秘书实务第二章秘书的一天

研究结果： 蓝色：严肃之色，具有镇静安神的作用。工 作忙碌、压力大的员工可用蓝色服装缓解压力、 安定情绪。但患有精神衰弱的员工不宜过多接 触。 粉色：温柔之色。心理实验表明，让发怒的 人观看粉红色，情绪会很快冷静下来，适合工 作压力较大的上班族。不过总穿粉红色衣着会 削弱人的体质感，不适宜长期穿着。 绿色：舒适之色，具有解除眼疲劳、改善肌 肉运动能力的作用。有利于员工集中思绪，提 高工作效率。
一般来讲，浅蓝色、浅黄、橙色 宜于保持精神集中、情绪稳定；而白色、 黑色、棕色对提高注意力不利。
4、先于他人上班
①重新检查送领导者当天签批的文件 ②重新检查当天上午开会的各项会务工作 ③重新检查接领导者上班车辆的运行的情况 ④重新检查对来访客人的接待工作 ⑤承接领导者临时交办的事项
第二节 上班之后
一、站姿
抬头 平肩 垂臂 直腰 挺躯 并腿
二、坐姿
左边入座 整理裙装 入座顺序
三、走姿 四、蹲姿
注意个人卫生
办公室男性着装要点：
男士着装大体上分为：西装与休闲 西装有三不原则： 1、色彩不过三 2、三一定律：三部位保持一种颜色 鞋——腰带——公文包 3、三大禁忌： （1）西装袖上商标没有拆 （2）鞋、袜不一色 （3）领带打法出现问题 西装的颜色应是单色且深色的，一般以 蓝、灰、黑色为主。
2、构思当日工作
①对于尚未办结的重要事项，要构思上班后如何 承上启下 ②对于列入计划的紧急事项，要构思上班后如何 分步实施 ③对于重要而不紧急的事项，要构思上班后如何 顺便处理
3、修饰个人仪表
修饰整洁、端庄素雅和大众化，是 现代秘书文明内涵的外在表现。 修饰的内容：头部、面部、手部、 服装、首饰
女秘书的着装
办公室女性着装小建议：
1、最适合办公时间穿着的服装依次是：裙套装、洋装或裙 子配以上衣、洋装配短外套。 2、最好的办公室服装颜色是：灰、中等蓝色、深蓝、骆驼 黄、黑、铁灰、深褐、灰褐、深黄、深红、褐、白。 3、裤袜左右）、包头、中性或深色调的色彩。 5、化妆：淡装为主，口红不能免。 6、发型：长不过肩、短不露耳，自然波浪，或者发为主。 7、首饰：点缀性的一二件，小巧简单为主。
• 4.李明平时的行为： • （1）注视客户的时间不过长，注视一小 段时间后移开，适当的时候又注视对方。 • （2）对上司说话采用平视和仰视。 • （3）客户停止说话时，注视对方。 • 挑出一个不合适的，并说明理由。
课堂讨论
你怎样看待“秘书无休息日”？
课后作业
1、秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行 修饰？ 2、秘书请求工作指示应该把握哪些要点？ 3、秘书日常事物有哪些类型？如何分别 处理？ 4、秘书下班后继续工作应防止哪些不良 情绪？
分组讨论 史上最强的女秘书PK老板
从不同及角度分析
案例 秘书主动性的体现
课堂讨论 新秘书李明
• 1.李明第一天上班。老员工告诉她： • （1）如果与别人谈话时感到困倦，忍不 住打哈欠，只要用手捂住嘴即可。 • （2）上班时千万不能当着上司的面嚼口 香糖。 • （3）如果客户与你谈话时间过长，而你 又有其他事情要办，可以频频看表以示 没有时间再谈了。 • 挑出一个合适的，并说明理由。
第三节 下班之后
1、突击未了事宜 ①重要、复杂、当日必办的事项 ②领导临时交办的、今日必办的事项 ③出人预料的突发性事件 ④上级突然下达的、且需立即贯彻或答复 的事项
2、浏览当日文件 ①静心 ②筛选 ③分类分送审批
3、整理文件资料
4、记录当日大事 及时、客观、全面
第四节 下班之后
1、继续处理紧急事务 秘书要注意防止和克服以下不良情绪： ①烦躁 ②敷衍 ③抱怨
第二章 秘书的一天
上次回顾
1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？ 2.秘书实务的研究范围是什么？ 3.秘书实务的性质和特点是什么？ 4.学习秘书实务的目的是什么？ 5.学习秘书实务应采用哪些方法？
本章目标
1.了解秘书日常工作的全貌 2.熟悉秘书业务的范围 3.理解秘书工作的繁忙和辛劳 4.树立正确的职业规划与价值观
1、整理办公场所
办公室环境的管理
• 人文环境——人际关系、工作的氛围 • 物理环境——自然环境（空间、视觉、 听觉、空气、健康与安全）
生理性：体力消耗、易疲劳、工作兴趣下降 心理性：产生消极情绪、厌烦心里、精神苦闷 办公室管理的原则： 方便、舒适整洁、和谐统一、安全
2、报告当日工作安排 3、请示工作指示 多请示既是秘书的职业习惯， 又是秘书的职业纪律，它能有效地防止 秘书工作不出差错或者少出差错。 4处理日常事务 急办、必办、缓办
会议前准备
秘书向老板复述工作记事
秘书沟通工作细节
思考
第一节 上班之前
1、回顾昨日工作
①在业已处理完毕的事务中，哪些是自己满意、 对方满意、领导者满意的 ②在业已处理完毕的事务中，哪些是不为自己、 对方、领导者所满意的 ③在尚未处理完毕的事务中，秘书应根据轻重缓 急区分主与次、先与后，从中确立哪些事务必 须当日了结
新进秘书要保持四种心态
1、再难也要坚持 2、再差也要自信 3、再冷也要热情 4、再好也要淡泊
2、随从领导人应酬 秘书应做好以下工作： ①提前安排车辆 ②及时进行联络 ③注意修饰仪表 ④负责领导人的安全
3、陪同领导人加班 ①“奉陪到底”精神 ②不怕吃苦 4、双休日与节假日 秘书工作的“无定时”特点要求： ①秘书必须有健康的身体 ②奉献精神
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2.上司告诫李明要避免以下行为： （1）工作时嚼口香糖 （2）汇报工作时忍不住搔头皮 （3）坐在座位上有时会抖腿。 上司的告诫完全对吗？分析正误并说明 理由。
• 3.李明第一天上班前温习了一次各种需 要注意的姿势： • （1）站立时要腹部内收 • （2）穿裙装就座时不能分开双腿 • （3）俯身拾物时可弯腰弓背，低头撅臀， 直接捡起物品 • 挑出一个不合适的，并说明理由