XXXXX公司职工人事档案管理制度办法
XXXX公司职工人事档案管理办法
为了进一步规范和加强职工人事档案管理，推进职工人事档案管理规范化、制度化进程，提高职工人事档案管理水平，避免和防止职工人事档案遗失、损毁，更好地维护企业和职工利益。
根据中华人民共和国《档案法》、《劳动法》、《劳动合同法》等法律法规规定，结合XXXX公司实际，特制定本办法。
一、职工人事档案及管理范围
1、职工人事档案是公司人力资源等部门在招聘、调配、考核、培训、奖惩、薪酬、保险、福利、选拔、任用等工作过程中，所形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等情况的基本信息材料。
是职工职业生涯全过程的真实记载，是职工个人办理调转、升职、退休等事宜的主要依据，也是公司档案管理工作的重要组成部分。
2、职工人事档案管理的范围：是指在XXXX公司范围内与公司形成劳动关系职工的档案管理以及人事档案尚未移交地方社区的公司离退休职工的档案管理。
二、职工人事档案的内容及类别
1、职工录用、劳动调配材料；
2、职工登记表、个人简历材料；
3、劳动合同书；
4、职工薪酬、调资、升级材料；
5、专业技术职务、职称、晋级、评审材料；
6、职工考核、考察、职务任免等材料；
7、参加社会保险等信息材料；
8、工种岗位变动认定材料；
9、学历、职业资格证书等材料复印件以及职工参加教育培训等证明材料；
10、职工奖惩材料；
11、政审材料；
12、参加中国共产党、共青团以及民主党派材料；
13、其它材料。
三、职工人事档案管理的组织机构
XXXX公司是经属地人力资源和社会保障部门认定，具备保管职工档案条件的用人单位。
公司及所属单位人力资源部门为职工人事档案的具体管理和经办机构，在属地人力资源和社会保障行政部门及档案行政管理部门的监督、指导下，负责集中管理和保管与公司形成劳动关系职工的人事档案。
公司及所属单位人力资源部门设专人管理职工档案。
四、职工人事档案管理机构的职责
1、负责保管职工档案并保证档案的完整；
2、对职工工作中形成的材料及时收集、整理、鉴别、装订、立卷；
3、负责办理职工档案的查询、借阅和转递手续等；
4、登记职工工作变动情况，以及劳动合同签订、续订、解除、履行等情况；
5、按规定程序为有关部门提供职工个人情况；
6、做好职工人事档案的安全、保密、保护工作；
7、负责办理离职或解除（终止）劳动关系职工的档案向其它单位或属地档案管理部门移交档案或办理档案托管事宜；
8、办理其它有关事项。
五、职工人事档案的收集、保管、销毁
1、人力资源档案管理部门对公司及所属单位职工进行考察、考核、培训、奖惩、调资、晋级等形成的材料要及时收集整理，并组织对形成的职工个人档案材料进行认真鉴别，保证材料真实、准确、文字清楚、手续齐备。
档案材料经鉴别后，必须经各有关部门负责人和分管领导签字或盖章后方可归档；
2、职工个人档案材料收集、整理、鉴别后，由单位人力资源部门人事主管按分类目录详细填写材料清单，并按照档案材料分类目录分类装订，并注明材料收集人的姓名，交由档案员归档保管；
3、公司及所属单位档案管理人员负责将职工档案按规定标准
统一编号管理，填写档案存放登记表，建立职工个人档案目录和档案管理台账，以便查询和日常档案管理。
档案材料归档后，任何人不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造档案材料。
档案管理人员要做好档案管理工作，防止和避免出现档案丢失和损毁等情况，给公司和职工个人造成损失；
4、职工人事档案执行全公司统一标准样式，档案卷盒、卷皮、档案目录、规格由集团公司实行统一的制作标准，并用钢笔或碳素笔填写，字迹要端正、清晰。
不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；
5、按规定需要销毁档案材料时，必须经公司主管档案工作的领导批准，按规定程序组织进行；
6、对死亡、失踪职工的人事档案，可在职工原单位档案保管部门保管，保管满15年后，可以按规定进行销毁。
特殊贡献的获省级以上模范人物称号的职工死亡后其档案按管理权限直接向属地档案馆移交；
7、对公司内职工自动离职、开除、解除（终止）劳动关系的职工人事档案，要及时按法定程序移交属地劳动就业部门保管；
8、严禁单位任何人以任何理由私自保存职工档案和利用职工档案材料营私舞弊。
对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。
对触犯国家相关《保密法》、《档案法》等法律法规的，将依法追究刑事责任。
六、职工人事档案查阅、借阅的规定
公司及所属单位档案管理机构必须严格遵守职工档案查阅、借阅制度，特别是对公司内高级专业技术人员、公司主要负责人和涉及国家秘密的职工档案要严格保管，严格履行查、借阅手续。
查阅和借阅职工个人档案必须遵守以下规定：
1、查阅和借阅职工档案，需出具查阅和借阅申请（公司以外单位或部门查阅、借阅职工档案还必须出具单位或部门公函），经单位档案部门负责人审核，签字或盖章同意后，方可办理职工档案的查阅或借阅；
2、除特殊情况外，职工档案原则不得借出查阅。
如必须借出查阅时，要事先提交报告说明理由，经主管档案工作的领导批准后，方可办理。
档案管理人员要严格履行登记手续，并限期归还；
3、查阅、借阅职工档案，必须严格遵守保密规定和查档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换职工档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布职工档案内容，对违反规定者，要视情节轻重予以批评教育和必要的纪律处分；
4、因工作需要，需从职工档案中调查取证的，需履行审批程序，经单位主管档案工作的领导批准后，由档案管理人员监督复制办理。
七、职工人事档案的传递
职工因离职、调转、解除（终止）劳动关系等需移交、转递
档案的，必须遵循以下程序办理：
1、职工档案的移交、转递，必须XXX过专门的传递渠道或专人送取，不准职工本人携带；
2、对转出的档案必须按公司统一印制的《职工档案转递XXX 知单》进行登记，将《职工档案转递XXX知单》和职工个人档案一并密封包装后方可转出；
3、公司各档案管理机构对转出的职工档案材料，不得扣留或分批转出；
4、公司各档案管理机构对职工档案转出后，要及时与档案接收方联系，按规定向其追要档案接收回执。
对逾期30日未收到回执的，要及时追查，以防职工档案丢失。
《职工档案转递XXX知单》回执要在本单位档案管理部门保管15年以上，方可销毁。
八、公司各档案保管机构必须具备的条件
1、要建立坚固的专用档案室，配备铁制的档案保管柜；
2、档案室要具备防火、防虫、防潮、防盗、防高温、防尘等
基本条件。
档案室温度要控制在零上14度-24度。
相对湿度要控制在45%-60%；
3、档案室和专职档案工作人员办公室要二室分开；
4、专职档案保管人员应具备中专以上学历，经过培训考试合
格后持证上岗；
5、根据XXXX公司信息化进程，要求各档案保管机构在1-2
年内，实行职工档案微机管理，实现档案信息化管理目标。
九、档案管理的组织纪律
档案管理是企业一项重要管理工作。
依据《中华人民共和国档案法》、《吉林省档案条列》等有关法律法规之规定，对在档案管理过程中出现以下情形，给企业和职工个人造成损失的，要依法承担赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。
1、不按本办法规定集中保管档案的；
2、擅自涂改档案内容、伪造档案材料的；
3、职工档案整理、保管、鉴别、查阅、借阅、转递过程中，违反本办法规定，造成职工个人档案丢失、损坏或其它严重后果的；
4、公司及所属各单位档案保管部门明知所保存的档案面临危险而不采取积极处理措施，造成职工档案损失的；
5、损毁丢失或擅自销毁档案的。
十、本办法未尽事宜，按国家相关档案政策办理。
十一、本办法自下发之日起执行，解释权归XXXX公司人力资源部。
2012年4月22日。
公司员工档案管理方法与制度
公司员工档案管理方法与制度一、概述公司员工档案是公司管理的重要组成部分，对于管理人员和HR部门来说，应当高度重视和科学管理员工档案。
因此，在公司建立健全的员工档案管理方法与制度，对于提高管理效率，推动人力资源管理的科学化、规范化具有重要意义。
本文旨在探讨公司员工档案管理的方法与制度，为建立高效、规范的员工档案管理提供参考。
二、招聘时的信息采集与整理公司应当在员工入职之前，对员工进行合规的招聘和背景调查。
在这个阶段，应当将招聘过程中的信息进行采集和整理，并建立完整的员工档案。
员工档案的内容包括但不限于以下要素：1. 个人信息：包括员工的姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等基本信息。
2. 教育背景：包括员工的学历、教育背景、毕业学校等信息。
3. 工作经历：包括员工的工作经验、工作单位、工作职位等信息。
4. 证书资质：包括员工的专业证书、资质证书等相关信息。
5. 薪资福利：包括员工的薪资等级、奖金、福利待遇等信息。
6. 健康状况：包括员工的体检报告、健康状况等信息。
三、员工档案的储存与保密公司应当建立健全的员工档案储存与保密制度。
在储存方面，可以采用数字化存储方式，将员工档案以电子文档的形式进行保存，并建立相应的档案管理系统。
通过这种方式，可以提高档案的整理、查阅、修改的效率，并且可以防止纸质档案的丢失和损坏。
在保密方面，公司应当加强对员工档案的权限管理，只有指定的管理人员才能查阅和修改员工档案。
此外，还应当建立严格的安全措施和备份制度，确保员工档案的安全、完整性和可靠性。
四、员工档案的更新与维护公司应当建立员工档案的更新与维护机制，及时更新员工档案中的信息。
一般来说，员工档案中的个人信息、教育背景、工作经历等应当及时更新，并及时记录员工在公司的表现、晋升、离职等信息。
同时，公司应当建立员工档案的备份制度，以备不时之需。
五、员工档案的使用与查询公司应当建立科学的员工档案使用与查询制度，合理利用员工档案作为管理工具。
合资公司人事档案管理制度
合资公司人事档案管理制度第一章总则一、为规范合资公司的人事档案管理工作，落实企业对员工档案资料的统一管理和保护，加强员工档案的建设和利用，提高档案管理工作的规范性和效率，特制定本制度。
二、本制度适用于合资公司全体员工的档案管理工作，包括档案的建立、归档、借阅、调出、销毁等各个环节。
第二章人事档案的建立一、合资公司对入职员工的人事档案应按照《中华人民共和国档案法》和相关法律法规的规定进行建立，并制定规范的档案管理细则。
二、入职员工的基本档案资料应包括个人身份证、学历证书、职称证书、工作经历、离职证明等相关证件及资料。
三、员工的人事档案应按照员工个人档案封面格式进行建立，并由专门的人事档案管理员负责管理。
四、员工档案中的各类资料应保证真实、完整、准确，不得隐瞒、篡改以及涂改。
第三章人事档案的归档一、合资公司应对员工的档案资料按照性质、内容和类别进行划分，设立相应的档案类别。
二、合资公司应在员工离职后，及时对其人事档案进行归档处理，并在档案封面上注明离职日期和原因。
三、离职员工的档案应根据档案管理规定，按照规定时间进行归档存放，并定期进行检查和整理。
四、对于长期未归档或者已经淘汰的员工档案，合资公司应按照相关规定进行档案处理，保证档案资料的安全和完整。
第四章人事档案的借阅和调出一、合资公司对员工的人事档案借阅和调出应按照相关规定进行管理，确保档案的安全和保密。
二、员工本人可以提出档案借阅申请，但需要提供合法合理的理由，并经主管领导审批后方可执行。
三、除了员工本人以外，其他部门或相关单位需要借阅员工档案时，需要经过严格审批程序，并做好档案的记录和保管。
四、对于因工作需要而需要调出员工档案的情况，必须经过上级主管部门或领导的批准，并出具相应的调档证明。
第五章人事档案的销毁一、对于归档时间已过且无需长期保留的员工档案资料，合资公司应按照相关规定进行销毁处理。
二、员工档案的销毁必须经过公司领导的批准，并有专门的人员进行监督和执行。
公司人事档案管理制度
公司人事档案管理制度第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整性、真实性、保密性和有效性，保障公司和员工的合法权益，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。
第三条公司人事档案管理工作应遵循便利性、实用性、保密性和规范性原则。
第四条全体员工应自觉遵守本管理制度的规定，依法、规范、及时、准确地履行人事档案管理职责。
第二章人事档案的种类第五条公司人事档案包括基本档案、任职档案和退休档案。
1.基本档案是指员工在公司入职后，首次建立的、记录员工个人基本信息的档案，包括员工基本信息、家庭成员、教育经历、工作经历等。
2.任职档案是指员工在公司任职期间形成的记录员工工作情况和表现的档案，包括员工绩效考核、晋升晋级、处分记录等。
3.退休档案是指员工离退公司后形成的记录员工退休情况和享受待遇的档案，包括员工退休时间、退休工资、退休福利等。
第三章人事档案的管理第六条公司应设立专门的人事档案室，负责公司人事档案的管理工作，确保人事档案的安全、保密和完整性。
第七条公司应建立健全的人事档案管理制度和文件管理制度，明确人事档案的管理权限和流程，规范人事档案的存档、借阅和使用。
第八条公司应及时更新员工的人事档案，确保工作变动、奖惩等信息的及时记录和归档。
第九条公司应加强对人事档案的保密管理，严格控制档案的查阅权限，禁止未经许可的查阅和泄露人事档案信息。
第十条公司应建立档案条码或电子档案系统，方便对人事档案的管理和检索。
第四章人事档案的归档和销毁第十一条公司应设立人事档案的存档期限和销毁标准，根据相关法律法规和公司规定，明确人事档案的归档和销毁时限。
第十二条员工离职后，公司应及时将其人事档案进行归档处理，妥善保管并进行备份。
第十三条人事档案存档期限为员工离职后7年，满7年后应将人事档案进行销毁处理。
第五章附则第十四条本管理制度自颁布之日起实施，如有需要修改，须经公司领导同意后方可生效。
人事档案管理制度
人事档案管理制度一、制度目的为规范公司人事档案管理，保障员工权益，使公司人事档案管理工作科学有序、质量高效。
二、适用范围本制度适用于所有进入公司劳动合同的工人、职员、管理人员，以及临时工，不包括兼职人员。
三、制度内容1. 建档原则1.身份真实：要求所有员工提供真实有效的身份证件。
2.完备准确：确保档案资料齐全、准确、不遗漏。
3.按时录入：在入职日起十个工作日内将资料完整录入电子系统。
2. 档案保管1.电子档案存储：使用公司提供的电子档案管理系统，将员工档案信息录入电子档案库中。
2.纸质档案存储：纸质档案按月份分类存储，置于专用文件柜中，并进行全面保密。
3. 档案查询使用1.需求范围：员工可以随时向人事部申请查阅个人档案，管理层可以向人事部申请查阅员工档案。
2.使用方式：员工可以书面或者口头申请，管理层可以采用口头或者书面申请，人事部查阅后向申请人提供答复。
4. 档案审核1.档案审核：在员工离职时，人事部门必须对员工档案进行归档审核。
2.审核结果：审核结果应在三个工作日内反馈员工，并将离职员工档案进行归档处理。
5. 档案合规性1.内部审查：公司人力资源部门需要定期对员工档案进行内部审查，确保每位员工档案信息合规。
2.外部审查：定期进行公司的外部审查，避免违规情况的发生。
四、档案保密1.档案保密原则：人事部门要加强保密工作，确保员工档案信息不泄露，员工的个人隐私得到充分保护。
2.保密措施：所有工作人员必须签署保密协议，并接受保密培训，严格遵守保密规定，防止档案信息被泄露。
五、制度执行1.人事部门负责制定本制度并定期进行检查和修订；2.全体工作人员应严格遵守本制度，凡违反本制度者，人力资源部门将依法按规定进行处理。
六、制度解释1.解释权：本制度由公司人事部门负责解释。
2.修改权：公司人事部门有权修改、调整、完善本制度。
所有修改的内容，将在工作人员范围内通知公告。
修改后的内容自发布之日起即可执行。
以上是公司的人事档案管理制度，希望大家能够认真遵守，确保公司的人事档案管理工作正常进行。
公司人事档案规章制度
公司人事档案规章制度第一章总则第一条为规范公司的人事档案管理，保障员工的合法权益，提高公司的管理效率，特制订本规章制度。
第二条公司的人事档案管理遵循法律法规和公司的内部规定，坚持公开、公正、公平的原则，依法保护员工的个人隐私信息。
第三条本规章制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作，包括档案建立、档案保管、档案利用等方面。
第四条公司人事部门为公司各部门的人事档案管理负责，各部门负责人配合人事部门按照规定执行人事档案管理工作。
第二章人事档案的建立和归档第五条员工入职时，公司应当立即为其建立个人人事档案，包括个人基本信息、劳动合同、学历证书、职称证书、岗位变动等相关资料。
第六条员工的档案应当及时更新，特别是在员工发生变动时，如晋升、转岗、离职等，应当及时记录和归档相应资料。
第七条公司应当定期对员工的档案进行归档整理，确保档案的完整性和安全性，建立档案借阅和查阅制度。
第三章人事档案的保管和利用第八条公司应当建立完善的人事档案保管制度，确保档案的安全性和保密性，严格限制档案的查阅范围。
第九条员工可以随时申请查阅自己的档案，在查阅过程中应当遵守规定的程序和注意事项。
第十条公司可以根据需要利用员工的档案信息，但必须经过员工本人的同意，且不得违背法律法规或损害员工的合法权益。
第四章人事档案的移交和销毁第十一条员工离职时，公司应当及时办理人事档案的移交手续，确保档案的完整性和准确性。
第十二条公司应当依法定期对档案进行清理和销毁，不得滞留无效资料或泄漏员工的隐私信息。
第五章人事档案的监督和检查第十三条公司应当定期对人事档案管理工作进行监督和检查，发现问题及时整改，确保规章制度的执行和档案管理的规范性。
第六章附则第十四条公司人事档案规章制度的解释权归公司人事部门所有，如有修改或补充，需经公司领导审批后方可实施。
第十五条本规章制度自发布之日起生效，具体细则由公司人事部门制定并与相关部门通知执行。
以上为公司人事档案规章制度的主要内容，希望全体员工严格遵守执行，共同维护公司的正常运作和员工的合法权益。
人员档案管理规章制度
人员档案管理规章制度第一章总则第一条根据国家法律法规和公司制度，为规范管理公司人员档案，确保人员档案的完整性、安全性和合法性，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作，包括建立、整理、存储、查询、利用、转移和销毁等工作。
第三条公司人事档案管理工作应遵循“依法管理、科学合理、保密安全、服务管理”的原则，确保人事档案的真实、完整、准确和及时。
第四条公司人事档案管理工作由人力资源部门负责，各部门及员工应配合完成相关工作，确保人事档案管理工作的顺利开展。
第五条本规章制度的修订和解释权归公司人力资源部门，如有需要，可根据实际情况进行修改和完善。
第二章人事档案建立第六条公司在录用新员工时，应按照规定，建立其个人档案。
个人档案内容包括员工基本信息、学历、工作经历、培训情况、考核评定等。
第七条公司要求新员工提供真实、完整的个人信息和相应证明材料。
公司人力资源部门在收到材料后，及时建立员工档案并建档登记。
第八条公司应保障员工个人信息的隐私和安全，严格控制员工档案的查阅范围，并建立相应的安全保密措施。
第九条公司要求员工不得私自更改或篡改员工档案内容，如发现有违规操作，将按公司规定进行处理。
第十条公司要求员工如实填写个人信息表，并及时更新自己的个人信息，以保障档案信息的真实性和准确性。
第十一条公司鼓励员工主动参与自己档案的建立和管理工作，增强员工的管理意识和自我管理能力。
第三章人事档案管理第十二条公司要求各部门和员工严格按照规定，履行好档案管理的各项工作，确保档案的安全和完整。
第十三条公司要求各部门建立完善的人事档案管理制度和流程，规范管理员工档案信息，避免信息泄露和丢失。
第十四条公司人事档案应按照员工的姓名、工号、部门等信息进行分类存储，建立档案目录，并定期进行档案整理和清点。
第十五条公司规定员工档案的查阅范围和权限，只有经过授权和审批的人员才能进行档案查阅，并应按规定的程序操作。
第十六条公司要求各部门定期对员工档案进行审核和更新，核实员工信息的真实性和准确性，保证档案信息的及时更新。
公司职工人事档案管理规定办法
X X X X公司职工人事档案管理办法为了进一步规范和加强职工人事档案管理,推进职工人事档案管理规范化、制度化进程,提高职工人事档案管理水平,避免和防止职工人事档案遗失、损毁,更好地维护企业和职工利益.根据中华人民共和国档案法、劳动法、劳动合同法等法律法规规定,结合XXXX公司实际,特制定本办法.一、职工人事档案及管理范围1、职工人事档案是公司人力资源等部门在招聘、调配、考核、培训、奖惩、薪酬、保险、福利、选拔、任用等工作过程中,所形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等情况的基本信息材料.是职工职业生涯全过程的真实记载,是职工个人办理调转、升职、退休等事宜的主要依据,也是公司档案管理工作的重要组成部分.2、职工人事档案管理的范围：是指在XXXX公司范围内与公司形成劳动关系职工的档案管理以及人事档案尚未移交地方社区的公司离退休职工的档案管理.二、职工人事档案的内容及类别1、职工录用、劳动调配材料；2、职工登记表、个人简历材料；3、劳动合同书；4、职工薪酬、调资、升级材料；5、专业技术职务、职称、晋级、评审材料；6、职工考核、考察、职务任免等材料；7、参加社会保险等信息材料；8、工种岗位变动认定材料；9、学历、职业资格证书等材料复印件以及职工参加教育培训等证明材料；10、职工奖惩材料；11、政审材料；12、参加中国共产党、共青团以及民主党派材料；13、其它材料.三、职工人事档案管理的组织机构XXXX公司是经属地人力资源和社会保障部门认定,具备保管职工档案条件的用人单位.公司及所属单位人力资源部门为职工人事档案的具体管理和经办机构,在属地人力资源和社会保障行政部门及档案行政管理部门的监督、指导下,负责集中管理和保管与公司形成劳动关系职工的人事档案.公司及所属单位人力资源部门设专人管理职工档案.四、职工人事档案管理机构的职责1、负责保管职工档案并保证档案的完整；2、对职工工作中形成的材料及时收集、整理、鉴别、装订、立卷；3、负责办理职工档案的查询、借阅和转递手续等；4、登记职工工作变动情况,以及劳动合同签订、续订、解除、履行等情况；5、按规定程序为有关部门提供职工个人情况；6、做好职工人事档案的安全、保密、保护工作；7、负责办理离职或解除终止劳动关系职工的档案向其它单位或属地档案管理部门移交档案或办理档案托管事宜；8、办理其它有关事项.五、职工人事档案的收集、保管、销毁1、人力资源档案管理部门对公司及所属单位职工进行考察、考核、培训、奖惩、调资、晋级等形成的材料要及时收集整理,并组织对形成的职工个人档案材料进行认真鉴别,保证材料真实、准确、文字清楚、手续齐备.档案材料经鉴别后,必须经各有关部门负责人和分管领导签字或盖章后方可归档；2、职工个人档案材料收集、整理、鉴别后,由单位人力资源部门人事主管按分类目录详细填写材料清单,并按照档案材料分类目录分类装订,并注明材料收集人的姓名,交由档案员归档保管；3、公司及所属单位档案管理人员负责将职工档案按规定标准统一编号管理,填写档案存放登记表,建立职工个人档案目录和档案管理台账,以便查询和日常档案管理.档案材料归档后,任何人不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造档案材料.档案管理人员要做好档案管理工作,防止和避免出现档案丢失和损毁等情况,给公司和职工个人造成损失；4、职工人事档案执行全公司统一标准样式,档案卷盒、卷皮、档案目录、规格由集团公司实行统一的制作标准,并用钢笔或碳素笔填写,字迹要端正、清晰.不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；5、按规定需要销毁档案材料时,必须经公司主管档案工作的领导批准,按规定程序组织进行；6、对死亡、失踪职工的人事档案,可在职工原单位档案保管部门保管,保管满15年后,可以按规定进行销毁.特殊贡献的获省级以上模范人物称号的职工死亡后其档案按管理权限直接向属地档案馆移交；7、对公司内职工自动离职、开除、解除终止劳动关系的职工人事档案,要及时按法定程序移交属地劳动就业部门保管；8、严禁单位任何人以任何理由私自保存职工档案和利用职工档案材料营私舞弊.对违反规定者,视情节轻重,严肃处理.对触犯国家相关保密法、档案法等法律法规的,将依法追究刑事责任.六、职工人事档案查阅、借阅的规定公司及所属单位档案管理机构必须严格遵守职工档案查阅、借阅制度,特别是对公司内高级专业技术人员、公司主要负责人和涉及国家秘密的职工档案要严格保管,严格履行查、借阅手续.查阅和借阅职工个人档案必须遵守以下规定：1、查阅和借阅职工档案,需出具查阅和借阅申请公司以外单位或部门查阅、借阅职工档案还必须出具单位或部门公函,经单位档案部门负责人审核,签字或盖章同意后,方可办理职工档案的查阅或借阅；2、除特殊情况外,职工档案原则不得借出查阅.如必须借出查阅时,要事先提交报告说明理由,经主管档案工作的领导批准后,方可办理.档案管理人员要严格履行登记手续,并限期归还；3、查阅、借阅职工档案,必须严格遵守保密规定和查档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换职工档案材料,查阅者不得泄露或擅自向外公布职工档案内容,对违反规定者,要视情节轻重予以批评教育和必要的纪律处分；4、因工作需要,需从职工档案中调查取证的,需履行审批程序,经单位主管档案工作的领导批准后,由档案管理人员监督复制办理.七、职工人事档案的传递职工因离职、调转、解除终止劳动关系等需移交、转递档案的,必须遵循以下程序办理：1、职工档案的移交、转递,必须XXX过专门的传递渠道或专人送取,不准职工本人携带；2、对转出的档案必须按公司统一印制的职工档案转递XXX知单进行登记,将职工档案转递XXX知单和职工个人档案一并密封包装后方可转出；3、公司各档案管理机构对转出的职工档案材料,不得扣留或分批转出；4、公司各档案管理机构对职工档案转出后,要及时与档案接收方联系,按规定向其追要档案接收回执.对逾期30日未收到回执的,要及时追查,以防职工档案丢失.职工档案转递XXX知单回执要在本单位档案管理部门保管15年以上,方可销毁.八、公司各档案保管机构必须具备的条件1、要建立坚固的专用档案室,配备铁制的档案保管柜；2、档案室要具备防火、防虫、防潮、防盗、防高温、防尘等基本条件.档案室温度要控制在零上14度-24度.相对湿度要控制在45%-60%；3、档案室和专职档案工作人员办公室要二室分开；4、专职档案保管人员应具备中专以上学历,经过培训考试合格后持证上岗；5、根据XXXX公司信息化进程,要求各档案保管机构在1-2年内,实行职工档案微机管理,实现档案信息化管理目标.九、档案管理的组织纪律档案管理是企业一项重要管理工作.依据中华人民共和国档案法、吉林省档案条列等有关法律法规之规定,对在档案管理过程中出现以下情形,给企业和职工个人造成损失的,要依法承担赔偿责任；构成犯罪的,将依法追究刑事责任.1、不按本办法规定集中保管档案的；2、擅自涂改档案内容、伪造档案材料的；3、职工档案整理、保管、鉴别、查阅、借阅、转递过程中,违反本办法规定,造成职工个人档案丢失、损坏或其它严重后果的；4、公司及所属各单位档案保管部门明知所保存的档案面临危险而不采取积极处理措施,造成职工档案损失的；5、损毁丢失或擅自销毁档案的.十、本办法未尽事宜,按国家相关档案政策办理.十一、本办法自下发之日起执行,解释权归XXXX公司人力资源部.2012年4月22日。
企业职工档案托管管理制度
为了更好地规范企业职工档案托管管理工作，保障员工个人信息的安全和保密，提高档案管理效率和服务质量，制定本制度。
一、总则1.1 为了规范企业职工档案托管管理工作，保护员工个人隐私，本制度适用于公司内所有雇员的档案托管管理工作。
1.2 公司对职工档案的托管和管理将严格按照国家法律法规，公司内部规章制度和保密要求进行。
1.3 公司负责设立并管理职工档案托管管理办公室，负责全公司员工档案的统一管理。
二、职工档案的建立2.1 入职时，员工需提交个人身份证、户口本等有效证件和相关资料，公司将按规定建立员工档案。
2.2 员工档案包括个人简历、入职审批表、学历证明、工作证明、离职审批表等各类文件，所有文件由职工档案托管管理办公室进行信息归档整理和存放。
2.3 员工的个人信息属于保密范畴，公司对此类信息承诺严格保密。
三、职工档案的保管3.1 公司设立专门的档案管理室，确保员工档案的安全保管。
3.2 档案管理室要求有专门的人员进行管理，管理人员需要经过严格的安全教育培训，了解档案管理的重要性和安全要求。
3.3 档案管理室要保证室内环境整洁，保持档案整齐、清晰、便于查找。
3.4 档案管理室要有严格的管理规章制度，规定档案使用的权限和范围，对外不得随意泄露员工档案信息。
四、职工档案的使用4.1 公司内部各部门根据工作需要，可向档案管理室提出申请，申请使用员工档案。
4.2 档案管理室要对部门的申请进行审核，审核通过后，方可将员工档案送交申请部门。
4.3 使用部门必须按照规定使用档案，不得随意将档案外借或复制。
4.4 使用部门必须严格按照档案管理室的规定进行使用，不得擅自更改或损坏档案文件。
5.1 职工档案的存档期限为员工离职后的五年，存档后的档案应经过严格保管。
5.2 档案管理室应对存档档案进行定期检查，确保档案的完整性和安全性。
5.3 存档期满后，档案管理室应按规定程序对档案进行销毁处理。
销毁包括彻底销毁纸质文件和清空电子文件，以确保员工个人信息的安全和保密。
人事档案管理制度细则
人事档案管理制度细则第一章总则第一条为了规范和加强企业的人事档案管理工作，制定本细则。
第二条本细则适用于企业内部人事档案管理工作。
第三条人事档案管理应当遵循保密、完整、准确的原则，确保人事档案的真实性和完整性。
第四条人事档案管理应当按照国家法律法规、企业规章制度的要求，执行国家和企业的文件规定。
第二章人事档案的管理第五条人事档案分为基本档案和业务档案。
第六条基本档案包括员工的个人信息、照片、学历、职称、工作经历等。
第七条业务档案包括员工的工作考核、奖惩记录、岗位调整、任免、培训等。
第八条基本档案和业务档案应当分别存档，并进行分类管理。
第九条员工的人事档案应当由专人负责管理，确保档案的安全性和完整性。
第十条人事档案应当根据员工的履职情况和企业文件规定进行定期整理和清理。
第十一条人事档案管理人员应当严格履行保密义务，不得私自查阅或泄漏员工的个人信息。
第三章人事档案的使用与查询第十二条员工本人可以随时查询和申请复印自己的档案资料。
第十三条部门主管在工作需要的情况下可以申请查询员工档案。
第十四条其他部门需要查询员工档案的情况下，必须取得员工本人的书面同意。
第十五条人事档案管理人员应当在接到查询申请后，及时提供所需要的档案资料。
第十六条人事档案管理人员应当根据员工需要妥善保管复印档案资料，不得私自外传或存档。
第四章人事档案的安全保管第十七条人事档案应当存放在专门的人事档案室内，保证档案的安全。
第十八条人事档案室应当设置防火、防水、防盗等设施，确保档案的安全。
第十九条人事档案室内应当加强安保管理，不得存放其他与人事档案无关的物品。
第二十条人事档案应当设置不同权限的存取制度，确保档案的保密性。
第二十一条人事档案室应当定期清查档案，确保档案的整齐和完整。
第五章人事档案的归档与销毁第二十二条人事档案应当按照规定的时间进行归档，归档后的档案应当进行分类存放。
第二十三条归档档案应当设定存档期限，根据档案的重要性和保密级别进行定期销毁。
人事档案管理办法
人事档案管理办法人事档案管理办法为了加强公司人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，促进人事档案管理的规范化、制度化，根据国家和神华集团有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。
第一条人事档案管理权限及职责公司人事档案按照人事管理权限实行集中管理。
(一)公司人力资源部依据此规定，管理公司人事档案，并配备政治上可靠、责任心强的中共党员作为专职或兼职档案管理人员。
(二)档案管理员及其直系亲属的档案，由上一级档案管理人员(或分管领导)负责保管。
第二条人事档案管理职责(一)保管人事档案;(二)收集、鉴别和整理人事档案材料;(三)建立人事档案名册，办理人事档案的查阅、接收和转递;(四)登记人员职务、工资的变动情况;(五)档案管理人员岗位变动时，应及时对所管档案进行清点，并履行交接手续;(六)为有关部门提供人员情况;(七)做好人事档案的安全、保密、保护工作;(八)办理其他有关事项。
第三条人事档案的整理整理人事档案须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录详细、装订整齐、格式统一。
(一)人事档案材料按照以下分类整理：1.履历材料;2.自传材料;3.鉴定、考核、考察材料(包括各种考核、考察、述职、鉴定材料);4.学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料)、职业技能鉴定材料;5.政治、历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料);6.参加中国共产党、共青团、民主党派的材料;7.奖励材料(包括授予各种荣誉称号、立功嘉奖、先进人物登记表及模范事迹材料，以及科技、业务工作等方面的奖励材料);8.处分材料(包括甄别、复查等材料，免于处分的处理意见、违法犯罪判决书等);9.工资、录用、任免(聘用)、转业、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;10.其他可供组织上参考的材料。
(二)人事档案材料按照上述十个类别的顺序排列，应符合以下有关要求。