设计院档案管理制度制度
设计院档案管理制度制度
设计院档案管理制度制度设计院档案管理制度制度1.目的为规范设计院档案管理工作，推进档案信息化建设，提高设计项目可追溯性，确保档案安全、完整、可靠、便捷地被保管、使用和共享。
2.范围该制度适用于设计院的所有部门和职工，包括设计项目立项、设计文件制作、审查批准、归档、使用、借阅、销毁、数字化、共享等各个环节。
3.制度制定程序该制度由设计院办公室牵头起草，在管理层审批、行政人事部门审核备案后，向所在设计院内部全员发文，并报送所在行政区档案管理机构备案。
4.相关法律法规及公司内部政策规定公司内部政策规定：各部门应按照本制度有序落实各项措施，定期开展档案管理规范性检查。
法律法规：《劳动合同法》：规定员工在遵守公司制度的基础上，享有签署劳动合同、获得合法收入和劳动保护的权利。
《劳动法》：规定员工应保护公司的商业秘密，防止泄露和不正当使用。
《劳动保障监察条例》：规定应建立文件档案，并对公司人员的档案进行定期整理和检查。
《行政管理法》：规定行政机关应当依法制定规范行政行为的制度，保障公民、法人和其他组织的合法权益。
5.制度名称、范围、目的、内容、责任主体、执行程序、责任追究等方面的内容制度名称：设计院档案管理制度制度范围：该制度适用于设计院的所有部门和职工。
制度目的：规范设计院档案管理工作，推进档案信息化建设，提高设计项目可追溯性，确保档案安全、完整、可靠、便捷地被保管、使用和共享。
制度内容：（1）档案建设管理规范：按照国家和行业有关制度，建设和管理档案库房，落实档案分类、归档、检索等各项管理责任。
（2）档案数字化管理：推进档案数字化管理，促进档案信息化升级。
（3）档案利用管理规范：对档案利用管理过程中严禁非法泄露信息，规范各项档案使用操作规程。
（4）档案销毁管理规范：严格按照相关法律法规及公司规定，执行档案的销毁管理。
责任主体：设计院办公室牵头，各部门、各岗位和个人共同实施。
执行程序：（1）保证档案安全：规范档案的存放、保管、使用等管理流程，制定相关操作规程。
设计院档案管理制度制度
设计院档案管理制度制度一、背景介绍随着设计院规模的不断扩大和项目数量的增加，设计院的档案管理变得越来越重要。
设计院的档案管理涉及到项目资料、合同文档、技术文件等重要信息的整理、归档、保管和使用。
为了提高档案管理的效率和准确性，设计院需要建立一个有效的档案管理制度。
二、目的和范围本制度的目的是规范设计院的档案管理工作，确保档案的安全可靠、便于查阅和利用。
适用于设计院内所有档案的管理工作，包括项目档案、合同档案、技术文件等。
三、档案管理流程1. 档案编制：对于每一个项目，设计院应指定责任人负责档案编制工作，确保项目档案的完整性和准确性。
档案编制包括汇总项目资料、合同文件、技术文件等，将其整理至统一的档案载体中。
2. 档案归档：完成档案编制后，档案应按照项目分类、逻辑顺序进行归档。
设计院可以根据实际情况建立档案分类系统，以便于档案的查找和使用。
3. 档案保管：设计院应建立专门的档案室或档案柜，确保档案的安全性和可靠性。
档案室应设有相应的防火、防水和防盗设备，并制定相关的安全管理制度。
4. 档案借阅：对于有需要查阅档案的人员，设计院应建立档案借阅制度。
借阅人员必须事先填写借阅申请表，并提供相关证明材料。
档案借阅时间一般不得超过一周，超过时间需再次申请。
5. 档案销毁：对于已经过期或不再需要保留的档案，设计院应定期进行销毁。
档案销毁应明确销毁的标准和程序，并记录销毁的档案清单。
四、档案管理责任1. 设计院领导负责档案管理工作的整体规划和监督，确保档案管理制度的落实。
2. 档案管理员负责具体的档案管理工作，包括档案编制、归档、保管、借阅等。
档案管理员应具备相关的档案管理知识和技能。
3. 项目负责人负责项目档案的编制工作，确保项目档案的准确性和完整性。
4. 档案使用人员应按照规定的程序进行档案的借阅和使用，并保证档案的安全和机密性。
五、档案管理制度的执行与监督1. 设计院应定期进行档案管理制度的宣传和培训，确保全体员工了解和遵守档案管理制度。
设计院档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强设计院档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于设计院所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条档案管理应遵循国家档案法律法规，坚持“集中统一管理、分级负责”的原则，实行档案信息化管理。
第二章档案管理机构与职责第四条设计院设立档案室，负责全院档案的集中统一管理。
第五条档案室的主要职责：（一）制定和实施档案管理制度及工作流程；（二）负责档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、检索和利用工作；（三）负责档案的数字化工作，确保档案信息的准确性和安全性；（四）负责档案的统计、分析和研究工作；（五）负责档案的鉴定和销毁工作；（六）负责档案的宣传教育和技术培训工作。
第三章档案分类与编号第六条档案分为以下类别：（一）行政档案；（二）科技档案；（三）声像档案；（四）电子档案。
第七条档案编号采用分类编号法，分为类别号、项目号和流水号。
第四章档案收集与整理第八条档案收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集档案应全面、系统，确保档案的完整性；（二）及时性：档案收集应及时，避免丢失或损坏；（三）准确性：档案收集应准确，确保档案的真实性。
第九条档案整理应遵循以下要求：（一）分类：按照档案类别进行分类整理；（二）编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息；（三）归档：将整理好的档案归档到档案室。
第五章档案保管与利用第十条档案保管应遵循以下要求：（一）安全：确保档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生；（二）清洁：保持档案室清洁、通风、防潮、防虫；（三）有序：保持档案的有序排列，便于查找和利用。
第十一条档案利用应遵循以下规定：（一）查阅：档案查阅应填写查阅申请，经批准后方可查阅；（二）复制：档案复制应填写复制申请，经批准后方可复制；（三）保密：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格控制查阅和复制。
第六章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应定期进行，按照国家档案鉴定标准进行。
设计院档案管理制度
设计院档案管理制度一、技术档案的归档范围(一)工程设计项目(4)设计方案审定记录单,设计文件校审记录单.2.施工图设计施工图设计文件归档包括以下内容:(1)各子项各专业设计底图;3.送交委托单位的正式咨询报告及图纸.(三)科研试验项目科研试验项目归档文件包括以下内容:1.科研规划,科研项目任务书,课题拟定报告及经院认可的批文;2.科研会议纪要及有关重要文件;工程设计各阶段成果均先归档,后复制对外发行.2.设计成果(图纸)(1)初步设计施工图一般按子项一次出图,一次归档.对需分批出图的项目,可按\分批出图计划表\的内容分批出图,分批归档.分批出图的项目,每次出图归档必须有一份临时图纸目录临时归档,全部图纸归档后,专业负责人必须根据以前的临时图纸目录整理出最终图纸目录归档.施工图的归档程序为:a)由专业负责人检查确认底图签名完整,交设计总负责人e)由图档组通知晒图组到图档组借底图晒图.3.内部作业文件施工过程中形成的文件,包括图纸会审纪要,与工程有关的会议纪要,往来的公文,函电,工程联设计完成后的设计修改图,按施工图的归档办法归档.修改图的每次出图归档,必须有一份临时修改图纸目录临时归档.全部工程竣工后,专业负责人必须根据以前的临时修改图纸目录整理出最终修改图纸目录归档.(二)技术及咨询服务项目自接受任务到各阶段成果交院为止为归档阶段,由设计总负责人分阶段向图档组归档.负责全院的经营、生产、技术和行政工作，3．1．1负责执行国家的方针政策和上级的文件精神。
领导和协调副院长、总工程师的工作，并同党委共同做好党建工作。
建立（或指定管理者代表建立）质量保证体系，3．1．2组织制定质量方针和目标。
并主持管理评审，以确保质量保证体系连续有效实施。
并监督检查其实施情况，3．1．3审查批准经营方针和经营目标。
代表院（或书面委托代理人）对外衔接工程设计、工程咨询、技术服务、技术转让和业务建设任务，并签署合同，监督检查合同的履行情况。
设计院档案管理制度范本
第一章总则第一条为了加强设计院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我院各部门、各项目及全体员工。
第三条我院档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理；（二）集中保管、分散利用；（三）便于查阅、便于保管；（四）科学管理、提高效率。
第二章档案管理组织与职责第四条我院设立档案管理部门，负责全院的档案管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和政策；（二）制定我院档案管理制度，并组织实施；（三）负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（四）负责档案的利用、查询、复制等工作；（五）负责档案信息化建设，提高档案管理效率；（六）组织开展档案业务培训和交流活动；（七）完成上级主管部门交办的其他工作。
第六条各部门、各项目应设立兼职档案员，负责本部门、本项目的档案管理工作。
第七条兼职档案员的主要职责：（一）负责本部门、本项目的档案收集、整理、归档工作；（二）协助档案管理部门做好档案保管、鉴定、销毁等工作；（三）负责档案的利用、查询、复制等工作；（四）完成档案管理部门交办的其他工作。
第三章档案收集与整理第八条档案收集应遵循以下原则：（一）全面收集，不留死角；（二）及时收集，确保档案的完整性和准确性；（三）按类别收集，便于分类管理和利用。
第九条档案整理应遵循以下原则：（一）按年度、项目、类别等进行分类；（二）保持档案之间的有机联系；（三）便于查阅、便于保管。
第十条档案收集与整理的具体要求：（一）收集档案时，应注明档案来源、形成时间、保管期限等信息；（二）整理档案时，应按照档案类别、时间顺序进行排列；（三）档案装订应整齐、牢固，封面、封底应清晰、完整；（四）档案编号应统一、规范。
第四章档案保管与利用第十一条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管，确保档案的完整、准确、系统；（二）分类存放，便于查阅、便于保管；（三）定期检查，及时发现、处理问题。
小型设计院档案管理制度
一、总则第一条为加强我院档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我院实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我院各部门、各岗位人员，以及与我院有业务往来的单位和个人。
第三条我院档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）科学分类，便于检索利用；（三）规范操作，提高工作效率；（四）强化责任，落实档案管理责任。
二、档案的分类与归档第四条我院档案分为以下类别：（一）文书档案：包括文件、报告、会议纪要、通知、请示、批复等；（二）技术档案：包括设计图纸、施工图、设计变更、技术资料、试验报告等；（三）会计档案：包括财务报表、会计凭证、会计账簿、审计报告等；（四）声像档案：包括照片、录音、录像等；（五）实物档案：包括模型、样品、奖品等。
第五条档案归档应遵循以下原则：（一）按照档案类别和形成时间进行归档；（二）归档文件应完整、准确、规范；（三）归档文件应按照档案管理规范进行整理、装订；（四）归档文件应附有目录、索引等检索工具。
三、档案的保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防火；（二）档案存放应按照档案类别和年代顺序排列；（三）档案应定期进行鉴定、整理、归档；（四）档案查阅应登记备案，并严格履行审批手续。
第七条档案利用应遵循以下原则：（一）档案利用应遵循公开、公正、便民的原则；（二）档案利用应严格按照档案保管规定进行；（三）档案利用应确保档案安全，不得随意复制、翻印、传播；（四）档案利用应遵守国家法律法规，不得泄露国家秘密和商业秘密。
四、档案的管理与责任第八条档案管理应设立档案管理员，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第九条档案管理员应具备以下条件：（一）熟悉档案管理法律法规和业务知识；（二）具有高度的责任心和敬业精神；（三）具备良好的职业道德和保密意识。
设计院项目档案管理制度
第一章总则第一条为加强设计院项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和安全，提高项目档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我院所有项目档案的管理工作，包括项目立项、设计、施工、监理、验收等各个阶段产生的档案。
第三条项目档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格遵守国家档案法律法规，确保项目档案的合法性、合规性。
（二）全面性原则：确保项目档案的完整性，涵盖项目全过程的各类档案资料。
（三）真实性原则：项目档案应真实反映项目实际情况，不得伪造、篡改。
（四）安全性原则：确保项目档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。
（五）利用性原则：提高项目档案的利用率，为项目管理和决策提供有力支持。
第二章职责分工第四条项目档案管理工作由设计院档案管理部门负责，各部门应积极配合，共同做好项目档案管理工作。
第五条档案管理部门职责：（一）制定项目档案管理制度，并组织实施；（二）负责项目档案的收集、整理、归档、保管和利用；（三）对各部门的档案管理工作进行监督、检查和指导；（四）组织项目档案的鉴定、销毁和移交；（五）开展项目档案信息化建设，提高档案管理效率。
第六条各部门职责：（一）按照项目档案管理制度，负责项目档案的收集、整理和归档；（二）配合档案管理部门做好项目档案的保管和利用工作；（三）加强对项目档案管理工作的学习和培训，提高档案管理水平。
第三章档案收集与整理第七条项目档案收集范围：（一）项目立项、审批、招标等文件；（二）项目设计、施工、监理等过程中的技术文件；（三）项目验收、移交、总结等文件；（四）其他与项目相关的文件和资料。
第八条档案整理要求：（一）按照国家档案分类和编号标准，对项目档案进行分类和编号；（二）确保档案的完整性、准确性、系统和连续性；（三）采用统一格式，对档案进行装订、标识和编号；（四）对电子档案进行备份，确保数据安全。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：（一）按照档案保存期限，对档案进行分类存放；（二）确保档案库房的安全，防止档案丢失、损坏和泄密；（三）定期对档案进行检查、清理和保养；（四）加强档案管理人员的安全意识，防止档案安全事故的发生。
设计院档案管理制度制度
设计院档案管理制度制度一、目的：本制度的制定，旨在规范设计院档案管理制度，建立健全相关的管理制度和规范，推动公司信息化建设，确保档案管理工作的规范实施和各类档案资料的安全存储和使用。
二、范围：本制度适用于设计院业务范围内生产的各项档案缩微资料，以及涉及到研究开发、设计的各类合同、计划、项目等各类相关的档案资料。
三、制度制定程序：1. 流程建立：由公司总部制定档案管理流程。
2. 风险评估：对档案的数量、种类、重要性进行评估和整理。
3. 命名约定：确定各种档案的命名约定规则，确保档案命名规范统一。
4. 存档规范：设立档案借阅流程，遵照保密、秘密、机密、绝密和备份管理规定。
5. 存取授权：订立存取权限及负责人，确保档案安全、方便使用。
6. 档案管理实施方案：对档案情况进行评估、计划编制。
四、相关法律法规：1. 《劳动合同法》: 规定用人单位应当对员工的劳动关系及工作记录进行妥善保管，不得伪造、篡改或者销毁。
2. 《劳动法》：对劳动者权益进行严格保护，禁止员工强制加班等行为。
公司应对劳动者所形成的档案材料进行保管，起到完备记录、保护劳动者的作用。
3. 《劳动保障监察条例》: 对于员工档案进行保护，避免出现员工档案遭到泄露、错误或者丢失等情况。
4. 《行政管理法》: 对行政机关的档案保管、调阅、销毁等工作进行明确，企业管理人员需要遵照其中的相关规定和制度操作。
五、制度内容：1. 档案名称：档案管理制度。
2. 目的：对于公司档案管理工作进行规范，确保档案管理工作的水平。
3. 内容：（1）档案分类。
根据不同的业务，对档案进行分类管理。
（2）档案载体。
档案材料的存储载体，包括纸质、电子等。
（3）档案存储。
确定档案存储位置及存储时间，并进行安全保护。
（4）档案借阅。
借阅档案必须遵守借阅规定，借阅者必须具备相应的权限。
（5）档案销毁。
确定档案销毁时限、销毁程序及相关人员。
（6）档案管理责任。
确认档案管理员及义务，明确档案追溯责任。
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设计院档案管理制度技术档案管理制度一、技术档案的归档范围(一)工程设计项目凡委托我院设计的新建,改建,扩建,加固等工程全部基础资料,阶段设计成果文件,设计修改文件以及与工程有关的同建设单位,施工单位发生的各类协议,合同,函件,公文和竣工验收,调试,工程总结等文件,均应归入技术档案.1.初步设计阶段初步设计的文件一般不归档,但我院只做到初步设计而由其它院完成施工图设计的项目要存资料室及归档,归档文件包括以下内容:(1)初步设计最终成果(2)设计总概算书或综合概算书底稿及打印件;(3)各专业有关的计算书底稿及电算资料;(4)设计方案审定记录单,设计文件校审记录单.2.施工图设计施工图设计文件归档包括以下内容:(1)各子项各专业设计底图;(2)各专业设计计算书及电算资料;(3)《设计文件校审记录单》;(4)修正概算书及打印件;(5)《设计修改通知单》以及因修改形成的计算书;(6)程序文件规定要归档的资料.3.工程建设各阶段形成的文件资料(1)建设单位提供的全部设计基础资料,原始资料〔含建设单位上级主管部门批准的设计任务书或计划任务书(复印件);征地文件(复印件);规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以及我院向协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等〕.(2)工程设计,施工过程中与建设单位各种联系中形成的有关文件,图纸,资料,来往公文,函电,设计过程中的交底会审纪要,与工程有关的会议纪要.(3)工程竣工验收,调试过程中形成的文件,图纸,资料(含竣工验收报告,调试,试用期间,使用期间发现的问题,修改,补充核定有关图纸和文件)等;(4)工程事故与设计有关的结论分析报告等.(二)技术咨询服务项目技术服务和咨询项目归档包括以下内容:1.委托单位提供的全部文件资料(1)委托任务书;(2)委托单位交来的全部有关原始资料;(3)代委托单位收集的原始资料,调研资料等.2.成果底稿(包括鉴定书,咨询报告,设计底图,蓝图,说明书,计算书,电算资料,估算概算书底稿等).3.送交委托单位的正式咨询报告及图纸.(三)科研试验项目科研试验项目归档文件包括以下内容:1.科研规划,科研项目任务书,课题拟定报告及经院认可的批文;2.科研会议纪要及有关重要文件;3.与主办单位或协作单位签订的合同(协议)书文件副本,有关技术责任的各种来往函件;4.阶段成果报告,如说明书,计算书底稿和打印件,底图,蓝图(一份),照片,底片;5.和科研试验项目有关的学术报告及会议交流文件原稿,鉴定书等资料.二、技术档案的归档办法(一)工程设计工程设计各阶段成果均先归档,后复制对外发行.每个工程项目均应有一份归档登记表.每次归档均应登记.1.设计基础资料建设单位提供的全部设计基础资料,原始资料〔含建设单位上级主管部门批准的设计任务书和蔼计划任务书(复印件);征地文件(复印件);规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以及我院协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等.〕均必须在拿到该资料后立即复印,复印件作为设计资料,原件立即归档;对于内容较多的基础资料(如工程地质及水文勘察资料,风洞试验报告等),要求建设单位提供二份(在合同中注明),一份归档,一份作为设计资料. 2.设计成果(图纸)(1)初步设计我院完成初步设计,由其它院完成施工图的项目,在将初步设计全部移交后,所有应归档的资料一次归档;由我院继续完成施工图的项目,初步设计阶段的成果不归档.(2)施工图设计施工图一般按子项一次出图,一次归档.对需分批出图的项目,可按"分批出图计划表"的内容分批出图,分批归档.分批出图的项目,每次出图归档必须有一份临时图纸目录临时归档,全部图纸归档后,专业负责人必须根据以前的临时图纸目录整理出最终图纸目录归档.施工图的归档程序为:a)由专业负责人检查确认底图签名完整,交设计总负责人b)由设计总负责人填写"图纸归档通知单",并在设计负责人一栏签字,同时要在备注栏中注明本次出图的图纸编号,将"图纸归档通知单"及底图送计划组.c)计划组应再次检查确认底图签名完整,并检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符,并签署意见(是否出图,是否归档),签名;将"图纸归档通知单"及底图送图档组.d)图档员应检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符,并签收,将底图和"图纸归档通知单"和底图一并归档.e)由图档组通知晒图组到图档组借底图晒图.3.内部作业文件内部作业文件为各专业的计算书,互提资料记录,设计文件,校审记录单,以及程序文件中规定要归档的资料.这些资料在全部设计完成后一个月内,由专业负责人整理后交图档组存档.4.施工过程中形成的文件施工过程中形成的文件,包括图纸会审纪要,与工程有关的会议纪要,往来的公文,函电,工程联系单,修改设计通知单,竣工验收资料等,由设计总负责人(与多专业有关的)或专业负责人(与本专业有关的)保存.工程竣工验收后一个月之内一次交图档组归档,也可根据具体情况分批归档,但必须在工程竣工验收后一个月之内全部归档.5.设计修改设计完成后的设计修改图,按施工图的归档办法归档.修改图的每次出图归档,必须有一份临时修改图纸目录临时归档.全部工程竣工后,专业负责人必须根据以前的临时修改图纸目录整理出最终修改图纸目录归档.(二)技术及咨询服务项目技术及咨询服务项目完成后,由设计总负责人将全部资料整理交图档组归档. (三)科研试验项目自接受任务到各阶段成果交院为止为归档阶段,由设计总负责人分阶段向图档组归档.三、技术档案的分类编目(一)图纸编号各专业各阶段图纸编号如下:专业设计阶段建筑结构给排水通风空调电气规划方案设计建方1,建方2结方1水方1风方1电方1规方1初步设计建初1,建初2结初1水初1风初1电初1规初1施工图建施1,建施2结施1水施1风施1电施1规施1注:若一个子项分为A,B,C……等区,可在图纸编号前加A-,B-,C-……,如建施A-1,建施B-1,建施C-1…….修改施工图的编号,按不同情况编号(以建施为例):如果修改图还要配合原图使用,则编号如下:建施1修1(建施1第一次修改)建施1修2(建施1第二次修改)如果修改图代替原图,原图作废,则编号如下:建施1代1(第一次修改,替代建施1)建施1代2(第二次修改,替代建施1代1)如果修改内容同多张图纸有关,而且必须配合原图使用,则编号如下:建施修1建施修2(二)图纸目录图纸目录一律用A3幅面(三)档案编号工程设计档案大类代号为"C"1.工程业务号工程业务号的编号模式为年+顺序号+标识码年-----不省略的公元年号顺序号----- 1,2,3………标识码----- A :一类工程(院管); B :二类工程(室管);C:合作项目; D:科研项目; E:咨询项目; F:其它项目例: 2000—08A2.工程设计档案编号模式工程设计档案编号模式为:工程设计档案大类代号为"C"+工程业务号例: C2000---08A3.工程设计文件材料档案编号模式工程设计文件材料档案编号模式为:工程设计档案大类代号为"C"+工程业务号+文件材料号"W"+案卷号例: C2000-----08A-----1四、技术档案的借阅管理(一)凡我院职工因工程设计,科研和技术管理工作需要都可直接向图档组借阅所需设计档案资料.将要设计的新工程项目,设总要借原始资料,需持设计任务通知单,方可借给原始资料复印件。
(二)工程底图一律不外借.设计说明书,概预算底稿及计算书只能查阅摘录,不外借.查阅时不得涂改.否则,按情节轻重处罚.(三)借阅技术档案,必须认真办理借阅手续.借还技术档案时,双方必须当面点清,借时档案员要看借者在借阅证和去向卡上签名.还时,借者要看档案员在借阅证和去向卡上注销,以便分清责任.在图档组内临时查阅的,查完后及时归还,不得带出图档组.科研档案的调阅,对外必须经总工室批准,如需向外提供复制件,需经主管院长批准.(四)借阅人员必须爱护技术档案材料,妥善保管,不得污损,涂改,乱作符号.否则,一经查出,按情节轻重给予处罚.借阅人丢失技术档案,必须及时通知图档组,一般工程蓝图档案,由丢失人书写报告,经所在室主任签字后方能注销.由图档组负责补晒蓝图.补晒蓝图费用由丢失人支付.如系丢失设计说明书,计算书,概算书以及建设单位提供的原始资料和有关的重要文件等,则由图档组和院领导共同研究,根据情节处理.(五)外单位查阅技术档案材料,一律凭单位介绍信通过总工室接洽.属密级的档案需由总工室批准后在阅览室查阅;属科研成果的档案,须经主管副院长批准后查阅且不外借.查阅图纸资料应收取信息费.本院职工一律不准为外单位代借技术档案.如发现代借情况,档案组须报告院领导给予纪律处分.(六)兄弟设计单位需要加晒或复印我院工程图纸,一律凭单位介绍信接洽,并按有关规定办理.建设单位加晒工程蓝图,需经计划组签注意见;其他单位需要加晒或复印工程蓝图,由计划组签注意见,属密级的工程图纸需建设单位签章或公文证明,总工室主任批准后方能晒给,并按规定收费.(七)职工因工作外调,借调或因公外出超过三个月者,都必须先还清所借之技术档案.否则,在其他同志急需时,将重新晒图归档,晒图费由借原该档案资料者负责支付,另外,超过期限按天计算罚款.属外调人员,应还清所借技术档案,档案组负责人才能在人事处所发调离单上签字.五、技术档案的保管要求(一)有关人员特别是档案保管人员,要倍加珍惜设计科研技术档案的安全完整,尽量减少磨损污染以延长使用寿命.(二)每月最后一天为档案库存的盘点清理和统计时间,对破损和变质的技术档案及时采取措施,认真进行修补和复制.(三)工程底图入库上架要平放保管,并做到按顺序号整理轻拿轻放,防止破损.(四)严格借阅制度和登记手续,定期催还,不得造成档案的错乱和散失.(五)预防突然事件发生.机,绝密技术档案应与一般档案分开,并设专人保管,以保证在非常情况下能及时准确地先转移机,绝密档案.(六)要保持档案库房一定的湿度和温度,在现有条件下要经常开启门窗通风,保持库房卫生清洁.在可能的条件下增加有关设备和技术保护措施.(七)时刻注意档案库房的安全,保管人员一定要严守岗位.离开库房时要仔细检查,关好门窗,切断所有电源.(八)库房内严禁吸烟.无关人员不得进入库房.六、科技档案的鉴定和销毁(一)根据技术档案的鉴定原则和标准,确定技术档案的科学历史和现实的价值,把失去保存价值的档案,经过一定的审批手续,拣出销毁或全部转交建设单位处理. (二)由院领导,总工程师,图档组负责人以及有关科技档案人员组成档案鉴定小组,负责开展档案鉴定销毁工作.(三)档案的保管期限分为永久,长期(十五年至五十年),短期(十五年以下)三种,鉴定小组对档案应确定保管期限.(四)对到期的科技档案由图档组清理登记,提出报告由档案鉴定小组批准予以销毁或移交.(五)对作废工程由计划组开出作废通知单交图档组调销有关作废档案.设计回访管理规定工程竣工后,设计总负责人应组织有关人员参加竣工验收,鉴定施工安装质量,检查设计效果,虚心听取施工单位及使用部门对设计的意见,认真总结设计经验,并由设计总负责人填写"工程回访记录单"归档备查.重点项目,在建成使用一年后,由设计总负责人组织有关人员进行回访,总结经验教训,填写"工程回访记录单"归档.建筑工程回访记录单年月日设计号工程项目子项名称建筑面积M2设计日期自年月至年月设计预算元施工单位施工日期自年月至年月施工决算元建设地点回访人建设,施工单位主要意见及工程优缺点:室主任主任工程师设计总负责人。