公司采购流程图
采购标准流程示意图
订单采购作业 合同采购作业
是
超过额度 ?
否
否
合同采购 ?
是
依申请采购物项 品名、规格找供货商询价
否 订单采购作业
否 超过报价 有效期限 ?
是
首次采购 ? 是
寻找三家以上供 应商询、比、议价
填询比议 价审批表
报价资料 2 询比议价 1
审批表
依审核权限送呈签 核并选定订购厂商
采购单 2 询比议价 1
审批表
办理质量检验
到货验收作业流程
到货验收作业流程
超交数办理退货
使用部门
到货验收 作业流程
填验退通知单
3 2 验退通知单 1
质量验收不符流程
营销部门
仓储部门
流程图 P10
采购部门
申购部门主管签核
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
验退通知单 3 存档备查
验退通知单 2
送营销部门据 以调整营销方 案
验收单 4
验退通知单 1
办理退货 存档备查
验收单 4
数量核对
取自档案
采购订单号 异动事项
通知单
否 相符?
是 验收单 1
34 2
数量验收 不符流程
是 抽验样品?
否 仓库主管签核
原材料 及其他 商品
验收单 2
按照进货日期编 号登记台账
存放适当库位
送财务部门归档
检验后签注检验状况并 填入验收单
是 合格?
否 填验退通知单
下接品质验 收不符作业
送货单
到货 追踪流程
采购订单 4
根据变更项目填 异动事项通知单
价格变更?
是
否
异动事项 通知单
依审批权限送呈签核
《采购流程图》PPT课件
计 划
组
织
反
返
生
馈
工
产
B=3天
淘汰
组 织
返 工
生
产
签订 采供 协议 或采 购合 同
入材料 仓库
入成品、 半成品仓库
退 货 、 索 赔
组 织 生 产
退货
发货
是
质量合格
是
质量合格
否
否
2天
1天
1天
3天
1-10天
1-90天 10天
7天
15天
原材料采购分流程图-分公司采购供应分流程
对整
供理
生
•
所属外分公司
产 计
• 质检部
总部
30天
1天
原材料采购分流程图-采购分流程图
• 所属外分公司
整理 供应 商资 料年 度生 产计
划
• 总部产业公司 • 仓库
• 采购供应部
汇总 收集 相关 供应 商资
料
• 总部材料厂
• 供应商1,2,3
报
• 供应商4,5…
送 资
料
• 质检部
核定
生 产
安全 库存
计
划
年
度
采
购
合格分
计
承包方
划
原材料采购分流程图
整理
供应
•
所属外分公司
商资 料年
度生
产计
划
• 总部产业公司 • 仓库
核定
安全
生
库存
产
计
划
汇总 收集 相关
年 度 采
供应
购
• 采购供应部 商资
料
计 划
• 总部材料厂
公司物资采购管理制度及工作流程图
公司物资采购流程公司各部门：根据公司高管办公会议研究决定，迁入新厂后按照新制定的采购流程采购生产及办公物资，采购物资遵循节约资金、严控成本、质优价廉、统一归口的采购原则。
非公司授权部门不得自行采购物资，如有违反财务部不予审核报销，并由人力资源部按照《管理人员绩效考核办法》对责任人进行考核，对数额巨大的将进行经济处罚。
现将公司授权履行采购职责的部门及采购围明确如下：一、采购部门采购围1、生产用原辅料、药材、包装材料；2、生产劳保用品（含工作服）及消耗材料；3、五金配件、电工电料、生产工器具（原生产部采购员划归采购部）；4、组织采购工程器材、生产设备设施、质量分析大中小型仪器；项目部、生产部、质量部有优先建议权，并参与选型及考察过程；5、生产用清洁用品类（含洁具、消毒洗涤用品等）；6、化验用试液、试剂、标准品、特殊管理药品及易制毒化学品。
7、其他由总经理批准的采购项目。
二、办公室采购围1、办公用品（笔墨纸、名片、耗材类）；2、办公设备、器材、清洁用具等；3、办公家具、电器、饮用水；4、食堂物资及宿舍楼维修维护材料；5、其他由总经理批准的采购项目。
三、请购及审批程序1、各部门需要采购的物资，由部门经办人填写请购单，部门经理初审、分管总监签字审核后，提交总经理批准，重大项目或大宗物资需执行董事或董事长核准后，由采购部门开展采购业务。
2、特殊商品如专业书籍、杂志、报刊、专用账册等非常规物资经部门请购，总经理批准后可由提出请购需求的部门采购。
3、印字包装材料变更按照专用程序进行审批和采购。
特此通知，请各部门遵照执行。
附：采购流程图二O一五年五月二十八日附件一：生产物料采购管理流程编号：采购-1-步骤表/流程图编制日期：2015-05-28流程图：采购主管采购经理公司领导财务审核附件二：食堂物资采购管理流程编号：行政-1-步骤表/流程图编制日期：2015-05-28审批人：行政总监、办公室主任制作人：食堂管理员流程图：食堂管理员行政办公室其他部门参与财务审核食堂管理委员会：9人附件三：五金配件及工器具类采购管理流程编号:采购-2-步骤表/流程图编制日期:2015-05-28流程图：采购专员、主管采购经理总经理财务审核附件四：办公用品、器材采购流程备注：1、办公用品除非紧急业务外，日常办公用品只受理各部门每月请购计划，部门计划上报日期每月为30日，逾期不予受理。
采购流程及采购流程图
采购流程及采购流程图1 采购过程1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定的要求。
PMC部是采购过程的归口管理部门。
1.2 公司确保按如下要求预先评定供方：A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方；B、明确各类供方的评定方式和评审程度；C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方；D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定；E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。
2 采购信息2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求。
2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。
2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求：A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求；B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求；C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。
2.4 按要求保存有关的记录和资料。
3 采购验证3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。
3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。
3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。
还应保存各批物料的标识记录，以实现可追溯性。
一、采购流程图（略）二、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统财传至务总监、总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单，系统自动分流至各采购人员，除五金、小品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商的几轮的洽谈，与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件送办公室存档，复印件采购内勤保管并扫描进入系统，并进行整理登记，价格审核人员进行核价，采购人员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收，验收合格后入库，五金仓库保管员进行分类登记，开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。
采购过程控制程序(含流程图)
文件制修订记录1.0目的：对采购作业过程进行控制，确保采购作业能做到适时、适量、适质以配合生产所需，降低库存，提高产品竞争能力。
2.0范围：2.1.本公司对外采购与产品生产有关的直接、非直接原材（物）料、零组件及包装材料等。
2.2.相关原材（物）料、零组件供方的确定。
3.0定义：3.1.采购方针3.1.1.选择优秀厂商，确保料源，积极开发新厂商。
3.1.2.确保物品质量，做好检验工作。
3.1.3.适时控制采购作业，做到适时、适量。
3.1.4.提高采购作业效率和人员的作业品质。
3.1.5.防止作业异常发生，针对异常与问题点能迅速妥善处理。
3.2.供方：提供本厂所需之直接原材（物）料、零组件、包装材料的供应厂家。
3.3.资料：包括图面、检验规范。
3.4.直接生产用材料：是指生产用、组成最终产品的材料、外构件、辅助材料。
3.5.非直接生产用材料：是指对最终产品生产有间接影响的材料、辅助材料、设备、工装及非生产用办公用品、劳保用品等。
4.0流程：4.1新开发件采购流程图：见附件。
4.2量产品采购流程：见附件。
5.0作业内容：5.1.供方选择：5.1.1.技术中心根据产品生产需要提出采购项目。
和依《供方控制办法》（WI-7.4-001）执行。
5.1.2.产品工程师根据采购项目提供图纸、材料标准、产品试验标准等技术要求。
5.1.3.财务依据材料成本、制造成本、管理成本等提出内部价格。
5.1.4.采购根据采购项目技术、生产要求，收集整理推荐潜在供方。
5.1.5.由采购、技术中心负责对潜在供方的质量体系，技术生产能力进行评审。
5.1.6.经评审，把符合要求的对象正式列入潜在合格供方名单。
5.2报价5.2.1.采购向已获得本公司评估为合格潜在供方发出报价单。
5.2.2.如果顾客已提供一份核准的潜在供方名单时，应从这份名单中所列的供方选择报价、采购各项相关的物料。
如需变更，则需经客户核准后才可变更。
5.2.3.凡采购品涉及特殊特性、危险性及有毒性的物料，须取得符合当地政府安全环保法规证明文件。
采购部工作流程图及说明
寻找供方 初审 试制
认证为合格 供方
供给商
合格供给商管理流程
采购部 开场 （ 寻找供方
品质/工程/研发部 技术标准
提供样品，组织部门资料确认
试制
否 通过否 是
物料采购 流程
现场考察
合格供方 名录
评审报告
纳入合格 供方名录
年、季度评审
鉴定报告 鉴定
否 通过否
是 否 合格否
是
合格否
完毕
消费部
消费管理 流程
30
采购付款流程
确定付款 方式
发票审核
付款申请 报销发票 发票核销
采购部
开场 物料采购 流程
采购预付 是
款流程
预付款否
否
核对发票
采购单、合同 填具付款申请单 验收入库单
付款申请单 付款申请
发票核销
财务部
否
审核
是
付款
完毕
总经理
否
审批
是
采购付款流程说明
目的 适用于公司的除费用外的所有付款,包括但不限于购置材料,低值易耗品,固定资产的所 有采购与付款。
21
编制 申购单
下采购 订单
送检 入库
消费物料采购流程
仓库
采购部
采购计 划流程
开场
财务部
总经理
申购单 物料申购
否 审 核
是 询、比、议价
特殊采购否 否 采购合同表
签订采购合同
否
是
审
批
是
品管部
仓库入库 流程
追踪交货期
验收入库单 收货送检
否 合格否 是
25
消费物料采购流程说明
目的 规定物料采购流程，为了保证购置性价比更好的物料和保证物料的保质保量按期交货。 规定采购合同评审的流程，确保物料采购合同有效性和实用性。
采购流程图及说明
厚德 精业 求实 创新
财务部 总经理
开始
预 采购采购流程
否
付 预付款否? 是 付款流程 采购合同 款 预付款申请 预付款申请单
采购申请单
申 跟
请 催 发 票 发 票 核
预付款跟 催发票
销
否
审核 预付款
否
是 审批
是
核对及 结束
报销发票 17
采购预付款厚流德程精说业明求实 创新
目的
✓适用于公司(除费用、办公用品、厂部 伙房外)的所有预付款,包括但不限于购 买生产物料、设备、低值易耗品、固定
付款申请 付款申请单
发票核销 结束
否
审核 是
付款
否
审批
是
15
采购货到付款厚流德 程精业说明求实 创新
目的
✓适用于公司(除费用、办公用品、厂部 伙房外)的所有付款,包括但不限于购买 生产物料、设备、低值易耗品、固定资
产的所有采购与付款。
流程角色
✓主导部门：采购部
✓配合部门：财务部
16
采购预付款
采购流部程
2
降低不必要的采购成本，确保采购计划
采购流厚程德 精业 求实 创新
下 采 购编 制 需 求 单追踪提 交 申 请 单物询仓品、比库质比/比价/设单 设、备签特是备需议求申订采采采采单殊购购部采申合价请同否购采购购单采购购流申购部开采合程请购否订始单同?财否否审核务审核部是是总是否是否经审批审批品理控/设备部
采购计划厚流德程精图业 求实 创新
计 需求仓部库门（设备采部购）部财务部 总经理
划计 开采始购计需求划单
依划 据细 分物
流程
安全库存表
设备采购计划表
核对制库定存采购计划
采购作业流程图(原材料级)
<采购申请单>
货比三家
审批 采购订单
确认交期
订单回签
送货 验收
退货
入库 对账付款
1.部门负责人负责请购单审批。 2.确认其申请要素是否符合要求。
<采购申请单>
1.寻找多家以上同行业供应商进行单价，品质，服务，交期、付款方式等多纬 度对比. 2.选择最为合适的三家以上供应商进行挑选。
1.锁定供应商并制作采购订单、合同。 2.订单重要要素（供应商名称、产品编码、规格型号、单价，交期，付款方式 、交货约定等）。
<供应商资源库> <采购订单、合同>
1.将采购订单、合同邮件给供应商，供应商确认无误签回。 2.注意采购单价与供应商的最新单价是否相同,另交易付款等条件是否符合公司 <供应商回签订单> 规定。
1.与供应商确认并要求供方在三个作日内回复正式交货期。
<供应商回签订单>
1.供应链仓管接收产品，正常24小时内需办理完系统收料，并通知质量检验。 送货单、标签、订单等存在到货异常由采购24小时内处理完毕再行办理收料请 检。 2.质量检验人员依据检验SOP，进行验收/退判定。 3.验收OK，质量检验人员贴上合格标签，通知仓库办理入库。 4.验收NG，质量检验人员贴上不合格标签，通知SQE进行判断并与供方沟通， 由采购会签，退回供应商。采购制作采购退货单处理从仓库将实物退回供方
1.仓库收到质量检验的验收合格通知，8小时内办理完系统入库及上架。
1.采购入库单提供到相应采购。 2.采购交到财务确认单价及交货数量是否有误。 3.规定日期内把所以供应商的对账单确认无误后给到财务安排付款。
请检入库单 采购退货单 采购入库单
采购入库单 对账单
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5．调整采购预算的原因包括超范围采购或超预算采购两种。由于 D3 市场环境变化，如采购物资的价格上涨，导致实际采购金额超出采
购预算或生产突发事件导致采购预算外支出等。此时，采购部必须
提出采购预算调整申请，即追加采购预算
6．财务部接到采购部的预算调整申请后，根据实际情况，参照企 业的相关规定进行核对，并编制采购预算调整方案，提交财务总监 审核、总经理审批
段
3．采购部收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等 控
方面进行审查 制
D2 4．采购部通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商
5．采购部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交到采 购部
D3 6．采购部对供应商的投标书进行初步审核，淘汰明显不符合要求
的供应商 7．采购部经理组织需求部门、技术部门、财务部门等相关人员或 专家对筛选通过的投标书进行论证，选出最终的中标者 8．最终中标者经总经理签字确认后，由采购部相关人员宣布中标 单位 9．采购部经理代表招标方签订《采购合同》
详细描述及说明
1．各生产单位根据年度营业目标预测生产计划，据此编制年度物 资需求计划，并编制采购预算；仓储部根据企业相关规定和生产用 料计划编制采购预算；研发部、行政部根据实际需求编制采购预算
D1 2．财务部预算专员负责汇总、整理各部门提交的采购预算
3．财务部预算专员根据上一年度材料单价、次年度汇率、利率等
D1 2．请购人员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购
申请单”，需要说明请购物资的名称、数量、需求日期、质量要求
以及预算金额等内容
阶
段
3．采购部核查采购物资的库存情况，检查该项请购是否在执行后
又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量 控 D2
制
4．如果采购专员认为采购申请合理，则根据所掌握的市场价格，
应建 采购申请制度
相 规范
关
请购审批制度
规
参照
范
《企业内部控制应用指引》
规范
文件资料
采购申请单 采购预算表
责任部门 采购部、财务部、生产部、仓储部 及责任人 总经理、财务总监、采购部经理、采购专员
采购预算业务流程 1．采购预算业务流程与风险控制图 采购预算业务流程与风险控制
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 阶
公司采购流程图
标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]
请购审批业务流程
1．请购审批业务流程与风险控制图
请购审批业务流程与风险控制 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
总经理
采购部经
阶
财务总监
采购专员 相关部门 段
理
审
审
批
核
权限外
审
审
批
批权限
内
汇总、整 理3
业务风险
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分
阶
总经理
需求部门
采购部经 理
采购部
段 供应商
采购招标工 作中，如果 违反国家法 律、法规， 企业会遭受 外部处罚、 经采济购损招失标和过 信程誉如损果失违反 法律、法规 及企业规章 制度的规 定，企业可 能会受到有 如关果部采门购的招处 标罚评，审造不成规资 产损失
检查库存 采物购资申储请存4
呈情交况“采
购申请5
否
采购 单”
审
范围
核
内是
否 预算
审
是
内6
核
按照预算
执行进度
办理请购 结 手续 束
D1 开
始1 相关部门
D2
提出采购2 填写申请“采
D3
购
申请单”
2．请购审批业务流程控制表 请购审批业务流程控制
控制事项
详细描述及说明
1．生产部和仓储部等物资需求部门根据企业相关规定及实际需求 提出采购申请
总经理 财务总监 财务部
采购部
段 相关部门
如果采购预
算编制依据
不科学、不
合理，会造
审
审
成如企果业请资购源与
批
核
浪审费核、审批
部门不分
如离果，采容购易预产
审
审
算生调徇整私未枉经法
批
核
适行当为审，批造或成
超资越产授流权失审
批，可能会
产生重大差
错或舞弊、
欺诈行为， 2．采购预算业务流程控制表
从而使企业
遭受损失
阶
各项预算基准编制企业“年度采购预算表”，财务部经理签字确认
段
后，报财务总监审核、总经理审批后严格执行
控 4．请购部门根据实际需求提出采购申请，采购部采购专员应根据
制 市场价格填写采购金额，依据企业相关规定以及生产需求情况，判
D2 断采购是否合理。如果采购申请合理，提交相关领导审批；不合理
的采购申请，则退回请购部门
提供相关
D1 开
始
D2
资料
参与论 证 审
审 核
组织论证 7
选取
准备招标 文编件制招标1 发布书招标2
信息 3 进行资格 确定审资查格4
5 合发格售的标供书 接应收商标书
6 初步评审
D3
索取资
格
填报资 审查文
格 件
审查文 购采买件购标预书
算 填采报购标预书
算
2．采购业务招标流程控制表 采购业务招标流程控制
D1 开
2 汇总、整
始1 各部门编
D2
理 3
编制“年 采购预算 度采购预 组算织表执”行
采购预算
制本部门 D3 采购预算 严格执行
采购预算 实施采购活动 4
6 编制“采
5 提出采购
购预算调 整下方达案新”的 采购预算
方案
预算调整申 执行新请的采 购预算业务流程控制
控制事项
控制事项
详细描述及说明
1．对需要进行招标的采购业务，采购部准备采购招标文件，编制 《采购招标书》，报采购部经理审核
2．采购部发布招标信息，包括招标方式、招标项目（含名称、用 D1
途、规格、质量要求及数量或规模）、履行合同期限与地点、投标
保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地点、对
阶
投标单位的资质要求以及其他必要的内容
应建
相 规范
关
规
采购申请制度 请购审批制度 预算管理制度
范 参照 《企业内部控制应用指引》
规范
“销售计划”
“生产计划” 文件资料
“年度采购预算表”
“采购预算调整方案”
采购部、财务部 责任部门
总经理、财务总监、采购部经理、财务部经理、采购专员、预算
及责任人 专员
采购业务招标流程 1．采购业务招标流程与风险控制图 采购业务招标流程与风险控制
在“采购申请单”上填写采购金额后呈交相关领导审批
5．如果采购事项在申请范围之外的，应由采购部经理、财务总监 D3 逐级审核，最终由总经理审批；如果采购事项在申请范围之内但实
际采购金额超出预算的，经采购部经理审核后，财务总监和总经理 根据审批权限进行采购审批；在采购预算之内的，采购部按照预算
执行进度办理请购手续 6．采购专员按照审批后的“采购申请单”进行采购