民营企业档案管理 2

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（三）财务报告类：月度、季 度、年度财务报告，包括会 计表、附表、附注及文字说 明，其他财务报告。
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（四）其他类：银行存款余额 调节表，银行对账单，其他 应当保存的会计核算专业资 料，会计档案移交清册，会 计档案保管清册，会计档案 销毁清册。
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三、会计档案归档要求
（一）企业每年形成的会计档 案，应当由会计部门负责整 理立卷，装订成册，编制会 计档案保管清册；
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件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
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不分机构编件号
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分机构编件号
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▪ 在每年归档工作结束后，如发 现有其他应归档文件材料未归 档，可将该文件排在相应年度 已归档文件之后编目归档。
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二、件的含义
▪ 单份文件，每份文件为一件； ▪ 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
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▪ 正本与定稿为一件； ▪ 正件与附件为一件； ▪ 正文与文件处理单为一件； ▪ 原件与复制件为一件； ▪ 转发件与被转发件为一件；
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▪ 来文与复文、去文与复文（具体 包括请示与批等）可作为组合件， 或各为一件。
装
××× ××× ×××
订
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
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5、文件排列
▪ 由单位档案室集中归档的单位: 先将归档的文件材料按三个保 管期限分开，同一保管期限的 文件材料按照“机构－时间” 或时间先后排列。
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▪ 由各部门分别整理归档的单位， 先将归档文件按机构分开，在将 同一机构的文件按三个保管期限 分开，同一保管期限内按时间先 后排列。
（4）打印归档文件目录
归档文件目录
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▪ 装订“档案目录” 如果每年文件数量不多，形 成目录页数较少，可将若干年 度的同一保管期限的归档文件 目录装入一本目录夹中（每年 的归档文件须另起一个流水 号）。
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▪ 具体装订时，先放置“归档情 况登记表”，再按时间先后顺 序将若干年的“归档说明”排 在前面，在按顺序接排相应年 度的归档文件目录。
一、什么叫会计档案
➢按照财政部、国家档案局制 发的《会计管理办法》规定， 会计档案是指：会计凭证、 会计账簿和财务报告等会计 核算材料。
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二、企业会计档案的具体内容 （一）会计凭证类：原始凭证，
记账凭证，汇总凭证、其他 会计凭证；
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（二）会计账簿类：总账，明 细账，日记账，固定资产卡 片，辅助账簿，其他会计账 簿。
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（4）拟写归档说明，内容包括： 本年度立档单位主要工作概况， 本年度内设机构及单位领导人变
化情况 本年度管理性档案（文书）归档
情况
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×××公司二○○三年归档说明
一、主要工作概况 （此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写） 二、机构、领导人变化情况 1、本公司内设5个部门（××、××……..）共有职工××人。 2、领导人变化情况
对以纯蓝墨水、红墨水、复写 纸、圆珠笔、印台油、铅笔等 字迹材料制成的文件材料及传 真件等进行复制。
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▪ 超大纸张折叠
对报表、图样等纸张幅面大 于A4规格的文件，需要加以 折叠。操作是要尽量减少折叠 次数，文件页数较多时，宜整 份折叠
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▪ 去除会生锈的金属物（订书钉、 曲别针、大头针等装订用品）。
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（二）会计档案应做到齐全、 完整。
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四、企业会计档案保管期限表
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五、企业会计档案分类
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六、企业会计档案编号
例：
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七、企业会计档案整理
参照《办法》的规定要 求，各企业每年形成的会计 档案，应由会计机构按照归 档要求，负责整理立卷，装 订成册，编制会计档案保管 清册。
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整理方法： 1. 编页号（年度财务报告） 2. 盖档号章
尽可能将关系密切的同一活 动、工作、会议形成的文件材料 排列在一起。
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▪ 统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间先后排列。
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▪ 同一保管期限文件的排列顺序应 保持相对稳定。
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6、文件编号
▪ 归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端 正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
会计档案目录
卷（册、袋）标题：概括案卷的 内容，例： ××公司2019年财务报告
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4. 填写会计档案卷类目录
××任总经理 ××任财务总监 ××任技术总监 三、本年度文书归档情况 本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全， 严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档 308件，其中永久108件，编号1－108件；长100件，编号 从－100件；短期100件，编号1－100。
二○○四年×月
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三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
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1、收集文件 ▪ 把反映本单位主要活动的，应该
归档的文件材料收集齐全、完整。 （归档范围见书P17-18）
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▪ 对不需归档的文件要进行剔除。 ▪ 要注意“帐外”文件的收集，特
别是各种上报图表、花名册、本 单位出版的书刊和外出开会带回 的会议文件等。
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归档文件目录
责任者：制发文件的组织或个人，即 文件的署名者或发文机关；联合发文 的，可只著录第一责任者。
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归档文件目录
文号：文件的发文字号，如“从府 [2019]X号”
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归档文件目录
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容， 无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟， 附于原题之后，外加“[ ]”号
锈
××× ××× ×××
钢
××× ××× ××× ××× ××× ×××
钉
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
××× ××× ×××
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×××
三
××× ××× ×××
点
××× ××× ×××
一
××× ××× ××× ××× ××× ×××
线
××× ××× ××× ××× ××× ×××
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民营企业档案的分类
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企业档案分类原则： 以全部档案为对象 依据企业管理职能 结合档案内容和形成特点
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保持档案材料的内部有机联 系 方便管理与利用 协调统一、不随便改动
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A 企业管理性档案
一、档案与文件的区别
▪ 尚未办理完毕的文件不是档案， 凡处在文书处理过程中的文件， 都不能归档。
▪ 对日后没有查考价值的文件不是 档案 。
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▪ 如果是组合件，按以下顺序进行 组合件内的文件排列：
正本在前，定稿在后；正本在 前，附件在后；原件在前，复制 件在后；译文在前，原文在后， 转发文在前，被转发文在后；复 文在前，来文在后。
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▪ 装订 采用左侧、下侧对齐方式
对，用不锈钢钉装订或线装订。
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×××
××× ××× ×××
不
××× ××× ××× ××× ××× ×××
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2、区分年度
根据形成和处理文件的年度 对归档文件进行区分，即不同 年度形成的文件材料要按年度 具体分开。
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▪ 一般的文件材料，放在其形成 的年度归档。
▪ 计划、预决算、总结、报告、 统计报表等，放在文件内容针 对的年度。
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▪ 长远规划，放在文件内容针对 的头一年。
▪ 多年的总结、报告，放在文件 针对的最后一年。
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11、入库装箱柜
▪ 室库内档案箱柜装具应排列有 序，统一编号。有利于提供利 用。
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▪ 一般要求采用分保管期限排架 方法，这种方法便于档案按年 度、保管期限进行检索。档案 存放方式采用竖放方式，从上 到下，从左到右有序排列存放， 它的优点是便于存放和拿取档 案。
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G 企业经济合同管理类
▪ 经济合同档案是本企业对各类企 业和客户授信活动中形成的，反 映信用业务工作情况并且有保存 价值的文件材料的总称。主要指 企业的生产经营、销售合同及客 户管理档案。
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▪ 跨年度的案件，放在结案的一 年。
▪ 跨年度的会议，放在闭幕年。
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3、划分期限
▪ 准确地判定每一份文件和每一 组文件的价值，保管期限分别 定为永久（无限期）、长期 （16－50年）、短期（15年 以下）。（保管期限表见书 P25）
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4、文件装订
▪ 修裱破损或页幅过小的文件 ▪ 复制字纸模糊或易褪变的文件，
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7、文件著录
把归档文件的有关项目 录入档案管理系统。 ▪ 著录项目必须准确、详细，以 提高利用文件的查准率、查全 率。
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▪ 必须著录的项目有：文件题名、 责任者、文号、成文日期、全 宗号（没有全宗号可留空）、 页数、件号、归档年度、保管 期限等。（见图样）
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归档文件目录
件号：以年度为界限，一个保管期限 编一个大流水号。
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（2）适用大中型企业，合同、客 户材料较多的
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▪ 根据本单位的实际工作中产生的 合同材料而定，类目设置可增可 减。
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4.合同档案保管期限分为长期 （16－50年）和短期（1－15 年）。
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5、合同档案的整理 （1）单份合同的整理 （2）以卷的形式整理的方法
a.卷内文件排列 b.编页码 c.拟写案卷标题