青岛市行政许可档案管理规范

青岛市行政许可档案管理规范

第一章总则

第一条为推进依法行政，提高行政机关实施行政许可的质量和水平，规范行政许可行为，根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规制定本规范。

第二条行政许可档案是指本市各级行政许可实施机关，包括经法律、法规授权实施行政许可职能的组织，经合法委托实施行政许可的行政机关，在实施行政许可工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条行政许可档案是国家档案的重要组成部分，是涉及公民、法人或者其他组织切身利益的重要信息资源，各单位和公民个人都有保护行政许可档案的义务。

第四条各级行政许可实施机关要高度重视行政许可档案管理工作，将其纳入档案基础业务建设范畴；各级档案行政管理部门要依法加强对行政许可档案工作的监督和指导。

第五条行政许可档案原则上应由本机关档案部门集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。确因工作需要，可以由业务部门管理，每年向本单位档案部门移交行政许可档案目录。

第二章行政许可档案的积累、整理与归档

第六条行政许可档案管理部门应根据有关规定，建立健全行政许可档案文件材料的形成、积累和归档制度，确保行政许可档案的齐全完整。

第七条行政许可档案归档范围：

（一）行政许可证件、决定及回执；

（二）申请人提交的行政许可申请材料；

（三）行政机关出具的受理或者不予受理行政许可申请的书面凭证、一次性告知材料及回执；

（四）行政机关对申请人提交的申请材料进行审查形成的、以及行政机关收集的文书材料；

（五）听证材料；

（六）行政机关延期办理的文书；

（七）收费行政许可事项的收据；

（八）行政许可年检形成的文书材料；

（九）行政许可撤销的文书材料。

第八条行政许可档案整理方法：

（一）行政许可档案设单独档案门类进行整理，行政许可档案应在许可事项办结后一个月内按规范要求整理归档。

（二）行政许可档案保管期限：

1.固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等行政许可事项保管期限为永久；

2.不动产、自然资源的所有权、使用权确认等行政许可事项保管期限为永久；

3.20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证的审批、管理等行政许可事项文件材料保管期限为永久；

4.20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证的审批、管理等行政许可事项保管期限为30年（长期）；

5.以备案为目的保存的行政许可文件材料保管期限为10年（短期）。

（三）行政许可档案可以分为正卷、副卷。依法不能公开的材料应当装入副卷。（四）行政许可档案原则上按照一个许可事项一卷或数卷管理，变更或延续行政许可事项的材料可数个许可事项一卷。

（五）行政许可档案采用保管期限—年度分类法，归档案卷在分类方案的最低一级类目内，按许可事项办结时间顺序排列，正卷在前，副卷在后，一卷一号。（六）行政许可档案卷内文件材料应按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序，兼顾文件材料之间的内在联系进行排列。一般结论性、批复性材料及其送达回执在前，其它材料按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序进行排列。

（七）行政许可档案卷内文件材料在有文字的正面右上角、背面左上角使用铅笔用阿拉伯数字逐页编写页号。

（八）行政许可档案应编制卷内文件目录（见附录1），并放置在卷内文件材料之前，卷内文件目录应按照文件材料的排列顺序逐件填写。

1.文号：文件的发文字号。

2.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，一般填写全称或通用简称。

3.题名：文件标题，一般应照实抄录。没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的文件,应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加“[]”号。

4.日期：文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位，前加“0”；将表示月、日的数字回行填写，即填为两行，如

5.页号：每份文件材料的起始页码，最后一份文件材料要注明终止页码。（九）行政许可档案使用软卷皮在左侧采用细棉绳（三孔一线）或不锈钢钉（左侧装订，两钉间距10—15CM）装订。软卷皮包括案卷封面（见附录2）、封底（见附录3）两部分，行政许可档案应在案卷封面“行政许可案卷”后标注“（正卷）”、“（副卷）”、“（年检卷）”和“（撤销卷）”字样。

1.保管期限：填写“永久”、“长期”或“短期“。

2.全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号，用阿拉伯数字表示。

3.目录号：区分不同档案门类不同保管期限的编号，用阿拉伯数字表示。行政许可档案目录号由同级档案馆确定。

4.案卷号：填写档案流水编号，用阿拉伯数字表示。

（十）行政许可档案应区分保管期限，按案卷号顺序装入5CM厚的档案盒，使用阿拉伯数字填写档案盒脊背项目（见附录4），“起止案卷号”填写装入档案盒中最小案卷号至最大案卷号，如1—5；不能装订立卷的证明材料，可单独存放，并注明证明材料的名称、数量、种类、制作的时间、地点和所属案卷的档号（全宗号、目录号、案卷号）。

（十一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。