投标文件编制办法

投标文件编制

3.1目的

为保证投标工作更加准确、规范、高效，确保投标项目顺利中标。

3.2投标准备

3.2.1投标预备会

（1）会议时间

投标部经理接收到招标文件后，将招标文件电子版发给参会人员，并在1日内组织召开投标预备会。

（2）参会人员

投标部经理、投标工作组成员（市场组、商务组、报价组、技术组）。

会议内容

a由市场组成员介绍项目情况及业主要求；

b投标部经理根据招标文件结合实际情况进行投标任务分工，形成《投标任务分配表》（附表1），参会人员签字确认并报送副总裁、总工程师、公司总裁。3.2.2投标保证金准备

投标保证金由市场区域经理（市场组）负责与财务人员沟通，按照财务制度申请办理，需在招标文件规定的提交截止日之前完成资金准备。

3.2.3现场踏勘

（1）市场拓展区域经理（市场组）根据《投标任务分配表》时间安排，带领技术组和报价组相关人员对本项目进行实地踏勘；

（2）了解水文地质、土壤水质、周边交通情况、周边居民情况、现场障碍物、临设占地情况、水源电源情况、现场实际情况与招标文件的符合程度等，并进行影像记录；

（3）拟定临时设施布置方案；

（4）物资采购人员需对业主已完同类项目进行实地考察，掌握业主对材料及苗木的品质要求。

3.2.4招投标答疑

（1）在招标文件和《投标任务分配表》规定时间内，各小组成员把招标文件的疑问以书面形式提交，投标经理汇总后，按招标文件要求发给招标代理机构或甲方。

（2）招标代理机构或甲方对其进行答疑及澄清后，投标经理及时转发至各小组成员，并在24小时内书面回执招标代理机构或甲方。

3.3标书制作

3.3.1商务标编制

（1）职责分工

a商务标由商务组成员负责编制；

b市场组成员配合商务标中相关文件、材料原件的借用与归还。

（2）编制程序及要求

a概览招标文件，标出重点；

b列出需要的证件等清单，注明已有和缺项，是否需要原件等信息，提供给市场组成员准备；

c按照招标文件要求的商务标格式进行编制（新建WORD文档，复制投标文件格式）；

d填写的基本信息应准确完整，对于不能确定的内容作出标记，以便复核完善；e投标项目管理人员资历应按照招标文件中评分办法的满分要求进行准备；

f将招标文件未要求但能体现公司实力的资料，编入其他资料中。

（3）注意事项

a授权委托书内须附法人及代理人身份证复印件；

b资质部分的业绩、荣誉等，应充分体现公司实力；

c需重点检查营业执照、资质证书、安全生产许可证、人员资格证等年检情况及有效期；

d如果遇到公司证书、业绩、人员、职称、执业章等不能解决的问题，应及时公司相关领导反映情况，利用相关资源及时解决问题，避免出现废标。

（4）商务标评审

a商务标编制完成后，投标经理依据评标办法计算得分，组织商务标评审，成本合约部经理、市场大区总经理及副总裁对商务标进行审核；

b评审内容：（详见附表《商务标评审表》（附表2））

①有关授权文件是否具备、完整、有效；

②投标保证金或保函是否具备、有效；

③企业证照及信誉是否满足要求；

④财务状况是否满足要求；

⑤招标文件要求提供的有关人员所附证件是否齐全有效、清晰可见，技术和管理人员比例是否满足招标文件要求，证明文件的文字与图片是否保持一致；

⑥业绩汇总表与证明材料数据是否一致，证明材料是否清晰可见；

⑦审核商务标预计得分是否合理。

3.3.2技术标编制

（1）职责分工

工程管理部经理组织技术标的编制工作，由技术组成员负责编制，项目总经理参与技术标的编制。

（2）编制要求

a研究评标办法，编制内容应吻合评标办法的得分点；

b注意废标条款，严格按照招标文件的格式要求编制；

c应结合我司自身的施工技术水平、管理能力、工程现场实际情况编制技术标，注重专项方案的编制；

d应充分突出我司的技术优势，规避不利因素，使技术标部分更加合理、可行、完善；

e技术标中所有的规范标准均应是现行的有效版本。

（3）技术标评审会

a技术标编制完成后1日内，工程管理部经理组织技术标评审会，总工程师，副总裁对技术标进行评审；

b评审内容：内容格式与招标文件的符合性、方案的合理性及针对性、与评标办法的得分点的吻合性；（详见《技术标评审表》（附表3））

c技术标评审完成后需及时向报价组进行方案交底。

3.3.3经济标编制

（1）职责分工

投标经理组织经济标的编制，投标专员负责编制经济标、投标成本及毛利的测算，材料主管、苗木主管负责材料及苗木询价，成本合约经理对成本进行复核。（2）编制依据

a建设工程工程量清单计价规范（GB50500-2013）；

b工程所在地区适用的定额资料、造价信息、政府调价文件；

c工程招标文件；

d相关图纸及答疑文件；

e国家、省级建设主管部门公布的相关文件；

f技术方案及现场踏勘的记录；

g工程所在地的机械/材料/苗木价格调研信息。

（3）编制程序及要求

a研究招标文件，明确投标范围，找出其中的特殊要求和重点注意事项；

b针对招标文件、清单、图纸提出答疑问题，及时提交给投标经理。研究重点应放在投标人须知、合同条款、设计图纸、施工范围及工程量清单上；

c查看技术规范，注意是否有特殊的要求；

d熟悉图纸及工程量清单，投标专员列出工程所需的主要材料和苗木，并将《工程投标材料成本询价表》（附表4）和《工程投标苗木成本询价表》（附表5）提交给材料主管和苗木主管进行询价：

①《工程投标材料成本询价表》中除价格及变更建议由材料主管填写以外，其

它表格信息均由投标专员填写。询价表中各种参数必须填写完整准确，考虑价格波动因素保证材料询价准确。询价表经材料主管和苗木主管签字后方能作为投标的成本依据，材料主管在规定时间内交回询价清单；

②《工程投标苗木成本询价表》中除价格及苗木损耗由苗木主管填写、防寒/遮

阴措施由技术组专业人员填写外，其它表格信息均由投标专员填写。询价表中各种参数必须填写完整准确，考虑价格波动因素保证苗木询价准确。询价表经苗木主管签字后方能作为投标的成本依据，苗木主管在规定时间内交回

询价清单；

e复核工程量：各专业人员按照清单分部分项内容计算图纸工程量并与清单工程量核对，检查清单内容是否有遗漏，清单描述与图纸要求是否一致。

f组价：

①明确项目将使用的定额和计价软件，若招标文件对计价软件和定额有特殊要求的，必须与招标文件保持一致；

②根据清单描述和施工工艺选择相同或相近的定额子目，尽量不做补充子目；

③若找到施工工艺相近的子目，通过把主材换成与设计材料一致的材料完成定额套用；

④若必须要做补充子目，则要注意补充子目的合理性与现实工艺程序的符合性；

⑤套用定额要准确，不能高套或低套，也不能多套或少套，否则会造成综合单价的失真。

g材料调价:

①依据成本组提供的《材料成本询价清单》和《苗木成本询价清单》；

②查询项目当地信息价；

③甲方给定的材料暂估价或暂估完全价；

④对于合成材料（如配合比砂浆）要善于自己分析组价。

h一般按照定额取全费，招标文件有要求的除外；

i编写编制说明：编制说明是投标预算的重要组成部分。一份完整的编制说明应贯穿工程量计算、组价、取费等投标预算编制的全过程，既是图纸设计不明或其它影

响造价的假设（如图纸尺寸不明、材料不明、做法不明和不同施工方法的影响等），

又要反映所做预算的个体性；

j检查预算书:主要检查工程量的输入是否有误，套用定额是否准确，材料单价输入是否准确；

k确定工程总价:投标部经理根据副总裁和公司总裁的意见确定最终的总价；

l填写投标函:

①投标函的格式和顺序要和招标文件相一致；

②工程名称在图纸和招标文件不一致时应以招标文件为准，投标总价与投标预算相一致。

（4）注意事项

a考虑项目当地的自然气候条件对工程施工的影响；

b考虑施工季节及工期对成本的影响；

c招标文件中，要注意与经济标有关的条款要求，例如：招标文件中要求单独列项的费用，对安全文明施工费、规费、税金这些不可竞争费的特殊要求；

d要特别注意招标文件中的废标条件；

e组价过程中，补充子目的编制要合理，不能单一的补充人工或材料，要依据实际施工工艺合理分配人材机的价格，使每个子目的取费都是完整的；

f自编工程量清单描述内容不宜超出图纸实际做法的范围，否则易造成结算时对范围的争议，可能引起结算价扣减；

g认真研究设计图纸，根据技术组提出的合理化建议进行策略报价；

h措施费报价时一定要认真研究技术方案；

i周转材料要进行分包方式、租赁方式和购买方式的成本比较分析，确定最优方案。

（5）检查方法

a使用工程量之间的逻辑关系来复核准确度：如总面积=绿化面积+铺装面积；b检查综合单价：联系实际复核综合单价是否合理，是偏高还是偏低。综合单价不合理的原因一般是：工程量输入有误、套用定额不准确、主材价不准确。从这三个方面进行调整；

c检查单方造价：检查单方造价是否超出一般此类工程的造价范围；

d检查材料单价：检查材料单价是否准确，尤其要注意苗木和主材价格；

e检查取费费率是否按要求计取；

f检查投标书是否与招标文件要求完全一致；

g检查造价软件单价录入与询价清单是否匹配，方法：核对造价软件中主材表的数量、单价、合价的竖向汇总与询价单中数量、单价、合价的竖向汇总的比例关系是否与所乘系数一致。

（6）投标成本及毛利分析

投标专员根据企业内部定额、《工程投标苗木成本询价表》、《工程投标材料成本询价表》填写《投标成本及毛利分析表》（总表及附表）（附表6），成本合约部经理进行复核。

（7）报价评审会

a投标报价完成之后由投标经理组织报价评审会，投标部经理、总工程师、总裁及公司总裁对报价进行评审。评审完毕之后报价组成员按照《报价评审表》（附表7）中填写的修改意见尽快修改、调整。

b评审内容：

①报价编制依据是否符合招标文件要求；

②可能存在的风险或费用，是否可以避免或解决；

③经济标是否按招标文件要求编制；

④报价范围是否在招标范围内，有无遗漏的项目或承包内容；

⑤各项取费是否符合招标文件要求；

⑥定额套用或组价是否合理；

⑦不平衡报价的内容；

⑧是否考虑技术措施和风险；

⑨暂估价是否存在模糊不清；

⑩是否考虑政策风险和涨价风险；

?是否考虑变更风险；

?采购询价渠道是否合理；

?修改意见。

3.3.4投标文件汇总及评审

（1）技术组、报价组分别将技术标、经济标汇总到商务组，由商务组成员排版。（2）投标经理对汇总排版后的投标文件进行自检，合格后组织评审（《投标文件评审表》附表8），投标部经理、副总裁、公司总裁对投标文件进行审核审批，确定最终报价，投标经理调整报价后，组织商务组成员打印装订。

3.3.5投标文件打印装订

（1）投标文件的制作要满足招标文件要求，不能导致废标或人为失分。（2）打印表格等要与招标文件要求的表格种类和样式相一致。

（3）正副本份数和招标文件要求相一致，电子版须和书面相一致，且份数和招标文件相一致。

3.3.6投标文件密封盖章

（1）包装方法

a封标的前先复检投标文件内容及签字盖章是否齐全，并按照招标文件要求进行封装；

b密封完成后，检查左右两侧是否有开口部位，如有开口则用密封条将左右两侧开口处密封；

c在封装箱/袋与密封条、封面纸接口处按照招标文件要求加盖公章、法人章、密封章。

（2）借用公章、法人章需遵循公司印章管理制度。

3.4投标文件的递交及开标

3.4.1投标部经理与副总裁商议确定开标人员名单。

3.4.2市场拓展区域经理负责通知开标人员并组织好车辆。

3.4.3市场拓展区域经理负责组织授权人员在招标文件规定时间内将投标文件报送指定地点并提醒其携带好开标时所需的授权委托书、身份证、公司证书等原件。

3.4.4参加现场开标人员应详细记录各投标单位的报价。

3.4.5参加现场开标人员对评标委员会的澄清内容进行书面澄清答复或答辩。3.4.6开标之后，投标经理将全套电子版投标资料及开标记录备案。

3.4.7项目开标7日内市场拓展区域经理接收中标结果通知书，投标部经理组织投标总结。