物业公司采购流程
物业公司物料采购管理制度(3篇)
物业公司物料采购管理制度一、物资采购管理程序1、采购物资分类(1)、A类物资:办公用品类物资。
为满足公司正常办公而所需的IT设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。
(2)、B类物资:工程水、电、土建类物资。
为满足小区设备设施维护而需要的各种水、电配件、土建施工常用品。
(3)、C类物资:清洁绿化类。
包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护。
(4)、D类物资:劳保类物资。
包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全体职工的工服及劳动保护用品。
(5)、E类物资:固定资产类物资。
2、采购流程及采购方式(1)、采购流程:各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月____日编制申购计划,报到采购员处，由采购员填写《申购单》--报相关部门主管审核--项目经理审核--副总经理审批--总经理审批--采购人员按计划采购--物资使用部门验收--采购人员办理财务等相关手续并登记管理。
如需紧急采购，采购人员需得到总经理口头允许,可以先行采购,而后补办《申购单》手续。
(2)、采购方式:除(1、行业垄断的项目;2、由于市场垄断供应商不足三家，又没有合适替代物的采购;3、受政府相关部门限制的项目。
)均应采用货比三家的方法;由采购人员与使用人员对市场价格进行调查,向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最后定价,并做好询价、定价表的管理。
由公司采购人员提供价格参考表,再进行市场询价、定价。
3、采购协议和合同的管理(1)、长期供应商:要求其提供营业执照复印件,都要与公司签订供货协议(合同),以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。
(2)、临时供应商:要求与其达成临时协议,保证物资质量、规格以及价格的合理性。
4、采购实施与管理:采购人员根据审批的《申购单》,依据实际情况,进行询价、定价后,确定供应商,进行采购。
物业采购管理制度及措施
物业采购管理制度及措施1. 引言物业经营管理中，采购管理是一个重要的环节。
合理、高效的采购管理制度和措施，对物业公司的正常运转、成本控制以及服务质量的提升都起到至关重要的作用。
本文档旨在介绍物业采购管理的相关规定，以及制定有效的管理措施，确保物业公司在采购过程中顺利进行并取得良好效果。
2. 采购管理制度2.1 采购目标物业采购的目标是确保物业经营的正常开展，同时最大程度地控制采购成本，提升服务质量。
2.2 采购流程物业采购流程应包括需求确认、供应商选择、报价比较、合同签订、采购执行以及资料归档等环节。
具体流程如下：1.需求确认：根据实际需求，明确采购品类、规格和数量，并填写采购需求申请表。
2.供应商选择：根据供应商库以及市场调研，对供应商进行评估，并选择合适的供应商。
3.报价比较：向选定的供应商发出询价邀请，并比较不同供应商的报价以及服务质量。
4.合同签订：与供应商商定具体合同条款，签订采购合同。
5.采购执行：对采购情况进行监督管理，确保物资按时到货并满足质量要求。
6.资料归档：将采购的相关资料进行整理归档，方便后续查询与审计。
2.3 采购授权和责任物业公司应设立专门的采购部门或委托相关人员负责采购管理工作。
采购部门或人员应具备相关专业知识和经验，并受到合适的授权和监督。
采购授权原则如下：•需求确认阶段，由需求部门负责人确认采购需求，并提交给采购部门或人员；•供应商选择阶段，由采购部门或人员负责评估供应商并提出建议；•报价比较阶段，由采购部门或人员向选定的供应商发出询价邀请，并比较报价；•合同签订阶段，由采购部门或人员与供应商商定合同条款，并经相关部门负责人审核；•采购执行阶段，采购部门或人员负责监督采购过程及采购结果的开展，确保物资供应和质量满足要求；•资料归档阶段，采购部门或人员负责将采购相关资料进行整理归档。
2.4 采购合同管理物业公司应制定明确的采购合同管理制度，确保采购合同的履行和合法性。
物业公司采购流程
物业公司采购流程1.需求识别：物业公司需要通过对各项工作、设备、材料等的需求分析，确定采购计划的具体内容和目标。
这一步通常需要与使用部门或项目组进行沟通和协商，以确保对采购需求的准确理解。
2.采购计划制定：在需求识别的基础上，制定采购计划，明确采购的时间、数量、质量要求、预算等。
采购计划还包括文件准备、审批流程、采购方式选择等内容。
在制定采购计划时，还需要考虑是否优先考虑供应商的价格、质量、信誉等因素。
3.供应商选择：根据采购计划，采购人员对可能的供应商进行调查、评估和筛选。
评估的标准可以包括供应商的信誉度、产品质量、价格水平、供货能力、售后服务等因素。
在进行供应商选择时，物业公司可以通过招标、询价、邀请竞争性谈判等方式进行。
4.合同谈判：与供应商进行合同谈判，明确双方的责任、权益、义务和约束条款。
合同谈判的内容主要包括价格、质量、交货时间、付款方式、违约责任等。
在合同谈判中，物业公司需要确保合同内容的合法性和合理性，并尽量保护自身的权益。
5.采购执行：根据合同内容和计划，开始采购的执行阶段。
这包括下订单、监督供应商的交货、及时处理与供应商的沟通和协调、确保供应商按时交货以及符合质量要求等。
采购执行过程中，物业公司需要密切关注供应链的动态，做好物资的储备和备货工作，以应对可能的变化和风险。
6.验收入库及支付：收到供应商交货后，物业公司需要对物资进行验收。
验收的内容包括数量、质量、规格、完好性等方面的检查。
合格后，按照合同约定的付款方式进行支付。
付款要及时，确保与供应商的交易关系良好。
7.采购记录和评估：物业公司需要建立完善的采购记录系统，记录采购的相关信息，包括采购的详细内容、供应商的信誉和绩效评估等。
这有助于物业公司进行采购绩效评估和持续改进采购管理的有效性。
物业公司的采购流程涉及多个环节，需要保证流程的规范化、透明化和合规性。
同时，物业公司还需根据实际情况和特点进行流程的调整和优化，以提高采购效率和减少采购成本。
物业采购管理制度及采购流程
物业采购管理制度及采购流程一、目的：为加强采购计划的管理，保证公司各区域采购工作按时、按质地完成，确保公司生产经营活动有序地进行，特制定本制度。
二、适用范围适用本公司范围内采购管理三、内容（一)总则：为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率，制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作.（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算（三）采购流程图如下:四、制度细则（一)采购需求的提请1、定义:采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品,并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。
2、采购需求流程如图：3、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素:●请购的部门；●请购物品所属项目；●请购的用途；●请购的物品名；●请购的物品数量；●请购的物品规格；●请购物品的样品、图纸或技术资料等;●请购物品的需求时间；●请购如有特殊需要请备注；●请购单填写人;●请购的部门负责人；●请购单的审核人；●财务审核人;●公司总经理.4、请购单及其提请规定●请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。
●请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收,请购部门备份。
●涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。
●遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示,征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补.●如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。
●请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
5、公司物资申请采购的提请部门●公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他物品由生产部门提请。
●公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物品由生产部门提请.●公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公项目由行政部门提请。
物业公司物质采购管理制度
物业公司物质采购管理制度第一章总则第一条为规范物业公司物质采购行为，明确物质采购的程序和责任，加强对物质采购活动的监督和管理，保障物业公司的正常经营活动顺利开展，特制订本制度。
第二条本制度适用于物业公司内部所有部门和单位以及与物业公司签订合作协议的供应商。
第三条物业公司物质采购活动必须遵守国家有关法律法规，以保证物质采购活动的合法性、公正性和效率性。
第四条物业公司各级管理人员必须加强对物质采购活动的监督和管理，加强对采购人员的培训和教育，提高物质采购管理水平。
第二章采购流程第五条物质采购需经审批程序，由物业公司设立专门的采购审批委员会负责审批。
第六条采购流程分为需求确认、采购准备、征询报价、评选供应商、签订合同、履行合同、验收等环节。
第七条采购需求由各单位提出，填写《物质采购申请表》，经审批后提交给采购部门。
第八条采购部门按照采购需求，根据物资类别和规格，制定采购方案，包括采购量、采购方式、采购时间等内容。
第九条采购部门在选定供应商之后，须签订合同，明确合同的履行时间、付款方式、违约责任等条款。
第十条采购完毕后，需进行验收工作，确认物资数量和质量是否符合合同要求，如有问题应及时处理。
第三章采购责任第十一条采购人员必须严格执行采购程序，不得擅自变更采购计划、修改合同条款或越权签订合同。
第十二条采购人员必须保护物业公司利益，遵守相关法律法规，维护采购活动的公正性和透明度。
第十三条采购人员必须遵守公司的相关规定，保守公司的商业秘密，不得泄露公司的商业信息。
第十四条采购人员如有违反规定的行为，应依法追究法律责任，并承担相应的经济责任。
第四章监督管理第十五条物业公司设立专门的监督管理部门，负责对采购活动进行监督和管理。
第十六条监督管理部门对采购活动进行抽查，发现问题及时处理并向上级报告。
第十七条物业公司定期对采购流程进行审核，完善采购管理制度，提高采购管理水平。
第十八条物业公司建立完善的监督机制，对采购活动进行全程监管，确保采购活动的合法性和透明度。
物业采购流程及制度
物业采购流程及制度一、需求分析与预算在物业采购的初始阶段，首先需要对采购物品或服务的需求进行深入分析，包括数量、规格、质量、使用时间等要素。
同时，根据需求分析的结果，制定采购预算，确保采购活动在经济合理的范围内进行。
二、供应商市场调查为了选择合适的供应商，需要对市场进行调查，了解各供应商的信誉、产品质量、价格水平、售后服务等情况。
调查可以通过网络搜索、行业报告、实地考察等方式进行。
三、制定采购计划根据需求分析和供应商市场调查的结果，制定详细的采购计划，包括采购物品的名称、数量、规格、预算、采购时间等。
四、编制采购文件根据采购计划，编制采购文件，包括采购合同、采购清单、技术要求、验收标准等。
采购文件应当清晰、明确，确保供应商能够准确理解采购需求。
五、供应商邀请与资格预审向合格的供应商发出邀请，要求他们提交资格预审材料。
资格预审的目的是确保供应商具备履行合同的能力，包括技术实力、财务状况、信誉等方面。
六、报价比较与谈判收集各供应商的报价，进行比较分析。
如有必要，与供应商进行谈判，争取更优惠的价格和更好的服务。
谈判过程中，应注意保护公司利益，同时确保采购物品的质量。
七、合同签订与审批确定供应商后，与其签订采购合同。
合同应明确双方的权利和义务、物品规格、数量、价格、交付时间、付款方式等条款。
合同需经过内部审批流程，确保合同内容合法、合规。
八、采购执行与验收按照合同约定，执行采购活动。
采购物品到货后，组织专业人员进行验收，确保物品符合采购文件的要求。
如有问题，及时与供应商沟通解决。
九、质量保证与售后服务供应商应提供一定期限的质量保证，确保采购物品在正常使用条件下不会出现质量问题。
同时，供应商应提供良好的售后服务，包括维修、更换等。
十、采购绩效评估与改进对采购活动进行绩效评估，包括采购效率、成本控制、供应商管理等方面。
根据评估结果，总结经验教训，优化采购流程，提高采购效率和效益。
同时，定期对供应商进行绩效评价，激励供应商改进产品和服务质量。
物业采购管理制度及流程规范
物业采购管理制度及流程规范1. 引言物业采购管理是物业管理的重要组成部分，合理有效的采购管理可提高工作效率、降低成本，为物业管理提供保障。
本文档旨在制定物业采购管理制度及流程规范，明确管理职责、规范采购流程，确保采购活动的透明度、公正性和合规性。
2. 管理职责2.1 采购管理部门物业采购管理部门负责制定并执行采购策略、计划及流程，负责采购流程中的各个环节的管理和监督，确保采购活动的合规性和效率。
2.2 部门经理部门经理负责对采购管理部门的日常工作进行监督和指导，审批采购计划、合同等重要文件，确保采购过程的规范性和及时性。
2.3 相关部门各相关部门应配合采购管理部门的工作，提供相关的需求信息和技术支持，并协助采购管理部门对供应商进行评估。
3. 采购流程3.1 采购需求确认各相关部门对物业采购需求提出申请，包括具体物品名称、规格、数量、质量要求等详细信息。
采购管理部门负责审核并确认采购需求的合理性和紧急程度。
3.2 供应商评估与选择采购管理部门根据需求，对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉度、供应能力、价格合理性等。
评估结果将用于供应商的选择。
3.3 编制采购计划采购管理部门根据供应商评估结果和采购需求，编制采购计划，包括具体物品的采购数量、采购方式（招标、比价、询价等）、采购预算等。
3.4 采购文件准备与发布采购管理部门根据采购计划，制定采购文件，包括采购公告、招标文件、询价函等，并发布到指定的采购平台或媒体上，确保公开透明。
3.5 供应商投标/报价潜在供应商根据采购文件的要求，提交投标或报价文件，采购管理部门负责接收并记录相关信息。
3.6 评标/定价采购管理部门组织评标委员会，对符合要求的投标或报价文件进行评审，根据评审结果确定中标供应商或最终价格。
3.7 签订合同采购管理部门与中标供应商进行谈判，达成一致后，签订正式的采购合同，并确保合同内容的合规性和合理性。
3.8 供货/服务验收与支付中标供应商按照合同约定供货或提供服务，物业管理部门负责对供货或服务进行验收，确认符合合同约定的规格和质量后，及时支付合同款项。
物业企业采购管理工作程序
物业企业采购管理工作程序物业企业采购管理工作程序一、采购需求确认1.1 通过与业务部门的沟通，了解各部门的采购需求，并初步确认采购的物品种类和数量。
1.2 根据采购需求，编制采购需求确认单，包括物品名称、规格、数量、采购计划日期等信息，征求业务部门的确认。
二、供应商筛选2.1 根据采购需求确认单，制定供应商筛选标准，包括供应商的信誉、质量、价格、交货期等方面的要求。
2.2 搜集供应商信息，并与业务部门一起评估和筛选供应商。
可以通过多种途径获取供应商信息，如询价、招标、网络搜索等。
2.3 对筛选出的供应商进行调查和核实，包括查看其公司资质、经营情况、产品质量等方面的信息，确保供应商的合法性和可靠性。
三、采购合同执行3.1 根据采购需求确认单和选定的供应商，制定采购合同。
采购合同中应明确物品的名称、规格、数量、价格、付款方式、交货期等信息，确保双方权益。
3.2 在签订采购合同前，一定要仔细阅读合同内容，明确采购双方的权利和责任，并征求法务部门的意见。
3.3 与供应商签订采购合同，并妥善保存相关文件和合同副本。
四、供货跟踪与管理4.1 在供应商交货前，与供应商确认交货时间和方式，并保持沟通与协调，确保按时供货。
4.2 对供货内容进行验收，核对物品的名称、规格、数量等，确保符合采购合同要求。
4.3 如果发现供货物品有质量问题或与合同不符，立即与供应商联系，并要求其进行补救或退换货。
4.4 对供货情况进行记录和分析，总结供应商的绩效，并将评估结果及时反馈给相关部门。
五、采购费用管理5.1 根据采购合同和付款计划，及时做好采购费用的预算和支付。
5.2 确保采购费用的合理性和准确性，遵守相关财务规定和程序，并保留好相关发票和凭证。
5.3 对采购费用进行分析和核算，及时调整采购策略和采购合同，以降低采购成本。
六、采购档案管理6.1 根据采购合同和相关文件，及时建立和完善采购档案，包括供应商信息、采购需求确认单、采购合同、付款凭证等。
物业社区团购采购流程图
采购流程的作用是确保企业或组织能够及 时、准确地获取所需的物资，同时降低采 购成本，提高采购效率。
采购流程的规范化可以避免采购过程中的 混乱和浪费，保证企业的正常生产和经营。
物业社区团购采购流程是物业公司为了 满足社区居民的需求，对所需物资进行 集中采购、配送等一系列规范化操作的 过程。
采购绩效评价和反馈
采购绩效评价 标准：价格、 质量、服务、
交货期等
采购结算方式： 在线支付、线 下支付、账期
等
采购评价机制： 满意度调查、 投诉处理、定
期评估等
反馈机制：及 时收集和处理 供应商、物业 和业主的意见
和建议
采购优化和改进建议
建立有效的供应 商评价机制，对 供应商进行定期 评估和筛选，确 保供应商的质量 和稳定性。
引入竞争机制， 鼓励多家供应商 参与竞标，通过 比较价格、质量 和服务来选择最 合适的供应商。
加强采购过程的 透明度和公开性， 确保采购信息的 准确性和及时性， 避免信息不对称 和暗箱操作。
建立有效的库存 管理制度，合理 控制库存量，避 免浪费和缺货现 象的发生。
07
物业社区团购采购流程优化与改进
供应商谈判和合同签订
供应商选择标准： 质量、价格、服 务、信誉等
谈判内容：商品 价格、质量保证、 配送方式、售后 服务等
合同签订：明确 双方权利义务、 商品规格、价格、 交货时间等
合同执行：严格 按照合同约定执 行，确保双方利 益
供应商管理及合作维护
供应商选择标准：资质、信誉、服务质量和价格等 供应商谈判：明确采购需求、价格、质量、交货期等条款 供应商合作维护：建立长期合作关系，定期沟通与评估，及时解决合作中的问题 供应商评价与激励：根据合作情况对供应商进行评价，并采取相应的激励措施
物业公司采购管理规定
物业公司采购管理规定1. 引言物业公司作为管理和维护物业的机构，采购是其日常运营中重要的环节之一。
为了规范和优化物业公司的采购流程，高效使用采购资源，制定本《物业公司采购管理规定》。
2. 采购管理目标本规定的目标是确保物业公司采购活动合规、高效，并最大程度地实现以下几点：- 保障物业公司运营所需物资的供应和质量； - 控制采购成本，提高采购效益； - 加强对供应商的合作管理，建立稳定的供应关系； - 提高采购流程的可追溯性和透明度。
3. 采购流程3.1 采购需求确认物业公司各部门在需要采购物资时，需填写采购需求申请表，申请表包括但不限于以下内容： - 采购物资名称、规格、数量； - 采购理由、用途和期望交付时间。
3.2 供应商选择根据采购需求申请表，采购部门将发布采购公告或向指定供应商发送询价函等方式，邀请供应商参与竞争性选择。
供应商选择应遵循以下原则： - 充分发挥市场竞争，提高采购效益； - 优先选择具备合法资质、信誉良好的供应商； - 根据采购需求的特点，充分考虑价格、质量、交货期等因素进行综合评估。
3.3 采购谈判在确定供应商后，采购部门可以与供应商进行谈判，以达成更有利于物业公司的采购协议。
谈判的内容包括但不限于以下方面： - 价格和付款条件的商讨； - 质量标准和验收要求的确认； - 交货期、物流方式等细节的协商。
3.4 采购合同签订采购部门与供应商达成一致后，应尽快签订采购合同。
采购合同应明确以下内容： - 采购物资的名称、规格、数量、价格等信息； - 供应商的名称、联系方式等信息； - 交货期、验收标准和付款条件等细节； - 双方违约责任和争议解决方式等条款。
3.5 履行与验收在供应商按照采购合同的约定交付物资后，采购部门应进行验收。
验收时应注意以下事项： - 检查物资的数量和质量是否符合合同要求； - 如发现问题，及时与供应商沟通，要求其整改或退换； - 验收合格的物资可以入库，记录相关信息。
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物业公司采购流程
1目的
对采购过程进行控制，保证公司采购的物资和供方提供的服务项目符合质量规定的要求；明确物资采购流程及审批权限，规范业务开展，提升采购专业化水平。
2适用范围
适用于公司日常运营物资采购的过程控制。
3.职责
3.1物业综合办公室行政人员负责固定资产和日常物资供应商的建立；负责每月各服务中心资产和日常物资的审核，采购及报账工作。
3.2物业各客服中心行政内勤负责物资的验收、入库；负责配合物业综合办公室资产和日常物资供应商的建立；
3.3物业各客服中心专业主管负责配合行政内勤，物资的验收；
3.4物业财务办公室负责供货商的评审工作和采购物资的报销工作；
4.方法及过程控制
4.1 物资供应商的选择与评审
4.1.1 公司常用的日常消耗品的采购都要建立供应商，常用消耗品包括：办公类物品、维修类物品、保洁绿化类物品、秩序类物品。
4.1.2 具备供货商的条件
A、提供营业执照、税务登记证、法人代码复印件；开户银行帐号、能够开具增值税专用发票，联系电话；
B、建立《合格供应商名单》
C、物业财务办公室每年对确定的合格供应商进行复审一次，对供应商提供的物品质量、价格和信誉进行监督。
复审时，须由物业财务人员、综合办公室人员一同参与，并在《合格供方复审表》上签署意见。
D、对于复查不合格的，或在供货过程中出现以次充好，擅自抬高价格，公司将取消其供应商资格。
4.2 日常物资采购
4.2.1物资采购申请，具体流程如下
4.2.2物资采购过程，具体流程如下：
4.3紧急采购：
如遇突发事件需紧急采购物资，各客服中心每月共有500元的紧急放行额度。
遇突发事件，由项目经理电话告知物业总经理，总经理批准后，可立即实施采购，采购后可随次月采购计划一同上报，需要备注清楚，未经总经理批准的紧急采购，不予报销。