物资采购管理规范

物资采购管理规范

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物资采购管理规范

1 目的

确保采购合同的有效管理和控制。

2 适用范围

适用于工程建设物资采购合同的管理。其它物资采购参照本规程对合同进行管理。

3 职责

3.1 采购部负责采购合同的拟制、执行及归档管理;

3.2 行政部负责公司合同专用章的刻制、发放及使用管理监控。

3.3 董事副总经理负责采购合同的审批及签署。

作业内容

4.1 采购合同的拟制、审批。

4.1.1 采购员根据采购计划和需要采购的物资,从<合格供方名单>选择相关的供方进行洽谈,协商采购及合同签订的有关事宜,并请供方提供报价单。

4.1.2 根据洽谈情况,采购员拟制<采购合同>草案,经采购部经理审核,报董事副总经理审批。

<采购合同>条款中应包含的内容为:

a)物资名称、规格、型号、等级、花色;

b)数量、价格及交货日期;

c)包装要求(包装的标准和包装物的供应和回收);

d)质量要求或技术标准;

e)服务要求;

f)验证方式及执行标准;

g)不合格物资的处理;

h)运输方式及费用承担;

i)结算方式;

j)违约责任;

k)合同变更事项;

l)其它事项。

4.1.3 经批准后的合同由行政部加盖合同专用章,董事副总经理签字后,送供方盖章签字生效执行。

4.1.4 合同正式的份数及所派发的单位(部门)按合同规定的要求执行。4.1.5 应优先选用法规或国家行政主管部门推荐的合同示范文本。

4.2 采购合同的履行

4.2.1 采购员在采购实施过程中,严格执行合同条款内容,不得损公利己,谋取私利。

4.2.2 采购员应不定期跟踪采购合同的执行情况,传递、反馈供需双方的信息和要求,对合同执行中存在的偏差或问题及时上报,并采取改进措施,做好记录。

4.2.3 在合同履行中,应明确规定并执行下列各项:

a)计量方法:

合同中应注明所采用的计量方法,并明确规定计量单位。

合同中供方发货时所采用的计量单位与计量方法,应与合同中所列计量单位和计量方法一致,并在发货明细表或质量证明书上明确规定,以便利合

同需方检验。运输中转单位也应按供货方发货时所采用的计量方法进行验收和发货。

建筑材料在运输过程中,容易造成自然损耗,如挥发、飞散、干燥、风化、潮解、破碎、漏损等。在装卸操作或检验环节中换装、拆包检查等也都会造成物资数量的减少。这些都属于途中自然减量。途中自然减量的处理规定,由双方制定,并在合同中注明。

b)验收的依据:

●供货合同的具体规定;

●供方提供的发货单、计量单、装箱单及其它有关凭证;

●国家标准或专业标准;

●产品合格证,化验单等;

●图纸及其它技术文件;

●当事人双方共同封存的样品。

c)验收内容:

●查明产品的名称、规格、型号、数量、质量是否与供货合同及其它技术文件相符;

●设备的主机、配件是否齐全;

●包装是否完整,外表有无损坏;

●对需要化验的材料进行必要的物理化学检验;

●合同规定的其它需检验事项。

d)验收方式:

●驻厂验收。即在制造时期,由需方派员驻供货的生产厂家进行材质检验;

●提运验收。对于加工订制、市场采购和自提自运的物资,由提货人在提取产品时负责检验。

●接运验收。由接运人员对整车和零担到达的物资进行检查,发现问题,应当场作出记录。

●入库验收。这是大量采用的正式的验收方式,由仓库管理人员负责数量和外观检验。

e)验收中发现数量不符的处理:

●供方交付的建筑材料多于合同规定的数量,需方不同意接收,则在托收承付期内能够拒付超量部分的货款和运杂费。

●供方交付的建筑材料少于合同规定的数量。需方可凭有关合法证明,在货到十天内将详细情况和处理意见通知供方,否则即被视为数量验收合格;供方应在接到通知后十天内作出答复,否则即被视为认可需方的处理意见。

●发货数与实际验收数之差额不超过有关主管部门规定的正、负尾差,合理磅差,自然减量的范围,不按多交或少交论处,双方互不退补。

f)验收中发现质量不符的处理:

如果在验收中发现建筑材料不符合合同规定的质量要求,需方应将它们妥善保管,并向供方提出书面异议。一般应按如下规定办理:

●建筑材料的外观、品种、型号、规格不符合合同规定,需方应在到货后十天内提出书面异议。

●建筑材料的内在质量不符合合同规定,需方应在合同规定的条件和期限内检验,提出书面异议。

●对某些只有在安装后才能发现内在质量缺陷的产品,除另有规定或当事人双方另有商定的期限外,一般在运转之日起六个月以内提出异议。

●在书面异议中,应说明合同号和检验情况,提出检验证明,对质量不符合合同规定的产品提出具体处理意见。

g)验收中供需双方责任的确定:

●凡所交货物的原包装、原封记、原标志完好无异状,而产品数量短少,应由生产厂家或包装单位负责。

●凡由供方组织装车或装船、凭封印交接的产品,需方在卸货时如果车、船封印完好无其它异状,但件数缺少,应由供方负责。这里需方应向运输部门取得证明,凭运输部门编制的记录证明,在托收承付期内能够拒付短缺部分的货款,并在到货后十天内通知供方,否则即被认为验收无误。供方应在接到通知后十天答复,提出处理意见,逾期不作答复,即按少交论处。

●凡由供方组织装车或装船,凭现状或件数交接的产品,而需方在卸货时无法从外部发现产品丢失、短缺、损坏的情况,需方可凭运输单位的交接证明和本单位的验收书面证明,在托收承付期内拒付丢失、短缺、损坏部分的货款,并在到货后十天内通知供方,否则即被视为验收无误。供方应在接到通知后十天内作出答复,提出处理意见,否则按少交货论处。

h)验收后提出异议的期限

需方提出异议的通知期限和供方答复期限,应按有关部门规定或当事人双方在合同中商定的期限规定执行。

这里要特别重视交(提)货日期的确定标准:

●凡供方自备运输工具送货的,以需方收货戳记的日期为准。

●凡委托运输部门运输,规定送货或代运的产品的交货日期,不是以向承运部门申请日期为准,而是以供方发运产品时承运部门签发戳记的日期为准。

●合同规定需方自提的货物,以供方按合同规定通知的提货日期为准。供方的提货通知中,应给需方以必要的途中时间。实际交、提货日期早于或迟于合同规定的期限,即被视为提前或逾期。

4.3 采购合同的更改。

4.3.1 无论何方提出的合同更改,采购员均应及时将更改信息和更改要求报采购部经理,并经双方协商认可。

4.3.2 采购部负责将合同更改条款内容传送相关部门审核,必要时,由其组织相关部门讨论确认。更改后的合同经董事副总经理审批后再执行。

4.3.3 如采购合同更改内容较多,根据需要,可重新签订合同。

4.3.4 采购部应建立并保存<采购合同更改记录>。

4.4 采购合同台账管理。

采购员负责编制<采购合同台账>,并妥善管理。

<采购合同台账>应包含的内容:

a)供方名称;

b)合同编号;

c)签订时间和有效期限;

d)合同执行情况。

4.5 采购合同专用章管理。

采购合同专用章由行政部使用及管理,合同专用章的报废须经董事副总经理批准,报废后的印章应立即销毁,并及时更换新印章。

5 记录

采购合同管理中的记录由采购部按<质量记录控制程序>进行管理。

6 相关文件

A ZH/QP-04<质量记录控制程序>

附录

A ZH/WI-1802-01<采购合同更改记录>

B ZH/WI-1802-02<采购合同台账>