第二章秘书系统及其组织形态
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大学的现代秘书学与秘书实务笔记整理
现代秘书学与秘书实务上编现代秘书学原理第一章秘书学概说第一节秘书学的基本概念——秘书“秘书”一词最早出现在汉代《汉书·叙传》古代秘书有三种解释:1、指封建帝王宫禁内收藏的各类经典文献2、指谶纬图箓。
这类图书以隐语、咒语预决吉凶,占卦未来,推算气数,带有浓厚的迷信色彩。
3、掌管图书,著书立说的“秘书监”(汉)现代秘书的含义:秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导在实施管理的人员。
1、秘书活动的根本对象是领导者。
2、秘书活动的根本职能是辅助管理。
3、秘书活动的根本方式是处理信息和事务。
4、秘书的根本性质是辅助性。
第二节秘书活动的起源起源的两个必要条件是:文字的出现和国家的出现1、起源:原始时代2、萌芽:商朝3、保存完整:《尚书》第三节秘书学的研究对象、学科架构、学科特点和研究方法秘书学的概念:秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。
秘书学的学科特点:综合性和应用性中国秘书学的发展:1951年第一次全国秘书长办公厅工作会议的展开1981年第二次全国秘书长办公厅工作会议的展开(北京)(会议总结了30年秘书工作的经验,重申并完善过去实施的有效秘书工作制度,使秘书工作重新走向现代化、科学的轨道)1985年第三次全国秘书长办公厅工作会议的展开(重要)(着重研究在新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用)“四转变”1,偏重办文办事——既办文办事又出谋献策2,从收发传递信息——综合处理信息(收发信息和信息反馈)3,单凭老经验办事——实行科学化管理4,被动服务——争取主动服务“三服务”1,为中央服务2,为中央各部和各省各自治区服务3,为人民服务第二章秘书系统及其组织形态第一节秘书系统的基本要素一、主体要素二、手段要素三、对象要素第三章秘书系统的职能(重点)(特征和原则是重点)秘书系统的职能:辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系、办理事务第一节辅助决策含义:在决策的全过程中,给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
秘书学课件——秘书机构
协调政府统计工作。
▪ 史料组：编写官方史料。 ▪ 主管科学的官员：负责对制定科研计划和推广发展政策提
供意见和建议。
▪ 管理和人事局：负责文官的管理、培训、录用等工作。
第二章 秘书机构
半权力化办公机构的特点：
▪ 对首脑机关负责，为首脑机关提供综合性公务服务，主要
服务对象为首脑机关群体；
▪ 其权力和影响力往往通过安排首脑机关决策性会议议程，
▪ 阿根廷总统府计划秘书处，除了参与制定各部的政策外，
还是国家在教育、文化、经济、社会、科学、技术以及劳 工方面进行国际合作的联络处，管理全国的科学技术工作。
第二章 秘书机构
这一类型秘书机构的共同特点： 1、参谋辅助活动是全面的、综合的，而管理工作是局部的
专门性的，是极为关键的，影响全局的； 2、参谋辅助活动围绕首脑和首脑机关各项施政要务展开，
▪ 协助总统处理日常事务； ▪ 负责总统与国会两院的联系； ▪ 负责协助总统与政府各部、各独立机构、及各社会团体进
行联系、磋商，拟定有关政策。
第二章 秘书机构
权力化办公机构的特点： ▪ 贴近首脑，其权力和影响力是首脑权力和影响力的延伸； ▪ 其权力和影响力一般要通过参谋咨询、辅助决策、协调控
制及办文办会办事等办公事务体现出来；
例如：
▪ 英国内阁秘书处，负责准备内阁会议议程，在具体操办内
阁办公事务中进行铺垫性参谋辅助。
▪ 德国联邦总理府秘书处负责准备内阁会议，对内阁决策进
行铺垫性参谋辅助；另有国务秘书委员会，其任务是对即 将提交内阁回已讨论的问体进行预备性磋商，或者讨论涉 及某一部门的专门性问题。
第二章 秘书机构
▪ 铺垫性参谋辅助活动的意义
第二章 秘书机构
第二节 秘书机构的任务
▪ 史料组：编写官方史料。 ▪ 主管科学的官员：负责对制定科研计划和推广发展政策提
供意见和建议。
▪ 管理和人事局：负责文官的管理、培训、录用等工作。
第二章 秘书机构
半权力化办公机构的特点：
▪ 对首脑机关负责，为首脑机关提供综合性公务服务，主要
服务对象为首脑机关群体；
▪ 其权力和影响力往往通过安排首脑机关决策性会议议程，
▪ 阿根廷总统府计划秘书处，除了参与制定各部的政策外，
还是国家在教育、文化、经济、社会、科学、技术以及劳 工方面进行国际合作的联络处，管理全国的科学技术工作。
第二章 秘书机构
这一类型秘书机构的共同特点： 1、参谋辅助活动是全面的、综合的，而管理工作是局部的
专门性的，是极为关键的，影响全局的； 2、参谋辅助活动围绕首脑和首脑机关各项施政要务展开，
▪ 协助总统处理日常事务； ▪ 负责总统与国会两院的联系； ▪ 负责协助总统与政府各部、各独立机构、及各社会团体进
行联系、磋商，拟定有关政策。
第二章 秘书机构
权力化办公机构的特点： ▪ 贴近首脑，其权力和影响力是首脑权力和影响力的延伸； ▪ 其权力和影响力一般要通过参谋咨询、辅助决策、协调控
制及办文办会办事等办公事务体现出来；
例如：
▪ 英国内阁秘书处，负责准备内阁会议议程，在具体操办内
阁办公事务中进行铺垫性参谋辅助。
▪ 德国联邦总理府秘书处负责准备内阁会议，对内阁决策进
行铺垫性参谋辅助；另有国务秘书委员会，其任务是对即 将提交内阁回已讨论的问体进行预备性磋商，或者讨论涉 及某一部门的专门性问题。
第二章 秘书机构
▪ 铺垫性参谋辅助活动的意义
第二章 秘书机构
第二节 秘书机构的任务
秘书学原理第二章 秘书系统及其组织形态
第二章 秘书系统及 其组织形态
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❖ 第一节 秘书系统的基本要素
❖ 一、主体要素
❖ 秘书主体是指具有秘书资格和秘书行为能 力的人。秘书资格和秘书行为能力，这是 构成秘书系统主体要素的两个必备条件。
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❖ 二、手段要素
❖ 手段要素是秘书主体用以影响和改变对象 要素的方法、技术、程序以及物化工具的 总和，是主体要素与对象要素之间的中介 要素。手段要素可分成软件系统和硬件系 统。
私人秘书机构。 ❖ 3、按服务对象分 ❖ 可分成领导集体秘书机构、领导者个人的秘书机
构。
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❖ (四)秘书的类别和层次
❖ 秘书作为一个职业大类，如同教师、医生一 样，横向上有类别，纵向上有层次之分。
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❖ 1、秘书的类别
❖ 秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分 类。如服务于机关的为“机关秘书”，“企业秘 书”，“私人秘书”，“商业秘书”，“涉外秘书” 等。
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❖ 二、秘书与秘书机构的称谓
（一）秘书人员的称谓
❖ 目前，尽管在观念上人们已普遍认同现代 秘书的概念，而在实际工作中，对秘书人 员仍存在随意称呼或称谓不统一、不规范 的情况。有必要在全国范围内建立一套科 学的、完整的、统一的秘书职务称谓系列。
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❖ 第三节 秘书机构的含义、称谓和类型
❖ 秘书组织的领导体制就是秘书组织领导层 的结构状态。这种结构状态应当是金字塔 形。
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❖ （三）、业务结构
❖ 业务结构是指把秘书组织的业务按专业化 的要求分工后组成的结构。
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秘书学第二章秘书系统
三、对象要素
• 对象要素是指秘书主体通过自己的行为， 运用某种手段直接作用的信息和事务。 • 信息流：为领导系统提供决策信息，影响 领导系统的管理控制过程； • 事务流：保障信息的环流，直接为领导系 统的活动提供服务。
第二节 秘书系统的工作内容、 原则和特征
一、 构成秘书系统的子系统
• • • • • • • 信息收集反馈系统 信息加工系统 保障支持系统 信息内反馈系统 信息传递系统 抗干扰系统 信息存贮系统
（一）信息收集反馈系统
• 负责收集来自秘书系统外部的各种相关信息。 • 主要工作内容为： （1）接听和接收各种渠道的电话、电报、传真、电 子邮件、信函和正式公文； （2）从媒体和网络上收集各种相关的信息； （3）接待各类访客； （4）通过各种方式和手段开展调查研究； （5）做好值班工作等。
（二）信息加工系统
（六）抗干扰系统
• 任务：提高领导指令性信息输出的强度； 找出干扰源并加以克服，保证领导决策系 统的指令得到顺利地贯彻执行。 • 主要工作内容： （1）文件的催办、查办； （2）领导系统各项决定、决议事项的督促检 查； （3）协调决策执行过程中的各种关系等。
（七）信息存贮系统
• 任务：保存具备价值的信息，向领导系统和其他 有关系统提供咨询服务和参考利用。 • 主要工作内容有： （1）利用录音、拍照、摄录像以及手工记录等方式 搜集和积累资料； （2）做好文件的平时归卷、保管以及立卷归档工作； （3）管理档案并为领导系统和有关方面查考利用提 供方便等。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
（二）直接性
• 直接性具体表现为： 1. 在组织关系上，秘书机构直接隶属于领 导机关或领导者个人； 2. 在岗位设置上，秘书人员直接在领导者 身边工作； 3. 在工作过程中，秘书系统直接听命于领 导系统，直接对领导系统负责，直接向领 导系统传递和反馈信息，直接处理领导系 统交办的事项。
《秘书学概论》第二章秘书机构
（三）组建秘书团队
岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适应的秘书 团队。要遵循“异质结合”的原则，组建秘书团队。合理的秘书团队 结构应是协调互补的有机结合体。秘书团队组建是否合理，直接关系 工作的效率和质量，也是形成独特的秘书文化的基础，应该特别重视。
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《秘书学概论》第二章秘书机构
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《秘书学概论》第二章秘书机构
一、秘书机构的含义与特点
（一） 秘书机构的含义
秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、 辅助管理的综合性办事机构。
“秘书机构”与“秘书部门”
“秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级各类秘书部 门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”，而在组织外部，尤其是 要强调这个部门功能时往往称“秘书机构”。
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《秘书学概论》第二章秘书机构
二、秘书机构的规范
（一）秘书机构规范的特点
➢ 严格性 ➢ 完整性 ➢ 细致性
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•细致性
•严格性
•完整性
《秘书学概论》第二章秘书机构
（二）秘书机构规范的作用
规范指示了秘书机构及其人员的工作方式和行为
准则，具有导向作用；
规范作为秘书工作的标尺，用来衡量秘书机构及
•秘 •书 •三 •局
•国务 •院总 •值班 •室
•督 •查 •室
•电子 •政务 •办公
•室
•人 •事 •司
•行 •政 •司
•. •. •.
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《秘书学概论》第二章秘书机构
• 省部级政府机关的秘书机构
•
省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工
作。办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合
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三服务: 为领导工作服务; 为各部门和所辖地区或下级单位服务; 为人民群众服务。
四个强化： 一是辅助决策的强化 二是信息工作的强化 三是督查工作的强化 四是协调工作的强化
四个转变：
从偏重办文办事转变为既办文办事，又为领导出谋献策和辅助管理； 从单纯的收发传递信息，转变为收集处理整合信息； 从被动服务转变为主动服务； 从手工办公转变为自动化办公，提高工作质量和效率。
值得关注的是，目前，政府、高校、行业、职场秘书 构成了四方联动的秘书人才培养机制。
凡此种种都标志着秘书学的诞生与发展。
四、国际秘书工作的发展 （一）国际职业秘书协会 （二）欧洲专业秘书协会 （三）亚洲秘书协会
五、国际秘书节
1952年，美国芝加哥资深秘书哈里克林福 (Harry Klemfuss)，有感于秘书在组织中的角色和重要地位 应该得到重视和提升，就向美国商务部长提报应该建 立秘书周计划，这一提议很快被批准，从而促成了世 界第一个国际秘书节的诞生，即每年四月的最后一周 为国际秘书周，本周的礼拜三即为国际秘书节，国际 秘书周与国际秘书节就此共同诞生。自2000年开始， 每年的国际秘书周和国际秘书节又改名称为“行政专 业周”(Administrative Professionals Week)和“行 政专业日”(Administrative Professionals Day)。
上海市秘书学会、重庆市秘书学会、浙江 省秘书学会、广东高教学会秘书学专业委 员会、北京市秘书学会、广西秘书工作研 究会、中国高教学会秘书学会（现为中国 高等教育学会秘书学专业委员会）、四川 省秘书学会… … 。
例如：
教育部、人力资源和社会保障部、商务部 都成立秘书专业委员会。
中国高等教育学会秘书学专业委员会是中 国高等教育学会所属的“学科”“学术”“专 业”委员会，开展了“全国文秘技能大赛”、 “文秘课题申报”、“文秘精品课程立项”、 “文秘教科研立项”、“文秘高层论坛”、 “文秘教材编写”、“国家级‘十二五’教材 申报”、“文秘教育教学成果评奖”、“文秘 专业优秀毕业论文（设计）评奖”等活动，推 动了秘书事业健康、持续的大发展。
四个强化： 一是辅助决策的强化 二是信息工作的强化 三是督查工作的强化 四是协调工作的强化
四个转变：
从偏重办文办事转变为既办文办事，又为领导出谋献策和辅助管理； 从单纯的收发传递信息，转变为收集处理整合信息； 从被动服务转变为主动服务； 从手工办公转变为自动化办公，提高工作质量和效率。
值得关注的是，目前，政府、高校、行业、职场秘书 构成了四方联动的秘书人才培养机制。
凡此种种都标志着秘书学的诞生与发展。
四、国际秘书工作的发展 （一）国际职业秘书协会 （二）欧洲专业秘书协会 （三）亚洲秘书协会
五、国际秘书节
1952年，美国芝加哥资深秘书哈里克林福 (Harry Klemfuss)，有感于秘书在组织中的角色和重要地位 应该得到重视和提升，就向美国商务部长提报应该建 立秘书周计划，这一提议很快被批准，从而促成了世 界第一个国际秘书节的诞生，即每年四月的最后一周 为国际秘书周，本周的礼拜三即为国际秘书节，国际 秘书周与国际秘书节就此共同诞生。自2000年开始， 每年的国际秘书周和国际秘书节又改名称为“行政专 业周”(Administrative Professionals Week)和“行 政专业日”(Administrative Professionals Day)。
上海市秘书学会、重庆市秘书学会、浙江 省秘书学会、广东高教学会秘书学专业委 员会、北京市秘书学会、广西秘书工作研 究会、中国高教学会秘书学会（现为中国 高等教育学会秘书学专业委员会）、四川 省秘书学会… … 。
例如：
教育部、人力资源和社会保障部、商务部 都成立秘书专业委员会。
中国高等教育学会秘书学专业委员会是中 国高等教育学会所属的“学科”“学术”“专 业”委员会，开展了“全国文秘技能大赛”、 “文秘课题申报”、“文秘精品课程立项”、 “文秘教科研立项”、“文秘高层论坛”、 “文秘教材编写”、“国家级‘十二五’教材 申报”、“文秘教育教学成果评奖”、“文秘 专业优秀毕业论文（设计）评奖”等活动，推 动了秘书事业健康、持续的大发展。
《秘书学概论》第二章秘书机构
秘书直接环境可以分为：
物质环境管理 精神环境管理
物质环境管理
精神环境管理
（三）人员管理
秘书机构的人员管理属于人事管理的一个组成部分，其内容 比较丰富，包括：秘书的选拔、调配、任用、晋升、培训、岗位 责任制、绩效考核与团队构建。
秘书人员管理的重点内容：
秘书的选拔与任用 秘书的培训 秘书岗位责任制
黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个 标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过 了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高 兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。
请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。
厅主任，其上再由秘书长统辖。目前我国各省、直辖市、自治区政府机
关的秘书机构从部门设置、规模、职位方面都不尽相同，有的差异还比
较大。
XX省人民政府办公厅
秘 书 处
综 合 一 处
综 合 二 处
建 议 提 案 处
新 闻 信 息 处
督 办 处
政
老 干 部 工 作
国务院办公厅
秘 书 一 局
秘 书 二 局
秘 书 三 局
国务 院总 值班 室
督 查 室
电子 政务 办公 室
人 事 司
行 政 司
. . .
省部级政府机关的秘书机构
省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工作。
办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合处、人
事处、调研室、督导室。有些处还下设若干科。秘书机构负责人为办公
我的“秘书长”
地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、 润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上，凭经验，他 估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书 长看后批示：“此稿目前不宜发”。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写 的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜 了！”“不行，得想个办法。”
高教版秘书基础第二章
领导 管理
功能
为社会组织的活动选择方法、建 为社会组织的活动指出方向、 立秩序、维持运转 （微观？） 创造态势、开拓局面 （宏 是一种服务活动，即有向性的综 观？） 合服务活动 战略性、综合性、艺术性 战术性、职能性、技术性
特征
活动的核 以决策为核心（领导活动的核 以控制为核心（管理活动的核心 心 心是决策） 是控制） 关系 是管理活动的灵魂 是领导活动的体现
力量，不能仅仅作为被动的一方。
“领导者与被领导者的关系就是权威和服从的关系”。
（3）作用客体
指领导者与被领导者共同的工作对象。
在领导活动中，领导者与被领导者共同对某一自然物作用，
产生出特定的产品（成果），这种自然物就是领导活动作用
的客体。例如：地质业活动的作用客体是地球与地质体；农 业活动的作用客体是可种植的土地；渔业活动的作用客体是 河流、湖泊与海洋。
（3）出谋献策：即在调查研究基础上提出解决问题的意见和建议。
Δ秘书在发挥参谋作用时要注意处理好“参与”与“参谋”的关系。 秘书在领导进行决策时起一定的参谋作用，但不是参与领导决策。
参与决策是其他领导成员的权力。
4．辅助协调作用 协调：指调整组织、系统内外各种关系使之分工合作、
协同一致、有效地实现既定目标的行为。
第一节 秘书工作的环境 ——领导活动
教学目标：
理解秘书工作的环境 和核心
知识准备
一、环境与秘书工作环境的含义
环境是对中心事件有一定影响的情况和条件。 秘书工作的环境对于秘书部门和秘书人员的工作质量、 工作效率有很大的影响。 秘书工作环境包括物质性环境和精神性环境两方面。 领导活动就属于秘书工作的精神性环境。
2．领导与管理、统治的区别
（1）领导与管理的区别
功能
为社会组织的活动选择方法、建 为社会组织的活动指出方向、 立秩序、维持运转 （微观？） 创造态势、开拓局面 （宏 是一种服务活动，即有向性的综 观？） 合服务活动 战略性、综合性、艺术性 战术性、职能性、技术性
特征
活动的核 以决策为核心（领导活动的核 以控制为核心（管理活动的核心 心 心是决策） 是控制） 关系 是管理活动的灵魂 是领导活动的体现
力量，不能仅仅作为被动的一方。
“领导者与被领导者的关系就是权威和服从的关系”。
（3）作用客体
指领导者与被领导者共同的工作对象。
在领导活动中，领导者与被领导者共同对某一自然物作用，
产生出特定的产品（成果），这种自然物就是领导活动作用
的客体。例如：地质业活动的作用客体是地球与地质体；农 业活动的作用客体是可种植的土地；渔业活动的作用客体是 河流、湖泊与海洋。
（3）出谋献策：即在调查研究基础上提出解决问题的意见和建议。
Δ秘书在发挥参谋作用时要注意处理好“参与”与“参谋”的关系。 秘书在领导进行决策时起一定的参谋作用，但不是参与领导决策。
参与决策是其他领导成员的权力。
4．辅助协调作用 协调：指调整组织、系统内外各种关系使之分工合作、
协同一致、有效地实现既定目标的行为。
第一节 秘书工作的环境 ——领导活动
教学目标：
理解秘书工作的环境 和核心
知识准备
一、环境与秘书工作环境的含义
环境是对中心事件有一定影响的情况和条件。 秘书工作的环境对于秘书部门和秘书人员的工作质量、 工作效率有很大的影响。 秘书工作环境包括物质性环境和精神性环境两方面。 领导活动就属于秘书工作的精神性环境。
2．领导与管理、统治的区别
（1）领导与管理的区别
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第一节 秘书系统的基本要素
●主体要素： 指具有秘书资格和秘书行为能力的人。
●手段要素：
指秘书主体用以影响和改变对象要素的方法、技术、 程序以及物化工具的总和，是主体要素与对象要素之间
的中介要素。 ●对象要素：
指直接对象，不是指根本对象。即秘书主体通过自己 的行为，运用某种手段直接作用的信息和事务。
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第三节 秘书机构的含义、称谓和类型
含义： 复合的主体 共同的目标 分工和协调机制 领导管理体制 工作制度与行为规范
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第三节 秘书机构的含义、称谓和类型
称谓： 秘书人员称谓： 秘书、文员、文书、助理、行政 秘书机构称谓： 办公厅（室），秘书（局、处、 科、股、室），根据业务分工性质 确定，行政部
隶属关系：隶属于同级领导机关，直接向同 级领导机关请示工作，汇报情况，受其直接 领导。
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第四节 秘书机构的设置
结构 业务结构 群体知识结构 智能结构 年龄结构 性格结构
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本讲小结
请同学们提问题
请对教学提出意见和要求
再见!
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第二节 秘书系统运动的过程、原则和特征
过程： 信息收集反馈系统 信息加工系统 保障支持系统 信息内反馈系统 信息传递系统 抗干扰系统 信息存贮系统
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第二节 秘书系统运动的过程、原则和特征
原则： 整体性原则 有机关联性原则 动态性原则 目的性原则
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现代秘书学与秘书实务
主讲: 姜 春
同学们好！ 很高兴和你们共同学习和研
究《现代秘书学与秘书实务》！ 课堂上你若有问题，请举手发问； 老师提问时,请踊跃发言。
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第二章 秘书系统及其组织形态
中心要点：认识与了解秘书系统 本章讲三方面内容： ——秘书系统的基本要素 ——秘书系统运行的过程、原则、和特征 ——秘书机构的含义、称谓和类型 和特征
基本特征：
中介性：本质特征 直接性：其他系统的辅助活动，由于往往需经过秘
书系统这一中介才能完成，故表现为一定的间接性。
全面性：体现在辅助职能、辅助过程、辅助事务的
全面性上。
潜隐性：名义的假借性、幕后性、成果的潜在性。 机要性：要有保密观念。
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第三节 秘书机构的含义、称谓和类型
类型
按工作时间分：常设性秘书机构 临时性秘书机构
按社会性质分：国家公务秘书机构 社会秘书机构 私人秘书机构
按服务对象分：领导集体秘书机构 个人秘书机构
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第四节 秘书机构的设置
设置原则： 适应性原则 适度性原则 分工协调原则 优化性原则