提高军队机关公文写作质量应注意的问题

提高军队机关公文写作质量应注意的问题

军队机关公文，是军队机关在处理公务中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是军队机关履行职能的重要途径和形式。军用公文写作是指撰写军队机关公文，从而组织管理军队各级公务，对部队实施领导的过程。军用公文写作是一项复杂而又艰苦的工作，做好这项工作是对军队各级机关工作人员的基本要求。这项工作入门易，精通难，在军用公文写作中应注意以下几个问题。

一、公文写作存在的主要问题

军队机关公文写作中存在的主要问题有：

（一）格式使用不规范。机关公文有其特定而严格的格式规定。这既是机关公文的权威性、约束性和规范化在形式上的体现，也是提高行文效率和质量的可靠保证。尤其格式是必备项，每份文书都不可缺少。如：发文机关标识、发文字号、秘密等级、公文标题、主送机关、正文、署名、成文日期、主题词、抄送机关、承办单位、联系人等项，在每份文件中要素都应按规范写全。目前，机关公文写作中的格式规定最容易使用错误的主要有：发文字号、密级、公文标题、用纸规格及版面、印章位置等方面。如位置顺序错误、字号不对、密级两字间没有空一格、自造文种和错用文种等。如：关于事的请示报告，条例中是没有请示报告这一文种的，只能用请示或报告。还比如给连队记集体三等功的命令，而命令在宣布奖惩事项时，只适用于授予荣誉称号这种情况。

（二）文种使用相混淆。新条例在公文种类中，去掉了布告这

一公文种类，将布告与通告合并为通告，其他文种基本上没有变化，只是做了相应的调整。但其中有些文种比较接近，在平时使用过程中容易出现混淆，特别是请示与报告、通知与通报以及决定、命令与指示这三种情况最容易混淆。如：有时明明是需请示上级机关解决某一问题的请示类公文，却选择了情况报告。

（三）正文要素易遗漏。正文要素易遗漏主要表现在拟制会议通知时，时间、地点、人员、会议内容、要求这几项没写完整或者遗漏，还有的由于校对不认真，错别字、标点符号运用不当等情况也时有发生。另外，对首长意图领会不准是在拟制公文时容易出现的最严重的错误。比如，有些机关人员在受领任务时记录不全或在整理过程中没有正确地领会意图，归纳的思想与首长意图不符，这些都容易违背领导意图。对首长意图领会不准，那么拟制的公文就不能体现首长的决心，无法作为部队行动的依据，甚至容易对下级单位造成误导，耽误工作。

（四）文字叙述有重复。公文叙述用准确精练的语言表达完整的内容。表达精练，问题集中，能给人以鲜明的形象；而冗长繁琐，拖泥带水，叙述重复往往会使公文表达不清。刘勰在《文心雕龙》中说：文以辩洁为能，不以繁琐为巧。现在不好的文风在机关公文中仍然存在。有的公文一个问题反复讲，却只会画龙，不会点睛；有的公文语言缺乏提炼和反复推敲，无病呻吟，无话找话，凑字数凑篇幅，直接影响公文写作质量。我们在撰写公文时，一定要抓住重点，简明扼要，直截了当，单刀直入捞干货，不要搞穿靴戴帽，这样才能使人

一目了然。

（五）语法概念多混乱。起草机关公文要遵守语法规范。句子结构要完整，必要的主语、谓语、宾语及附加成分应完备，单句、复句必须分清。如果违背了语法规范，就会出现种种文理不通的现象，影响机关公文内容的准确表达。如这样一句话：法院对判决，实在是罪有应得。是谁罪有应得呢？作者本意是指罪犯，但只因在表达中不恰当地省略了后一句话的主语，将两句话揉在一起，从而产生了歧义。所以，系统地掌握语法知识并在写作中正确地运用，是机关干部应该具备的基本素质之一。

出现上述问题的原因是多方面的，但主要应有以下几个方面：一是写作理论知识不扎实。主要表现在：在日常工作中不注重写作理论知识的学习和积累，对新条例、新规定掌握不准。二是工作态度不认真。对提高公文拟制质量的重要性认识不足，存在得过且过思想，工作态度不够端正。比如出现错别字、拟制文件时照抄照搬、应付差事等问题。三是领会首长意图不准确。如有些机关人员对首长意图领会不准，在拟制文件过程中掺杂个人感情，随意加入个人的见解等等。

二、机关公文写作的主要方法

简洁性是现代公务活动求实、求简、求快的一种反映。随着信息化社会对信息传递效率要求的提高，公文的简洁、精炼成了现代公文发展的必然趋势。

（一）行文删繁就简。现在有些文件的开头不是开门见山，直入主题。有的认为机关公文不能太具体、太实际，不然就会缺乏普遍

指导意义，因而起草公文时，总是追求原则化、理性化的东西。表面上看，这样的材料立意很高，理论性很强，但实