉清晰，页面完整，不得漏页；要保持工程项目电子文件间的自然形成规律和有机联系，文件的组织和排序应按纸质文件整理要求进行。
5. 为有效缩小扫描文件的容量，节省存储空间，读取快捷，扫描后的文件应在不影响原有质量的前提下进行压缩处理。
以PDF文件格式为例：A3以下的页一般不超过300KB，A2以上的图纸一般在1M左右。
6．文件如含有多页，则在扫描完其所有的页后，须按页的原始顺序用软件合并为一个多页PDF文件。
7.每一卷扫描完成后,合并成一个单独的PDF文件，文件取名与资料内容相一致。
方法一般为〖分部工程或专业名称+卷内文件容〗如：地下结构工程验收记录.PDF、主体结构工程施工记录.PDF。
四、扫描电子档案文件的组织与报送
按照规定的文件夹结构将电子文件进行组织和报送
为每个工程建立一个专用文件夹（名称即采用工程名称），为每个案卷建立子文件夹（用3位案卷序号做名称），将电子档案文件存放于其所属案卷对应的子文件夹内。
完整的电子文件的存储路径为：工程名称/3位案卷序号/电子文件。
文件整理完毕后将工程文件夹整体刻录至光盘，并报送至市城建档案馆。
示例：╳╳工程的档案电子文件的组织结构为：
╳╳工程/001/工程准备阶段文件.PDF
002/地质勘察报告.PDF
003/工程竣工及验收及备案文件F
004/监理文件.PD
005/综合管理记录.PDF
005/基础工程验收记录等.PDF
……
012/主体施工记录.PDF
……
020/ 电梯工程.PDF
五、电子档案的报送载体
无论采用何种方式整理档案，在报送时必须将整理结果刻录于独立包装的高质量DVD 光盘，光盘要无病毒、无划痕，符合城建档案馆的技术环境要求，能够正常读出。
光盘装具上按照要求填写封面。
详情请下载附录H《电子光盘封面填写表格》
六、不合格电子档案
电子档案在报送后如发现存在问题（如纸质档案和电子档案不匹配；电子档案存在内容缺失现象；扫描页面出现倾斜、模糊不清等现象；扫描文件容量太大；数据无法在城建档案馆的技术环境下正常阅读等），则需重新整理和报送。
重新整理报送造成的所有额外处理成本均由档案报送单位负责。
七、竣工图纸电子版报送要求
竣工图纸的电子版的格式为CAD格式，后缀为dwg文件，每一个专业起一个单独的dwg文件，电子版的图纸内容应与盖有竣工章的纸质竣工图的内容相匹配。
如电子版竣工图与纸质档案内容不匹配,则需重新整改报送。
八.建筑物(构筑物)照片报送要求
建设单位在报送竣工资料的同时,需用高清数码相机拍摄建筑物(构筑物)的现状。
一般采用为正侧两面拍摄方式，或俯视方式进行拍摄，形成数码照片，照片要能反映建筑物的全貌，拍摄好后，冲晒为8寸照片后过塑。
同时提供照片电子版文件，文件格式为JPG。
电子版的照片分辨率大小不得小于1600X1200。
以上扫描电子版竣工档案和电子版竣工图以及电子版照片可以汇总后刻录在同一张光盘报送。
业务咨询电话：
××市城建档案馆。