电子档案管理办法

电子档案管理办法

1 目的

为加强电子档案管理，保障电子档案的完整、准确、安全及有效开发利用，制订本办法。

2 范围

本办法规定了电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档与管理的一般要求。

本办法适用于本公司各类电子档案管理。

3 术语

3.1

电子文件

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。

3.2

电子档案

具有保存价值的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。3.3

逻辑归档

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

3.4

物理归档

指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

4 职责

4.1 电子文件的形成与积累、整理归档工作由各业务部门负责。

4.2 电子文件的监督、指导、保管和开发利用等工作由综合部档案室负责。

5 管理内容与要求

5.1 收集积累

公司各有关职能部门负责收集积累和整理本单位形成的管理类、科技类等电子文件，属归档范围的按归档时间向档案室归档。

5.2 归档范围

5.2.1 管理档案：包括公司形成的红头文、便文，上级来文等。

5.2.2 科技档案：包括产品档案、科学技术研究档案（简称科研档案）、基本建设档案（简称基建档案）、设备档案。

5.2.3 计算机程序（命令）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支持软件和应用软件的程序。

5.2.4 公司重要新闻、重大事件的音、视频等电子文件。

5.2.5 公司在管理活动中形成的其它有保存价值的电子文件。

5.3 归档时间

各类电子文件于次年1月20日前完成归档。

5.4 归档电子文件格式

5.4.1 文字型电子文件以DOC、XML、RTF、TXT为通用格式。

5.4.2 扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。对无法转换成通用格式的电子文件，应将相关软件一并归档。

5.4.3 视频或多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5.5 归档电子文件的鉴定与检查

5.5.1 电子文件形成部门应定期对要归档的电子文件进行鉴定与检查，属归档范围的电子文件向综合部档案室移交归档。

5.5.2 鉴定：包括对电子文件的真实性、完整性、有效性鉴定。

5.5.3 检测：包括硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式，载体有无病毒、有无划痕、是否清洁等。

5.5.4 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存

有相应的机读目录。如果采用专用软件，要将此专用软件及相关数据一并归档。

5.6 归档数量、手续

归档分物理归档和逻辑归档。

5.6.1 逻辑归档

电子文件形成部门按要求整理后，将电子文件的管理权限从网络上转移至档案室。

5.6.2 物理归档

5.6.2.1 凡在网络上予以逻辑归档的电子文件及在各管理系统中形成的电子文件，每年完成一次物理归档。

5.6.2.2 归档的电子文件至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅利用。必要时，复制第三套，异地保存。归档载体采用光盘。

5.6.2.3 与电子文件相关的支持软件等归档的数量，一般以满足电子文件识别读取，转换复制的需要为原则。

5.6.2.4 归档单位将整理好的电子文件和其配套的电子文件目录等纸质文件移交档案室验收。

5.6.2.5 验收时，每套载体均应接受检验，检验内容同5.5.3条款，验收合格后，综合部档案室在电子档案移交清单上签字盖章，一式二份，一份退归档单位，一份留存备查。

5.7 电子档案的整理

存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签上应填写档号、光盘参数、套别、名称和软、硬件平台等内容。

5.7.1 档号

×·××××·×·×

光盘序号

电子档案类别代码

年度代号

全宗号（用X表示）

5.7.1.1 电子文件类别代码用字母表示。其中：G－图形文件；I－图像文件；D－数据文件；T－文本文件；P－程序文件；V－影像文件；A－声音文件；M－多媒体文件；O—超媒体链接文件。如遇到一张光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都分别填写上。5.7.1.2 光盘序号是光盘排列的顺序号，按年度在类别代码内流水编号。

5.7.2 套别：归档电子文件套号，用大写英文字母A、B、C表示。A表示封存保管；B表示查阅利用；C表示异地保管。

5.7.3 名称：归档文件名称。

5.7.4 密级：盘内存储电子文件的最高密级。

5.7.5 保管期限：盘内存储的电子文件的最长保存时间，分永久、长期（16～50年）和短期（15年）。

5.7.6 软、硬件平台：识别或运行光盘内电子文件的软、硬件环境。

5.7.7 光盘参数：光盘类型、容量、记录时间、记录速度等。

5.7.8 电子档案整理完毕应及时进行登记，并填写电子档案总目录。

5.7.9 存储电子档案的光盘应放入盒中入库保存。

5.8 保管环境及检测与维护

5.8.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。

5.8.2 环境温度选定范围14℃～24℃；相对湿度选定范围45%～60%。

5.8.3 存放时应注意远离强磁场、热源，并与有害气体隔离。

5.8.4 电子档案应每2年进行一次抽样机读检查，抽样率不低于20%，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝，并填写电子档案检查记录。

5.8.5 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写电子档案检查记录。

5.9 统计与利用

5.9.1 综合部档案室应及时按年度对电子档案归档情况、管理、保护、利用等情况进行统计。