档案管理工作流程
档案管理的具体流程和方法
档案管理的具体流程和方法以档案管理的具体流程和方法为标题，我们将详细介绍档案管理的各个环节和方法。
一、档案管理的概念和重要性档案管理是指对各类档案进行有效的收集、整理、保存、利用和销毁的一系列管理活动。
档案是组织和个人活动过程中产生的记录和证据，对于组织和个人的正常运作和决策具有重要作用。
因此，进行科学、规范的档案管理对于保障组织的权益、提高工作效率、保护历史文化遗产等方面都具有重要意义。
二、档案管理的具体流程1. 档案收集：收集是档案管理的起点，需要明确收集的范围和内容。
可以通过文件、电子邮件、报告、会议记录等途径进行收集，确保收集到全面、准确的档案资料。
2. 档案整理：对收集到的档案资料进行分类、整理和编目工作。
首先按照文件类型、时间、地点等进行分类，然后对每个类别下的档案进行整理，确保档案的完整性和可检索性。
3. 档案保存：保存是档案管理的核心环节，需要选择合适的保存方式和环境。
一般情况下，可以选择纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。
纸质档案可以采用防潮、防火的柜子进行保存，电子档案可以采用备份和加密的方式进行保存。
4. 档案利用：档案管理的目的是为了提供有效的档案资料，方便组织内部和外部的利用。
在进行档案利用时，需要注意保护档案的安全性和保密性，合理授权档案的使用权限，确保档案的合法合规使用。
5. 档案销毁：档案管理的最后一环是档案的销毁。
根据法律法规和组织内部规定，对于已经失去价值或需要销毁的档案，需要进行合法、安全的销毁处理。
销毁可以采用物理销毁或电子销毁的方式，确保档案的彻底销毁和信息的安全。
三、档案管理的具体方法1. 建立档案管理制度：组织应制定档案管理的相关制度和规定，明确各个环节的职责和流程，确保档案管理工作的规范和有效。
2. 使用档案管理软件：可以借助档案管理软件进行档案的分类、整理和编目工作，提高工作效率和准确性。
3. 定期备份档案：对于电子档案，应定期进行备份工作，确保档案的安全性和可恢复性。
档案工作八个流程
档案工作八个流程
1. 归档准备：在开始档案工作之前，需要准备好文件夹、标签、文件夹架、归档箱等档案管理工具。
同时，确定好归档的分类规则和流程。
2. 文档整理：将需要归档的文件整理出来，并按照分类规则进行分组。
可以根据文件的内容、日期、部门等进行分类。
3. 文件编目：对每个文件进行编目，即给文件分配一个唯一的编号，并在文件夹或标签上标明该编号。
可以使用数字编号、字母编号或组合编号等方式。
4. 文件归纳：将编目好的文件按照分类规则放入文件夹或归档箱中，并将文件夹或归档箱标明文件的分类和编号信息。
5. 归档记录：对每个归档的文件进行记录，包括文件名称、编号、归档日期、归档位置等信息。
可以使用电子表格或档案管理系统进行记录。
6. 文件存储：将归档好的文件放置在专门的档案室或档案柜中，需要保证文件的安全和易于查找。
7. 档案检索：当需要查询某个文件时，可以根据文件的编号或关键词进行检索。
根据档案记录，找到文件的存放位置并取出。
8. 文件销毁：当文件达到保管期限或不再需要时，可以进行文件销毁。
可以按照规定的程序和流程进行文件销毁，包括销毁申请、审核、执行等步骤。
档案管理工作流程
档案管理工作流程档案管理工作流程一、前言档案管理是一个非常重要的工作，它涉及到企业的重要资产，包括各种合同、文件、报告等。
因此，对于一个企业来说，建立完善的档案管理制度是必不可少的。
本文将介绍档案管理工作流程。
二、档案分类1. 档案分类标准根据档案的性质、用途和保存期限等方面进行分类。
2. 档案分类方法按照主题分类、按照时间顺序分类、按照机构或部门分类。
三、档案归档1. 归档标准根据公司制定的文件归档标准进行归档。
2. 归档流程(1) 领取文件：由发文人员将文件交给收文人员，并填写收文登记表。
(2) 核对文件：收文人员核对文件是否齐全，并在收文登记表上打上“已核对”字样。
(3) 编制编号：由编号员根据规定编制编号，并在收文登记表上填写编号。
(4) 分类归档：由归档人员将文件按照公司规定的归档标准进行分类，并放入相应的卷内，然后将卷内装订好，贴上标签，进行封存。
四、档案借阅1. 借阅申请(1) 借阅人填写借阅申请表，并注明借阅的文件名称和档案编号。
(2) 上级审核：由借阅人的上级审核并签字。
(3) 档案管理员审核：由档案管理员审核并签字。
2. 档案借阅(1) 领取文件：由借阅人员到档案室领取文件，并填写借阅登记表。
(2) 归还文件：在规定的时间内归还文件，并在借阅登记表上填写归还日期和归还状态。
五、档案保管1. 保管标准根据公司制定的档案保管标准进行保管。
2. 保管流程(1) 定期检查：由档案管理员定期检查已封存的档案是否完好无损，并记录在保管记录表中。
(2) 转移移交：当某个部门或机构解散或撤销时，应将该部门或机构的档案移交给下一个部门或机构进行保管，同时应编制转移移交清单并备份相关文件。
六、档案销毁1. 销毁标准根据公司制定的文件销毁标准进行销毁。
2. 销毁流程(1) 提交申请：由文件管理人员提交销毁申请，并填写销毁申请表。
(2) 审核申请：由文件管理员审核并签字。
(3) 销毁文件：由档案管理员按照公司规定的程序进行销毁，并记录在销毁记录表中。
档案管理工作流程
档案管理工作流程档案管理是组织内部非常重要的一项工作，它涉及到信息的整理、保存、检索和利用，对于组织的运转和发展起着至关重要的作用。
一个科学合理的档案管理工作流程能够提高工作效率，保障信息安全，促进信息共享和利用，下面将介绍档案管理工作流程的具体内容。
1. 档案归档。
档案归档是档案管理的第一步，它包括了文件的整理、分类和编号。
在进行档案归档时，需要根据文件的内容和用途进行分类，为每个文件进行编号，建立起清晰的档案目录结构。
在这个过程中，需要对文件进行鉴定，确定哪些文件需要永久保存，哪些文件可以进行销毁处理。
2. 档案存储。
档案存储是档案管理的核心环节，它包括了档案的存放、保管和维护。
在进行档案存储时，需要选择合适的存储设施，对档案进行合理的包装和封存，确保档案的安全和完整。
同时，还需要对档案进行定期的检查和维护，及时发现并处理可能存在的问题，确保档案的可用性和可靠性。
3. 档案检索。
档案检索是档案管理的关键环节，它包括了对档案信息的查询和提取。
在进行档案检索时，需要建立起完善的检索系统，为每个文件建立详细的检索标引，确保能够快速准确地找到需要的档案信息。
同时，还需要对档案信息进行权限管理，确保只有经过授权的人员才能够进行档案检索和利用。
4. 档案利用。
档案利用是档案管理的最终目的，它包括了对档案信息的利用和共享。
在进行档案利用时，需要建立起完善的档案利用制度，促进档案信息的共享和交流。
同时，还需要对档案信息进行保密管理，确保档案信息的安全和保密。
5. 档案销毁。
档案销毁是档案管理的收尾工作，它包括了对无用档案信息的销毁和处理。
在进行档案销毁时，需要严格按照相关规定和程序进行，确保档案信息的安全和合规销毁。
同时，还需要对销毁过程进行记录和备份，确保销毁工作的可追溯性和可控性。
综上所述，档案管理工作流程是一个系统化、规范化的工作流程，它涉及到档案的整理、存储、检索、利用和销毁等多个环节。
一个科学合理的档案管理工作流程能够提高工作效率，保障信息安全，促进信息共享和利用，对于组织的运转和发展起着至关重要的作用。
档案管理工作流程图
档案管理工作流程图一、背景描述：随着信息技术的发展，企业和机构面临着海量的文件资料的管理和存储问题。
为了实现文件的分类、整理、检索和保管工作，许多机构都会建立自己的档案管理系统。
档案管理是一项非常重要的工作，因此建立一个完整的档案管理工作流程是非常必要的。
二、档案管理工作流程：1. 收集档案资料档案管理工作流程的第一步是收集档案资料。
这些资料包括文件、图片、录音和视频等多种形式，需要审核和确认文件的来源和真实性。
同时，对于机密文件需要进行特殊处理。
2. 鉴定档案文件为了确定文件的实用性和保管期限，需要进行档案文件的鉴定工作。
这个工作需要尽可能详细地了解文件的相关信息，比如文件的分类、形式、内容、产生时间等。
3. 分类和编号分类和编号是档案管理工作的核心。
经过鉴定后的档案文件需要按照其种类和产生机关分别归档，并被赋予一个唯一的编号。
档案管理人员需要制定编号规则和操作流程，确保档案的唯一性和易于识别。
4. 归档和存储档案文件归档后需要存储到文件库或配套的存储设施中。
文件库必须保证安全且易于管理，通常要建立专门的存储房间，配备完善的安全设施，对档案文件进行物理保护。
5. 关键信息录入档案文件分类、编号信息等必须被录入电脑系统中，便于档案管理人员进行检索和查询。
这些信息还需要备份到多个存储设备中，以防档案文件丢失或损坏。
6. 检索和借阅档案归档完成后，需要对档案文件进行检索和借阅。
档案管理人员可以根据档案编号、分类或其他关键字查询档案，档案借阅需要符合特定的操作流程，确保档案安全。
7. 保管和销毁档案文件的保管期限和归档形式根据规定和实际情况可能不同。
档案管理人员需要不断跟进档案的保管情况，及时对即将到期的文件进行处理，包括转移、销毁或退档等工作。
三、档案管理工作流程图：收集档案资料-->鉴定档案文件-->分类和编号-->归档和存储-->关键信息录入-->检索和借阅-->保管和销毁四、结论：建立一个完整的档案管理工作流程是非常必要的，它可以确保档案资料的合理分类和有序管理，提高档案文件的利用率和查询效率，保障档案安全和完整性。
档案管理规定的操作流程
档案管理规定的操作流程档案管理是企业、机构以及政府部门日常工作中必不可少的一项重要工作。
为了保证档案的安全、完整和准确性，制定一套科学合理的操作流程是非常必要的。
本文将为您介绍档案管理规定的操作流程，以帮助您更好地进行档案管理工作。
一、档案收集与整理1.收集档案材料收集档案材料是档案管理的首要步骤。
根据工作范围和需求，确定需要收集的档案材料内容，并向相关部门或人员进行申请、索取。
2.整理与分类在收集到档案材料后，需要进行整理与分类工作。
首先对档案进行初步整理，将档案按照一定的标准进行分类，如按照文件类型、部门或时间顺序等。
3.建立档案目录建立档案目录是为了更好地管理档案，方便查找和使用。
在整理完成后，根据档案的分类建立档案目录，并编制档案编号，方便后续的管理工作。
二、档案的存储与保管1.确定存储位置档案的存储位置应该选择干燥、通风、防火和安全的地方，避免受到湿气、高温或者其他有害因素的侵害。
2.建立档案库房根据档案的数量和种类，建立相应的档案库房。
库房的设置要符合消防安全要求，同时要有防盗措施，并配备合适的温湿度控制设备。
3.制定存储标准在档案库房中，应制定存储标准，确保档案的有序存放和易于查找。
可以使用标签、文件夹、柜子等存储工具，确保档案的整齐。
4.访问与借阅档案管理需要遵守一定的访问与借阅规定。
建立访问与借阅制度，明确档案的访问权限和借阅手续，以确保档案的安全和合法使用。
三、档案的维护与更新1.定期检查与整理为了保证档案的完整性和准确性，需要定期对档案进行检查与整理。
发现档案存在问题时，及时予以修复或更新，确保档案的可用性。
2.制定档案保护措施出于保护档案的目的，需要制定相应的档案保护措施。
可以采用防潮、防尘、防虫等方式，确保档案的安全和长久保存。
3.备份与归档在进行档案管理过程中，备份与归档是非常重要的环节。
定期进行档案的备份工作，确保档案的安全性；同时，根据档案的保存期限，及时进行档案的归档工作，避免占用过多的存储空间。
高校档案管理工作流程范本
高校档案管理工作流程范本一、引言为了规范我校档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案资料的完整性、安全性和可用性，特制定本工作流程。
本流程适用于我校所有档案管理工作人员及相关部门。
二、档案收集与整理1、档案收集：1)档案管理科室工作人员需与各学院、部门保持密切联系，定期收集各类档案资料，包括学生档案、教师档案、行政档案等。
2)收集过程中，需核对档案资料的完整性，如有缺失，及时与相关部门沟通补充。
3)收集到的档案资料需进行分类、编号，并填写档案交接清单，确保档案资料交接无误。
2、档案整理：1)档案管理科室工作人员需对收集到的档案资料进行整理，包括去除多余材料、排序、装订等。
2)整理过程中，需按照档案分类方案进行归类，确保档案资料的系统性、完整性。
3)整理好的档案资料需进行编号、盖章等标识工作，便于后续管理。
三、档案登记与入库1、档案登记：1)档案管理科室工作人员需对整理好的档案资料进行登记，填写档案目录、档案卡片等。
2)登记过程中，需仔细核对档案资料信息，确保信息的准确性。
3)登记完成后，将档案资料信息录入档案管理系统，实现电子化管理。
2、档案入库：1)档案管理科室工作人员需将登记好的档案资料按照分类方案放入档案柜或档案室中。
2)入库过程中，需遵循档案保管原则，确保档案资料的安全性。
3)入库后，需定期巡查档案柜或档案室，确保档案资料的安全、完好。
四、档案查询与利用1、档案查询：1)档案管理科室工作人员需根据用户需求，提供档案查询服务。
2)查询过程中，需仔细核对用户身份和查询权限，确保档案资料的保密性。
3)查询结果需及时、准确地提供给用户，并记录查询情况。
2、档案利用：1)用户如需利用档案资料，需向档案管理科室提出申请，并填写档案利用申请表。
2)档案管理科室工作人员需审核用户申请，确认用户身份和用途，并签署利用协议。
3)档案资料利用期间，用户需遵守档案管理规定，确保档案资料的完整性和安全性。
4)利用结束后，用户需将档案资料及时归还给档案管理科室，并办理归还手续。
档案管理工作流程
档案管理工作流程档案管理工作流程是指对机构内各类档案进行规范化管理的一系列流程和方法。
下面将介绍一套较为完整的档案管理工作流程，以用于参考和借鉴。
一、收集档案资料1.明确收集的档案种类和范围，例如人事档案、合同档案、财务档案等。
2.设立专门的收集点，告知员工将需要收集的档案资料交至该处。
3.配备专人负责记录和检查收到的档案资料，并对其进行初步分类和整理。
二、整理和分类档案资料1.依据档案种类和职能属性，对档案资料进行细分，建立明确的分类体系。
2.逐一核对档案资料，删除和清除无关或过期的文件，确保主要文件的完整性。
3.为各类档案设立统一的编号和索引，以便于后续查询和管理。
三、建立电子化档案库1.建立电子化存档系统，确保档案资料的数字化存储和管理。
2.规划存储空间，建立相应的网络和服务器，保证信息安全可靠。
3.针对不同权限的用户制定相应的访问和使用规则，确保档案资料的机密性和保密性。
四、制定档案检索系统1.建立档案检索规则，包括关键词、索引等，方便用户快速找到所需档案资料。
2.规定使用人员可以共享和借阅档案的权限，严格控制档案的使用和借阅记录。
3.维护更新档案索引，清理无效链接和信息，确保档案检索的快速准确。
五、档案保管和保存1.制定档案保管期限，对于有法定保管期限的档案，按规定进行保存。
2.设立专门的档案库房或柜子，保障档案资料的安全和完整。
3.定期进行档案盘点和整理，及时补充丢失或损坏的档案资料，确保档案的完整性和准确性。
六、档案借阅和归还1.制定档案借阅申请流程，明确借阅档案的需要和目的。
2.核实借阅人员的身份和权限，确保借阅的合法性和安全性。
3.借阅人员在使用完毕后，必须按时归还档案资料，并签署相应的归还记录。
七、档案销毁和报废1.对于已经过期或无用的档案资料，按规定进行销毁和报废。
2.采取安全可靠的方式进行档案销毁，防止档案资料泄密。
3.编制销毁清单，对已销毁的档案资料进行记录和备份，以备后续查验和追溯。
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新建单位档案整理工作流程档案管理工作,就就是按照一定得原则与方法,把处于相对零乱状态得档案系统起来,以便于保管与利用得工作。
档案整理工作得原则就是:充分利用原有得整理基础,保持文件之间得历史联系，便于保管与利用。
新建单位档案整理工作得内容主要有:制定整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。
由于原来档案状况有所不同,所以整理工作内容也会出现差异。
在档案馆与档案室,档案得整理按整理工作内容得范围，可以分成三种类型：（一)系统排列与编目（二)局部调整（三）全过程整理档案管理工作得意义（一）档案得整理世界就是文件之间得有机联系,为发挥档案得作用创造了有利条件（二）档案得整理就是档案管理所有业务会动得关键环节（三）档案整理就是实现档案管理现代化得要求档案管理得具体工作流程一、制定整理方案文书档案整理工作,就是指将处于零乱状态得与需要进一步条理化得文件经过分类、组合、排列与编目,达到系统化得过程。
就是一项重要得基础工作。
文书档案整理方法: 新得整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位二、划分全宗全宗就是一个国家机构、社会组织、个人形成得具有有机联系得整体,就是档案馆档案得第一层分类、管理单位。
立档单位不就是固定不变得，由于社会得发展,事业得进步,常常引起一些机关得增设、撤销或合并,这些发展变化常常给全宗得划分带来一些新得问题，需要在实践中认真对待。
（一）政权更迭及跨政权立档单位得区分全宗研究立档单位就是否有根本变化,主要应该从立档单位得性质与基本职能等有关反面去考察。
（二）立档单位变化所导致得区分全宗1.新建新成立得机关、企事业单位,其形成得档案均可以构成一个全宗。
2.分开一个机关、单位分成两个或两个以上得单位。
由于旧得机关已被撤销,它所形成得档案应该单独构成全宗;新成立得机关、单位各自形成得档案应该单独构成全宗。
3.合并有两个或两个以上得撤销单位,合并成一个新得单位。
它们所形成得档案分别构成企业得全宗。
4.独立从某一立档单位分离出去作为一个新得单位,它所形成得档案应构成新得全宗。
5.从属原来就是一个立档单位,后来因为工作需要,改变为某一机关内部得一个组织机构。
改变前得档案为一个全宗,改变后为另一全宗得一部分。
6.合署两个单位合署办公,而文件又就是分别处理得,它们形成得档案,分别构成全宗。
(三）临时性机构档案得区分全宗各种临时性机构形成得档案,一般不设立全宗。
因为临时性机构得业务往往属于某机关或若干机关业务范围之内,存在得时间不很长，形成档案得数量也不多。
个别临时机构,独立性较强,存在时间较长,其档案也可以考虑成立新得全宗。
立档单位变化中确定与划分全宗问题，情况错综复杂，应该遵循全宗理论作具体分析研究,实事求就是地加以解决。
(四)判定档案所属全宗判定档案所属全宗，关键在于确定档案得形成者——立档单位。
判定档案所属全宗得一般方法主要应从收文、发文与内部文件三个方面着手。
1.发文与内部文件,它们得作者就就是档案得形成者,只要查明了文件得作者,也就确定了它所属得全宗。
2.收文，只要查明了文件得实际收受者，也就确定了它所属得全宗。
（五）组织全宗与个人全宗档案得区分个人全宗与组织全宗中得档案有时会出现相互交叉得问题，即某些档案文件既有个人属性,又有组织属性。
对这一问题得处理原则就是:凡以组织或组织成员名义制发得文件正本均应归入组织全宗;个人全宗若认为必要时，可保存副本。
不允许将组织全宗中具有双重属性得档案文件抽出纳入个人全宗之中;组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质得文件。
确认与区分全宗得工作一经完成,具体全宗一旦建立，就应对各全宗进行统一得编号并赋予其正式得全宗名称。
三、全宗内得档案分类全宗内档案分类，就是根据新建单位内档案来源、时间、内容或形式得不同,按照一定得体系,分门别类、有系统地区分档案与整理档案得方法。
（一）对全宗内档案分类得要求:１、要求分类具有客观性２、档案分类体系应该具有逻辑性3、全宗内档案得分类应该注重实用性。
（二）组织全宗内档案分类得一般方法1.按文件得产生时间分类,其具体形式主要有两种:年度分类法、时期分类法。
2.按文件来源,其具体形式有三种:组织机构分类法、作者分类法、通信者分类法。
3.按文件得内容分类，其具体形式有三种：问题分类法、实物分类法、地理分类法。
4.按文件得形式分类,其具体形式有三种:按文件种类分类、按文件制成材料分类、按文件形状分类。
(三)常用得分类方法1、年度分类法或年代分类法2、组织机构分类法３、问题分类法(四)分类方案得编制全宗内档案分类得表现形式就是分类方案,它使用文字或图表形式表示一个全宗内档案分类体系得一种文件。
当选用了某种联合分类方法以后,就应该编制一份分类方案。
分类方案得编制,应该注意以下几点要求:1.统一性在编制分类方案时,首先要确定采用何种分类方法。
第一级采用哪种方法，第二级采用哪种方法,都应明确规定、标示清楚。
而在同一级分类中不能同时并列采用两种以上分类标准。
2.排斥性分类方案中同级得各类地位相等,内容互相排斥，类得范围必须明确。
3.伸缩性分类方案中得各类,均应留有伸缩得余地来增加或减少类别，以适应客观变化得需要。
四、立卷立卷就是将办理完毕并具有查考保存价值得公文，依其在形成过程中得联系与一定规律组合成为保管单位——案卷得工作过程。
立卷得方法一般就是按文件得作者、名称、所涉及得问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一种特征组卷,也可几种特征结合使用。
在现行机关,一般先将文件分为不同得系列,对不同类型得文件采用不同得立卷方法。
如:①综合性文件(报告、计划、总结），可按作者立卷,或结合时间与地区等特征立卷。
②会议文件,基本上按文件得作者立卷。
大型会议得文件可一会数卷,一般会议得文件可一会一卷，同一内容得几个会议文件可合立一卷。
③专题文件，可按问题结合作者来组卷,适当分级。
④案件材料,通常按问题立卷。
一个案件得材料应该放在一起,根据文件得联系、数量与保管期限,立成一卷或数卷。
一般机关(司法机关除外）中得案件,如果案件材料数量很少,可将同类案件合并立卷。
这类文件不分级,不分作者。
⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报,可按文件名称立卷。
⑥群众来信,可按问题或按地区等特征立数卷。
立卷得组织程序,首先在立卷前制订具体计划,拟制本年度文件分类归卷得条目,称为立卷类目。
它就是以条款形式写成得,每个条款包括一组文件得作者、问题与名称,后面注明保管期限。
条款得名称就就是预拟得案卷标题。
其次做好平时归卷,已收集得文件，随时或定期按立卷类目所列有关条款归人卷夹。
最后,年终全面检查调整,然后确定组卷。
组成案卷后,对卷内文件进行系统化与案卷得技术加工,包括:卷内文件得系统排列、编写卷内文件得页号、填写卷内文件目录与卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。
五、案卷排列案卷得排列,就是指按照一定得办法，确定各个类内案卷得前后次序与存放位置,以保持案卷之间得有机联系。
基本方法有: 按照案卷所反映得问题或工作上得联系排列; 按照文件得作者、收发机关以及文件内容所涉及得地区排列；按照案卷所属得时间顺序排列; 按照案卷内容得重要程度排列。
1、排列方法通常有四种:每年永久与长期各为一个流水号排列；每年永久、长期卷合编一个流水号;按类永久、长期统一流水编制排列;按类分开永久、长期各自流水排列。
案卷得排列可按时间顺序,也可按重要程度排列。
２、档号：档号得构成:档号:即档案得数字代号。
档号得编制原则:不重、不缺、不变、不繁得原则。
①全宗号——案卷目录号——案卷号——件号、页号;②全宗号——年度——期限——件号；③全宗号——类别号——案卷号——件、页号；④类别号——项目号——案卷号——件、页号。
全宗号:就是档案馆对馆藏所有全宗编制得代号,一个全宗一个号。
案卷目录号:就是一本案卷目录得代号,每一本案卷目录必须编一个号,一个全宗内得案卷目录号不允许重复相同。
案卷号:就是案卷排列得顺序号,每一本案卷目录内，案卷必须从1号开始流水编号。
页号:就是卷内每份文件得每一页所编之号。
３、档号编制规则全宗内目录号不重复,一个目录本内卷号不重复,一本案卷内页号不重复。
必须遵循不重、不缺、不变,一般不留空号得原则。
七、立卷说明编写立卷说明又称案卷目录序言,一般置于案卷目录得首页,因立卷说明按年编写,她就是编写全宗介绍得素材，也就是每年利用档案,了解全宗情况得指南。
有两种编写方法：1、简单编写方法：仅对案卷数量、全宗分类与立卷整理得情况、存在问题作简要得说明。
2、详细编写方法：上述内容外再加扼要介绍档案产生得历史背景、机构变迁及档案管理方法改进等情况。
并详细介绍档案得特点、案卷内容与档案有效情况。
3、可以按全宗介绍结构来编写，分为三部分来写：①介绍当年档案全宗构成者变化情况;②当年全宗内档案情况简介;③当年档案内容与成份介绍。
六、编制案卷目录编制案卷目录,通常就是在立档单位内完成。
一般由文书处理部门负责编制，然后连同案卷向档案室移交案卷目录主要包括:封面、说明、目次、简称与全称对照表、案卷目录表与备考表。
其中案卷目录封面、说明、案卷目录表就是主体部分。
1.封面。
案卷目录得封面主要包括:全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位与形成案卷目录得时间。
2.说明。
在案卷目录得开始,应该对案卷数量、分类与立卷得原则、档案整理得情况、存在问题作简要说明。
3.目次。
根据全宗内容得分类排列情况,分别写明个各类、项、目得名称及其所在页码。
它就是案卷目录得目录，对案卷数量多得大全宗十分必要。
4.简称与全称对照表。
对于案卷数量较多得大全宗,还应列出简称与全称对照表。
主要就是针对案卷标题或内容，由于作者、机关、地区等全称过长，需要简化,按照统一得规定,列出对照表供利用者查用、核对。
5.案卷目录表况。
案卷目录至少要一式三份,一份存档,一份备用,一份随档案移交。