系统文件编写培训

三、体系文件内容的结构（续－4）
(6)相关程序/资料
用以索引文件中所提到或引用的二级文件及其 它资料，在索引文件时，最好将文件的编号同 时附在文件名之后会容易查找。但是不可将文 件版本附上。
(7)三级文件
用以索引文件中所提到或引用的三级文件，在 索引文件时，最好将文件的编号同时附在文件 名之后会容易查找。但是不可将文件版本附上。
应叙述编制此文件的作用和目的，即做这件事是为了什么?
(2) 范围
规定此份文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文 件的功能，所以编写时应注意它的涵盖性。
(3) 权责
即在文件运行中相关单位及人员所担当的权责，一般在文 件叙述时常会就相关人员担负的权责略叙述，但是亦有公 司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门。
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六、文件的审查、批准 文件的审查、
一般规模较小的公司，文件制作完成后交回其部 门主管或总经理审核后即可颁布使用，但是对于规模 较大的公司，这种做法欠妥当。 因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批使 用可能没有问题，但是非部门专业化涉及诸多部门工 作内容的由制作部门核准使用，掩盖其它部门的要求 和意见，在使用中难免会对其它部门造成困扰，甚至 引起摩擦。 所以对于文件的审查核准，许多公司规定了不同 审查和核准方式。
三、体系文件内容的结构
一份文件的结构往往视乎内容的需要，一般一份 文件完整的结构有：
1. 目的 2. 范围 3. 权责 4. 定义 5. 作业内容/文件内容 6. 相关程序/资料 7. 三级文件 8. 表单/记录
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三、体系文件内容的结构（续－1）
现将文件结构应叙述的内容做详细叙述： (1) 目的
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七、质量手册范例（续） 质量手册范例（
4.0 内容 4.1 文件应该予以分类编号。 4.2 文件由各部门指定去专人拟案，经权责主管审核 后发行。 4.3 应定期检讨相关环境质量管理系统文件之适切性 及有效性。 4.4 文件修改、增订、废止者得由相关单位提出申请， 交原拟案单位研议处理。 4.5 文件分发、回收由文件管制中心负责。 5.0 相关文件 5.1 文件管理程序(DL-011)
工作流程 备料 加温烘干 投料 设定技朮参数 正常生产 负责人 备料员 烤箱操员 备料员 技术员 技术员 记录 材料日用表 材料温度控制表 无 成型参数记录表 产品生产日报表 参考文件 BOM WI-MF-012 无 WI-PE-085 WI-MF-201
例2流程图将执行项目、负责人及使用的记录分开注明，易看易懂，也是制作流程 图的常用方法之一。
体系文件的架构（ 二、 体系文件的架构（续－5） ）
程序文件与工作指导书的区分： 程序文件与工作指导书的区分：
程序文件： 程序文件：
－－通常是针对公司层面上的流程/过程进行规定。 一般来说，一项工作涉及到多个部门，则我 们写文件时编制成程序。例釆购程序、纠正 和预防措施程序等。
工作指导书： 工作指导书：
系统文件编写培训课程方之见顾问 IFra bibliotekO9000系列培训
立木取信
言行一致
课程内容
体系文件的重要性 体系文件的架构 体系文件内容的架构 流程图绘制 编写文件的注意事项 文件的审查、批准 手册范例 工作指导书范例
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一 、体系文件的重要性
体系文件在ISO9000，ISO14000及QS9000体 系建立和去运行中扮演着相当重要的角色： (1)符合标准要求 符合标准要求
(4)防止经验的流失 防止经验的流失
书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失，从而造成运作上的困难。
(5)改善人际关系 改善人际关系
用于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大 大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间摩擦 的机会。
(6)增加员工的责任心和荣誉感 增加员工的责任心和荣誉感
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七、质量手册范例（例二－续） 质量手册范例（例二－
4. 0 内容 4.1 各种可能重大环境影响之意外事件均应订立紧 急应变计划。 4.2 紧急应变计划系针对紧急情况规模、性质及对 环境冲击程度制定。 4.3 紧急应变计划应拟事故发生时应变方式及处理 紧急状况之权责。 4.4 紧急应变计划应明订通报及各项连络作业，例 如消防、医疗……等等。 4 5 紧急应变计划应定期测试其效果。 5.0 相关文件 5.1 紧急应变措施管理程序（DL-014）。
－－是针对上述流程/过程中的个别环节或小流程 进行规定。也就是说，如果工作只和自己部 门有关的作业，在编制文件时做成指导书的 格式，例：设备使用指导书、指导书、产品 检验指导书等。
而有的文件既可以作为二阶也可作为三阶文件，可 视乎此项工作的复杂程度/重要程度而定。
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六、文件的审查、批准（范例） 文件的审查、批准（范例）
阳光企业有限公司文件审查、核准权限：
文件类别
• • • 手册 程序 工作指导书
审查
各部门主管 相关部门主管 部门主管
核准
董事长 总经理 总经理
一般来说，结合相关部门主管审查文件最主要 的作用是提出适合于其部门的意见，并加以修订补 充，以使文件的内容更完善和具操作性。
执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确 了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。
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二、体系文件的架构
1. 一般企业均将文件架构分为四个层次， 即：
一阶文件： 手册 二阶文件： 程序 三阶文件： 工作指导书
（含：图纸/标准/外来文件等）
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四、流程图绘制
在编制文件的过程中，适当地制作一些流程 图，会更容易理解文件内容和加深印象，流 程图的制作不拘形式，最主要的是能做到清 楚明了即可。流程图经常将用的符号：
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四、 流程图绘制 （续）
例2 生产流程
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三、体系文件内容的结构（续－3）
2>作业内容： 编写作业内容时，一定需注意5W1H 的结合，即
由谁 在何时机 在何地 做何事 为什么 怎样做 WHO WHEN WHERE WHAT WHY HOW
缺少任何一个W或H，都有可能使文件的内容不易 理解。
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体系文件的架构（ 二、 体系文件的架构（续－3） ）
② 程序文件
程序即是明确规定工作进行的流程。即，针对 手册要求要做的工作和要求，程序需详细描述 此工作如何进行。 文件化的程序通常包括：
活动的目的和范围； 做什么事情； 做什么事情 何时、何地和由谁来做 由谁来做； 何时、何地 由谁来做 应使用什么材料、设备和文件 材料、 材料 设备和文件； 如何对活动进行控制 记录 控制和记录 控制 记录等。
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七、质量手册范例
质量手册范例一：文件管理 1. 0 目的 使环境质量管理系统中所使用之文件有一个明确的 处理流程，以确保文件之适合性、有效性及各相关 部门能适时获得正确之最新文件。 2.0 范围 本公司环境质量管理系统使用之内部，外部文件皆 属之。 3.0 权责 3.1 文件分发、回收、保管：文件管制中心。 3.2 文件制定审核：各权责部门
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体系文件的架构（ 二、 体系文件的架构（续－4） ）
③ 工作指导书
工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述 某一具体的工作如何来执行和操作。其具体形 式多种多样，常见的有：
工作指引 手顺书 图纸 操作说明 标准 办法等。
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不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方 式和标准；或者 由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。
(3)提升管理技术水平的基础 提升管理技术水平的基础
当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此 基础上，通过日常工作不断地完善管理和技术 的要求。
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一、体系文件的重要性（续） 体系文件的重要性（
文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、 人员的数量，同时亦需考虑公司未来的扩充 和发展等。
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体系文件的架构（ 二、 体系文件的架构（续－2） ）
2. 文件架构的说明
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① 手册
对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任 何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制。而 对于一家公司来说，手册即是公司在管理制度 上的根本大法。它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求。 大纲要求 简言之，手册即是要求我们应该要做哪些工作。 通常每个体系（ISO9001/ISO14001）只需编写 一份手册。
四阶文件： 表单或表格
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二、体系文件的架构（续－1）
但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系 文件，许多规模较小，制程简单的公司往往将文件的 结构划分为三个层次，即： 一阶文件： 一阶文件： 手册 二阶文件： 程序 工作指导书 二阶文件： 程序/工作指导书 三阶文件： 三阶文件： 表单
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三、体系文件内容的结构（续－5）
(8)表单/记录
一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用 的表格，所有的表格都应从此而来，最好将表 格的编号附在名称后，但是不可将文件版本附 上。
总结：以上8项构成一份文件的完整结构，但是并
非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的 内容的需要可适当的去除一些不适用的项目，但是 为了整齐亦可要求文件结构统一。
总之，使用流程图的目的就要一目了然。 如果有些工 作太过繁杂和繁琐，不制成流程图或许不容易看明白， 所以应注意流程图使用的时机。

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五、编写文件的注意事项
1. 忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体 系； 2. 忌过于弹性化，失去可操作性； 3. 忌理想主义，导致无法实施； 4. 忌部门主义化，导致其它部门无法配合； 5. 忌咬文嚼字，理解困难。
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七、质量手册范例（例二） 质量手册范例（例二）
质量手册范例二：紧急事件准备及应变 1.0 目的 建立及时有效的紧急应变措施以减少天然或 人为的灾害造成的环境冲击. 2.0 范围 各制程活动之紧急情况处理均属之. 3.0 权责 应变措施之拟定与管理： 环境工作小组