工程项目档案管理中存在问题措施
浅议工程档案管理现状及改进措施
浅议工程档案管理现状及改进措施引言工程档案是工程项目的重要资料，记录了工程项目的整个过程、设计方案、施工过程、验收记录等重要信息。
它不仅对工程项目的管理与维护具有重要作用，还是工程项目完结后的重要资料。
在实际工作中，很多单位对工程档案管理存在诸多问题，影响了其有效性和权威性。
本文将就当前工程档案管理的现状进行分析，并提出相应的改进措施。
一、工程档案管理的现状1. 工程档案管理存在的问题在当前工程档案管理中存在以下问题：（1）档案整理不规范，导致档案混乱。
很多单位对工程档案的整理不够规范，造成档案管理的混乱，甚至出现了部分档案丢失的情况。
（2）档案保存形式单一，易于损坏。
大部分工程档案都是以纸质形式保存，易于受到湿热、灰尘等外界因素的影响，导致档案损坏。
（3）档案利用率低，形同虚设。
很多单位虽然收集了大量的工程档案，但由于档案管理不规范，导致档案利用率低，形同虚设。
（4）档案管理成本高，效率低下。
传统的档案管理方式需要大量的人力物力资源，管理成本高，且效率不高。
2. 工程档案管理的现状工程档案管理的现状通常表现为：（1）工程档案保管责任不明确。
在单位中，可能存在多个部门分散保存工程档案，但各部门对档案的归属责任不明确，导致档案管理不到位。
（2）工程档案管理缺乏专业人才。
由于工程档案管理需要对工程专业知识和档案管理知识的高度了解，但很多单位缺乏专业的档案管理人才，导致档案管理水平低下。
（3）工程档案管理技术手段滞后。
目前很多单位还在使用传统的纸质档案管理方式，对于电子档案管理和信息化管理手段应用不足，技术手段滞后。
（4）工程档案管理制度不健全。
有些单位对工程档案管理的制度不够健全，管理标准和规范不够明确，导致档案管理工作存在随意性。
二、改进工程档案管理的措施为了解决当前工程档案管理存在的问题，提高工程档案管理的效率和权威性，需要采取一系列的改进措施。
1. 规范档案整理流程要解决档案整理不规范导致档案混乱的问题，首先需要建立健全的档案整理流程，明确每个环节的责任人和具体操作步骤。
浅析建筑工程档案管理存在问题及处理措施
浅析建筑工程档案管理存在问题及处理措施建筑工程档案是建筑工程项目的重要组成部分，是记录项目全过程和成果的重要载体。
在实际的建筑工程档案管理中，存在着许多问题，如档案管理不规范、档案保管混乱、档案信息不完整等，这些问题严重影响着建筑工程的质量和安全。
对建筑工程档案管理存在的问题进行深入分析，并提出相应的处理措施，对于规范和改进建筑工程档案管理具有重要意义。
1、档案管理不规范在建筑工程项目实施过程中，档案的管理往往比较混乱，档案的整理、归档、保管和查询方式不规范，造成档案信息的混乱和丢失，给后期的工程维护和管理带来诸多不便。
2、档案保管混乱建筑工程项目的档案保管通常存在混乱的情况，有的档案存放在不干净、潮湿的地方，容易造成档案的损坏和丢失，给档案的长期保管带来隐患。
3、档案信息不完整在建筑工程档案中，有些项目的档案信息并不完整，主要表现在工程项目施工的全过程没有得到完整的记录，或者是缺少重要的施工资料、验收资料等，这给后期的工程质量评定和验收带来一定的难度。
针对档案管理不规范的问题，有关部门应建立起完善的档案管理制度，明确档案的整理、归档、保管和查询的具体流程和责任人，确保档案管理的规范化进行。
为了解决档案保管混乱的问题，有关部门应加大对档案保管设施的改造和建设工作，确保所有的建筑工程档案都有合适的、安全的保管环境，以防止档案的损坏和丢失。
3、加强档案信息的整理和归档工作对于档案信息不完整的问题，有关部门要加强对档案信息的整理和归档工作，尤其是对于那些重要的项目档案信息，要确保所有施工过程的资料记录清晰完整，以便于后期的工程管理和评估。
4、加强档案管理的宣传和培训为了提高建筑工程档案管理的水平，有关部门应加强档案管理的宣传和培训工作，引导全体工作人员树立档案管理重要性的意识，提高档案管理工作的科学化和规范化水平。
5、强化档案管理的监督和考核为了确保建筑工程档案管理的质量，有关部门应加强对档案管理工作的监督和考核力度，建立档案管理的监督和评估机制，及时发现和纠正档案管理中存在的问题，保证档案管理工作的持续改进和提高。
浅析建筑工程档案管理存在问题及处理措施
浅析建筑工程档案管理存在问题及处理措施
建筑工程档案管理是指对建筑工程项目全过程中形成的各类档案进行收集、整理、归档和利用的管理工作。
目前建筑工程档案管理存在着一系列问题，如档案归档不规范、档案保存环境不合理、档案信息化水平不高等。
为了解决这些问题，我们可以采取一些处理措施。
针对档案归档不规范的问题，应建立严格的档案管理制度和流程，明确各个环节的责任和操作规范。
对于每个工程项目，应指定专门的档案管理员进行管理，负责档案材料的收集、整理和归档，确保档案的规范性和完整性。
针对档案保存环境不合理的问题，应完善档案保存设施和保管条件。
建立专门的档案馆或档案库，对档案进行统一的存放和管理。
要确保档案保存环境的安全、稳定和干燥，避免受潮、霉变等情况的发生。
针对档案信息化水平不高的问题，应加强档案数字化建设。
可以建立档案管理信息系统，将档案纸质资料进行数字化转化，并进行分类、编目和索引，以便于管理和利用。
可以利用现代科技手段，如人工智能、大数据等技术，提高档案信息的检索和利用效率。
还可以加强档案管理的宣传和培训工作。
建立档案管理的宣传教育制度，加强对建筑工程档案管理重要性和方法的宣传，引导全体项目人员养成规范档案管理的意识和习惯。
同事，组织档案管理培训，提高档案管理人员的专业水平和操作能力，确保档案管理工作的质量和效率。
解决建筑工程档案管理存在的问题需要从多个方面入手，包括规范归档流程、完善保存设施、加强数字化建设和加强宣传培训等。
通过这些处理措施的落实，可以有效提升建筑工程档案管理的质量和效率，为后续工程建设和管理提供支持和参考，保障工程质量和安全。
浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略
浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略【摘要】工程档案管理是工程项目中至关重要的一环，可以记录和追踪工程整个过程的信息和数据，保证工程质量和安全。
在实际操作中，工程档案管理存在诸多问题，如文件丢失、信息不准确、管理混乱等。
为解决这些问题，可以采取一些策略，比如建立科学的档案管理制度、利用信息技术提高管理效率、加强培训提升管理人员素质等。
通过加强工程档案管理，可以提高工程项目管理的水平和效率，保证工程顺利进行并达到预期目标。
加强工程档案管理是至关重要的，有助于提高工程项目的质量和安全水平，提升整个行业的发展和竞争力。
【关键词】工程档案管理、问题、解决策略、重要性、加强、必要性1. 引言1.1 工程档案管理的重要性工程档案管理是现代工程项目中至关重要的一环。
它涉及到工程项目的始终，包括规划、设计、施工、验收等多个环节。
良好的工程档案管理可以帮助企业实现项目进度的控制、质量的保障以及风险的管理。
工程档案也是企业的重要资产，可以为企业提供历史项目的经验教训，为未来项目提供参考和借鉴。
工程项目是一个复杂的系统工程，涉及到多个不同的专业领域和多个阶段的活动。
良好的工程档案管理可以帮助各个阶段和各个专业之间的信息共享和通信，避免信息孤岛现象的发生，提升工作效率。
工程项目的信息量庞大，包括各种图纸、设计文件、合同协议、施工记录等。
这些信息对于项目的进展和管理至关重要。
只有通过科学的管理和分类，才能确保信息的准确性和完整性，为项目的顺利进行提供支持。
工程项目在完成后还需要进行验收和归档，这需要有有效的工程档案管理体系。
只有有效地保存和管理这些档案，才能保证项目的质量和可追溯性，为后续的工程运营和维护提供参考依据。
工程档案管理在工程项目中起着重要的作用，不仅可以帮助企业提升管理水平和工作效率，也可以为企业的可持续发展奠定基础。
加强工程档案管理，提高档案管理水平，已经成为企业发展的必然要求。
2. 正文2.1 工程档案管理存在的问题1. 文件混乱：由于工程项目涉及的文件资料众多，且内容繁杂，如果没有规范的管理制度，很容易导致文件混乱，难以找到需要的信息。
建设工程档案管理中的问题及解决措施
建设工程档案管理中的问题及解决措施工程建设项目档案在整个工程建设中发挥着巨大作用，是顺利实施工程项目的保障，有助于提升工程项目管理水平，其中涉及内容十分复杂，要想全面促进项目档案管理工作的创新发展，必须加大信息化建设力度，优化组织机构建设，完善档案管理制度，不断加强档案管理人员的专业技能和人才储备，积极转变创新管理方式，提升现代化管理水平。
1 工程档案管理的重要性运用科学、有效的工程档案管理方法，能够展现出企业内部质量控制体系的管理水平，还显现出企业管理人员对内部档案管理的重视程度。
另外，国家对工程档案管理也作出了明确的要求。
住建部提出建设工程施工过程中，对建设工程档案必须严格管理，如果档案管理不符合要求，则认为工程质量不合格，可见档案管理在建设工程中的重要性。
国家住建部的严格要求，在一定程度上提高了施工单位对档案资料管理的重视程度，从而保证在建设工程项目施工时，认识到工程档案管理的重要性与紧迫感。
2 工程建设项目档案管理存在的问题2.1 档案的收集与归档缺乏标准性与规范性在过去工程建设和发展的过程中，很多建设单位过于注重工程建设速度以及质量的提升，对于档案管理工作存在不同程度的忽视。
这就导致在实际的档案文件材料搜集和归档的过程中标准化和规范性不足，进而导致档案管理存在文件不全、顺序混乱的问题。
2.2 档案管理队伍整体专业性不足从现阶段工程档案管理工作开展的现状来看，很多档案管理人员都存在身兼数职或临时借调等问题。
由于不是针对档案管理相关岗位的实际需求来进行人员的调配和招聘，很多档案管理人员一方面缺乏较强的档案管理经验，另一方面不具备专业的知识和技能，造成档案管理队伍的综合素质无法满足档案管理工作的需求。
2.3 档案管理制度不完善特别是在中小型工程建设过程中，很多建设单位的档案管理制度都非常简陋，可实施性不强，只是一个形式，既不能有效地提升档案管理工作的规范性，也不能够将档案管理工作在工程项目建设中的作用充分发挥出来。
浅析建筑工程档案管理存在问题及处理措施
浅析建筑工程档案管理存在问题及处理措施建筑工程档案管理是建筑工程施工中非常重要的工作之一，它涉及到工程的质量、安全、合规性等方面。
在实际工作中，建筑工程档案管理存在着诸多问题，影响着工程的质量和进度。
我们有必要对建筑工程档案管理存在的问题进行深入分析，并提出相应的处理措施，以期为建筑工程的顺利进行提供有力保障。
1. 档案缺失或不全在实际工程施工中，由于各种原因，例如工作人员的疏忽大意、工地环境的恶劣、资料管理的不规范等，导致建筑工程档案的缺失或者不全。
这就给工程的后期验收、维护和管理带来了很大的困难。
2. 档案混乱由于工程施工中的各种材料、设备、技术文件等较多，如果不加以规范管理，很容易就会出现档案混乱的情况。
这就使得相关人员难以找到需要的资料，影响了施工的正常进行。
3. 档案虚假在一些工程中，由于业主或者相关人员的不良行为，他们可能会在建筑工程档案中出现一些虚假内容，以达到某种目的。
这种行为不仅损害了工程的质量和安全，也对工程的形象和信誉造成了负面影响。
4. 档案管理不规范在一些施工单位中，由于对建筑工程档案管理的重视程度不够，在管理上存在许多不规范的现象，例如没有建立健全的档案管理制度、没有专门的档案管理人员等。
这就导致了档案管理的混乱和不规范。
1. 健全档案管理制度2. 加强档案管理培训为了确保档案管理人员的能力和素质，需要对他们进行相关的培训，提高他们的档案管理意识和专业水平。
只有这样，才能够有效地避免档案管理上的失误和疏忽。
3. 使用档案管理软件在现代化的建筑工程施工中，可以借助一些档案管理软件来帮助管理人员更加高效地进行档案管理。
这样可以避免很多人为的错误，提高档案管理的准确性和及时性。
4. 加强对档案真实性的监督为了杜绝档案中出现虚假内容的情况，需要加强对档案真实性的监督，建立起一套完善的监督机制，对重点工程的档案进行定期审核和检查，发现问题及时处理。
5. 建立档案管理档案在施工现场，需要建立一套完善的档案管理档案，记录下每天的档案管理情况，记录下特殊事件的处理情况，使得管理过程变得既透明又可追溯。
重点工程档案管理存在问题及对策研究
重点工程档案管理存在问题及对策研究重点工程是指国家战略性、重大基础设施和重点领域项目。
重点工程的建设是国家经济和社会发展的重要支撑和保障，因此其管理工作尤为重要。
而重点工程项目的档案管理问题一直存在，这不仅影响了工程项目的运行效率，也可能导致信息泄露、安全隐患等严重后果。
对重点工程档案管理问题的深入研究和对策很有必要。
1. 档案管理制度不完善。
一些地方或单位在重点工程档案管理制度建设方面存在不足，制度不够完备，导致档案管理工作缺乏规范性和权威性。
一些工程项目甚至没有建立档案管理制度，导致重要信息难以获取和管理。
2. 档案保管环境差。
很多地方和单位的档案保管环境存在问题，如温湿度控制不到位、档案存放空间不足、档案存放设施简陋等，这些问题严重影响了档案的保存和利用。
3. 档案管理人员素质低。
一些地方或单位的档案管理人员技术水平和服务意识不高，很难胜任重点工程档案管理工作，导致档案管理混乱和不统一。
4. 安全保密意识薄弱。
一些重点工程项目的档案保密意识薄弱，档案信息的保密管理不到位，容易造成档案信息泄露甚至丢失。
5. 档案管理技术落后。
一些地方或单位的档案管理技术水平较低，对档案数字化、信息化管理等新技术的应用欠缺，导致档案管理效率低下。
二、对策研究1. 完善档案管理制度。
各地方和单位应根据实际情况，建立健全档案管理制度和规章制度，将档案管理工作纳入各项管理体系，明确档案管理的职责、权限、程序和标准，以规范档案管理工作。
2. 改善档案保管环境。
各地方和单位应加大对档案保管环境建设的投入力度，改善档案保管设施和设备，保证档案的安全和完整性。
4. 加强档案安全保密管理。
各地方和单位应加强对重点工程档案的保密管理，建立健全档案信息安全管理制度，采取必要的保密措施，确保档案信息的安全。
在加强重点工程档案管理管理的要加强宣传，提高全社会对档案管理的重视程度，形成全社会共同关注、支持和参与档案管理的良好局面。
只有这样，才能有效解决重点工程档案管理存在的问题，促进重点工程的健康发展。
工程档案管理解决方案
工程档案管理解决方案一、工程档案管理现状及存在的问题工程档案管理是整个工程项目管理的重要组成部分，如果工程档案管理不善，则可能对整个工程项目的质量和安全造成重大影响。
目前在工程档案管理中存在以下问题：1.管理不规范。
部分工程项目在建设过程中对工程档案管理的要求不高，管理流程不规范，缺乏制度化、标准化方式。
2.安全性差。
工程档案管理存在着信息泄露、篡改风险。
3.查询困难。
由于工程档案的数量众多，且质量各异，使得查询工程档案十分困难。
二、提高工程档案管理的解决方案为了解决工程档案管理中存在的问题，提高工程档案管理质量和效率，可以采取以下措施：1.建立健全的管理制度和流程针对工程档案管理不规范的问题，需要建立起全面的管理制度和流程，包括工程档案的收集、整理、存档、查询等各个环节。
制定相关的规章制度并加强执行力，以确保工程档案管理的规范性和准确性。
2.加强信息安全保障措施针对工程档案管理安全性差的问题，应提高信息安全意识，加强信息安全保障措施，防止工程档案信息泄露、篡改等情况。
可以采取技术手段和制度建设相结合的方式，包括加密技术、访问控制、权限管理等多种手段，防范工程档案管理安全风险。
3.建立标准化的档案管理系统为了解决工程档案查询困难的问题，建立标准化的档案管理系统非常重要。
可以引入现代化的信息技术手段，建立电子档案管理系统，实现工程档案的数字化管理和查询。
通过信息化手段，提高工程档案的可操作性和查询效率，为工程档案的整理和利用提供更多的便利。
4.强化档案保管和备份在工程档案的保管和备份方面，需要严格管理，保持档案的完整性和准确性，同时建立定期备份制度，确保工程档案的安全可靠，一旦发生意外，能够及时恢复工程档案。
5.加强人员培训和管理加强工程档案管理人员的培训和管理是提高工程档案管理的重要手段。
只有经过专业培训的管理人员，才能真正做到合理、科学的管理。
同时，对档案管理人员进行岗位绩效考核，提高他们的管理水平和责任意识。
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浅析工程项目档案管理中存在的问题及措施摘要:本文就工程项目档案管理工作中存在的问题进行了分析,找出了存在问题的原因,提出了解决问题的措施。
关键词:建设工程；档案管理1 现状分析对任何一个工程单位而言,不论是设计单位还是施工单位及监理单位,其资料室已成了图纸资料库,过去的图纸资料堆得四处皆是,个别已是尘埃满面。
如何利用计算机及电子文档将各种资料、图纸实行数字化统一管理,这是很多单位所共同关心的问题。
随着计算机的发展和普及,目前多数设计单位的计算机出图率已达到100 % ,即所有工程图均为windows98、word 、excel 等电子文件。
但大多数单位未对这些图档进行统一管理,在设计单位分散在各设计人员手中或各科室里的资料数不胜数。
因此在工程建设过程中有数量众多的施工往来文件、合同、实验资料和竣工文件等资料,如果能将这些文件资料无纸化统一管理,那将会为各单位节约许多开支,也会减少各单位对这些资料进行人工管理的苦恼,更不会有丢失资料的担心,而且查找文件即方便又快捷。
在施工监理单位也存在类似的问题。
为解决上述问题,结合监理工作的需要,我公司在“西部交通建设科技项目”、“兵团国家级贫困团场扶贫公路建设项目”等工程中不断的总结经验,实验研究出了一整套有关设计图及竣工资料数字化统一管理模式及管理系统。
就我个人认为该系统能很好地解决图档管理中所遇到的各种问题。
针对设计和施工单位(含监理和业主) 工作内容和重点的不同,将其分为设计施工检测管理和竣工图辅助制作及管理系统两大部分。
2存在问题的主要原因2. 1重建设、轻管理、档案意识淡薄有的工程管理部门和工程专业人员重工程实体,轻工程资料,只重视抢工期,忽视工程资料与工程实体同步管理。
认为只要工程项目迅速建成投入使用就行,对工程项目竣工档案资料是否完整准确的归档漠不关心,忘记了竣工档案是企业必要的技术储备,是一种潜在的生产力这样一个极为重要的问题。
2. 2对档案工作缺乏正确的认识有人认为,工程项目竣工档案材料的收集归档完全是档案部门的事,这种认识误区,是造成工程竣工档案材料收集不齐全、不完整、不准确的另一个原因。
档案管理工作不是一项孤立的工作,它与企业经营有着千丝万缕的联系。
尤其是收集归档工作,档案材料能否收集齐全完整并保证其准确性,不仅取决于档案管理人员的主观努力程度,而且与企业各部门在处理业务,形成文件材料行为规范程度有着直接的联系。
如果各业务部门在编制或审查文件图纸资料时不注意其质量,使用中不维护它的安全,办理完毕后又不注意收集和积累,而单凭档案部门事后去找、去要、去收集,那么要使工程项目档案资料归档齐全将是一句空话。
2. 3工程项目竣工档案归档制度不健全例如,有的工程在制定项目计划时未将竣工档案资料归档工作列进去,有的工程项目验收时不吸收档案部门参加,有的施工单位在竣工验收时不向工程管理部门提交竣工档案,没有将竣工档案的形成、归档纳入工程管理业务范围。
由于归档制度不健全,曾出现工程实体完工,施工单位走人,工程管理班子解散,交工资料成堆,造成档案人员有啥清理啥的局面。
2. 4对档案管理制度执行不力有些规章制度必须在各业务部门的大力支持和密切配合下才能得到真正的贯彻执行。
例如,公司制定了关于工程交工资料不完整、不准确,工程项目就不能验收,工程项目竣工资料不归档,财务部门不能结算等规定。
但在实际工作中,有些单位认为档案工作是档案部门的事,与本单位无关,无视档案工作的规章制度,有法不依,有章不循,该把关的不把关或是把关不严,使部分规章制度形同虚设。
2. 5没有形成一个良性的归档渠道如有的建设项目主管部门、施工单位与档案部门配合不紧密,管理上出现脱节现象,有些甚至出现相互推诿,在档案资料归档过程中只是处于施工单位交什么,工程部门收什么,工程管理部门交什么,档案部门就收什么,在档案资料的接收上留下漏洞。
2. 6档案人员业务水平参差不齐竣工档案资料应该是由专人跟踪负责的一项工作，可是由于很多单位对于档案资料收齐的重要性不理解甚至于有时觉得是可有可无所以在档案资料员的配备上出现了很大的流动性和不专业性。
其实按照正规的要求，应该是每个建设方、施工方都应该配有一至三名经过专业档案资料管理培训后考试合格取得档案员上岗证的工作人员。
可是，就现在而言这一点几乎是没有几个单位能够做到的，这样就造成了很多重要档案资料应档案人员的不专业管理而流失，而这些宝贵资料的流失是随时有可能给我们将来的生活、建设，甚至于财产生命造成不可挽回的损失。
3解决问题的主要措施以上问题是在工程项目档案管理方面存在的突出问题。
如何才能保证工程项目竣工档案资料及时、准确地归档,笔者认为应努力做好以下几方面的工作:3. 1重视并提高档案管理意识各级领导和有关业务部门要切实重视档案管理工作,档案专业部门和人员要进一步明确职责范围,如参加生产调度会,参加产品鉴定会和基建工程竣工验收,参加设备开箱等。
3. 2成立重大工程项目竣工档案归档工作协调小组工程项目从立项、评估、设计到施工、竣工、交付使用,其档案资料的形成、积累、归档是一个复杂的过程,在这个过程中,涉及到若干部门,众多的环节和许多专业,要保证施工档案完整准确及时地归档,就应当有一个协调的机制。
笔者认为,一个比较大的工程项目,应当成立竣工档案协调小组,一般应由计划部门、基建部门、财务部门、档案部门、施工单位、使用单位等组成,以协调各方面的工作,保证工程项目竣工资料归档工作的顺利进行。
3. 3进一步健全档案管理制度首先要从业务考核入手,将工程项目档案归档管理纳入计划管理,并对工程项目竣工档案的归档范围、归档要求、归档时间以及归档职责都做出明确的规定,并通过建立岗位职责把归档任务纳入各业务部门和有关人员的工作标准之中,使归档工作制度化、程序化。
其次是要把提交合格的交工资料列人工程承包合同,列入创优工程评审条件并认真实行预留交工资料保证金制度,第三是要认真执行制度。
制度的保证作用,不仅要看到制度本身是否完善,更重要的是看能否贯彻执行。
3. 4加强跟踪指导跟踪指导是档案部门在收集工程项目竣工档案中掌握的第一手资料,也是使竣工资料达到规范化的必要条件。
工程档案产生于施工现场,贯穿于工程项目的招标、投标、施工和竣工的整个过程。
档案部门要根据年度计划内容制定出跟踪指导计划,在工程项目施工开始就要派专人进行跟踪,对该项工程竣工档案交付验收提出明确要求,切实做到对工程竣工档案跟踪管理的有效控制。
同时,在跟踪指导的过程中要积极主动与工程管理部门、施工单位搞好配合。
档案部门在跟踪指导中应注意以下问题:第一,档案部门应摆正服务的指导思想,工程中主动配合,做到参与而不代替。
要注意做好组织、协调、指导、监督工作;第二,摆正工程管理与档案工作的关系。
从基本建设和工程施工角度来看,工程管理与档案工作应是主从关系,现场档案工作从属于工程管理,是工程管理的一个组成部分,它贯穿于工程的全过程。
3. 5积极参与管理一是工程项目立项时,档案部门要与有关部门协商,将竣工档案的归档工作列进去,并提出具体要求;二是鉴定施工合同时,要将竣工档案归档的责任、时间、案卷的质量要求等写进合同中,以保证竣工档案完整、准确、及时地归档;三是要严格按照工程合同履行归档手续,用经济手段保证竣工档案的归档工作;四是在施工过程中,注意加强业务指导工作,及时发现和解决问题;五是在每个单项工程完工后,应与工程管理部门在验收工程的同时验收竣工档案,从根本上解决竣工档案滞后性的问题;六是档案部门要搞好竣工资料的验收。
验收时要逐卷逐张进行核对,其方法是以案卷目录对照每张图纸、文字材料,以变更通知对照图纸修改部位;以国家科技档案案卷标准对照案卷质量;以工程项目竣工档案资料归档细则对照形成的全部竣工档案。
七是竣工验收时对档案的抽检,一般千卷以上抽查15% ,千卷以内抽查30% ,抽查时重点放在对初验中发现的问题是否纠正。
3. 6严把审核验收与财务结算关工程项目竣工档案资料的审核与验收是竣工档案归档前的最后一项工作,它将预示着整个工程结束。
在审核验收时,档案部门要指导施工单位及时做好交工资料的系统整理工作。
将交工文字资料按单位工程分专业整理,遵照各专业施工文件的归档内容及先后排列顺序整理整齐,装订成册,按档案要求编写页码,编制交工资料目录,填写交工资料的成册封面。
为了对交工资料的完整准确负责,交工资料封皮上应设有施工单位、负责人、编制人和验收单位、负责人、资料审核人的盖章和签字处。
竣工图成套性强,施工单位应按单位(或单项)工程分专业整理,每一套竣工图(含其全部重新编号的变更文件) ,按图纸目录的顺序排列。
交工资料整理好后,分别填写交工资料交接清单一式两份,同交工资料一齐交工程项目管理部门审查。
交工资料是在工程施工过程中形成积累和编制的,建设单位从事施工管理的专业技术人员是审查交工资料内在质量的“法定”权威,而档案人员则侧重从工程档案管理的角度检查交工资料的质量。
在单项工程交工验收前,建设单位工程管理部门负责组织和落实交工资料的交接及审查工作,工程管理技术人员按规定和分工逐份审核资料,合格后在交工资料封面上签字、盖章并完善资料交接手续。
工程竣工资料的最后验收是由计划、工程管理、设计、质量监督及档案管理部门参加,负责验收每个工程的实体和交工资料,通过系统工程竣工档案验收并确认合格后,方能最终在工程竣工验收证书上签字盖章。
4 结语建设工程项目竣工档案是国家的宝贵财富,也是在一个工程从项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试生产等工作活动中形成的文字、图表、声像等不同载体应当归档保存的档案材料。
是工程项目建设过程的真实记录,是企业今后进行科研、生产、扩建的条件和依据。
同时也是工程施工、工程管理活动的缩影,具有潜在的经济效益。
所以工程项目竣工档案归档工作是一项极为重要和不容忽视的工作。
但在实际管理工作中也不同程度地存在着某些建设单位领导对档案工作不够重视、制度不健全、投入经费不足、管理人员业务水平偏低等方面问题。