秘书资格证书专题(2)作业评讲(1)

秘书资格证书专题(2)作业评讲(1)三、简答。

1、简述会议组织的具体作用。

从本质上的意义上讲，会议是社会民主的表现方式，是领导活动的有效手段。

会议组织的作用是：①会议是社会民主的表现方式。

作为一项聚众议事的活动，会议本身就有民主的内涵。

每个与会者都代表着一定数量的社会公众。

会议本身又赋予与会者充分发表自己观点、见解的权力，因此会议成为社会民主的有力表现方式。

②会议是领导活动的有效手段。

各级领导机关制定政策、布置工作、调查情况、统筹协调、宣传动员等活动的开展，都离不开会议。

从控制论的观点看，领导活动是由收集信息、制定决策、监督控制、反馈调节等构成一个环闭系统，在这个系统中的每一个环节，都可借助会议的独特作用。

2、大中型会议，需要提前准备的会议文件有哪些？大中型会议，需要提前准备的会议文件有：(1)开幕词；(2)闭幕词；(3)工作报告；(4)交流材料；(5)领导讲话；(6)会议须知或会议手册。

本题答出基本要点即可，有学生反映此题看似简单，却不好“背”，事实上，联系每次大中型会议中秘书的工作实际，就会发现以上材料必不可少，所以应该很好记忆。

4、商务谈判的基本要素有哪些？一项商务谈判活动由以下基本要素构成：①商务谈判的主体——参与谈判的当事人，也就是买方与卖方或供方与求方。

②商务谈判的客体——谈判的内容和议题。

一般由双方共同确定。

③商务谈判的目的——通过与对方的交往、洽谈、促使双方采取某种行动或作出某种承诺，以达到成交的目的。

④商务谈判的结果——一个完整的谈判应当有结果，或者是取得成功，达成一致，或者失败和破裂。

要尽量避免无结果的不完整的谈判，不做无效劳动，提高工作效能。

5、常用的商务谈判的策略有哪几种？运用策略应注意的主要问题是什么？常用的商务谈判的策略有：针对目标的策略；针对纠纷的策略；时机性策略；方法性策略；方针性策略等等。

运用策略时应注意的主要问题是：策略的选择和运用不可生搬硬套而要力求理解通晓，融会贯通，灵活机动。

以上提供了基本要点。

回答此题时，关于策略运用的“融会贯通，灵活机动”需要联系秘书谈判工作的具体实际开展简单的说明。

如，目标没有变，而条件改变了，策略也要改变，条件使自己处于较强谈判地位的一方，在涉及到重要问题时常常采取强硬的对抗性策略，而条件使自己转变为有求于人的一方时，多采取柔弱的顺应性策略，等等。

四、论述题。

1、试论改进会风。

不少会议的会风存在着比较严重的问题，亟需改进。

会风中存在的主要问题有：①会议过多过重的现象十分严重，会议的思想作风和工作作风令人担忧。

②会期过长，规模过大，规模过高；③借开会之名进行吃喝玩乐，铺张浪费，甚至滥发财物；④会议纪律松懈，迟到、缺席现象普遍；⑤会议内容空乏，搞形式主义，作表面文章；⑥议而不决，决而不行，行而不查。

以上种种，大大妨碍了会议的成效，必须予以重视并加以改进。

改进会风的途径包括：①树立正确的会议观念，倡导开会中的务实精神和负责精神。

②建立健全会议的法规制度，破除形式主义，力戒官场习气，注重会议成效，实现会议的科学化、规范化和制度化。

③变革会议的方式和手段。

在方式上可采用现场办公会、对话会、午餐会、限时发言开会、站着开会等方式；在手段上，可多借助广播、电视、电话、计算机等现代化通讯手段开会。

五、案例分析题。

试比较分析以下两封公关书信的得与失：(一)执事先生；兹问贵公司介绍，我们是新加坡经营呢绒匹头的主要进出口商，愿与贵公司建立业务关系。

目前，我们拟进口各种呢绒一批，知贵公司专门从事该项业务，为此函请您按照附表所列品种提供报价；同时请航寄有关剪样，以供我方参考。

如果您的产品质量好，价格又有竞争性，我们将乐于向贵公司订购。

盼您及早答复。

谨启者太平洋贸易公司经理（签字）XXXX年X月X日（二）XX先生：由于本公司工作安排有变化，我已无法于6月10日赴约。

我很失望，我曾期望到旧金山来。

虽然我觉得不方便，但仍希望我们能再走一个约会。

何时能重新安排请告知。

敬启XXXX年X月X日要求：1．运用相关理论并联系原文进行比较分析。

2．300字以上。

本题考核的知识点包括：1、公文写作的格式规范。

2、公文写作的语言。

第一封信比第二封信要写得好。

理由如下：（1）第一封信公关意识浓，注意营造了联手共事、平等协商的氛围。

这样容易引起对方的兴趣。

（2）出言礼貌，表示了对对方应的尊重。

如用“先生”、“贵公司”、“您”、“函请”、“请”、“谨启”等字样，和气恭敬。

第二封信的失误在于；（1）发信一方，没有按照平等协商的原则办事，只考虑自己，而没有为对方考虑，本来自己做错了，却无一点自我批评，明明是自己失约，却无丝毫遣疚之意。

缺乏道德水准、（2）出言生硬，冷淡无礼，更谈不上亲切和委婉了。

（3）措词含混，表述不清。

其“安排有变化”、“无法”、“很失望”、“我觉得不方便”等话语，既没有明确的解释，也没有必要的说明。

这怎么能取得对方的谅解和同情，又怎么能让对方与之继续联系下去呢。

此题回答出两个方面：第一封信好，好在哪里；第二封信不好，不好在哪里，重点从语言感情色彩上把握就可以了。

《秘书资格证书专题》(2)作业评讲(2)三、简答题。

1、信访工作的意义是什么。

信访工作的意义：信访工作是联系群众的重要纽带；信访工作是民主监督的重要保证；信访工作是安定团结的重要措施；信访工作是反馈信息的重要渠道。

本题是教材214页相关内容，答出要点即可，比较简单。

3、信访工作具体任务是什么。

信访工作的具体任务是：受理本地区、本系统和上级领导机关交办的来信来访问题，定期综合研究人民群众来信来访中反映的重要情况和问题，及时向有关领导部门和负责人反映，以作为决策的依据，并提出解决问题的意见和建议；按照分级负责、归口办理的原则，向有关地区、单位和部门交办来信来访的问题，并负责督促、检查。

对下级的处理信访问题的结案报告进行审查；协助党政领导机关检查本地区、本系统的信访工作，及时发现和解决问题，并组织经验交流，进行义务指导，推动信访工作的开展。

四、论述题。

2、试论信访工作中的受理。

受理，是指各级行政机关在其职权范围内，受理信访人员提出的信访事项。

信访工作中的受理，应根据不同情况分别予以受理：（1）信访人对各级人民代表大会及县以上各级人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的信访事项，信访工作机构应当根据情况告知信访人分别向有关的人大及其常务委员会、人民法院、人民检察院提出。

（2）对于已经或者应当通过诉讼、行政复议、仲裁解决的信访事项，信访工作机构应当告知信访人依照有关法律、行政法规的规定办理。

（3）涉及两个或两个以上行政机关的信访事项，由所涉及的行政机关协商受理；受理有争议的，由其共同的上一级行政机关协调决定受理机关。

（4）应当对信访事项作出处理的行政机关合并、撤销的，由继续行使其职权的行政机关受理。

（5）信访人的信访事项若未向依法有权作出处理决定的有关行政机关提出，信访工作机构应当予以告知。

（6）上级行政机关认为有必要直接受理的，可以直接受理。

（7）信访工作机构发现来访人员中有传染病人或疑似传染病人，应当通报所在地的卫生行政管理部门,由卫生行政管理部门按国家有关规定处理。

发现来访人员中有精神病人的，应当通知病人所在地、单位或者监护人将其收回。

对不能控制自己行为、妨碍信访秩序的精神病人，信访工作机构可以请求所在地的公安机关将其带离接待场所，并按照有关规定予以收容或遣送，或者通知其所在地区、单位或者监护人将其带回。

（8）对于不遵守信访秩序，影响接待工作的，信访工作机构可以给予批评教育；批评教育无效的，可以请求所在地公安机关将其带离并按有关规定予以处理。

（9）对于可能造成社会影响的重大、紧急信访事项和信访信息，有关行政机关应当立即报告上一级人民政府，必要时通报有关主管部门，并在职权范围内依法采取措施，果断处理，防止不良影响的发生、扩大。

3、试论接待工作的一般程序。

收集来宾情况，判断来意。

秘书人员可通过阅读有关机构的接待通知、信函或查阅来访者进行初步的接触与交谈，从中收集来访者的人数、时间、任务和目的，了解来宾的姓名、性别、年龄、民族、身份和职务等。

拟定接待方案。

主要内容有：接待方案、接待规格、接待日程安排、接待形式、接待经费、生活安排等。

准备接待配料，如汇报材料、发言材料、参考材料、欢迎词、祝酒词、协议书、会议记要等。

组织双方活动，组织工作的重点有：迎接、拜会、宴请、会议、参观、游览、送别、以及吃、住、行和安全保卫等。

处理善后工作，如总结本次接待工作的经验、教训，向领导者进行报告，结算有关费用，对接待中的文字材料进行处理和立卷、归档等。

五、案例分析题。

试分析以下案例中选配秘书所存在的问题：某县一个经济待遇不错的局级单位需要选配一名秘书。

消息一传出，不少人都冲着该单位优厚的待遇蜂涌而至，竞相报名。

然而，在“过五关，斩六将”式的层层过筛、道道遴选的过程中，当权着把不少虽有道德文才而缺少交际本领的人拒之门外，最后，选配了一位年方２８岁的“佼佼”者小牟。

小牟善辞令、有海量，每每有客人光顾，领导便把小牟这张“交际王牌”大出去。

由于小牟善于在公开场合搞关系，领导对其颇为信任，权力渐渐地向小牟倾斜，使他变得趾高气扬、难抑骄气，胆子也越来越大。

一次，他在与外地宾客交际时，竟将单位里的一批货物私下与对方进行“黑道交易”，个人赚了一大笔钱，而单位却蒙受了重大损失。

就是这位“善于交际”、“深谙关系学”的秘书，在此后短短的两年时间里，与外国人屡屡勾结，非法牟利，使单位累累遭损。

最后，由于小牟的诡计暴露，受到了法律的制裁。

………某机关办公室选配了一位妙龄女郎作秘书。

乍一见这位女秘书可谓风摆垂柳、秀色可餐。

然而，这位外表俏丽的女秘书实质上只不过是个金玉其外、败絮其中的“绣花枕头”而已。

一次，机关迎来了宾客。

席间，宾客与女秘书聊天。

当这位颇有学问的来客谈及当地的风土人情、历史掌故等话题时，女秘书不是目瞪口呆，便是洋相百出。

后来，这位宾客便把话题扯到秘书的本性——拟制文稿上，遗憾的是，这位漂亮小姐对拟制文稿也是外行，事后，这位宾客悄悄对随行人员说：“漂亮小姐往眼前一站虽让你悦目，但说出话来却言之无物叫人不赏心，可谓是‘太空美人’——肚里太空！”某局负责人是柳某的表哥，为了使儿子小柳能从企业调入机关，柳某便托表哥帮忙。

然而，该局其他岗位均已满编，唯有那“一般的干不了，能干的又不愿干”的办公室秘书岗位还缺人。

为了把表侄子能从企业调入机关，这位负责人不顾表侄的实际情况。

硬让小柳“滥竽充数”当起了秘书，结果，只好在机关做一个勤杂。

本题考核的知识点包括：现代秘书职业的要求。

从以上事例看，对秘书人才的认识存在以下问题：①善于交际，固然是现代秘书所不可或缺的，但并不是最主要的标准。

“深谙关系学”更非秘书资格所要求。