房地产公司合同管理内部审计报告

房地产公司合同管理专项内部审计报告根据公司领导要求，审计监察委员会于2014年12月份对房地产公司合同管理情况进行专项审计。

现将审计情况报告如下：一、审计的范围、内容、方式：1、本次审计范围是2013-2014年签订的合同，重点是采购类合同，部分检查事项适当往前期延伸。

2、审计内容是合同条款是否严谨、是否存在合同拆分、标准合同使用是否规范等。

3、审计采取统计分析、查阅合同和访谈等方式进行。

二、审计依据集团相关合同管理制度及各类标准合同范本。

三、已实施的主要审计程序1、收集抽查合同的招投标资料、合同审批表，对合同签订的授权审批进行复核。

2、查阅抽查合同的合同条款，对合同条款的设定及执行情况进行复核。

3、对抽查合同的支付及结算情况进行统计分析。

四、合同管理基本情况房地产公司合同台账显示住宅项目2013年签订205份合同，2014年签订113份合同（截至2014年11月21日），酒店项目2013年签订10份合同，2014年签订7份合同（截至2014年11月3日）。

合同管理由XX负责，记录合同基本信息并保存原始资料，同时其也负责合同法律条款审核。

合同台账由成控部、销售部和财务部分别进行登记，记录合同的支付情况等信息，但各部门并未定期进行核对。

五、本次合同审查存在问题1、合同管理模式存在欠缺，没有形成闭环管理查阅住宅阳台浴缸供货合同，在违约条款中存在对我司非常不利的条款，如11.2条约定“甲方无正当理由中途退货，应向乙方偿付退货部分价款的30%作为违约金，同时还需支付该批退货产品的货款”。

在发生合同纠纷时，我方利益得不到保证，属于显失公平的合同条款，而我方在合同签订前相关部门并未对此条款提出异议。

此外，合同审批表没有财务资金部签批意见。

审计意见：目前房地产公司合同管理是模块化管理，从起草到合同完成验收分别由业务部门，总裁办，工程部和财务部分别完成，但存在部分部门漏签的情况，原因就是缺乏一个部门去统一归口审核和管理各业务部门审批意见。

一旦某个环节出现问题则难以第一时间发现，等问题暴露后可能已经给公司带来损失或处于不利境地。

如果此合同经过财务资金部审批，对于违约金条款的审核就会多一层保障。

审计建议：建议房地产公司指定合同管理统一归口管理部门或人员，相关业务部门合同管理业务对此部门或人员负责，归口部门或人员从合同拟定到最终合同履行完毕要全程跟踪，相关业务部门予以配合，最终达到闭环管理的效果。

在制度建设方面，建议房地产公司逐步完善相关合同管理制度的建设，如合同归口管理制度、合同示范文本制度等，使合同管理做到有制度可依。

2、补充合同较多、可能存在拆分合同的情况抽查供货合同（配电箱）合同，有四个补充合同，铝合金门窗制作、安装工程承包合同，有五个补充合同，经与成控部、工程部和设计部沟通，主要原因是图纸滞后、主合同部分漏项以及后期设计变更等原因导致。

抽查墙地砖加工工程承包合同，主合同金额234,200.08元，补充合同（一）金额294,768.09元，后施工方仍旧要求签订补充合同（二），成控部现已拒绝签订，明确要求进行合理估计后一次性签订合同，完工后按实结算。

实际情况是施工方按陶瓷供应商的供货批次进行结算，因此屡次签订补充合同。

主合同是直接委托方式，也不符合授权手册的要求，分批结算也规避了合同审批的层级。

审计意见：补充合同签订较多主要是图纸滞后影响了招标进度，部分原因是漏项以及签订合同有一定随意性。

目前对于补充合同的管理没有相关细则，超出原合同多少需要重新招标也没有明确要求，分开招标也可能降低集中采购的优势，难以在价格谈判中争取更多利益。

合同签订应符合责权手册的要求，不能随意改变方式。

审计建议：建议房地产公司对补充合同过多的情况予以关注，认真查找原因，尽快制定相关细则，使补充合同的签订处于受控范围内。

在合同签订方式上严格按照责权手册要求办理。

3、合同签订金额远超集团批复预算造价数查阅“2014-13”号文件签报表，内容是房地产公司成控部上报公寓墙地砖中标单位和价格，但瓷砖总量未申报。

集团在确认单价后与成控部沟通，瓷砖总用量约5万平米，于是批复造价约467.5万元，成控中心领导批示意见取消预付款。

后实际签订合同金额为750万元，实际瓷砖用量约5.7万平米，仿古砖约2.6万平米，合同签订额超集团批复，实际用量也较原确认用量超出3.3万平米，差异较大。

审计意见：房地产公司上报文件签报信息不完整，在与集团成控中心沟通时也没有提供准确信息供成控中心参考，这显示成控中心对于房地产公司的管控力度较弱，批复意见比较依赖房地产公司上报信息，而房地产公司对于集团的批复意见没有严格贯彻实施，也未提出不能实施的理由或意见，双方在信息沟通方面存在问题。

审计建议：建议房地产公司上报信息要完整准确，以便于成控中心做决策，对于成控中心的批复意见要坚决实施，在实际工作中难以实施的审批意见要提出充分的理由。

成控中心在批复时也要注意依据书面资料，避免采用口头沟通的方式，也有利于明确双方的责任。

4、财务资金部对合同条款的执行力较弱从抽查合同看，各合同在支付环节基本要求对方持合法发票才能办理付款手续，但财务资金部仍旧仅依据内部审批手续完成付款，事后由于各种原因发票难以及时收回。

如会所消防、室外给水管及消防环管网安装（未编合同号）欠111.71万元发票、会所及公寓、别墅样板房装修工程欠40万元发票、会所餐厅装修工程欠810285.64元发票。

目前对外合同超付的情况控制较好，但少量合同的质保金没有严格按照合同要求扣除。

如项目智能化系统工程已支付99.63%，而合同约定留5%质保金，房地产解释“签订补充协议后总价调整后514万，现已支付至78%”，但补充合同财务台账并没有及时登记。

审计意见：由于业务需要，财务资金部在资金支付方面未能严格按照合同要求见票付款，后期追索发票力度不够或存在一定困难，因此出现较多合同至今仍欠发票的情况，部分款项支付在2012年，至今仍没有追回发票。

在合同支付台账登记方面，财务资金部要要求业务部门严格区分主合同和补充合同，防止出现超付的情况。

审计建议：建议房地产公司财务资金部严格按照合同条款支付款项，内部签批文件仅代表完成相关授权程序，并不能代替发票等合法要件，否则可能存在一定税务风险。

如果资金支付比较紧急，支付后也需要及时催促业务部门取得发票。

同时，办公室在办理离职业务时也需要关注发票追索情况，离职人员负有追索发票责任需要完成追索后才能予以办理离职手续。

5、对标准合同的管理缺乏细则抽查房地产公司合同32份，其中6份未使用集团标准合同版本。

部分合同虽然使用标准版本，但由于流程不清晰，对方增加了部分条款我司没有严格审核，如住宅阳台浴缸供货合同对方增加了对我司不利的条款，我司未审核出；部分合同条款增加了较多限制订货调整的比例，而实际采购物资并非定制产品，如公寓厨房锌盆、龙头供货合同约定减幅不得超过合同总量5%。

审计意见：房地产公司没有相关合同管理的细则，因此对合同审查的职责不清晰，也没有建立相关的责任追究制度。

如对标准合同如何管理、各部门对合同的审核要点，各岗位对合同管理的职责权限等。

虽然大部分对外签订的合同均使用了我司的标准版本，但在重要条款变更的权限上不清晰，哪些条款是可以修改的，哪些是原则性条款不能随意修改都没有明确细则，如部分供货合同约定我方调整数量需在一定范围内，而标准合同版本没有这些限制。

如果以标准版本为基础，但实质性的，原则性的条款改动过大也可能违背了采用标准合同版本的初衷，这点需要房地产公司予以考虑。

审计建议：建议房地产公司根据集团相关合同管理制度和指引拟定合同管理细则，明确各部门合同管理的责任，日常及时与集团合同管理部门沟通，将实际使用标准合同版本存在的问题及时反馈，便于集团制定相关管理制度以及提供业务指导和支持。

6、没有积极争取合同的起草权，部分合同条款审查不严抽查活动板房销售、安装合同书，合同版本采用对方提供简易版本，存在合同条款不合理的情况，如第六条第7款：楼面使用荷载不应大于150kg/m2；第七条第2款：设计荷载不大于150kg/m2，抗台风10级以下；乙方责任无违约金条款，但对我方有约定违约金等。

均属于消除或减轻乙方责任的条款，对我方较为不利。

目前此合同的补充合同执行存在一定问题，主要原因是板房在建过程中，我方提供的用地存在纠纷，因此部分板房停建，但对方单位要求我司按要求付款。

审计意见：从抽查情况看，部分合同直接采用对方合同版本，但对方并非垄断公司或市场地位更强势的公司，不仅更加耗费我方审核时间，而且可能存在一些潜在不利条款较难在短期内审核出来，如板房合同中对加大我方责任，减轻对方责任的合同条款相关部门未能提出意见并修订。

审计建议：对于非垄断公司或市场地位强势公司，建议房地产公司采用集团标准合同版本，争取起草权是从源头控制风险的措施之一，如果没有相关标准合同则应及时向集团办公室反馈信息。

7、对责权手册合同审批事项执行不严格房地产责权手册合同审批要求财务资金部审核，但所有抽查的合同审批均没有财务资金部经理的审批意见。

此外，还存在部分合同均由成控部一个部门包办审批的情况，如前述住宅阳台浴缸供货合同、以及公寓洁具、龙头供货合同等。

审计意见：相关部门没有签批意见，难以保证合同条款经必要审核，由同一部门包办审批也比较容易失去监管，滋生腐败。

虽然集团责权手册中未要求财务管理中心或财务资金部参与合同审批，但是房地产责权手册中有明确要求。

审计建议：建议房地产公司严格执行责权手册的规定，明确相关部门合同审核的责任，避免一个部门包办审批的情况发生。

8、各部门合同管理台账没有建立或没有定期核对查阅各部门台账，信息都不太完整，难以取得一份完善无误的合同台账。

总裁办、成控部、财务资金部均有建立合同管理台账，但营销部因人员精简后合同台账工作没有继续进行。

各部门没有定期进行核对，存在依赖财务资金部合同台账的情况。

由于财务资金部的台账登记也存在一定缺漏，各部门间长期不核对台账均可能出现缺漏。

审计意见：合同台账的记录与管理工作是一项重要的资料管理基础工作，台账完整有效为完善合同签订程序以及搞好集中采购与管理提供了保证，所记录款项结算和合同履行结果也可以动态监督合同执行情况，有一定事前监督、防范于未然的作用。

审计建议：建议房地产公司各部门重视此项基础管理工作，逐步规范合同台账的管理，定期进行核对，保证合同台账信息完整、准确。

六、总体评价房地产公司自2014年6月审计后，合同管理情况较前期有一定改善，如合同基本信息登记及保管、合同及审批资料管理等，但仍旧存在较多不足之处，在合同管理主要环节上还存在较多不符合集团内部合同管理制度要求和一般合同管理要求的情况。

从本次检查看，除前期管理基础不扎实外，在风险预判方面仍不充分，过程控制及信息沟通方面集团和房地产公司均有一定疏漏。