合同、费用审核要点概要

合同、费用审核要点
CSST总部内控部 2012年8月24日
主要内容
一、采购合同审核要点 二、销售合同审核要点
三、大额费用审核要点
四、CSST相关制度规定
一、采购合同审核要点 （一）供应商资质 （二）采购需求
（三）采购单价
（四）采购合同审批 （五）采购合同规范性 （六）采购合同盖章 （七）采购合同执行情况的事后检查
销售合同审核要点（四）
（四）销售合同审批
1. 检查销售合同是否按照公司制度规定经过适当职级审批，如销售经理、
分管领导、财务部等人员的审批； 2. 对于非现款购买的检查其授信是否符合《CSST产品销售授信管理办法》 的规定，以及检查是否按该制度要求收取了相应的保证金； 3. 检查对于销售合同金额超过《CSST财务审批与授权规定》的子公司审
销售合同审核要点（二）

（二）生产能力及商品供应能力
1. 新产品应查看我司是否客观评估自身的生产能力和技术水平，能否达
到客户的的产品要求，应查看样品是否经客户书面确认；以免产品质 量不达标或产能不足造成违约损失 2. 是否检查生产线产能及生产排期（如有外包，应结合外包公司状况） 能否达到客户的交期要求，具体可查看产能表和生产计划排期表。 3. 对于商务贸易公司，是否检查库存商品数量、采购周期以确定能否满 足客户要求的供货数量、交期等
批范围的，是否传递到总部相应层级进行审批。
4. 对于变更合同、或者签订补充协议的，同样要按照以上要求经过适当 层级的审批
销售合同审核要点（五）
（五）销售合同规范性
1. 检查销售合同是否为公司标准合同，若不是标准合同是否经过法务部
采购合同审核要点（三）
（三）采购价格
1. 检查是否按照规定对合格供应商清单中的供应商进行至少三家询价并
选择最优惠的，如果选择的供应商价格不是最优惠的，则需了解原因 分析合理性，比如向该供应商的采购额超过一定量的话有返利，且返
利额高于价格差异，或者说是客户指定的供应商。
2. 与前期的采购价格作比较，对于价格上涨的调查了解原因，如不合理 应进行市场询价（即不局限于我司合作的供应商，向市场上其他供应 商进行询价）。
门到现场查勘，确定是电梯质量原因引起的。电梯供应商应付全责。出于为维 护公司良好的声誉及人道主义精神，BC公司垫支付了50万元的治疗费及补偿 费。事后，BC公司向H市电梯供应商追偿，电梯供应商一拖再拖。为此，BC 公司向合同约定的诉讼法院提出诉讼。3个后虽然胜诉，但ABC公司前后共去 H市10次，差旅费、交际费共花去6万多元。
3. 对于供应商送货质量不达标的是否及时退货，并要求供应商限期返工
或补货，对于因此造成延期的按合同条款规定扣除相应的违约金及要 求供应商赔偿造成的损失 4. 对于我司违约的是否与供应商进行协商减少损失，协商无果的经相关 领导审批后按合同规定进行赔偿。 5. 合同档案的归档：检查采购合同以及合同评审表等重要资料是否统一 归档保管，并按顺序编号以便于查找。
采购合同审核要点（一）
（一）供应商资质
1. 检查采购合同中的供应商是否在合格供应商清单中，获取近期的供应
商评估报告，检查其结果是否合格；
2.
检查供应商相关资质文件是否齐全以确认供应商的经营规模、生产能
力、产品质量及资金状况等信息，如检查营业执照、税务登记证、相 关质量资质证明等；检查对于按规定需要进行现场考察的是否有考察 报告，考察人员是否有品质部参与，查看考察项目是否包括生产环境、 设备、原料、加工技术以及管理情况等主要方面，检查考察报告是否 合格且经考察人员签字确认。
当BC公司向H市供应商索取建筑安装业发票时，H市卖方以BC公司未全额付款（扣 5%的质保金）为由，说要等到年底12月份才能开具发票。到年底12月份时，BC公 司因忙于与建筑商终结算工作，把要发票的事给忘了，H市供应商给忘了，只好次 年在开具建筑安装业发票。 由于BC公司未消能及时取得2011年度的建筑安装业发票，影响了当年所得税的 汇算及年底土地增值税的清算，给公司造成了经济损失。供应商也因未在2011年及 时开票，也没有交纳相应税金。
采购合同审核要点（五）
（五）采购合同规范性
3.2 案例分析
A市BC臵业公司与H市电梯公司于2011年5月13日在BC臵业公司13楼会议室根据中标通知书签订 了《电梯采购合同》。双方约定7月15日电梯运抵BC臵业公司绿苑小区，8月15日前安装好。 买方根据合同要求，在合同生效后的次日（5月14日））支付给供应商合同总价的30% %即 648,000.00 元，作为合同预付款。同时供应商履约保函生效。 5月25日，H市供应商以生产订单任务多，资金周转困难为由，电话提出要延期1 个月交货。A 市BC臵业公司以小区已整理完毕，与业主已合同约定正待8月15日电梯装好之后入隹为由，拒 绝了H市供应商的要求； H市供应商在未与BC公司签订书面延长合同履行时间的情况下，在7月31日将货物运抵A市绿苑
采购合同审核要点（一）
（一）供应商资质
3. 对于首次采购的商品应查看品质部的检测结果，如果需要官方检测的
应获取官方检测报告，对于非首次采购的商品向品质部获取质量信息， 如入库验收的抽检记录、平时工作过程中发现的质量问题、以及客户
反馈或退货的质量问题等。
4. 了解、观察或检查采购人员是否具备相应业务能力和技术水平，是否 由两人以上参与谈判
采购合同审核要点（四）
（四）采购合同审批
1. 检查采购合同是否按照公司制度规定经过适当职级审批，如采购经理、
分管领导、财务部等人员的审批；
2.
检查采购合同付款条款的规定，是否最大幅度延迟付款时间，可以参
考公司对采购商品付款的规定，或者参考销售合同中规定的付款期间， 避免资金流动风险；另外如需现款或预付款的应查看是否有公司制度 规定需要经过特别审批，如有，应遵循；
销售合同审核要点（三）
（三）销售价格
1. 检查产品定价方式是否合理，是否考虑了毛利、竞争者价格等因素，
可以结合公司的整体毛利率考虑其是否合理；检查产品定价是否依据 订单额、预付款的不同而做适当的调整，对订单额大、预付款比例大
的客户所定的售价应低于订单额和预付款都小的客户；上了ERP的利
用成本模块计算出成本，测算出毛利。 2. 检查产品售价是否按照公司制度规定经过适当层级审批； 3. 检查销售合同中的销售价格是否依据公司的产品定价表来确定；售价 不应低于底价，特殊情况下需要经过特殊审批。
二、销售合同审核要点 （一）客户资信 （二）生产能力及供应能力 （三）销售价格
（四）销售合同审批
（五）销售合同规范性 （六）销售合同盖章 （七）销售合同执行情况的事后检查
销售合同审核要点（一）
（一）客户资信
1. 首次合作的客户又不是现款购买的，检查是否对客户的资信状况进行
调查以了解其经营规模、信誉和履约能力，包括直接向客户获取的相 关资质文件如营业执照、税务登记证、财务报表等；必要时应向第三 方机构调查，如向银行等金融机构调查客户的信用等级，通过工商局 调查其注册情况等（个人客户只能现款销售）。 案例分析
内控在检查截止到2010年8月份的应收账款―――A市经销商乙余额时，挂账26 万元。经核对发现：5月份A市经销商乙打款45万元，销售部协同库房出库55万 元的货物。六月份A市经销商乙打款20万元，销售部协同库房出库36万元的货物； 合计多发货26万元。给公司带来了应收账款风险 案例提示： 1、发出货物要经过财务审核，实行款到发货； 2、库管要见到财务审核签字后的发货通知单，才可发货。 3、实行授信额度时，要对经销商的资信进行综合评估，并经相关领导审批。 鉴于销售部与库房违犯合同规定擅自多发货，公司对二部门负责人进行了处罚
采购合同审核要点（五）
（五）采购合同规范性
1. 检查采购合同是否为公司标准合同，若不是标准合同是否经过法务部
审批；并查看合同中规定条款是否有明显对我司不利的，如不允许退 货，退货不退定金，交货期太长等 2. 3. 检查采购合同是否有统一编号； 检查合同签订内容是否完整，是否明确列明合同标的、数量、质量、 价格、税金、结算方式、运输方式、生效日期、交期、发票提供、退 货条款，还需列明违约责任、赔偿条款、违约处理方式、仲裁或诉讼 机关所在地等重要信息，并经双方签字盖章，填上签订日期。
采购合同审核要点（五）
（五）采购合同规范性
3.1 对于采购产品的技术要求高、金额大且需要对方提供维修维护的应规
定保留相应的质保金；采购订单交期应结合销售订单的交期，并预备 充分的生产时间；质量要求应注明商品规格、参数等重要信息，且列
明商品不合规的退货或返修条款，以及相关的违约责任。
3.2 关注供货方违约条款并有清晰明确的违约金计算方法，在对方违约时 才能及时、有效地保障公司的利益
采购合同审核要点（六）
（六）采购合同盖章
要求印章保管人须在合同审批流程走完后才盖章（符合内控审批合同范围 的还需有内控审批签字）
采购合同审核要点（七）
（七）采购合同执行情况的事后检查
1. 检查采购合同是否得到切实履行，供应商按时送货、我司按时付款
2. 检查对于供应商延迟送货、或者不送货是否按照合同规定扣除相应的 违约金以及要求供应商赔偿造成的损失
采购合同审核要点（二）
（二）采购需求
1. 检查所需采购的物料、数量是否有相关的请购单及销售订单/合同支
持，请购单的需求数量是否考虑现有库存、在途库存及安全库存量等 信息，以免采购过多造成库存积压或短缺。 2. 检查请购单是否按照公司制度经相应的职级审批（如果采购需求由 ERP系统自动产生并生成订单且以该订单作为合同的，则只需确保 ERP按此逻辑正常运行即可；若采购需求由系统产生，而采购合同是 系统外的，则需检查采购合同的物料、数量是否与ERP系统中自动生 成的数据一致。）
2009年12月，A市经售商乙与省代公司签订了一份***品牌手机分销合同，年销售500