巧用EXCEL批量打印学生资助资金发放明白卡

巧用EXCEL批量打印学生资助资金发放明白卡

摘要：学生资助资金发放完成后，需要通过书面形式告知家长收到了多少资助

资金。笔者通过Excel中的VBA巧妙地实现了只通过EXCEL一个工具完成批量打

印的工作，为基层的学资助专干减压。

关键词：资助明白卡EXCEL

一、技术需求

学生资助是发展教育脱贫的重中之重，学生有没有及时获得资助金，事关人

民群众的教育获得感和幸福感，事关脱贫验收考核。目前，很多农村家庭孩子都

是由爷爷奶奶照顾，可能不能及时去银行查询资金是否到账。因此，湘西州提出

学生资助在每期资金发放后，要制作好《资助资金发放明白卡》，让家长全面掌

握各类资金发放明细，也让教育帮扶政策家喻户晓。

二、现状分析

以往，学校在制作《资助资金发放明白卡》时，都是通过批量印制空白的资

金发放明白卡模板，由班主任手工填写好后交给家长。这样操作不仅费时费力，

增加了班主任工作压力，还容易填错，不便于落实。后来，有人利用Word邮件

合并功能，与Excel联合实现批量套印，但操作复杂，需要具备较高的计算机应

用水平，而且一旦中途操作中断，不便于指定打印。为此，笔者探索使用Excel

中的VBA编程，制作出基于Excel的小工具，实现批量打印、指定打印、指定范

围打印。

三、实现过程

1.建立数据源。一般每个学校在学生资助资金发放完成后，都会有一个标准

汇总表，表格中包含学生年级、班级、姓名、发放金额、发放时间、发放资金账

户及名称等必要元素，我们只需要按照模板整理好，复制到发放名单表格中即可。

2.设计资助资金发放明白卡模板。我国自从2007年以来已经建立起了从学前

到大学阶段全覆盖的学生资助体系，每个学段均有不同的资助项目和资助标准，

批量打印程序必须有可以让使用者修改的灵活性，以便不同学段学校使用。

3.设计控制打印页面单元格。如图1所示，在M1中，输入“当前页面”。在

N1中输入“总页码”，在N2中输入“=COUNTA(发放名单!$A:$A)-1”。在P1中输入“指定结束页码”。完成后如图所示：

图1.设计好的控制打印页面单元格

4.完善模板中变量单元格。在年级对应的“B3”单元格中输入“=IF(INDEX(发放名

单!$A:$A,$M$2+1)=””,””,INDEX(发放名单!$A:$A,$M$2+1))”

在班级对应“D3”单元格中，输入“=INDEX(发放名单!$B:$B,$M$2+1)”（把发放

名单中B列对应的数据取出来）。在学生姓名对应“F3”单元格中输入“=INDEX(发

放名单!$C:$C,$M$2+1)”。后面的单元格以此类推即可。

5.设计控件按钮。首先为EXCLE添加开发者工具选项卡，此功能是高级应用，一般都是隐藏起来的。选择“文件”选项卡，然后从列表中选择“选项”，点击进去后，继续点击“自定义功能区”，在右侧，可以看到开发工具这个选项卡，将其勾

上点击确定即可。在控件工具箱中选“命令按钮”，并在模板的适当位置添加三个

控制打印功能的相关按钮，即“逐份打印、打印全部、制定打印”。

然后在指定宏中分别输入代码：

Private Sub 逐份打印()

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut from:=1, To:=1, copies:=1, collate:=True Range(“m2”) = Range(“m2”) + 1

End Sub

Private Sub 批量打印()

Dim times As Integer, i As Integer

times = Range(“n2”)

Range(“m2”) = 1

For i = 1 To times

Call 逐份打印

Next i

Range(“m2”) = 1

MsgBox “打印完毕,共计打印” & times & “ 张”

End Sub

Private Sub 指定打印()

For i = Range(“M2”) To Range(“p2”)

Range(“m2”) = i

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut from:=1, To:=1, copies:=1, collate:=True Next

End Sub

这样，就完成了资助资金发放明白卡的设置，设置好的打印模板，后面在使用的时候只要在发放名单表里修改相关数据即可完成批量打印，能为基层老师节约大量的时间，起到事半功倍的效果。