第四章公共关系的组织机构和人员

第四章公共关系的组织机构和人员

一、学习提示

本章主要介绍公共关系机构的类型及特点、公共关系从业人员应具备的基本素质及培训方法。对于组织内部的公共关系部，主要介绍公关部在组织中的地位、职责、特点、设置原则和组织类型。对于社会上的公共关系公司，主要介绍其工作内容、组织机构、工作原则等。同时详细说明如何综合利用这两种公共关系组织机构。对公共关系人员的素质、角色，以及对公关人员的培养和选拔进行阐述。通过本章的学习您应该能做到：

一、公共关系组织机构

公共关系工作是一项长期的、复杂的、有计划的工作，需要有专门机构来从事这项工作，以保证组织的公共关系工作职能化和经常化。目前组织机构可以分为两大类：组织内部的公共关系部、社会上的公共关系公司

1．公共关系部及其在组织中的地位

公共关系部在组织中既是组织的管理职能部门，又是组织的决策参谋部门

公关部在组织中的决策参谋地位主要是由以下的职能决定的：资料储存中心、信息发布中心、环境监测中心、趋势预测中心、公众接待中心

由于在组织中担负着多中心的重任，因此在组织决策层中，公关部是组织决策的重要“参谋”。为了提高公共关系的地位，在美国，越来越多的公关部负责人可以直接向企业最高决策人汇报工作，向最高领导层提供建议并接受他们的指导

2．公共关系部的特点

公关部不同于组织中的办公室或秘书处。有以下特点

（1）专业性:指它作为组织内从事公共关系工作的机构，不能成为“杂货店”，也不是临时班子，必须保证其队伍的专业化和工作内容的专业化

（2）协同性:是指在实现公共关系计划所确定的目标时，组织不能只靠公关部单枪匹马，孤军作战，还应依靠组织中各部门的相互配合及全体成员的共同努力

（3）自主性:是指公关部在组织中要有独立的地位，有一定的权限范围，可以自主地开展各项工作

（4）服务性:公关部是一种具有服务性质的、较高层次的间接管理部门，但它不是直接的管理者，也不是领导者和生产者

3．公共关系部的设置原则

（1）规模适应性:公关部规模的大小应当与组织的规模及其发展相适应

（2）整体协调性:在设置公关部机构时，应与组织内部各部门相协调

（3）工作针对性:公关部的机构设置，要根据不同组织的工作性质和自身所面向的社会公众的特殊性来确定。（4）机构权威性:公关部工作的好坏直接关系到组织的形象和整个事业的顺利发展，这就要求把它放在十分重要的位置上，使它具有一定的权威性

公关部作为高层次的管理机构，其负责人应进入组织的最高决策层，至少应有直接向决策层汇报、提建议或参与决策讨论的权力

在组织内部，任何其他部门无权干扰公关部的工作，无权对公关部下达命令，公关部直接对组织最高领导层负责

上述原则，在设置公共关系部及有关机构时，组织必须加以综合考虑，而不能只考虑其中一项

4．公共关系部的组织类型

公关部的组织机构没有固定的模式

（1）按工作方式和结构类型分类，公关部的组织类型可分为公共关系对象型、职能型、过程型和复合型几种类型对象型（公众型）

按照不同公众设置内部组织结构

优点是各职能部门熟悉自己的工作对象，了解公众需要和反映，便于针对性地开展公关活动

职能型

按照公共关系职能分类设置其内部机构

各职能部门配有专门业务人才处理公共关系活动中遇到的各类问题，提供决策咨询，适应复杂环境和满足大型组织管理需要

过程型

按照公共关系过程分类设置其内部机构

特点是公共关系部下属部门科室工作内容专业性强、工作范围集中、任务明确，易于积累

缺点：整体性较差，协调不好已造成扯皮、推诿

综合型

按照实际工作需要几种类型合而为一，组成综合型结构

（2）按领导方式分类，或从组织管理角度考虑，或从公共关系部在组织中的地位来考察，公关部的设置可分为四种类型：即总经理直接负责型、总经理间接负责型、部门所属型和公共关系委员会

公共关系的组织形式之一——直属型

公共关系部的负责人直接由组织最高决策层负责人兼任

特点

公关部的各种意见可以迅速反馈到最高决策层直接参与决策

便于全面、针对性工作

具一定权威性，有利于组织各部门之间信息沟通与协调工作，

及时了解组织内外各种意见和正确处理各种事务

多用于职能部门分工细、层次多的大中型企业

公共关系的组织形式之二——独立型

独立性公关部又称公关系科，由三级机构的基层干部担任公关部负责人

特点：虽然是三级机构但是一个独立机构，由最高领导直接负责

经常参与组织的有关决策活动

职能部门分工较细、层次较多的中型企业的公关部常采用这种方式

公共关系的组织形式之三——部门并列型

1.公关部与企业内部二级机构处于平等地位，对组织最高层直接负责，参与有关决策活动

2.对企业的经营决策可发挥一定影响

3.在对外关系中可充当最高决策者的全权代表

4.一些层次结构较为单一的中小型企业公关部常采用此种模式

公共关系的组织形式之四——部门隶属型

1.公共关系部隶属于某一职能部门作为组织的三级机构，可隶属于宣传、广告、经营、销售、办公室等

2.公关部工作因附属部门不同而有所偏重

（3）按公共关系部机构的规模分类，公关部的设置可分为小、中、大三种类型

二、公共关系公司

1. 公共关系公司的工作内容

公关公司的基本职能是：为委托者（或称客户）提供公共关系的全部或单项服务

对委托者的公共关系工作进行指导、监督，提出建议以及帮助或代替实施

帮助委托者沟通与社会公众之间的双向信息交流

2. 公共关系公司的工作原则：

a.遵纪守法

b.讲求真实、准确

c.不干涉内务

d.保守秘密

e.避免为相互竞争的委托组织同时服务

f.一切为客户着想

三、公共关系组织机构的综合利用

任何社会组织，都需要公共关系组织机构来开展公共关系活动。首先必须根据本组织的实际情况，明确两种机构的优势和不足，综合利用这两种公共关系组织机构

1.公共关系部的利与弊

在组织内部建立公关部，对于开展公共关系有以下好处公关部的弱点主要有

熟悉组织情况；能提供及时的公共关系服务；有利于保持公关工作的连续性和稳定性；有利于节约经费职责不明，负担过重；看问题有时不够客观，即所谓“当事者迷”；总费用可能比聘请公共关系公司多；有可能成为组织的一种负担