完整版商业管理公司管理制度方案汇编

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商业管理公司管理制度方案汇编

第一章总则

总则

1.《商业管理公司制度汇编》编制目的

为保障公司商业项目安全运行，维护广场的正常经营秩序，按照合同收缴租金，不断提升公司管理品质和品牌知名度，使公司的资产在保持完整性的基础上保值增值，特制定本制度。

2.《商业管理公司制度汇编》实施要求

本制度是商业子公司开展工作的指南，整个体系先在宜昌分公司运行，再复制到公司每个商业项目。

所有商业子公司宜昌分公司的员工均必须遵循本制度的规定，胜任本职工作必须以掌握和有效执行本制度的规定为前提。

商业子公司在计划管理、薪酬管理、法律事务、信息披露、安全管理、质量管理等方面按照总公司相关体系文件执行，接受公司的检查和监督，与总公司其他管理部门之间的工作关系和配合要求见体系文件。

3.《商业管理公司制度汇编》的控制

根据总公司对制度文件的管理规定，《商业管理公司制度汇编》在正式下发前经总公司讨论通过，并经总公司总经理签署发布。

《商业管理公司制度汇编》在商业管理公司内的发放由专人负责，保证工作所用文件为最新版本的文件。

4.《商业管理公司制度汇编》的解释和适用

4.1本制度的解释和修改权为商业子公司。

4.2本制度每年须根据实际管理运作情况进行修订和完善，具体由商业子公司负责。

第二章组织机构、部门职责

第1节组织机构与岗位设置

一、公司组织机构图

二、分公司或项目岗位设置

第2节公司部门管理职能

1行政部职能

1.1沟通协调

1.1.1负责传达商业公司各项决定、指令、计划部署等决议；

1.1.2负责督促、跟踪及反馈商业公司各项决议、计划的执行和落实情况。

1.1.3负责日常文件收发、信息分递及处理；

1.2管理监督

1.2.1负责公司会议组织、档案管理、公务接待等工作；商业公司行政部并对所属各地分公司及项目会议组织、档案管理等行政工作进行业务指导和监督；

1.2.2负责公司固定资产管理和日常办公用品管理；

1.2.3负责公司办公环境秩序、办公设备设施的日常维护管理；

1.2.4负责员工考勤和绩效考核工作；

1.2.5商业公司行政部负责对各地商管公司行政管理的指导、监督、培训、考核。

1.3服务保障

1.3.1负责集团公司行政办公物品计划和采购；

1.3.2负责上报总公司要求的相关资料，如周报、计划、预算等；

1.3.3协助总公司人力资源部门做好相关工作。

1.3.4领导交办的其他工作。

2财务部职能

2.1负责建立、健全商管系统财务管理制度与会计核算、分析评价体系，贯彻执行总公司财务制度；

2.2负责规范与监督商管系统财务管理和会计核算工作；

2.3负责经营目标责任制财务指标体系的建立、跟踪、评价与考核

2.4负责组织商管系统的预算管理工作；

2.5负责商管系统的资金计划、调配等资金管理工作；

2.6负责商管系统财务报告的编制、汇总, 财务信息的收集、分析、上报工作；

2.7商管系统税收工作总体筹划与日常监管；

2.8负责公司的日常财务管理和会计核算工作；

2.9参与公司采购的监督工作；

2.10完成领导交办的其他工作。

3招商部职能

3.1负责草拟和提报商圈的定位、商业业态规划、招商政策及租金收益报告；

3.2根据总公司批准的步行街商业业态规划及租金指标，组织制定新项目招商方案、招商计划及时间进度计划,对整个招商筹备工作过程进行监督管理，并保障整体招商工作按时、按质完成；

3.3根据各相关部门提供的步行街商户经营数据及意见，对商铺经营情况进行分析，为商户调整提供依据；

3.4负责建立商户信息数据库，并进行日常补充、完善、更新；

3.5协调商户装修存在的问题；

3.6负责次主力店和连锁品牌商户的战略合作商务洽谈，为项目招商提供商户资源保障；

3.7跟进相关行业发展变化，定期提交行业发展报告，为商业公司决策提供信息和建议；

3.8完成领导交办的其他工作。

4营运部职能

4.1营运决策信息系统的建立与管理，负责汇总、分析营运数据，根据经营状况提出招商调整、营销策划活动、经营环境改善和提升计划；

4.2开展市场调查与研究，分析和了解市场的发展和广场的竞争环境；

4.3根据内部营运数据的分析和外部环境的调研，制订业态规划与品牌组合方案，并实施商铺和租金调整；

4.4参与制定年度营销策划方案和计划，进行营销企划活动的跟踪与评估；

4.5经营环境管理，确保内外环境的舒适度，提升商场的凝聚力；

4.6客户关系管理，包括商户关系和业主关系，建立良好和谐的经营氛围；

4.7人员管理，负责营运人员和营业员的日常管理，负责营运人员营运相关专业知识、技能和能力的培训与发展；

4.8负责新场开业前期营运相关准备，确保正常、顺利开业；

4.9协调总公司物管、工程等部门，对现场维护整改；监督检查物业公司在保安、保洁、绿化及设备设施运行维护情况；

4.10负责商业步行街房屋的租金收取、其他各项费用收缴的协调工作、合同履行、指标考核工作；

4.11负责办理商户退铺、换铺等相关手续；

4.12完成领导交办的其他工作。

5策划部职能

5.1广告位的经营与管理，负责广告位的规划、预算与日常经营，确保广告经营的整体形象和安全；

5.2负责制定商业项目在前期筹备和后期营运过程中的整合营销管理、企划活动管理、招商推广管理、环境美陈管理、媒体宣传管理等相关管理制度并监督执行。

5.3负责按公司统一VI及行业规范，对VI及商业导视系统进行统一规范管理，并监督、检查执行情况；

5.4参与公司所属商业项目设计、商业规划等方案的评审，并就内外形

象及环境的设计提出意见及建议；

5.5负责组织拟订招商宣传推广方案及宣传推广费预算，并实施；

5.6负责组织拟订开业庆典方案及费用预算，并跟进实施；

5.7负责组织拟定商业项目开业后的稳场旺场宣传推广方案及宣传推广费预算，并跟进实施情况；

5.8在日常营运中开展大、中型营销及推广活动的策划与实施，并跟进客流量、媒体宣传和销售效果等反馈情况；

5.9负责参与或监督媒体市场调研，建立广告、媒体单位合作关系，建立商管系统媒体信息资源库，并监测当地媒体所有项目招商、营运推广情况；

5.10完成领导交办的其他工作。

第三章行政管理

编号：

会议管理制度

第一条目的

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于商业子公司会议管理。

第三条会议分类

(一)办公例会：每周一上午，由商业公司总经理主持，商业公司各个部门负责人参加的办公例会，总结上周的工作，部署本周工作计划，行政文员负责会议记录，如需制作会议纪要，则需由行政文员完成会议纪要，并发布；

(二)每周五下午，召开商业公司及物业公司联络会，讨论本周遇到的工作难点，需要对方解决的问题，并安排下周需要协调完成的工作内容，制作会议纪要，并发布；

(三)每周一下午，各个部门单独召开部门会议，由部门负责人主持，总结上周的工作重难点，部署本周工作。部门文员负责会议记录。

(四)专题工作协调会。会议由主管部门负责人提出，经相关领导批准后召开。

第四条会议要求

(一)会议安排

1.各类例行会议必须按时召开，不得随意取消；

2.非例行会议需提前通知参会者，并告知会议内容和预计时间;

3.做好会议前的准备工作,如资料整理、计划等。

(二)会议纪要

所有会议均需作会议记录，公司领导根据工作需要决定是否下会议纪要，会议纪要由行政文员拟稿，报公司领导签字认可后下发给与会工作人

员。

(三)会场准备及要求

1.专项工作协调会组织部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；

2.行政文员负责会议室的统一安排及会议室设备的管理工作。应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；

3.主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；

4.与会者应准时到会，并在《会议签到表》上签到；

5.与会者必须严格守时，按规定着装，将移动通信设备设置关闭或振动状态，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；

6.参会人员尊重他人的发言，认真倾听和记录，在得到主持人允许后发言，不得吵闹或大声喧哗，自觉遵守会场纪律。

7.会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

第五条本制度由商业子公司负责解释。

第六条本制度自发布之日起施行。

附件一：会议签到表

会议签到表

时间：

附件二：会议纪要格式

关于※※的会议纪要会议时间：

会议地点：

会议主持：

参加人员：

记录：

会议内容：

编号：SYGL-XZ-02

印章使用管理

1印章保管

1.1商业公司公章及合同章由行政部专人统一保管；

1.2财务专用章、法人代表手章等由财务部指定专人负责保管；

1.3印章平日必须入柜上锁。

2印章使用审批

2.1商业公司公章使用须经由部门经理审核、总经理批准；总经理不在时，副总经理审批。

2.2公司印章刻制均由总公司总经理审批后，总公司综合办公室凭公司介绍信到公安机关指定的印章刻制单位办理刻制手续。

3印章使用程序

公司实行印章使用审批制度，印章保管人应按以下程序使用印章：

3.1公章：1、审阅、了解用印的内容；2、查看《用印申请单》；3、用印。

3.2合同专用章：1、审阅、了解用印的内容；2、查看各类“合同审批表”；3、用印。

3.3财务专用章：1、查看各类“付款审批表”；2、用印。

3.4发票专用章：1、查看票据内容是否准确；2、用印。

3.5法人代表专用章：1、支票已加盖财务专用章或法人代表已在合同、协议上签字；2、用印。

3.6严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。

3.7印章保管人必须严格执行规定，登记备案，如审批手续不全而加盖印章，公司将视情节追究保管人责任，

4印章的使用范围

4.1公司公章（法人章）：以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报

表等；以公司名义对内行文，包括请示、报告、通知、通报、批复、意见、函、会议纪要等书面文件。

4.2合同专用章：以公司名义签署合同、协议时使用。

4.3财务专用章：由财务部签署支票时使用。

4.4发票专用章：由财务部对外收取各种款项，提供票据时使用。

4.5法人代表专用章：由财务部出具支票时使用或对外签署合同、协议时使用。

5公司公章、财务专用章原则上不得带到公司区域外使用，如确需要报总经理审批。

6凡违反上述要求，视情节对于当事责任人将给予警告、记过、直至除名等行政处罚。

编号：

文件管理办法

第一条目的

为加强本公司资料文件管理工作，充分发挥各类资料文件的作用，全面提高资料文件管理水平，有效地保护及利用档案资料文件，制定本制度。

第二条基本规定

2.1公司的文件资料，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司文件分为受控文件和非受控文件。

2.2公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条文件材料的收集管理

3.1公司行政部负责文件材料的管理。

3.2文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归

档，归档后移交行政部。

3.3一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

第四条文件管理

4.1行政部是文件管理的流转部门，由行政专员负责公文的编号、存档、发布和流转工作；

4.2审批纸质文件，应明确签署意见，并签名、标注审批日期；

4.3文件编号具有唯一性，格式为：文件类别+流水号。电子公文与纸质公文均需要按照公文编号规则进行编号，纸质公文需交兼职档案保管员存档以后备查；

4.4文件若需要加盖公章，申请部门则必须严格履行公章审批手续；

第五条归档范围

5.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

5.2公司对外的正式发文与有关单位来往的工作联系函。

5.3公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

5.4公司与商户签订的所有商铺租赁合同，与业主签订的返租合同，与外协单位签订的协议书等文件材料。

5.5商户催款通知书、收款通知单、交接班记录本、商户签到表、租赁合同解除通知、商户考勤表、商户签到表、清铺物品清点表、商户租赁发票、设展审批表、广告位租赁协议、LED广告位信息发布申请单、合同会签审批单等文件材料。

5.6律师往来函件、民事裁定书等文件材料。

5.7公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

5.8公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第六条归档要求

6.1资料文件质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

6.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

6.3在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

6.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；每卷文件整理完毕后，将文件清单明细附在卷前，备查。

6.5档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6.6案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第七条档案管理人员职责

7.1按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

7.2按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

7.3工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

第八条档案的利用

8.1公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，如外来人员借阅需报副总经理审批。

8.2档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

8.3必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，

追求责任。

8.4不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

8.5必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

8.6不准转借，必须专人专用。

8.7用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第九条本制度从下发之日起开始执行。

附件一：

借阅单

第一条公文的文种

公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。常用公文种类主要包括：

（一）通知：适用于批转下级单位的公文，转发主管单位和不相隶属单位的公文；发布业务规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或

者共同执行的事项；任免或聘用管理人员。

（二）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（三）报告：适用于向主管单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复主管单位的询问。

（四）请示：适用于向主管单位请求指示、批准。

（五）批复：适用于答复下级单位请示事项。

（六）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（七）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第二条公文格式

（一）公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、抄送单位、印发单位和印发时间等部分组成。

（二）发文单位应当标明全称或者规范化简称，联合行文主办机关应当排列在前，发文单位名称用大字套红居中标印在公文首页上端。公司、公司综合办公室以及公司与其他部门联合发文，需在发文单位后面加“文件”二字，其他发文一律不加。

（三）涉及国家秘密和公司秘密的公文应当分别标明“绝密”、“机密”“秘密”和保密期限，“绝密”、“机密”公文应当标明份数、序号和去向。

（四）秘密等级和保密期限按国家保密工作部门规定位置标印在公文首页右上角，序号标印在公文首页左上角。

（五）紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”，标印在公文首页右上角的秘密等级下方位置。

（六）紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

（七）发文字号，包括发文代字、年份、序号，发文字号标印在发文单位名称以下、横线之上的居中位置。函件的发文字号标印在横线的右下方、

标题之上。其中年份用公元全称，并用方括号括入，年份及序号均使用阿拉伯数码。联合行文，只标明主办单位发文字号。

（八）公文标题，应当先写介词“关于”，再准确简要地概括公文的主要内容，最后准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称和被批转、印发、转发文件的标题加书名号外，公文标题中间一般不用标点符号。标题标印在横线下方居中位置。

（九）批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。标题字数不般不超过40字。三行标题一般按长、短、短的顺序排列。

（十）公文应标明主送单位全称或规范化简称。两个以上的主送机关，一般按系统先外后内、先大后小的顺序排列。标印位置在正文之上，靠左侧顶格排列。

（十一）正文是公文的主题部分，用来表达公文的内容。

（十二）正文应标印在主送单位之下的位置，每一段落的首行开始一律空两个汉字，回行时顶格排列。

（十三）公文如有附件，应当在正文之下、成文时间之上标印附件名称；附件为两个以上的，还应标明顺序号。附件一般应与主件装订在一起。如不能装订在一起，应在附件首页左上角注明主件发文字号。

（十四）转发文件时，被转发文件即是正件，不能称附件，正文之后无需标注附件。

（十五）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章，其排列顺序与发文单位相一致。

（十六）印章要端正盖在成文日期上方，上不压正文，下压成文日期年、月、日。

（十七）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文和会签文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。传真电报以发出日期为准。

（十八）成文时间在正文以下的偏右位置，应使用汉字完整标印年月