浅谈加强异地商会档案管理

浅谈加强异地商会档案管理
作者：周健生
来源：《办公室业务》2015年第06期
【摘要】本文通过对异地商会档案管理工作的现状分析，提出了一些思考，旨在对于异地商会档案管理工作的发展起到一定的促进作用。

【关键词】社会组织；异地商会；文秘工作；档案管理
随着社会主义市场经济的发展，异地商会如雨后春笋大量出现，异地商会发展态势和前景日益看好。

但是，由于异地商会起步晚、发展快，其制度管理和内涵建设方面出现问题甚多，尤其档案体系的建制和管理工作，成为影响和制约异地商会发展的重要瓶颈之一。

根据《江苏省异地商会登记管理暂行办法》明确的“异地商会应当建立健全内部管理制度”，《江苏省档案管理条例》强调“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民，都有保护档案的义务”，因此，异地商会应当不断建立健全内部管理制度，加强档案工作，提高档案管理水平，以上是提高异地商会办会水平和管理水平、加强内涵建设、促进自身发展的必由之路。

一、异地商会档案管理存在的主要问题
通过了解，相当部分异地商会档案工作存在如下的问题：
（一）异地商会普遍存在档案管理工作意识薄弱、机构不健全、专业人员缺位的现象。

当前，很多异地商会忽略了档案管理工作，缺乏对档案工作管理重要性的认识，认为档案工作属于社会组织的附带工作，不影响其长远发展，因此忽略了档案管理建设。

这种认识不足不仅体现在异地商会领导身上，更体现在不少异地商会工作人员身上。

在很多异地商会，根本没有档案室和专职档案工作管理人员，即使有些异地商会存在档案柜和文秘专业人员，由于异地商会的特殊性，出于对人力资源充分利用的考虑，档案管理工作均由身兼数职的文秘人员承担，造成档案管理工作不尽人意。

（二）异地商会档案管理缺乏明确的责、权、利规章制度。

目前，苏州不少异地商会发展只注重其发展规模，忽略了内涵建设，这对异地商会的档案管理工作造成了很大的影响。

由于档案相关规章制度没有遵守国家档案工作要求的规范标准，甚至是缺乏相关的档案管理制度，导致文档负责部门不能、不知道如何把在日常工作、活动中产生的档案按照档案工作管理规定要求统一归档、集中管理，导致档案材料分散，致使档案资料收集不及时、文件材料残缺不全，不能及时立卷和归档；且因为缺乏规章要求，导致各内设部门档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，存在杂乱无章、置之不理现象。

这不仅直接影响了档案整理、归档，而且也影响到档案作为异地商会历史凭证的作用。

（三）经费投入不足，导致不能实现档案信息化建设。

目前，很多异地商会在档案管理方面的经费投入非常有限，无法购置档案管理工作所需的现代化设备，现代信息技术手段，如相关数据库、网络等没有切实应用到异地商会的档案管理中，导致异地商会的档案信息化建设相比于其他社会组织相对滞后。

一些异地商会的档案管理以传统的管理方式为主，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。

此外，因财力不到位，兼职档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，无法对档案进行现代化的科学规范管理。

而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息电子化建设进程。

（四）档案材料单一，缺乏编研档案，影响了档案利用率。

由于异地商会成立的时间短，对档案工作的认识不够到位，平时不注意档案的收集与整理，导致很多异地商会只存在会员档案和会计档案，组织建设和图表、声像、电子文件、实物等档案材料缺失，档案保存单一。

由于档案人员本身能力的局限，异地商会没有编研档案。

同时，由于缺少专职档案管理人员和对档案工作的忽视，档案利用率不高，不能充分发挥档案在异地商会发展过程中的作用，档案的服务职能处于被动状态。

档案信息资源的开发利用渠道单一，不少异地商会仅限于社会组织等级申评、社团组织年鉴等方面。

在各种考核及推荐优秀会员民营企业家、扩大对外交流、宣传教育、树立异地商会品牌形象等方面，未能真正发挥档案应有的作用。

二、异地商会档案工作建设的对策措施
异地商会档案工作应注重加强的几个方面：
（一）加强异地商会对档案工作的重视，提高异地商会工作人员档案意识。

一家商会能否把档案室建立起来并制定出规范、科学的规章制度，做到室藏信息丰富、档案工作有章可依、档案工作真正为商会和会员单位发展服务，关键是领导的重视程度。

领导重视档案建设，善于用档案资料来处理和规划商会各项工作，是做好档案工作的根本保证；商会工作人员和全体会员的配合也是关键。

因此，档案管理人员不仅要争取商会领导对档案工作的理解与支持，让他们意识到档案工作的重要性，把档案管理纳入商会计划和规划，纳入商会管理制度，纳入商会工作人员的职责范围，同时还要做到档案工作与任何一项工作的布置、检查、总结、验收同步进行。

（二）档案工作管理做到科学化、规范化、制度化。

针对异地商会实际，建议制定规章制度，《异地商会档案管理资料分类编码及归档范围》《异地商会档案保管期限》《异地商会档案库房管理制度》《异地商会档案保密制度》《异地商会档案利用制度》《异地商会档案鉴定、销毁制度》等各项制度要健全。

要做到会员管理档案、文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、荣誉档案、党群建设档案和其它声像档案等及时归档，对档案管理实施细则，档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等作出明确的规定，对档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，从制度上保证档案资料能长期有效地收集和保存。

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。

（三）设置档案室，配备专职档案人员并注意对专职档案人员的培训，增强档案管理人员的服务意识。

要针对异地商会实际情况设立档案室，配备专职档案管理人员，尽量保证档案管理人员的稳定，即使出现人员流动也要做好档案资料的交接工作，防止人员变动出现资料丢失的现象。

同时，要求专职档案管理人员强化档案知识学习，做到职责明确，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证档案工作管理的顺利进行。

档案管理人员要顺应现代社会组织发展要求，做好从被动的传统档案的管理到利用档案为商会发展和社会发展服务的过渡。

针对社会发展和商会的实际，档案管理人员不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务，在服务理念、服务目的、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程等方面进行创新、拓展和提升。

（四）针对异地商会实际，重视档案材料收集，做好档案编研工作。

做到文件材料完整收集是确保档案材料完整的前提和基础，也能直接反映出商会平时的工作成绩。

因此，要做到定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；强化文书管理，抓好商会活动所形成的文件材料的收集。

针对有些商会存在资料积压多年未归档、档案管理工作缺乏延续性和完整性的问题，应建立长效管理机制，保障档案资料收集的连续性和完整性。

比如，商会每年的十大亮点工作、创新工作、服务工作，针对其周期长的特性，要注意材料收集的连续性，保证年内的阶段性备忘录和终结性的汇总收集齐全。

某项活动材料的收集要有头有尾、善始善终，防止档案材料收集的缺失与不完整。

档案工作的基本任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息材料，而档案的编研工作，是达成这一基本任务的保证，例如苏州市江西商会中国社会组织等级申报文本、“非公经济人士理想信念教育实践活动”纪实成果编报、商会会刊编辑等。

这些材料不仅是年度的最新成果，也是商会工作的鲜活教材。

因此，依照档案编研工作“存真、求实”的原则，根据商会发展要求和民政局及主管部门对社会组织评估要求，做好商会档案材料的新编、续编、开发等编研工作，是商会档案编研工作的基本任务。

（五）强化档案建设信息化的设施投入与现代化管理水平。

要采取切实措施，把档案工作需要的经费纳入商会年度预算；要为档案工作部门添置必要的设备，以便开展工作。

档案室的库房建设，应列入商会基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

促进档案信息化建设，应当把档案信息化建设纳入商会信息化发展总体规划，与商会信息化建设同步发展。

要设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案建设信息化所需的设备实施，采用先进设备充实档案工作。

要尽快做好库藏目录的整理、录入规范工作，编制检索工具，充分利用网络化环境，快捷、准确、广泛地为异地商会的桥梁纽带工作服务，从而不断提高档案服务质量和服务效率。

（六）加强对商会档案工作的监督指导。

《中华人民共和国档案法》的条款中规定了“各级人民政府应当加强对档案工作的领导”“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”，为此，各级档案部门和民政部门、异地商会主管部门应加强对商会档案
工作的监督指导，将档案工作纳入现代社会组织建设内容，并制定商会档案工作实施意见，通过培训、交流、检查、考评等措施，使异地商会档案工作与各项建设同步协调发展。

总之，在新常态时期，档案工作肩负着提高异地商会服务政府、服务会员，为两地社会经济建设服务的重任，异地商会领导及档案管理人员必须以高度的主人翁责任感重视档案工作，做好档案工作，重新审视档案工作，使档案工作在异地商会发展过程中发挥更大的作用。