电子文件管理教程
何为档案中的元数据
元数据元数据，英文拼写为Metadata，目前已被广泛应用于各种信息资源的管理领域中。
在档案界，最早使用“元数据”的是美国的电子文件管理专家戴维?比尔曼，他在20世纪90年代初发表的有关电子文件管理方面的论文中首先使用了元数据这一术语。
元数据的概念目前在档案界还没有一个统一的定论，目前比较有代表性的描述有：1.元数据是“关于数据的数据（Data about Data）”，其中，后一个Data是指被描述的信息资源，前一个Data则是指为理解该信息资源而存储的有关信息，即元数据。
这是元数据目前公认最为经典、通俗和简洁的定义。
2.国际档案理事会《电子文件管理指南》（1997）认为“元数据是关于文件的背景信息和结构的数据，是有关电子文件的技术性信息。
”3.《澳大利亚联邦机构电子文件保管元数据标准》（1999）认为“文件保管元数据是关于电子文件背景的描述信息。
”4.英国国家档案馆《电子文件管理指南》（1999）认为“元数据是关于文件和文件集合的背景及其相互关系的结构化描述和编目数据。
”5.冯惠玲主编的《电子文件管理教程》认为元数据是“由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构及内容方面的具体数据。
”6.“元数据可以理解为用来描述资源的属性与特征的信息。
”－刘家真《电子文件管理理论与实践》，科学出版社2003年版。
7.“元数据是对数据对象规范描述所形成的数据集合，通过计算机可读的开放语言来标记元数据，就能在系统间发现、交换、转换和理解相应的数字对象，支持系统间互操作。
”－张晓林《开放元数据机制：理念与原则》，《中国图书馆学报》2003年3期。
以上描述虽然表述各不相同，但我们可以发现一个共同点，即元数据主要是动态地描述电子文档各种特征的信息数据集合，并且它能为分散的、由多种数字化资源有机构成的档案信息体系提供整合的工具与纽带。
随着研究的深入，我们对元数据的认识在逐步深化。
档案工作人员为便于理解，可以简单把电子文档的元数据视为两方面：一是“著录信息或著录数据”。
电脑档案管理及文件管理
电脑档案管理及文件管理概述电脑档案管理是指对电脑中存储的各种文件进行有效的管理和组织，以便更快速地查找、访问和利用这些文件。
文件管理是电脑系统的重要功能之一，通过有效的文件管理，可以提高工作效率和数据安全性。
本文将介绍电脑档案管理的重要性、常用的文件管理工具及技巧，并提供一些文件管理的实用建议。
电脑档案管理的重要性在现代社会，电子文件已经成为人们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
无论是个人用户还是企业组织，都会面临大量的文件管理和整理工作。
有效的档案管理不仅可以帮助我们更好地组织和利用文件，还可以提高工作效率、节省时间和保障数据安全。
提高工作效率通过良好的档案管理，可以将文件按照一定的逻辑结构进行分类和整理，使查找、打开和编辑文件变得更加快速和便捷。
在需要查找文件时，不再需要花费大量时间在混乱的文件夹中寻找，从而提高工作效率。
节省时间和精力良好的文件管理可以帮助我们避免重复工作和错误操作，减少不必要的时间浪费。
简洁、清晰的文件结构和命名规范可以让我们在管理文件时更加高效地完成工作。
保障数据安全电脑文件中可能包含重要的个人信息、商业机密或其他敏感数据，在没有合适的档案管理措施的情况下容易遭受病毒侵袭、误删或泄露风险。
通过合理规划文件的备份和保护措施，可以有效保障数据的安全性。
常用的文件管理工具及技巧操作系统提供的文件管理工具大多数操作系统都提供了内置的文件管理工具，如Windows的文件资源管理器、macOS的Finder等。
通过这些工具，用户可以创建、查看、复制、剪切、粘贴和删除文件，进行文件夹的创建、重命名和移动等基本操作。
第三方文件管理工具除了操作系统自带的文件管理工具外，还有许多第三方文件管理工具可供选择，如Total Commander、XYplorer、Directory Opus等。
这些工具提供了更多的高级功能和定制选项，能够满足不同用户的需求。
文件夹的分类与整理为了更好地管理文件，可以将文件按照不同的分类和主题进行整理，建立起一套清晰的文件夹结构。
电子文件管理教程0614 第十章 CAD文件管理
（三）科技档案鉴定的基本原则仍然适用于 CAD文件
（四）鉴定工作逐步向自动化方向发展
三、CAD文件的归档
（一）归档范围 （二）归档方式 （三）归档时间 （四）归档文件的质量要求
四、CAD文件的档案管理
（一）CAD文件归档后的存储 （二）CAD文件的版权保护 （三）多种载体并存时CAD文件的管理
（一）CAD文件在形成、积累时期的存储
1、存储方式及存储载体 2、备份 3、存储技术、存储格式
（二）CAD文件的登记
每一份CAD系统生成的文件都必须配 备一张签署单，很多文件在形成后还需根 据更改通知单进行更改，因此，文件及其 有关的更改通知单、签署单之间具有密切 的有机联系，完整地反映了文件形成、更 改、签署的运动过程，应始终将其作为一 个整体进行管理。
第十章 CAD文件管理
第一节 CAD及CAD文件
CAD文件是指在CAD过程中形成的所 有文件，包括实现产品或项目所必须的全 部设计文件及图。
一、CAD概述
所谓CAD（Computer Aided Design）， 即计算机辅助设计，是指利用计算机软、 硬件系统辅助人们对产品或工程的设计、 修改及显示输出的一种方法，是专业理论 与技术、计算机技术、美学等多学科综合 性的应用技术。
（一）CAD文件管理系统的设计要求
1、应实现面向CAD文件生命周期的“全过程”控制 2、CAD文件管理系统的平台应与设计人员的开发平
台一致 3、积极对待本单位整体技术环境的制约性影响 4、符合CAD电子文件光盘存储一致性测试要求 5、CAD文件管理系统应优于手工管理系统
（二）CAD文件管理系统的功能
CAD 对硬件的主要要求是具有高速处 理能力、较强通讯功能、大容量存储、高 分辨率图形显示器，以及其他有关的外部 设备等。
文件管理和资源管理器的操作教案
文件管理和资源管理器的操作教案一、教学目标1. 让学生了解文件管理的基本概念，掌握文件和文件夹的基本操作。
2. 学会使用资源管理器进行文件和文件夹的管理。
二、教学内容1. 文件管理的基本概念文件：存储在计算机中的数据和信息。
文件夹：用于组织和存储文件的容器。
2. 文件和文件夹的基本操作创建文件和文件夹：通过“我的电脑”、“资源管理器”等途径创建新的文件和文件夹。
重命名文件和文件夹：选中文件或文件夹，右键，选择“重命名”，输入新名称。
复制和移动文件和文件夹：选中文件或文件夹，右键，选择“复制”或“剪切”，到目标位置右键“粘贴”。
删除文件和文件夹：选中文件或文件夹，右键，选择“删除”，确认删除。
查找文件和文件夹：使用“搜索”功能，输入文件或文件夹名称，查找位置。
三、教学过程1. 导入：讲解文件管理的基本概念，引导学生了解文件和文件夹的作用。
2. 讲解：演示文件和文件夹的基本操作，讲解操作步骤和注意事项。
3. 实践：让学生亲自动手进行文件和文件夹的操作，巩固所学知识。
四、教学评价1. 课堂问答：检查学生对文件管理基本概念的理解。
2. 操作练习：检查学生对文件和文件夹操作的掌握程度。
3. 课后作业：布置有关文件管理的实践作业，巩固所学知识。
五、教学资源1. 教学PPT：展示文件管理和资源管理器的操作步骤和示意图。
2. 计算机设备：为学生提供实践操作的机会。
3. 操作指导：为学生提供详细的操作步骤和注意事项。
六、教学拓展1. 文件属性：讲解如何查看和修改文件属性，包括只读、隐藏等属性。
2. 文件权限：介绍如何设置文件权限，以控制不同用户对文件的访问和操作权限。
七、使用资源管理器1. 资源管理器界面：介绍资源管理器的界面布局，包括菜单栏、工具栏、文件夹树窗格和文件列表窗格。
2. 浏览文件夹：学会使用资源管理器浏览不同的文件夹和文件。
3. 管理文件夹：掌握使用资源管理器创建、重命名、复制、移动和删除文件夹的方法。
电子文件管理基础知识
电子文件管理基础知识目录第一编基本概念 (2)1电子文件管理 (2)1.1电子文件管理 (2)1.2电子文件管理目标 (3)1.2.1保证电子文件的真实性 (3)1.2.2保证电子文件的完整性 (3)1.2.3保证电子文件的长期可读性 (4)1.2.4促进工作效率的提高 (4)1.2.5方便查询和利用 (4)1.3.1全程管理原则 (4)1.3.2前端控制原则 (5)1.3.3集成管理原则 (5)1.3.4动态管理原则 (5)1.3.5注重效益原则 (5)1.4电子文件的管理模式 (6)1.4.1机构内部电子文件的管理模式 (6)1.4.2档案馆电子文件的管理模式 (6)2 电子文件管理系统 (7)2.1各家观点 (7)2.2.1具有行政有效性和法律证据性 (9)2.2.2由文件内容、背景信息和结构等构成 (9)2.2.3是执行业务活动的辅助系统 (9)2.2.4种类繁多 (9)2.2.5具有独特的技术思路 (9)2.3电子文件管理系统的实施方式 (10)2.3.1嵌入式 (10)2.3.2联合式 (10)2.3.3独立式 (10)2.4电子文件管理系统功能需求 (10)3电子文件形成系统 (11)3.1电子文件形成系统 (12)3.2电子文件形成系统的功能——前端控制 (12)3.3电子文件形成系统举例——OA系统 (13)4数据 (15)4.1中文解释 (15)4.2计算机科学中的解释 (15)4.3数据仓库 (16)4.3.1数据仓库的特点 (16)4.3.2数据仓库的层次 (18)4.3.3数据库的特点 (18)第一编基本概念1电子文件管理1.1电子文件管理对应英文Electronic Records Management（简称ERM）文件管理，是对文件从产生到最终销毁或移交档案部门的全过程的管理活动，其主要目标是要将组织中的文件数量保持到一个适当的数量限度，防止不必要的或无用文件信息的干扰，简化文件制作、传递、处理以及利用的程序，改进文件工作的组织、控制方法，保证文件完成现行效用后得到适当的处臵，并通过经济地保管和利用文件信息，最大限度地提高组织管理的质量和效率。
Calibre电子书管理软件使用教程
Calibre电子书管理软件使用教程第一章：介绍Calibre是一款功能强大的电子书管理软件，可以帮助用户管理、转换和阅读各种格式的电子书。
本教程将为您详细介绍Calibre的安装、导入、转换和阅读电子书的方法。
第二章：安装Calibre在使用Calibre之前，我们首先需要安装它。
您可以从Calibre官方网站下载适用于您的操作系统的安装程序。
按照提示进行安装，一路下一步即可完成。
第三章：导入电子书在Calibre中，可以导入各种格式的电子书，包括EPUB、MOBI、PDF等。
导入电子书的方法有两种：1. 点击“添加图书”按钮，选择要导入的电子书文件，然后点击“打开”按钮。
2. 将电子书文件拖放到Calibre的主界面。
无论是哪种方法，Calibre都会自动将导入的电子书添加到书库中，并在界面上显示出来。
第四章：转换电子书格式Calibre不仅可以帮助我们管理电子书，还可以将电子书从一种格式转换为另一种格式。
转换电子书的方法如下：1. 选中要转换的电子书，然后点击顶部工具栏中的“转换书籍”按钮。
2. 在弹出的转换窗口中，选择目标格式、保存路径和转换选项。
如果需要，还可以调整字体、布局等参数。
3. 点击“开始”按钮，Calibre会开始转换电子书，并在转换完成后自动保存到指定的路径中。
第五章：编辑电子书元数据Calibre还可以帮助我们编辑电子书的元数据，包括标题、作者、出版日期等信息。
编辑电子书元数据的方法如下：1. 选中要编辑的电子书，然后点击右键，在弹出的菜单中选择“编辑元数据”选项。
2. 在弹出的元数据编辑窗口中，可以修改电子书的各种元数据信息。
点击“保存”按钮保存修改。
第六章：管理电子书Calibre提供了丰富的管理功能，可以帮助我们更好地管理电子书。
以下是一些常用的管理功能：1. 标签：可以给电子书添加标签，方便分类和查找。
2. 文件夹：可以将电子书按照不同的文件夹进行分类。
3. 过滤器：可以根据条件过滤电子书，比如按照作者、标签、格式等进行过滤。
教学配套课件电子文件管理教程
六、多种信息媒体的集成性
纸质文件主要承载文字和图形信息，而电子文件可以将文字、 图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，这种文 件称为“多媒体文件”。
七、信息的可操作性
电子文件中的数字信息不是静态、固态、消极的，而是动态、 可变、积极的信息。
第二章 电子文件管理概述
第一节 电子文件的管理原则
（二）关于电子文件的安全问题
从20世纪60年代开始，计算机安全与犯罪问题逐渐引起了人 们的重视，各国政府在积极采用技术防范措施的同时，还相继对 此建立法律规范。电子文件的安全很大程度上是以计算机系统的 安全为基础的。
（三）关于电子文件中的隐私权问题
隐私权法是规定政府机关对个人信息的收集、利用和传播必 须遵守的规则的法律，旨在制止政府机关滥用个人信息，侵犯个 人的隐私权。
一、 电子文件管理的法律规范
电子文件法律规范是由国家最高权力机关，按照一定的立法 程序制定并依靠国家强制力保证实施的行为规范，表现形式一般 是在有关法律文件中的禁止性条文、义务性条文、授权性条文等。
（一）关于电子文件的法律证据性
电子文件的法律凭证性是近年来法律界、档案界最为注目的 焦点问题之一，对于电子文件能否作为证据，目前各国尚有不同 的规定。
五、可读性保障原则
电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、 媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输 出，并保持其内容的真实性。
第二节 电子文件的管理模式
一、机构内部电子文件的管理模式
电子文件与纸质文件的不同特点，导致了管理上的一系列变 化。各国档案工作者在研究电子文件管理方法的同时，也在积极、 慎重地探索着电子文件的管理体制与模式。
一、电子文件的归档范围
电子文件特点质疑
电子文件特点质疑
唐小林
【期刊名称】《档案管理》
【年(卷),期】2006(000)001
【摘要】对<电子文件管理教程>中所谓的电子文件特点逐一进行分析,对这些提法进行质疑,提出自己的看法.
【总页数】4页(P20-23)
【作者】唐小林
【作者单位】广西民族学院管理学院
【正文语种】中文
【中图分类】G27
【相关文献】
1.对电子文件形成特点的再思考--兼议电子文件前端控制战略的实现 [J], 王健
2.充分认识电子文件的特点认真做好电子文件的归档管理工作 [J], 赵放;陈新莉;徐红珍
3.电子文件信息与载体"分离性"质疑 [J], 钟龙轩
4.区块链技术在电子文件管理中的应用特点研究——国内外文档区块链项目比较分析 [J], 武瑛;王为久
5.电子文件特点伤及了电子文件的本质吗? [J], 吴品才
因版权原因，仅展示原文概要，查看原文内容请购买。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第一章
一、掌握相关概念
1 各类型文件
电子文件、文本文件、数据文件（数据库文件）、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件（计算机程序）、多媒体文件、超文本文件、主文件、支持性文件、辅助性和工具性文件。
电子文件管理国家战略的含义
电子文件管理国家战略，就是从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排，体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路。
制定国家层面的电子文件管理战略, 旨在建立全国范围电子文件安全管理、长久保存和有效利用的网络体系。
2 电子文件的构成：内容、结构和背景信息，各自的含义
3 电子文件生命周期的基本内容(P6)
4 电子文件的特点(P7)
5 电子文件信息发生变化的原因(P8)
第二章
一、电子文件管理的原则
1 全程管理原则的内涵(P13)
2前端控制原则的必要性(P14)
3 电子文件真实性的含义P15
4 INTERPARES对于维护电子文件真实性提出的措施P16
5《电子文件归档与管理规范》对于维护电子文件真实性提出的措施P16
6 电子文件完整性的含义P17
7电子文件可读性的含义、造成电子文件不可读的原因、保证电子文件可读性的措施P18
8 电子文件的三种管理模式及每种管理模式的内容P19
9 数字档案馆的定义P23
10数字档案馆与数字图书馆的联系与区别P24
11数字档案馆的主要功能P24
12 各国电子文件管理规范的特点P26
13 电子文件制度的含义P30
14电子文件制度和法律规范的比较P30
15电子文件制度的类型及各自的含义P30
16电子文件标准的含义P31
17 我国电子文件标准的种类和主要内容P34
第三章
1 电子文件价值鉴定的含义P36
2 电子文件鉴定工作的影响因素P36
3 电子文件鉴定工作的内容P38
4 电子文件鉴定工作的特点P39
5双重鉴定的含义P39
6双重价值的含义P41
7 职能鉴定法、内容鉴定法等含义P41
8微观文件、程序文件的定义P44
9 对职能鉴定法的评价P44-P45
10 了解职能鉴定法和内容鉴定法的区别P45
11电子文件内容鉴定的步骤P46
12电子文件技术鉴定的内容(任务)【具体介绍】P47-P49
13电子文件的处置方式有哪两种，各自的具体做法是什么P49-P50
14 迁移、缩微的定义P50
15 归档的定义P50
16 电子文件的归档范围P51
17何为双套归档制度P52
18 电子文件的归档方式有哪些？每种方式的定义及评价。
注意掌握物理归档、逻辑归档、在线式归档和卸载式归档的定义P52-P53
19电子文件的归档时间P54
20电子文件的归档要求P54-P56
21 电子文件不同归档方式的归档手续有何不同P56-P57
第四章
1 电子文件检索的含义P59
2 电子文件检索的种类，每种类别的含义P60-P62
3 电子文件检索和档案计算机检索的区别P63
4 电子文件著录的定义P73
5 元数据的含义及作用P83-P84
第五章
1 电子文件利用的特点P96-P998
2电子文件利用的原则P980-P100
3 电子文件利用的障碍及对策分析P100-P103
4电子文件资源开发的方式P104-P106
5电子文件编研的含义P106
6电子文件利用的含义及方式P107-P110
第六章
1 电子文件保管的难点P113
2电子文件逻辑结构与物理结构的定义P114
3电子文件载体的种类P115
4 电子文件保护的内容（包括载体保护和信息保护），如何对电子文件载体和电子文件信息进行保护P122-P134
5 如何建立电子文件的备份制度（从备份设备，备份急速和备份管理制度论述）P130-P131
6 如何保证电子文件长期可存取性（掌握仿真、迁移、载体转换保护技术的含义）
第七章
1电子文件管理系统的含义P136
2 档案计算机辅助管理系统的定义及功能P140
3 档案计算机管理系统和电子文件管理系统的本质区别P140
4 电子文件管理系统的概念及特点P141-P142
5 电子文件的形成特点P143
6 电子电子管理系统开发的原则P144。