秘书机构

处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。 “秘书机构”与“秘书部门” “秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级
各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”， 而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘 书机构”。
广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领 导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一 般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部， 包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、 保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常 行政与日常事务三大工作。
➢
规范的形成将秘书工作纳入规范化管理轨道，由
主观随意的“人治”转为依章办事的“法制”，具有
提高秘书工作效率的作用。
（三）秘书机构规范的类别
➢ 基本规范
基本规范是指来自宪法和国家基本法律、行政法规，适 用于秘书工作与管理的规范。
➢ 职业规范
职业规范是各组织和秘书机构就秘书工作制定的一系列 工作准则和规定。
（二）环境管理
环境是指对组织机构及其成员能产生直接或间接影响的 客观世界的一切事物。从组织管理学角度看，组织与环境相互依存、 相互作用。环境可以促进组织的发展，也可以阻碍组织的发展，而组 织又可以改造和创造环境。
秘书环境就是在秘书机构及其人员从事秘书工作中对工作效率、 行为倾向等产生影响的客观世界。
模式 ➢ 确定秘书机构的规模和分设部门
（二）明确部门和人员职责
明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。职 责是根据职能确定的，无论部门还是人员，都应该明确各 自的职责，合理分工，使责权相对应，避免出现纠纷和履 行职责的失误，确保秘书高效工作和高质量服务。
（三）组建秘书团队
岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适 应的秘书团队。要遵循“异质结合”的原则，组建秘书团 队。合理的秘书团队结构应是协调互补的有机结合体。秘 书团队组建是否合理，直接关系工作的效率和质量，也是 形成独特的秘书文化的基础，应该特别重视。
较大。
XX省人民政府办公厅
秘 书 处
综 合 一 处
综 合 二 处
建 议 提 案 处
新 闻 信 息 处
督 办 处
政 务 公 开 处
人 事 处
保 卫 处
行 政 处
老 干 部 工 作
处
省人
监 察
民政 府应…...急管 Nhomakorabea室 理办
公室
第三节 秘书机构的管理
一、秘书机构的管理理念 二、秘书机构的规范 三、秘书机构的管理内容
• 社会团体以及临时性的秘书机构
– 命名为“秘书处”
• 办公厅或办公室的下设机构
– “秘书局”、“秘书科”、“秘书室”
（三）以秘书机构承担的具体职能命名
信访办公室、保密局、政策研究室 （四）企事业秘书机构
除称做“办公室”外，还有称做“行政部”或 “综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称做 “行政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、 “综合办主任”等。
狭义的秘书机构
指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专 门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、 机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络 等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。
（二）秘书机构的性质
1.辅助性
2.综合性 3.中枢性 4.机要性 5.服务性 6.封闭性
综合性
附属性
✓重点
辅助性
二、秘书机构设置的原则
人本理念是指秘书机构的管理活动中重视人的因素在组织活动 中的决定作用，以调动人的积极性，开发人的潜力，发挥人的主观 能动性、创造性和聪明才智为根本的理念。人是一切管理活动的主 体，现代管理要求把人的因素放在第一位。以人为本，是做好秘书 机构内部管理，协调各方关系，提升综合辅助管理水平的重要条件。
（三）系统理念
稳定
具体
2.程序管理
➢ 自然性程序：即按工作的自然程序处理事务。一般工作的自然性程序 表现为：准备、计划、布置、执行、检查、总结、评比、表彰。
➢ 指令性程序: 是指领导对办理某项事务的具体指示和要求。 ➢ 法定性程序: 即根据法律、法规所规定的程序办理事务。公文写作、
文书处理、信访工作、保密工作、印信管理等秘书工作，都要严格按 照相关的法定程序处理。 ➢ 技术性程序: 有些依赖于技术支持的秘书实务，有一套技术操作的程 序，必须遵循，如电话、传真、电脑的操作，电视电话会议的组织。 ➢ 经验性程序: 是指在长期的秘书工作实践中积累和创造的大量经验形 成的符合本单位实际的工作程序。
系统理念是把秘书机构管理看成一个完整的系统。
➢ 目的性
➢ 整体性
➢ 层次性
层次性
目的性
整体性
（四）效能理念
效能是指人们在有目的、有组织的活动中所表现出来的 效率和效果。
秘书机构管理的效能理念是树立追求效率、追求效果、追求效 益的观念，努力使自身保持最大的整合效能。即按能量大小，赋予 其相应的职位、权利和责任，充分释放每一部门、每一成员的能量， 以创造更多、更好的经济效益和社会效益。
(1) 职前培训
我的“秘书长”
地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过 一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办 公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系 统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看 到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心 里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个 办法。”
二、秘书机构的组织类型
（一）综理制 （二）分理制 （三）单一制
综理制
单一制
类型
分理制
（一）综理制
综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。 是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的统 一的办公机构。
领导层
办公室
秘文机档调信接 书 书 要 案 研 访 待 …… 科科科科科科科
（二）分理制
秘书直接环境可以分为：
➢ 物质环境管理 ➢ 精神环境管理
物质环境管理
精神环境管理
（三）人员管理
秘书机构的人员管理属于人事管理的一个组成部分，其内容 比较丰富，包括：秘书的选拔、调配、任用、晋升、培训、岗位 责任制、绩效考核与团队构建。
秘书人员管理的重点内容：
➢ 秘书的选拔与任用 ➢ 秘书的培训 ➢ 秘书岗位责任制
• 个性结构优化
– 协调的性格结构和相 容的气质结构
– 避免同种气质类型
– 防止因相同相似思维 方式、行为导致极端 化倾向
• 性别结构优化
– 一般而言，男性长于逻 辑思维，分析、比较、 概括能力较强，有竞争 性、独立性和支配性
– 女性长于形象思维，温 文尔雅，感情细腻，善 于体贴，有程序性、周 密性
国务院设立办公厅，为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局 级机构，如秘书局、机要局、信访局、保卫局以及机关事务管理局等； 局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，不设 办公厅主任。
国务院办公厅
秘 书 一 局
秘 书 二 局
秘 书 三 局
国务 院总 值班 室
督 查 室
电子 政务 办公 室
人 事 司
行 政 司
. . .
省部级政府机关的秘书机构
省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工作。
办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合处、人
事处、调研室、督导室。有些处还下设若干科。秘书机构负责人为办公
厅主任，其上再由秘书长统辖。目前我国各省、直辖市、自治区政府机
关的秘书机构从部门设置、规模、职位方面都不尽相同，有的差异还比
第二章 秘书机构
第一节 秘书机构及其设置 第二节 秘书机构的组织形式 第三节 秘书机构的管理 思考训练与教学互动
第一节 秘书机构及其设置
一、秘书机构的含义与特点 二、秘书机构设置的原则 三、秘书机构设置的程序
（一） 秘书机构的含义
秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和
一领导、秘书机构的含义与特点
➢ 要能“优化”组合
“优化”包括两层意思： • 一要异质结合，合理分工； • 二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动
状态。
三、秘书机构设置的程序
（一）搭建组织架构
➢ 对秘书机构的设置原则要有清楚的认识和把握 ➢ 确定秘书机构在组织中的地位以及与组织中各部门的关系 ➢ 在全面认识组织职能的基础上确定建立秘书机构所参照的
二、秘书机构的规范
（一）秘书机构规范的特点 ➢ 严格性 ➢ 完整性 ➢ 细致性
细致性
严格性
完整性
（二）秘书机构规范的作用
➢
规范指示了秘书机构及其人员的工作方式和行为
准则，具有导向作用；
➢
规范作为秘书工作的标尺，用来衡量秘书机构及
其人员工作是否合法、高效，为评判和鉴定秘书工作
提供了客观标准，具有评价作用；
秘书团队的“异质结合”（1）
• 类型结构优化
– 智囊型、秀才型、公 关事务型、技术型
• 智能结构优化
– 有的侧重于理论知识 – 有的侧重于实践经验 – 不同的专业、行业知
识
• 年龄结构优化
– 老秘书阅历丰富、功底 深厚
– 中年秘书年富力强、判 断准确
– 青年秘书精力旺盛、思 维活跃
秘书团队的“异质结合”（2）
黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原 稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签 发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天， 黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他 受到了严厉的批评。
请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。
三、秘书机构的管理内容