会议管理实务
《会议管理实务》课件——10.会议资料和会议物品的准备
一．会议资料
2．会务资料
➢ 会务资料是会议组织者处理各项会务所需的资料。
包括：
接站一览表 会议签到表 住宿登记表 用餐分组表 会议讨论分组表 会间乘车分组表 订票登记表 会务组成员通讯录（每人一份）等
一．会议资料
3．沟通资料
➢ 沟通资料是进行会议内外沟通的资料。
包括： 会议宣传资料 会议参考文件 各种与会议有关的协议书 合同书等
会议正式开始前两小时开空调进行预冷或预热试验。
（6）使用到各种视听设备时，应安排有专人负责调试、维修 和保管。
常用的视听设备：
表决投票系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体设备 （投影机、投影屏、投影仪、幻灯机）、摄像机、录像机、 电视机、电视墙、数据监视器、音响设备、办公设备、音频 视频会议系统等。
会议物品
PART 2
二．会议物品
会议物品
① ② ③
各种证件 会议指示标志 会议设备和用品
二．会议物品
1．会议证件
➢ 会议证件是会与组织者发给参加会议的代表、嘉宾以及会议工作者佩戴的统一制作的证件。
包括：
代表证
发给参加并有表决权和选举权的代表。
列席证
发给旁听但无表决权的列席人员。
工作证
只能证明是会议工作人员，出入行走有一定限制。
（4）会议物品的准备有时可结合公关宣传工作。
如在发放的纸笔或资料袋上印制会议举办企业名称及会议名称； 也可以印制赞助企业的名称，开辟会议筹资渠道。
二．会议物品
4．会议物品准备注意事项
Байду номын сангаас⚠️
（5）准备就绪的物品在会议前要作适当的试用或调试。
如需用到黑板、白板时，应将其附带的粉笔、水笔、指示棒或荧光笔、 板擦等一起准备；
《会议管理实务》课件——13.会议签到和引导工作
➢ 会议工作人员事先编制座次表，座次表上每个座位填 上与会人员姓名和座次号；
➢ 参加会议的人员到会时，就在座次表上销号，表示出 席。
注意：
印制座次表时，与会人员座次安排要有一定规律，如从×号到×号是某地区（部门） 代表座位，将同一地区、同一部门的与会人员集中在一起，以便与会人员查找自己 的座次号。
一．会议签到
2．签到的方法
③ 会议工作人员代为签到
只适宜于小型会议和 工作例会
➢ 会议工作人员事先制定好出席、列席本次会议人员的 花名册，开会时，来一人就在该人名字后画上记号， 表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。
例如：
“√”表示到会 “×”表示缺席 “○”表示请假等
一．会议签到
2．签到的方法
一．会议签到
2．签到的方法
② 表式签到 通常情况下，会议活动都可以采用这种方式签到。
➢ 与会者在会议工作人员事先准备好的格式规范的表 格上签名，以示到会。
注意： • 规模较大、参加人数较多的会议活动，要多准备一些签 到表，采取分头签到的方法，会议活动结束后，再装订 成册；
• 特别要避免用白纸或普通信笺签到，这样既不方便统计人数、检查缺席情况， 也不利于将来查考。
引导工作
PART 2
二．引导工作
引导
会议、活动期间会务工作 人员为与会者指引会场、座位、 展区、餐厅、住宿的房间以及 与会者问询的路线、方向和具 体位置。
引导有利于会场内外 正常秩序的建立。
谢谢聆听
THANKS FOR YOUR ATTENTION
一．会议签到
2．签到的方法
⑥ 电子签到
➢ 即将电子签到卡预先发给与会者。
➢ 与会者入场时，只需将签到卡放在电子签到机感应板 上，或通过非接触式扫描，系统就会自动记录和显示 与会者的姓名、性别、年龄、单位、职务、职称、代 表性质、组别、代表证编号等信息，并自动进行统计 分析，在显示屏上显示出到会和缺席等一系列数据。
《会议管理实务》课件——3.会议名称与议题的确定
一．会议名称的确定
3. 确定会议名称的注意事项
（1）会议名称要用确切、规范的文字表达。 （2）会议名称应与会议的主题、类型相符。 （3）一般企业会议不允许冠以“中国”或“中华”等称谓。
拟定会议议题
PART 2
二．拟定会议议题
1. 什么是会议议题
会议议题就是需要提交给会议讨论和决定 的问题。
一．会议名称的确定
1. 会议名称
作用：
➢ 既可用于会前的“会议通知”，使会议代表心中有 数，作好议事准备；
➢ 又可用于会后的宣传，以便扩大会议的效果，更可 用于会议过程中，使会议代表产生凝聚力和庄重感。
注意： 会标必须使用全称，不能随意省略文
字，以免语句不通，使人产生误会，造成 会议议题确定的基本原则
（5）相近性原则。
指会议议题之间的内在联系，尽量将那些内容相近，相互 联系密切的议题放在一次会议上讨论。
注意： 会议议题应该从实际出发，以保证会议质量、提高会议效
率为宗旨。 如遇几个议题，应按其紧急，或者重要程度排列。最紧急的、最重要的排列在最前面。
尽量保证在最佳时间开会。要注意将全体会议安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上 则安排一些文娱活动。
谢谢聆听
THANKS FOR YOUR ATTENTION
二．拟定会议议题
3. 会议议题确定的基本原则
（2）明确性原则。
➢ 会议议题的表述要简洁明了，既不能空洞抽象，让人反复 琢磨仍摸不着头脑；也不要罗嗦，把议题的要义淹没在繁 琐的表述中。
➢ 为议题提供相关说明性的材料，使之更清晰，以便与会人 员在讨论和和决策时参考。
明确的议题，是形成决议的前提条件 之一
第七讲会议管理实务.
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主 要 内 容
一、会议的基本知识 二、会议的计划与准备
三、会议中的实务
四、会议后的实务
五、召开各种形式会议的方法
六、如何提高会议的效率
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一、会议的基本知识
1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词。 从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、 集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意 义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事 情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、 有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括 以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终 止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席 人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。
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2、会议管理
会议管理是为了保 证会议的正常进行 并提高会议的效率， 而对会议的筹备、 组织、保障等工作 的一种有效的协调。
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3、会议的分类
（1）按会议的
目的分类 （2）按会议的 形式分类 （3）按会议的 职级分类
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（1）按会议的目的分类
会议的具体目的：信息的传达、信息的交换、 相互启发、作出决定、收集创意等。 说明会议——以信息的传递为目的。 研究会议——以信息交换与相互启发为目的。 解决问题的会议——以作出决定为目的。 学习会议——以传递信息和相互启发为目的。 创意会议——以收集创意为目的。
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2、编写会议简报
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3、拟写会议纪要
会议管理实务全书电子教案整套教学课件
会议议程；
会议讨论和发言；
会议决定和决议；
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先 后次序会有所不同。
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二、任务实施
任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
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销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题
人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施步骤
对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进 行调试。 步骤5：发言席布置 庆典大会应专设发言台，位于主席台靠内一侧。发言台 最好摆设小盆鲜艳鲜花。预先调试好话筒。 步骤6：大会座位布置 作为大型会议，为维持会场的秩序，保证各项活动的顺 畅进行，会场预设功能区。分为ABCD各区，让记者、 退休人员、外宾、领奖人员都有专门的功能区，一般职 工则按部门划分功能区。
[4]在主席台的桌上，于每个人座位的左侧放置姓名台 签。
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知识链接
➢安排场内其他人员的座次
[1]小型会场内座位的安排，一般离会场的入口处远、 离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。
[2]中大型会场内座位的安排方法有3种： 横排法。是按参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称
笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。 竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓
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一、任务描述
1、情境导入
新世界公司经理办公会决定于20××年1月7日 召开一次如何加强公司经营管理的研讨及交流 会，届时还要邀请商务部领导及管理学专家做 报告。要求各分公司经理和部门经理必须到会 ，且要准时，地点在公司第一会议室。作为总 经理办公室秘书，请你根据这次会议的主旨规 模和会期等因素，拟写相关的会议文书。
《会议管理实务》第四版每章核心要点
《会议管理实务》第四版每章核心要点摘要：一、引言- 会议管理实务的概念和重要性- 本书的目标读者和结构二、会议筹备1.确定会议目的和议程2.选择合适的会议时间和地点3.安排会议场地和设施4.发布会议通知和邀请三、会议组织1.成立会议筹备组2.制定会议日程安排3.安排会议发言和讨论环节4.确定会议参与人员和角色四、会议现场管理1.会议签到和资料发放2.会议现场布置和设备检查3.会议进程控制和时间管理4.会议现场安全和应急处理五、会议记录和总结1.会议记录的内容和形式2.会议纪要的整理和分发3.会议成果的评估和反馈4.会议后续行动的跟进和督促六、会议沟通与协调1.会前沟通与资料准备2.会议期间的沟通与交流3.会后沟通与行动计划4.跨部门和跨层级的协调七、提升会议效果的方法1.明确会议目标和议题2.优化会议流程和形式3.提高参会者的参与度和责任感4.利用现代技术提高会议效率八、会议管理中的挑战与应对1.会议组织与时间管理的冲突2.会议决策与执行的困境3.会议中的冲突与协调问题4.提高会议效果的策略和方法正文：《会议管理实务》第四版旨在为从事会议管理工作的人员提供全面而实用的指导。
全书围绕会议筹备、组织、现场管理、记录与总结、沟通与协调、提升会议效果及应对挑战等方面展开，旨在帮助读者更好地理解和运用会议管理的方法和技巧。
在会议筹备阶段，确定会议目的和议程、选择合适的会议时间和地点、安排会议场地和设施以及发布会议通知和邀请都是至关重要的环节。
这些工作的完成将为后续会议的顺利进行奠定基础。
会议组织阶段涉及成立会议筹备组、制定会议日程安排、安排会议发言和讨论环节以及确定会议参与人员和角色等方面。
通过精细的组织，确保会议能够按照既定计划顺利进行。
会议现场管理是会议成功的关键环节。
这一阶段需要做好会议签到和资料发放、会议现场布置和设备检查、会议进程控制和时间管理以及会议现场安全和应急处理等工作。
会议记录和总结是会议成果的体现，需要对会议内容进行详细记录，整理会议纪要，评估会议成果，并进行后续行动的跟进和督促。
会议管理实务》教学大纲
《会议管理实务》教学一、课程性质会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。
本课程是文秘专业的一门专业主干课程。
根据用人单位反馈信息和毕业生就业状况分析，经校内外行业专家、教育教学专家等多方调研讨论，确定文秘专业的培养目标为：培养具备良好职业素质，掌握专业知识和职业技能，能胜任机关及企事业单位文秘一线工作岗位办公室文秘工作岗位的高素质技能型专门人才。
本课程面向办公室会务管理工作岗位，针对秘书会务典型工作任务，着力培养秘书会务工作所需的会前筹备、会中服务与会后落实基本理论知识、工作方法以及工作过程中的注意事项，掌握办会的一般流程及会务礼仪，树立正确的会务管理理念，养成良好的职业习惯。
前导课程：秘书理论与实务（或秘书学概论）、秘书写作、办公室实务、口才实训、庭审速录等。
后续课程：专业综合实训、顶岗实习、毕业设计。
二、学习目标本课程使学生了解会务工作的基本内容及工作程序，掌握作为秘书，如何拟定会议方案、做好会前准备工作、会中协调管理工作、会议记录与会议简报的写作及会后落实反馈工作，能熟练掌握办会的基本礼仪，具备组织协调的能力，懂得秘书在办会中的职责，达到秘书办会能力的要求，培养学生良好的职业素质与专业核心能力，为从事文秘类工作打下坚实基础。
通过教学与实践，使学生系统地学习秘书会务工作的理论和实务，掌握秘书会务工作的一般规律，培养学生形成秘书会务工作的综合能力和训练学生掌握秘书会务工作的操作技能，形成秘书的职业素质。
具体包括以下几个方面：1、专业能力目标（1）能够制订会议计划、方案、预案或策划书；（2）能够做好会议筹办工作；（3）能够开展会前检查；（4）能够做好会中服务工作，做好会议记录，拟写会议简报；（5）能够拟写会议总结，组织会议信息落实与反馈以及文档管理工作。
2、方法能力目标（1）树立自我学习意识，灵活运用会务工作的普适程序与方法，举一反三，融会贯通，合理应用到各种类型的会务工作中；（2）掌握计算机与网络的信息收集、整理、存储以及展示能力，灵活运用文字、数据和音像等多媒体技术，以优化会务管理工作，解决不同会议类型遇到的实际问题。
《会议管理实务》课件——6.会议日程的拟订
会议日程的拟订
PART 1
会议日程的作用
1.会议日程的作用
作用
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保证会议议程的具体实施；
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方便与会者；
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提高会议效率。
会议日程编排的方法 PART
2
2.会议日程编排的方法
（1）整体把握
➢ 全面准确地把握会议的议题性活动、仪式性活动、其他 特点辅：助活动，把握其主次关系，突出重点，注意各项活动
之间的协调。
（2）时间预测
➢ 对各项具体活动所需时间进行预测。
方法： ① 以前同类型会议上同样的活动所耗用的实际时间； ② 本次会议的议题和其他活动的增减情况； ③ 每项议题的发言人数和发言时间； ④ 每项仪式性和辅助性活动所需的时间； ⑤ 中间休息时间。
2.会议日程编排的方法
（3）符合人体生理和心理规律
会议日期的选择
原则
PART
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4.会议日期的选择原则
会议日期的选择非常重要，客房价格的商定以及会议地点、场所的选择 都受到会议日期的影响。
以下是选择会议日期需要注意的几个原则：
1. 避开重要活动日期
2. 避开重要的节假日
3. 会议时间要合理
➢ 指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。
比如：
纪念性会议放在纪念日举行最能突出主题； 庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。
（3）题注
➢ 报大会或主席团会议通过的会议日程，应当写明题注，具体写法同会议议 程。一般会议的日程如在标题中已经显示会议年份信息的，则可省去不写； 如标题未显示年份信息，在其他部分也未显示的，应标明年份。
3.会议日程的结构和写法
（4）正文
两种格式：
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会议管理实务
•内容简介：
•《会议管理实务》贯彻项目化教学改革的要求，对会议管理实务的教学内容进行了整合，让学生在完成“任务”的过程中，学习应用相关知识，掌握会议管理与服务的方法与技巧。
《会议管理实务》设计了多个会议管理工作项目与任务，以项目、任务为载体，穿插相关知识。
在教学过程中，教师可以根据不同专业对会议管理与服务的不同要求，对相关内容有所选择与侧重。
•目录：
•项目一会议基础
•任务一认识会议
•
•项目二会议策划与会前准备工作
•任务一进行会议策划
•任务二确定会议的名称与议题
•任务三确定会议工作机构与人员分工
•任务四拟订会议议程和日程
•任务五确定会议地点与场所
•任务六制作并发送会议通知
•任务七编制会议预算
•任务八准备会议资料和会议物品
•任务九会场布置
•
•项目三会中服务工作
•任务一接站和报到工作
•任务二进行会间服务
•任务三编写会议记录
•任务四编写会议简报
•任务五处理会中突发事件
•
•项目四会议评估与会后工作
•任务一送别与会人员
•任务二会场善后工作
•任务三会议经费结算
•任务四制发会议纪要
•任务五会议文件资料的收集和整理
•任务六会议评估和总结
•
•项目五其他类型会议的组织与管理
•任务一开业庆典的组织与管理
•任务二新闻发布会的组织与管理
•任务三股东大会的组织和管理
•
•项目六综合实训
•综合实训一新产品介绍、咨询暨订货会议•综合实训二文书拟写、商务接待与会议筹备•综合实训三课程学习总结与汇报。