人事档案的建立和保存
人事档案管理规定
人事档案管理规定人事档案管理规定一、引言人事档案是企业人力资源管理的重要组成部分，对于保障员工权益、提高管理效率具有重要意义。
为了规范人事档案管理工作，制定本规定。
二、档案管理责任1. 人力资源部门负责人应对人事档案管理工作负责，并指定专人负责具体操作。
2. 各部门负责人应配合人力资源部门的工作，及时提供相关人事档案资料。
三、档案的建立与归档1. 新员工入职时，应填写个人信息表，并提供身份证、学历证书、工作经历证明等相关材料。
2. 人力资源部门应按照规定的分类标准，将档案进行归档，并进行编号和登记。
3. 档案应妥善保管，确保安全可靠。
四、档案的查阅与使用1. 员工有权查阅自己的人事档案，但需提前向人力资源部门提出申请，并在人力资源部门的监督下进行查阅。
2. 除了员工本人外，其他人员查阅档案需经过授权，并在查阅记录中进行登记。
五、档案的保密与存储1. 人事档案属于敏感信息，应妥善保密，严禁泄露。
2. 档案应存储在安全可靠的地方，防止丢失、损坏或被盗。
六、档案的保存与销毁1. 员工离职后，其人事档案应保存至少五年，期满后可进行销毁。
2. 档案销毁应经过人力资源部门的审批，并进行记录。
七、违规处理1. 对于违反本规定的行为，将依据公司相关制度进行处理，包括但不限于警告、记过、降职、辞退等。
八、附则1. 本规定自颁布之日起生效，如有需要修改或补充，应经过人力资源部门的审批。
2. 本规定解释权归人力资源部门所有。
以上为人事档案管理规定，旨在规范人事档案的建立、归档、查阅、保密、存储、保存与销毁等方面的工作，以确保人事档案管理的安全、可靠和高效。
人事档案管理规定
人事档案管理规定
1. 人事档案的建立和管理。
个人档案的建立，每位员工入职后，应立即建立个人档案，包括个人基本信息、合同签订情况、教育背景、工作经历等内容。
档案管理责任，人力资源部门负责对员工档案进行管理，确保档案内容的完整、准确和保密。
2. 档案存储和保管。
存储要求，员工档案应妥善存放在人力资源部门或指定的档案室内，保证档
案的安全和完整性。
保密措施，对于涉及个人隐私的档案内容，应加强保密措施，限制访问权限，防止泄露。
3. 档案使用和查询。
内部查询，员工本人或相关部门需要查询档案内容时，应提交书面申请，并
经过审批后方可查阅。
外部查询，对于外部单位或个人的档案查询请求，应严格控制，并遵守相关
法律法规的规定。
4. 档案销毁和归档。
销毁程序，对于已离职员工的档案，应按照规定程序进行销毁，包括书面申请、审批和证明文件的保存。
归档管理，对于已离职员工的档案，应按照规定时间进行归档管理，保证档
案的长期保存和利用。
以上规定旨在确保员工档案的管理工作得到规范和有效的执行，保障员工的合
法权益和公司的信息安全。
人力资源部门应严格执行相关规定，加强档案管理工作，做好档案的管理和维护工作。
2023年人事档案管理办法
2023年人事档案管理办法为提高人事档案的管理和利用效率，规范人事档案的建立、保存、传输和利用，制定本办法。
第一章总则第一条为了加强对人事档案的管理和利用，维护人事档案的真实性、完整性和安全性，提高人事管理工作水平，制定本规定。
第二条本办法适用于国家机关、事业单位和其他组织的人事档案管理工作。
第三条人事档案是组织对个人从业资格、学历、工作经历等有关情况的记录和保存的档案。
第二章人事档案的建立和保存第四条组织应按照有关规定和要求，建立健全人事档案建设和管理制度，并依法建立、保存人事档案。
第五条个人在进入组织工作时，应提交相关个人信息和证明材料，并按规定填写个人信息表和人事档案登记表。
第六条组织应按照相关规定，对个人的从业资格、学历、工作经历等情况进行核查，并将核查结果记录在人事档案中。
第七条组织应对人事档案进行分类、编号和归档，确保档案的完整性和易查性。
第八条组织应建立人事档案的电子化管理系统，实现人事档案的电子化存储和传输。
第九条人事档案应按照相关规定和要求进行保存和保管，未经批准不得私自销毁、丢失或移交他人。
第十条人事档案的保存期限按照相关规定进行确定，并根据需要进行调整。
第三章人事档案的传输和利用第十一条组织应按照相关规定，对外部机构或个人提供符合要求的人事档案信息。
第十二条组织在职工离岗、调离或离职时，应及时将其人事档案进行迁移或交接，并保证档案的完整性和安全性。
第十三条组织应按照相关规定和要求，对人事档案进行合法、规范和安全的利用。
第十四条个人对自己的人事档案有查阅、复制和提取的权利，但须提交合法的申请和身份证明。
第十五条组织应建立健全人事档案的安全管理制度，确保档案的安全性和机密性。
第四章监督和责任追究第十六条人社、档案等部门应加强对人事档案管理工作的指导、监督和检查。
第十七条对于违反本办法的单位或个人，应依法严肃处理，并追究相应的法律责任。
第五章附则第十八条本办法由人社、档案等部门负责解释。
人事档案管理法定要求
人事档案管理法定要求根据《人事档案管理法》的法定要求，人事档案管理具有重要的法律效力和保密性要求。
本文将以专业的方式探讨人事档案的定义、目的、建立与保管、查阅和销毁等方面的法定要求。
一、人事档案的定义与目的人事档案是指用于记录和管理人员从事工作活动的相关信息及其变动的文件材料。
其目的是为了规范人员管理，确保人事工作的公平公正，维护员工权益和组织利益。
二、人事档案的建立与保管1. 法定要求(1) 个人信息保护：按照有关法律法规规定，建立人事档案时需确保个人信息的保密性，禁止泄露和滥用。
(2) 实名制管理：人事档案应按照真实身份信息进行建立，禁止虚假或冒名顶替。
(3) 完整性与准确性：人事档案应全面、准确地记录个人的基本信息、任职经历等。
(4) 公开透明：人事档案的建立和管理应遵循公开透明的原则，便于员工查询和监督。
2. 建立与保管措施(1) 档案建立：各级组织应根据工作需要和法定要求，准确和全面记录人员的个人信息、工作经历等，并及时归档存档。
(2) 合理分类：根据档案内容和用途，对人事档案进行分类归类，确保其易查易用。
(3) 保密措施：严格遵守有关保密法律法规，采取物理和电子安全措施，保护人事档案的机密性。
(4) 存储条件：人事档案应妥善保存，采用恒温恒湿环境，防止档案受潮、破损和失窃。
三、人事档案的查阅与使用1. 法定要求(1) 员工查阅权利：员工有权查询、复印或提取与个人相关的人事档案信息，但需遵守相关法律法规和规章制度，不得滥用档案信息。
(2) 保密约束：人事档案查阅和使用应按照规定的权限和程序进行，严禁滥用、泄露或篡改档案信息。
2. 查阅与使用规程(1) 具体流程：制定明确的人事档案查阅和使用规程，规定员工申请查阅的程序、权限和时限等。
(2) 监督管理：建立档案查阅监督制度，加强对档案查阅的监督，确保合规操作。
四、人事档案的销毁与归档1. 法定要求(1) 保管期限：根据相关法律法规规定，确定人事档案的保管期限，过期档案需依法销毁。
人事档案的建立与管理
其他通用文书
提案：提请各级政协会议和职工代表大会等组织的会议讨论、 处理的意见或建议。 建议：组织、单位或个人对某工作、活动或方面提出建设性 意见、建议 章程：用于规定某一组织或社会团体的性质、宗旨和任务以 及组成人员、组织机构和活动全部规则的文件 办法：用于指定对某项工作所作的安排和具体管理措施，或 根据某一方面的工作需要而制定的规章类文件。 细则：对上级颁布的条例、规定、办法的基本原则和有关条 款，结合实际的补充、解释。 计划：对未来一定时期内工作、科研、学习等的打算和安排。 规划：带有全局性、长远期的计划。
通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况 议案：各级人民代表按法律程序向同级人民政府或其常 委会提请审议事项 报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见 或建议、答复上级机关的询问。 请示：向上级机关请求指示、批准。 批复：用于答复下级机关的请示事项。 意见：新增，属建议类文书，对重要问题提出见解和处 理办法。 函：不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向 有关部门请求批准。 会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项
文书与档案的关系
前世与今生、现行与归宿 档案由文书转化而来 转化是有条件的 区别与联系 联系：相同的物质载体、内容格式一致 区别：性质与形式不同、目的作用不同 学习文书的目的与意义 实际工作中，文书与档案是密不可分的。 了解文书工作的内容、熟练掌握几类常用文书的撰制、 懂得文书基本办理流程，办理复文，懂得如何立卷归档，进 行文书的管理，进而过渡到档案的管理工作。
人事档案管理流程
人事档案管理流程概述人事档案是组织中管理员工信息的重要手段，对于企业的人力资源管理起到了关键性的作用。
本文将介绍人事档案管理流程，包括建立档案、存档、更新和保密等环节，以帮助企业进行有效的人事档案管理。
一、建立档案1.信息收集在员工入职时，需要收集以下核心信息：- 员工个人资料：姓名、性别、出生日期、身份证号码等。
- 职业资质和相关证件：学历、专业技能、职称等。
- 联系方式：手机号码、电子邮箱等。
- 健康状况：体检报告和健康证明等。
- 紧急联系人：紧急联系人姓名和电话号码。
2.档案建立根据收集到的员工信息，建立电子或纸质档案。
档案应按员工姓名或工号进行分类归档，以方便查找和管理。
同时，每个档案都应有唯一的标识码，确保档案的准确性和完整性。
3.入职手续在员工入职时，将员工的相关资料录入人事档案系统，并发放员工手册和相关政策文件。
同时，安排新员工参加入职培训，并签订劳动合同和保密协议。
二、存档1.档案归档将员工档案按照归档规则进行整理和存放。
纸质档案应放置于标有员工姓名或工号的文件袋内，并分别存放在封存的档案柜中。
电子档案应妥善保存在受密码保护且有备份的服务器或数据库中。
2.档案检查定期对已存档案进行检查，确保档案的准确性和完整性。
对于发现的问题，及时进行调整和更新。
三、更新1.信息变更当员工的个人信息发生变更时，及时更新档案。
如员工更名、更换电话号码、职位调整等。
确保档案中的信息与员工实际情况保持一致。
2.培训记录记录员工的培训历史和证书信息。
及时更新员工的学习和发展情况，为组织提供有力的人才发展支持。
3.考勤记录记录员工的考勤情况和请假记录。
及时更新员工的请假、加班等信息，帮助管理者进行工时统计与薪资结算。
四、保密1.权限管理设置档案系统的权限，确保只有授权人员可查看和修改档案。
限制员工档案信息的查阅范围，保护员工的隐私。
2.备份和防火定期对电子档案进行备份，并将备份资料存放在防火、防水的安全场所。
人事档案管理国家规章制度
人事档案管理国家规章制度全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：人事档案管理是组织和管理人事档案以实现各项管理目标的一项重要工作。
国家对人事档案管理规章制度有明确的规定和要求，以保障人事档案管理的合法性、规范性和安全性。
在本文中，将对人事档案管理国家规章制度进行详细介绍。
一、人事档案管理的基本原则1. 法律性原则：人事档案管理应当依法履行，其内容和形式必须符合法律规定。
2. 统一性原则：人事档案管理应当按照统一的标准和规范进行，保证档案管理的一致性和连续性。
3. 机密性原则：人事档案是涉及个人隐私的重要信息，必须妥善保密，不得随意泄露。
4. 透明性原则：人事档案管理应当公开透明，对于有关人员应当做到信息公开和全面了解。
5. 应用性原则：人事档案管理应当根据管理需要有针对性地运用，以提高管理效率。
1. 《中华人民共和国档案法》：这是我国档案管理的基本法律，对于人事档案的管理和保管等方面有具体规定。
3. 《国家档案局关于建立健全国家公务员档案管理制度的指导意见》：这是为了规范公务员档案管理而发布的指导意见，对于公务员档案的管理有具体规定。
4. 《国家档案局办公厅关于印发档案保管规范的通知》：这是国家档案局对档案保管规范进行的具体通知，对于档案保管的规范化和标准化有明确要求。
1. 人事档案的建立：应当及时建立人事档案，对于新进、调动、晋升、退休等情况的人员都应当建立档案。
2. 人事档案的采集：对于各类人事信息，应当依法采集整理，确保信息的真实性和完整性。
3. 人事档案的整理：对于已经建立的人事档案应当及时整理，确保档案的清晰易查。
4. 人事档案的分类管理：应当对人事档案进行分类管理，便于查阅和利用。
5. 人事档案的安全保管：人事档案是重要资料，应当妥善保管，防止丢失和损坏。
六、人事档案管理存在的问题和对策1. 人事档案管理信息化水平不高：一些地方和单位仍然采用传统的手工管理方式，信息化水平低。
应当加快信息化建设，提升管理效率和便捷性。
人事档案的建立和保存
HR的六个模块是一个系统，而要很好的串联这个六个模块很大程度上取决于你的HR信息系统，而建立人力的信息系统的基础便是这些很多企业都做的不是很好的人事档案管理。
HR档案管理一下面我们一起进入分享时间：1.你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？A、员工简历B、面试评估表C、入职登记表D、劳动合同E、员工身份证复印件/ 照片人事档案我们主要是从流程性表单跟人事记录这两个方面进行划分并管理的。
其中绝大部分表单大家的公司都是有的，我重点强调表单跟记录里的利己内容，以方便大伙制定相应战术。
流程性表单：1）招聘a、用人计划;这个有的企业也叫做招聘申请表。
这是为企业中短期招聘的时候提供的招聘依据。
这里面重点强调招聘的需求分析。
我们都是责任下分,由部门提供招聘原因，人力去核实和数据分析。
这样的话，人力很容易打入到部门内部, 占据工作主动性，并且对公司有的交代。
b、应聘申请；这个需要注意的是信息真实性和背景调查的阐明并签字认同。
这个是为以后的万一留下伏笔.c、入职审批表;这个需要和注意的是不建议再弄个入职申请，你想想通入职申请会出现不批的情况吗？不同意入职的话招聘的时候就已经给否了。
还有就是转正后事项的事前约定信息要全。
比如试用期限、拟用岗位、约定级别等,这个才是要审批的内容。
2 ）在职a、转正申请；这里面需要注意的是将员工的工作情况进行真实的反馈，不要只是弄个总结性的话一写就完，尽量摆上些数据分析的东西。
我们都知道启动转正程序一般都是部门跟人力商讨好了的，申请的目的是给公司领导看看员工整体的素质如何，而领导一般也关注这个，你就弄个文字性的总结,是没有说服力的。
我们的信息就很全，工作事项、企业文化、综合素质、工作改进等等,这样呈报的东西他会觉得你人力对公司非常负责的。
b、转正审批；这个是有必要再弄个表的，一个是因为数据量大，另外一个是因为企业为员工支付的钱多了，重点提示下领导们。
这里需要注意的是人力需要对转正申请的东西进行数据汇总跟分析了，最后形成一个结论，此员工试用考核多少多少分，让领导们一目了然。
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记录不一定要多，但是防范用工风险的一定要全。
有时候你很努力的跟各部门搞好关系，可总是有那么个别部门给你捣乱不听话。
那你就可以适当的弄些记录来抓一下他的把柄。
平时我可以不搭理你，但是看你来劲了就警告一下。
有时候太软了，部门就不听话了，软硬兼施才好。
记录永远都是数据分析的基础，只有记录的存在我们才可以做出相应的人力规划。
你愁人力规划吗？那就做好记录吧。
2、建立这些人事档案的作用和意义是什么？
对企业：档案很多时候是一个企业的历史积淀，也是一个企业的文化底蕴，没有档案积累的企业是很难做到厚积薄发的。
而人事档案作为档案的重要组成部分，他指明了企业的用工理念跟用工方向，为企业的阶段性战略规划提供了大量的数据分析。
对人力：人事档案的妥善管理不仅可以帮助人力部门日常的工作，还可以对上为公司战略做出辅助和支持，对下可以改善员工的工作环境，引导员工的节奏与企业一致，丰富企业文化，凝聚企业向心力。
人力功绩彰显，虽然一切不都是你干的，但是一切会围着你转。
总结：人事档案纷杂烦乱，梳理梳理，分析分析，那里面的好处多着。
没做好的，纳入下月计划吧，顺便弄下人力信息建设。
一切数据说话，以理服人。
1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目？（可多选）
A、保管
B、借阅
C、电子档案的建立和录入
D、电子档案阅读授权管理
E、销毁
F、其它（请补充说明）
我公司人事档案管理包含A、B、C、D、E、F几项，具体如下：
2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的？
A、档案保管：我们对每个员工的档案进行分类，按部门、入职日期、工号、工作区域进行分类，方便查找，我们的档案由薪酬专员来保管，在办理好员工入职手续后，统一由薪酬专员保管，存放在专门的文件柜，因为档涉及到薪资保密。
B、借阅：我公司规定了严格的人事档案借阅制度，员工本人只可借阅自己的档案，部门最高领导可借阅、查看本部门人员档案，人力资源部最高领导可借阅全公司人员档案外，人力资源部其他成员只能根据工作涉及的内容借阅员工一部分档案，保护员工的个人隐私。
C、电子档案的建立和录入：新员工入职后收集齐公司规定的相关资料，由招聘专员负责录入公司ERP系统，所录入资料必须确保完整性和正确性，录入的资料包括：员工基本资料、工作经历、培训经历、职位异动（调岗、升职、降职、调薪）、绩效考核、性格测试等。
D、电子档案阅读权管理：和档案借阅类似，我们详细规定了查阅员工档案的权利，因有ERP系统，这方面操作起来比较方便，对于薪资方面的权限，只有直接部门领导、人力资源部领导、薪酬专员及财务相关工作人员能查阅，修改权限仅限薪酬专员属有。
E、销毁：员工离职后，纸存员工基本资料、劳动合同、竞业禁止协议等最少保留三年，对于一些重要的档案会存放得更久些，电子资料我们是一直保留的，以方便资料统计及查询。
F、档案保存的注意事项：
方便查找：档案的存放一定要便于查找，按编号、部门、工作区域、日期等分门别类的存放；电子档案要录入关键词和主题词，方便快速查找。
防水防虫防潮：现在大多数公司开始推行无纸化办公，对纸质档案的保管就忽视
了，纸质档案记录是规避劳资纠纷的最大证据，一定要保管好，档案存放地要注意保持通风、干燥、防虫，尤其要注意防虫，书中自有黄金屋，书中也自有蛀虫呀，万一重要文件被虫子蛀掉，那就太得不偿失了。
保密：人事档案是员工的个人隐私，人力资源部或档案部门应该实行严格的借阅手续和保密制度，防止个人资料及隐私外泄。
要合理规避人事档案的风险，我个人认为要从档案的真实性、完整性、及时性、安全性和实际操作的完备性等五个方面去着手考虑。
详细如下：
1、真实性
员工档案真实性是其第一要素，如果连真实性都难于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及时完备的管理，那都是图劳无功的！没有意义，反而浪费时间和精力。
因此，确保员工档案记录的真实性是风险防控的第一关，也是最重要的一关。
没有员工本人签名的资料入档，确切来说是一个无效的档案资料，一旦发生争议或纠纷，不足于作为有效证据。
员工档案的许多资料都要员工本人提供、填写或签名，因此，建档时核查资料、确保填写规范和保证有员工本人签名等就显得尤为重要。
如入职时的身份核实、学历验证、背景调查等；入职登记表的填写规范、劳动合同由HR在场监督指导员工本人签订等；员工对各项规章制度的培训记录签名等；有员工签名的薪资核定表、检讨书、奖惩记录、考核目标确认书、绩效面谈表、考核统计数据、年薪考核方案等；确保涉及员工入职/在职/离职等各方面的文件资料都是真实并经员工签名确认过的。
另外，为了核查真实性把关工作是否做到位，我相信很多企业都会有HR负责人最终把关审核签字这一关，只有经HR负责人审核签字确认的资料才可入档，作为员工档案的组成部分。
我
们也不例外。
（如果还没有做这一关，那就赶紧补上吧，任由小文员一个人按制度流程及规范来操作，不加审核，还是会有风险的啊！）
2、完整性
这个不用多说，该有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否则就不行，风险随时可能发生！做HR最苦恼的是莫过于所有其他员工都在规章制度里签名了，但唯独有一个员工没签，而他却正好严重违纪了；或者说所有其他员工都买保险了，唯独有一个员工没买，而他正好出工伤事故了……碰到这种情况，你肠子悔断都没用，要怪只能怪自己平时没检查和注意好员工档案内容和记录的完整性。
多留个心眼，多仔细对几遍，多审核，不完整限时补齐（如我们是要求一周内补齐）等终究是有益无害的。
3、及时性
及时性无非就是该更新的、该续签的、该补齐的都要及时提前完成，尤其是不能超过法定期限，否则就存在法律风险。
如我们公司规定，员工基本信息（身份证、住址、联系电话、紧急联络人）有变更的，应第一时间（变更后一周内）书面告知HR部门，不告知视是默认没变更，排除企业不利风险同时，档案管理人员要及时给予更新。
做好及时性最好的办法莫过于在EHR系统中设置工作事项提醒或建立EXCEL表格对到期时间进行标红提醒，并定期提前查看，以备及时行动。
4、安全性
安全性主要是注意档案的防潮、防虫、防盗、防泄露，专人专室专柜（铁柜）保管很较好地做到这一点。
为了进一步防范和监控，我们还在档案室内容安装了高清摄像头，整个档案室可以通过高清摄像后台一览无余，没有死角。
《档案借
阅登记表》配上监控录像，要做手脚很难，我们那小美女借她个胆她也不敢乱来，呵呵。
另外，我们公司的员工档案一旦建立，就不会轻易让员工获得或带走，那怕是一张无关紧要的纸，只要是员工档案里头的，都不允许任何人带出档案室。
电子档案只准按权限查看，不能复制、下载或打印等。
5、操作的完备性
这个说简单点，就是你对员工档案所做的每一项动作是否有操作规范和流程？是否有登记表可追溯和备查？就像对待公司财务报表和公章一样，去认真慎重地对待档案建立和管理的各个环节，就问题不大。
如《借阅登记表》等。
另外，为了震慑和惩罚档案管理的违纪行为，在规章制度中最好写明如“提供虚假信息和个人经历，操作中延误或不及时办理、外泄档案信息给公司造成重大损失或负面影响者，按严重违纪论处，给予无偿辞退”等字样的处罚规定，以此来约束员工和档案管理员的操作行为。