文件格式和编号管理规范
文件编号管理制度
文件编号管理制度1. 引言文件编号是组织管理文件的一种重要手段，能够有效地对文件进行识别、定位和管理。
本文件编号管理制度旨在规范文件编号的使用和管理，提高文件管理的效率和准确性。
2. 适用范围文件编号管理制度适用于本组织所有文件的编号管理，包括纸质文件和电子文件。
3. 文件编号的定义和格式3.1 文件编号的定义文件编号是对文件进行唯一标识的一组字符。
3.2 文件编号的格式文件编号的格式应当简洁明了，便于识别和操作。
一般可以采用以下格式：[分类编号]-[年份]-[序号]•分类编号：根据组织内部的文件分类体系，给文件进行分类编号，如01表示财务文件，02表示人事文件等。
•年份：表示文件的创建年份，用四位数字表示。
•序号：表示文件在该分类中的顺序号，从1开始递增。
示例：01-2021-0014. 文件编号的管理流程4.1 文件创建4.1.1 秘书处、财务部等相关部门根据需要创建新文件时，首先应当确定文件的分类编号。
4.1.2 根据分类编号和年份，确定文件的编号序号。
4.1.3 在文件标题或封面上注明文件编号，并在文件管理系统或数据库中记录文件的基本信息和编号。
4.2 文件查询和检索4.2.1 在需要查找文件时，可以通过文件编号进行快速检索。
4.2.2 在文件管理系统或数据库中，可以根据文件编号查找相关文件的详细信息和存储位置。
4.3 文件借阅和归还4.3.1 需要借阅文件时，应当提供文件编号并填写借阅单。
4.3.2 借阅单中应当记录借阅人、借阅目的、借阅时间等信息，并由相关部门负责人进行审批。
4.3.3 在借阅期限到达时，借阅人应当及时归还文件，并填写归还单。
4.3.4 归还单中应当记录归还时间和条件，并由相关部门负责人进行确认。
5. 文件编号的修改和作废5.1 文件编号的修改5.1.1 当文件的分类、年份或序号发生变化时，文件编号应当相应进行修改。
5.1.2 文件编号的修改应当经过相关部门负责人的审批，并在文件管理系统或数据库中进行相应修改。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
规范文件格式
规范文件格式一、文件标题。
文件标题应简明扼要地概括文件内容，采用宋体加粗，居中排列，字号为小三号，标题与正文之间空一行。
二、文件编号。
文件编号应按照一定规则编制，以便于查找和管理。
编号格式为“年份-月份-日期-序号”，例如“2022-01-01-001”。
编号采用宋体，字号为小四号，居右排列，编号与标题之间空一行。
三、文件正文。
1. 字号、字体、行距。
文件正文采用宋体，字号为小四号，行距为1.5倍行距，段前段后间距均为0.5行。
2. 段落格式。
每一段之间空一行，段落首行缩进2个字符，采用首行缩进格式。
3. 标点符号。
标点符号使用规范的中文标点，句号、逗号、叹号、问号、顿号等符号使用正确。
4. 图表插入。
文件中如有图表，应按照顺序编号，并在文中引用，如“见图1”、“表2所示”。
5. 表格排版。
表格应采用规范的格式排版，表头加粗居中，表格内文字居中，表格与文中文字之间空一行。
四、文件结尾。
1. 结论。
文件结尾应包括结论部分，对文件内容进行总结归纳，采用宋体加粗，居中排列，字号为小四号。
2. 附件。
如有附件，应在结尾处注明，并列出附件清单。
3. 签署。
文件结尾应有签署人姓名、职务、签署日期，签署人签名及单位盖章。
五、其他注意事项。
1. 文件应保持整洁，排版规范，避免错别字、排版错误等问题。
2. 文件应根据内容确定文件格式，如通知、报告、会议纪要等。
3. 文件应在文件夹中按照日期和编号进行归档管理，以便于查找和管理。
以上为文件格式规范，希望各部门同志在文件起草时能够严格按照规范执行，确保文件的规范、统一和规范。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
文件编号及格式管理制度
文件编号及格式管理制度1。
目的确定文件的编号规则是为了使文件有分类标准，以便全公司内统一，便于区分、传递、查找和存档。
2.适用范围适用于天津市屹马汽车配件制造有限公司所有部门的行政文件、工艺技术文件、质量管理体系文件。
3。
术语和定义无4.职责与权限4.1总务人事部负责行政文件编号规则的制定和管理；4.2 质检部负责公司总体质量管理体系文件编写规则的制定和管理；4.3 各部门负责本部门文件编号的正确运用.5。
工作程序5.1代号说明5。
1.1公司及部门代号说明代号由两位字母组成，其代号规定见下表：如有其他类型的文件应取拼音字母前两个。
5.2文件编号及识别号编制规则5.2。
1行政文件编号规则参照总务人事部下发的《行政文件编制规则》进行,其中各部门代码按照本规定5。
1。
1执行。
5。
2.2体系文件编号编制规则 5。
2。
2.1体系文件编号构成如下：a b)文件类别：X 代表I-V 类文件夹，也就是ISO9001标准4.2.1条款a)—e ）类文件，用a —e 书写（a 代表质量方针、质量目标。
B 代表质量手册.c 代表程序文件。
d 代表支持文件。
e 代表记录、表单） c)TYM ：天津屹马汽车配件制造有限公司 d ）XX ：ISO/TS16949：2009标准条款 e ）XX ：文件序号，从01—99 5。
2。
3体系文件识别号编制规则5.2。
3。
1公司级体系文件识别号构成如下:企业代号体系文件缩写文件类别 过程条款 文件序号5。
2。
3.3使用说明a)年代号取最后两位数，月代号按当前月份取；b ）文件顺序号：各部门分别按文件类型每月从01开始顺序编号， 例：2011年4月第一个发布的文件取“110401”.5.2。
4技术文件识别号编制规则 5.2.4.1技术文件识别号构成如下：文件顺序号年份代号 工艺技术文件代号 生管部简称公司代号5。
2。
4a) 技术文件代号由技术文件名称的汉语拼音缩写组成，由2～4位大写字母构成。
文件编码及管理制度
文件编码及管理制度一、总则为规范文件编码及管理，加强文件管理工作，提高文件管理水平，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有相关文件管理工作。
三、文件编码原则1.文件编码应当具有唯一性和确定性。
2.文件编码应当简洁明了，易于理解和使用。
3.文件编码应当便于检索和管理。
四、文件编码规则1.文件编码由字母和数字组成，字母表示文件类型，数字表示文件顺序。
2.文件类型按照文件的性质、用途和内容进行分类设定，编码由大写字母表示。
3.文件序号从01开始递增，每个文件类型单独编号。
五、文件编码管理1.文件编码由文件管理部门统一制定和管理。
2.每个文件类型的编码规则应当制定清晰详细的相关规范。
3.文件编码应当由专门人员进行审核和确认，确保其合法有效性。
六、文件编码的使用1.文件编码应当统一使用格式和规范，不得随意更改或篡改。
2.文件编码应当明显标注在文件正面右上角，并保持清晰可见。
3.文件编码应当及时录入电子文档管理系统，确保信息的完整性和真实性。
七、文件管理1.文件管理应当按照文件编码原则和规则进行规范操作。
2.文件管理应当按照文件密级和保管期限进行分类管理。
3.文件管理应当实行定期清理和归档，确保档案的整洁和完整。
八、文件保密1.文件保密应当严格按照文件密级进行管理和操作。
2.文件保密等级由文件管理部门统一制定和管理，不得私自修改或泄露。
3.文件保密涉及国家机密或单位重要机密的，应当按照国家相关规定进行处理。
九、文件备份1.文件应当定期进行电子备份，保证信息的安全和完整。
2.文件备份应当存放在专门的备份服务器或设备上，确保备份的可靠性和完整性。
3.文件备份的操作应当按照文件管理部门的相关规定进行，确保备份的及时性和准确性。
十、附则1.对于特殊情况下的文件编码和管理，应当根据实际情况进行适当调整和处理。
2.文件编码及管理制度的修订和变更应当经过相关部门的审批和确认。
3.本制度自发布之日起即生效，对以前的文件编码和管理操作有约束力。
文件编号格式管理规范
财务部
CW
行政部
XZ
经营部
JY
3.1.5.4.文件类别：
行政制度
B
会议纪要
传真稿件
F
工作报告
T
一般文书
G
合作商议事录
Y
合同文本
C
通知
W
培训资料
P
申请单据
L
指导书、规范
S
其他
O
3.1.6.文件编号例：
XZ-11 S 001
文件顺序号
文件类别
年份
部门简写
意为行政部2011年规范类001号文件
3.1.4.公司内部文件由人事专员负责汇总并统一编号
注：在所需编号文件的首页右上角设“编号：”
标准名称
审批
拟稿
标准编号
版本号
发行日期
（图1）
3.1.5.编号原则：
3.1.5.1.内部文件：部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；
对外文件：卓然简写-部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；
3.1.5.2.卓然简写：DH
标准名称
文件编号管理规范
审批
拟稿
标准编号
XZ-11S001
版本号
A/0
发行日期
3.内容：
3.1.定义：
3.1.1.对外文件由各职能部门起草文稿(文案、报价等），由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
3.1.2.公司内部各项制度、规范、程序由各职能部门起草相关标准，由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
3.1.3.公司对外签订的合同各部门以公司名义签订的各类合同，由各职能部门起草合同，由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
办公文档范本文件的编号和格式管理办法
文件的编号和格式管控管理管控办法一、目的实现公司行文的规范化、标准化。
二、责任机构部门机构管控管理管控处办公室三、文件的编号（一）以公司名义制发的文件统一由办公室编号发文。
（二）发文编号按文件类别不同由：**（公文种类）字[年份]序号组成；分别为：1、**（管）字[年份]序号2、**（请）字[年份]序号3、**（报）字[年份]序号4、**（办）字[年份]序号5、**（函）字[年份]序号6、**（会）字[年份]序号（三）文号说明1、“管”字：管控管理管控处内各类岗位职责、操作规程、各类规章制度规章、管控管理管控办法等管控管理管控性文件。
2、“请”字：即“请示”文件，是向上级请示解决困难，答复问题，批准事项的公文。
请示公文应一文一事，不得一文数事或一文多头送呈。
为避免多头请示可用“抄报”（对上级）和“抄送”（对平级）形式解决。
3、“报”字：即“报告”文，是汇报工作，反映情况，提出建议，答复问题的公文（工作总结、计划等也属此类）。
“报告”中不应夹带请示批示的事项。
4、“办”字：管控管理管控处内部的各类工作布置，事件处理，奖惩决定，人事安排等。
5、“函”字：管控管理管控处向楼内客户、行政主管机构部门机构及外单位的行文。
6、“会”字：管控管理管控处内部的会议纪要。
（四）序号说明1、序号在文件正式成文后由办公室配发。
2、序号以不同的文种分类编排。
3、当年份变动后，序号重头开始不连续。
四、文件格式各类文件由：文头部分、行文（正文）部分、文尾部分三部分组成，一般包括：版头（即发文机关）、发文序号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、抄送（报）机关等部分。
（一）文头部分分隔线以上各项均为文头部分，文头部分约占公文A4纸的1/5篇幅。
1、版头：“上海***物业管控管理管控处”。
字体为1号黑书加粗。
（当向外行文如政府主管机构部门机构、外协作单位等版头用“上海铭弘经济发展有限公司”）2、发文字号：位于版头下方居中位置，字体为5号宋体。
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文件格式和编号管理规范
1. 目的：
规范公司各类文件的格式和编号。
2. 适用范围：
本规范适用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。
3. 职责
3.1 总经理室：负责制定本规范。
3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。
4. 定义
同《文件管理程序》
5. 内容：
5.1管理文件的编写格式：
5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程序文件正文
的格式参照附件三。
5.1.2 文件编写条目按以下格式:
1.
1.1
1.1.1
1.1.1.1
2.
2.1
2.1.1
2.1.1.1
(如此类推，最多不超过4层)
5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。
5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。
在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:
A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4
B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)
5.1.5文件的字体
5.1.5.1文件大标题----黑体小二加粗
5.1.5.2文件“1--5”标题----黑体小四加粗
5.1.5.3文件“1--5”内容----宋体小四
5.1.5.4流程表框内----宋体五号
5.1.6文档类型为word 文档，表单不限；
5.1.7文档行距：文档自设最小行距12磅
5.1.8文档页面设置：
上 2cm，下 1.8cm
左 2cm ，右 1.8cm
5.1.9若流程是流程文件，流程框内的表格设为虚线，不设明格；
5.1.10页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
5.1.11 文件中须包含以下内容：
1目的：介绍编制此文件的作用和意义。
2适用范围：介绍文件适用的范围，如：按使用的场所（组织别）、产品、职能等进行界定。
3职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。
（已发行的流程文件中暂时保留“流程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。
）4定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或较难理解的则需要进行解释。
没有时写“（无）”
5内容：文件的主体部分，可用条文叙述的方式，也可用流程图的方式。
流程图的格式参见附件一。
6附件、相关文件及表单：
6.1附件：本属于文件的组成部分，但为了突出其内容或保证其独立性、完整性才
附在正文之后，与正文一起编页次。
没有时则删除此条款。
6.2相关文件：与此文件一起相互配合或相互引用、参照的文件。
没有时写“（无）”
6.3相关表单：文件使用过程中产生的记录表单。
没有时写“（无）”。
5.1.12 正文内容最多可分四层：如“5”、“5.1” 、“5.1.1” 、“ 5.1.1.1”,缩进方式
的格式。
5.2表单编写格式：
5.2.1 表单格式请参照附件四。
5.2.2 表单必须有以下内容：
公司名称：（宋体16号字加粗）
标志：（高：0.82厘米，宽：2.09厘米）
表单名称：*************（宋体18号加粗）
文件编号：YDF-FR-000*
版次：版次号/修订数，在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:
A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4
B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推不使用I、O字母)
文档页面设置：表单要保留装订线（即打孔的位置）。
生效日期：2008年**月**日。
保存期限：**年、长期、永久。
5.3 技术文件的格式：
5.3.1 技术文件格式：
5.3.1.1 公司通用的技术文件SOP格式参照附件五，SIP格式参照附件六，工艺流程图格式参
照附件七，ECN格式参照附件八。
5.3.1.2 板卡事业部BOM格式参照附件九，排拉表格式参照附件十。
5.3.1.3 整机事业部BOM格式参照附件十一，工艺流程表格式参照附件十二。
5.3.1.4 生产通知单格式参照附件十三。
5.4 文件的编号：
5.4.1 部门代码：
5.4.2 管理手册：
YDF — MM
01-99
(02)质量/环境/有害物质管理手册
(03)绩效管理手册
5.4.3 程序/流程:
YDF-XX-X XX
01-99
事业部
流程文件类别：
QP：品质管理程序/流程
EP：环境管理程序
FP：财务管理程序/流程
AP：人资/行政类管理程序/流程
TP：经营管理程序/流程
OP：其他管理程序/流程
5.4.4 规范:
YDF-WI-X-X XXX
001-999
事业部
人资/行政管理类
5.4.5 表格：
YDF-FR-X XXX
流水号：001-999
事业部识别代码：0：全公司通用
1：板卡事业部
2：整机事业部
3：光电事业部
4：手机事业部
5：OEM事业部
四阶文件：表格
5.4.6 工程图纸：
Draw —XX — X XXXX — XXX
001-999分图号（没有时可省略）
流水号0001-9999
类别代码：1（产品图纸）
2（零件图纸）
3（设备/工装图纸）
部门字母代码(BK/ZJ/OEM/SJ/GD)
5.4.7 ECN:
ECN — XX
001-999（各事业部分别按公司统一分配区间进行
编号）
06表示2006年
(BK/ZJ/OEM/SJ/GD)
注：部门代码中事业部下级部门则按5.4.1部门代码规则体现；如板卡制控部，则部门字母代码为BK/PMC。
5.4.8 BOM单
BOM
001-999（各事业部分别按公司统一分配区间进行
编号）
5.4.9 工艺流程表（图）/排拉（位）表:
GY
001-999
5.4.10 QC工程图:
QC
001-999
5.4.11 工序作业指导书:
工序号
产品型号
注：部门代码中事业部下级部门则按5.4.1部门代码规则体现；如板卡制控部，则部门字母代码为BK/PMC。
5.4.12 设备类文件：
SOP — SB
001-999
1（设备操作说明/操作规程）
（设备保养规范）
（仪器校正程序）
（其它管理类）
(BK/ZJ/OEM/SJ/GD)
注：部门代码中事业部下级部门则按5.4.1部门代码规则体现；如板卡制控部，则部门字母代码为BK/PMC。
5.4.13 检验类作业指引:
SIP — XX
001-999
（IQC检验规范）
（FQC检验规范）
（其他检验规范）
(BK/ZJ/OEM/SJ/GD)
注：部门代码中事业部下级部门则按5.4.1部门代码规则体现；如板卡制控部，则部门字母代码为BK/PMC。
5.4.14 生产通知单编号规则：
客户代码/名称代号—XX—
001-999……
001-999）
1-12月）
08代表2008年
注：其中流水号为计划员个人流水号，即计划员个人的每月计划定单总数；采用各部门分区间编号的方式进行区分，如板卡事业部001-999，OEM事业部1000-999……)
5.4.15 职位说明书编号规则
YDF — ZW
---事业部加事业部下属部门字母
/OEM/SJ/GD)
注：部门代码中事业部下级部门则按5.4.1部门代码规则体现；如板卡制控部，则部门字母代码为BK/PMC，职位说明书编号为YDF-ZW-BK/PMC-00*。
5.4.16 外来文件编号规则
OF
（政府提供）
（客户提供）
（供应商提供）
（其他途径提供）
6. 附件、相关文件及表单
6.1 附件：
6.1.1 附件一：文件封面
6.1.2 附件二：流程文件
6.1.3 附件三：程序文件
6.1.4 附件四：表单格式
6.1.5 附件五：公司通用SOP格式 YDF-FR-0044
6.1.6 附件六：公司通用SIP格式 YDF-FR-0045
6.1.7 附件七：公司通用工艺流程图格式 YDF-FR-0046
6.1.8 附件八：公司通用ECN格式 YDF-FR-0047
6.1.9 附件九：板卡事业部BOM格式 YDF-FR-0048
6.1.10 附件十：板卡事业部排拉表格式 YDF-FR-0049
6.1.11 附件十一：整机事业部BOM格式 YDF-FR-0050
6.1.12 附件十二：整机事业部工艺流程表格式 YDF-FR-0051
6.1.13附件十二：生产通知单格式 YDF-FR-1042
6.2 相关文件
6.2.1 《文件管理程序》 YDF-QP-001
6.3 相关表单：
（无）。