浅谈货币资金支出的内部控制

浅谈货币资金支出的内部控制
【摘要】货币资金是企业资金的重要组成部分。

货币资金业务是指现金、银行存款和其他货币资金的收支业务。

企业日常生产经营过程中，为保持采购、生产、销售过程中的正常收支需要，必须保持一定量的货币资金。

如果忽视货币资金收支的控制，就会造成贪污、舞弊和危及货币资金安全、完整。

因此，货币资金管理是资产管理的重点，货币资金业务的内部控制则是企业内部控制的关键。

本文主要讨论货币资金支出业务的内部控制。

防范企业货币资金出现问题给企业带来巨大财务风险。

【关键词】货币资金支出内部控制
一、控制目标
对货币资金支出业务的内部控制目标可以理解为：真实、合法、有效。

所谓真实可看作财务记录方面的目标，即所有货币资金支出业务都以正确的金额及时地反映在会计记录中，包括完整性和正确性两层意思；合法可看作遵循法定目标，即货币资金支出业务要符合《内部会计控制规范——货币资金（试行）》、《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等国家有关规定；有效可看作营运目标，在现金为王的时代，货币资金作为关系企业经营成败的一项重要的资源，必须对其进行管理，货币资金支出业务涉及企业多种业务类型，多个部门和人员，综合反映和控制了企业经营活动，货币资金的有效支出关系到整个企业营运目标的实现。

这种目标的分类不影响各类目标实现的独立性，也不影响其实
现的重叠性。

一项内部控制措施可能有助于某一类目标的实现，也可能有助于两类或三类目标的实现；一类控制目标可能有一方面的控制措施就能促其实现，也可能有多方面的措施才能促其实现。

真实、合法性目标一般都可以通过强化内部控制手段来实现，健全有效的内部控制可以为其提供合理的保证。

而有效性目标的实现，则并非完全在企业掌控之中，影响营运目标实现的外部环境因素就无法掌控。

二、控制措施
内部控制措施按照审计理论的观点，可分为会计控制、管理控制和审计控制。

会计控制主要指企业内部应用会计方法和其他有关方法，对财务、会计工作和有关经济业务进行的控制；管理控制是根据一定的经营方针为合理有效地进行经营活动而设定的各种管理方式的控制；审计控制是用来检查、评价会计控制和管理控制是否健全有效的信息反馈控制。

具体到对货币资金支出业务的内部控制，可以从以上三个角度分别说明：
（一）会计控制措施
从内部牵制内容上看，主要有以下几个方面：（1）授权审批控制：是指各企业或岗位在处理货币资金支出及保管业务时，必须得到相应授权，经过批准才能进行。

如现金支付业务必须经过支付申请、支付审批、支付复核、办理支付四个程序，并在此过程中确保授权不放弃不越位。

授权包括一般授权和特别授权，前者指授权处
理货币资金一般性经济业务，如现金的支出、费用的报销等；后者指授权处理特殊性业务，如大额货币资金的支付。

企业在明确了各管理层次一般授权和特殊授权的责任、内容标准和限度后，就为货币资金业务的安全性奠定了基础。

（2）不相容岗位分离控制：不相容岗位是指由某个员工独自担任则增加其出现错误尤其舞弊可能性的岗位。

如：出纳员的工作与会计稽核工作就属于不相容岗位，如果这两项工作归属同一人，就为其从事舞弊活动提供了可乘之机。

从内部控制的观点来看，如某员工在履行其职责的正常过程中就可能发生错误或舞弊，并且内部控制又难以发现，那么，可以认为这些岗位是不相容的。

如货币资金支出授权和支付办理、支付办理和会计记录、支付办理和审核等。

（3）文件记录控制：这是货币资金支出内部控制发挥作用的重要方式，也是授权控制和岗位分离控制有效性的保证，利用会计凭证、账簿和报表对货币资金支出业务的连续性、完整性、系统性记录功能实施控制。

（4）定期轮岗控制：即对涉及货币资金内部控制的业务人员定期实行岗位轮换。

企业办理货币资金业务在配备了合格的人员后，应根据企业具体情况进行岗位轮换，不允许一个人长期在一个会计岗位上工作并坚持实行强制休假制度，以便及时发现有关人员的贪污、舞弊行为，减少货币资金支出管理中产生上述行为的可能性。

从控制目标上看，货币资金支出的真实性目标可通过文件记录控制措施，如根据批准的支出文件准备支票；将无效的支票注销和
归档；用支票书写器打印支票金额；及时记录支出，在支出日记账上根据支出凭证作记录；复核日记账的记账依据；现金支出的报告要符合会计原则的要求。

货币资金支出的合法性目标可通过授权审批控制措施，除零用现金外，一律采用支票支付。

如前所述，目标和措施具有重叠性，一项目标可有多种措施实现，一项措施也可实现不止一种目标，如授权审批控制措施不仅可实现合法性目标，也可保证有效性目标的措施。

从业务的具体内容上看，货币资金支出业务是通过银行转账支付和由出纳人员直接支付现金。

其中通过银行支出时，要求采用银行规定的结算办法，填制银行统一的结算凭证，客观上受到银行的外部控制，在很大程度上起到了防错消弊的作用。

因此对这种业务实施内部控制，应重点放在结算凭证的管理上。

如建立严密完善的结算凭证管理制度，妥善保管各种凭证，尤其是现金支票和转账支票；出纳开具支票时，财务主管应当审查批准，而不能让其独自办理；严格执行企业财务印章和法人印章分开保管制度；严格限制签发空白支票；随时与开户银行对账等。

对于资金支出业务，按其内容不同主要分为：采购物品支出货币资金、发放工资支付现金和支付各种借款使用现金等。

下面以采购物品支出资金为例。

对于采购材料、商品等支出业务实施内部控制，关键是在付出货币资金之前，先取得相应的原始凭证，如支付购货款必须取得销货单位的发货票，并及时送交财会部门，经财会主管审批后，交给出纳员支付。

这样，就能保证资金付出之前，经过了业务部门、财务部门，避免
出纳人员独自支付资金可能发生的弊端。

（二）管理控制措施
主要是推行预算管理。

预算管理由预算编制、预算执行、预算控制、预算分析和预算考核等一系列环节组成。

通过制定资金支出预算，将企业面向市场环境所要实现的营运目标落实为企业内部货币资金支出环节的具体行为，使目标的实现有了行为基础，同时也使内部控制有效性目标有了实现的标准。

通过制定预算，明确各责任主体的责权利，赋予其积极性和责任约束机制，使决策更有效。

另外还包括人员组织和培训，信息和沟通等控制措施。

（三）审计控制措施
内部控制作用的发挥，有赖于建立起健全有效的内部控制系统，更有赖于其良好运行的机制，包括对内部控制建立和实施进行恰当的监督，通过监督活动，评价内部控制系统的运行效果和质量。

而监督的形式主要是内部审计控制，它是根据系统的控制目标和既定的环境条件，按照一定的依据来审查、调节被审查企业经济活动的一种控制活动，主要过程是查明问题、对照标准、找出差距、分析可能、提出措施、监督纠正。

对于货币资金支出业务来说，主要通过了解货币资金支出内部控制的目标是什么，要解决什么问题，这种控制是否对被审计企业的资金支出业务活动有益，是否存在重复控制，什么样的风险是可以接受的，控制的效果是否影响管理当局决策等。

并进一步形成评价：何处控制环节过多，何处控制环节不足，何处控制满意，何处需要改善。

最终提供完善的货币资金支出
内部控制制度和纠正错弊的建议。

综上所述，从会计控制角度对货币资金支出业务的控制是否一定能达到真实、合法、有效的控制目标，答案是否定的。

由于内部控制制度设计和运行要受到成本效益原则制约，当实施某项特定的控制手段的成本高于预期收益时，管理层就会放弃该手段。

因此，设计良好的内控制度是否能得到有效的执行有赖于一个企业员工的诚实性、道德观，当执行者相互勾结时，内控系统将不会发生作用。

也就是说由于内部控制的局限性，控制目标的实现将会受到影响。

因此我们在实施货币资金支出内部控制时要充分考虑到这些因素。

企业必须杜绝资金的体外循环，加强资金管理，强化资金使用的审批程序，最终达到提升企业货币资金管理水平。