08成文信息控制程序
(完整版)08信息沟通控制程序
版本/版次C0文件名称信息沟通控制程序文件编号DGCX-QP-08 页次第 1 頁，共6 頁文件履历修改记录版本号修改内容生效日期A0 2011年8月10日第一次制定发行2011.8.10 B0 2015年4月30日第一次体系升级修订2015.4.30 C0 2018.4.10第二次体系升版修订2018.4.10文件评审部门职位姓名/日期部门职位姓名/日期文件制定、审批及受控制定审核批准受控状态受控何友桥谢婷版本/版次C0文件名称信息沟通控制程序文件编号DGCX-QP-08 页次第 2 頁，共6 頁1.目的在组织内建立适当的沟通过程，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。
2.适用范围适用于公司确定和执行与质量管理体系运行有关的内外部沟通过程的活动。
3.职责3.1人资部负责公司内部就规章制度、员工动态方面沟通；3.2品保部负责公司内外部质量相关事宜沟通；3.3管理者代表负责质量管理体系的外部沟通；3.4销售部负责客户订单及客户满意的外部沟通；3.5采购部负责与供方沟通；3.6工程部负责技术开发、委外实验的外部沟通；售后组负责售后服务和技术支持的外部沟通；3.7各部门负责责任范围内的信息传递、措施执行。
4.术语无5.工作程序5.1外部沟通渠道和时机5.1.1当出现客户需求及其变更、法规或行业需要、第三方认证或委外实验检测、采购作业时，由相关部门按相关程序规定进行。
如采购作业时按《采购与供应商管理程序》；5.1.2进行外部沟通时应规定沟通窗口和沟通对接人，通常由部门负责人或由部门负责人指定。
5.2内部沟通渠道和时机5.2.1正常工作开展和异常出现时，需要正确有效的沟通。
相关部门在工作开展中需要沟通时可按相关程序规定实施，如纠正预防时按《纠正与预防控制程序》。
5.2.2正常工作信息应多反馈汇报、互动共享、实时发布和传递。
一般情形下，内部沟通应遵循逐级原则，依公司管理组织架构逐级上报或逐级下传，特殊情形或紧急需要时可越级沟通和传递；版本/版次C0文件名称信息沟通控制程序文件编号DGCX-QP-08 页次第 3 頁，共6 頁5.2.3正常情况下，部门最高负责人和部门文员(助理)为公司内部跨部门沟通的窗口，在正常工作需要和职权范围内各岗位人员可以展开跨部门沟通和协调，必要时应上报和请示上级负责人(当出现异常、事态恶化、超出权限、重大/紧急事件或沟通失效时)；5.3内部信息沟通方法常见的内部信息沟通方法(方式、载体或媒介)有以下几种：5.3.1文本、磁盘、光盘、电子版等媒体的文件资料记录传递：公司下发所有文件是典型的下行沟通。
02-成文信息控制程序
02-成文信息控制程序简介成文信息控制程序是指通过对电子文档进行密码保护、编辑限制等控制，实现对文档访问权限和编辑权限的控制的程序。
成文信息控制程序可以应用于对公司机密文件、个人私密资料等重要文件的保护。
功能文件保护成文信息控制程序可以对文档进行密码保护。
在打开文档时，需要输入正确的密码才能查看文档内容。
这一功能对于公司的机密文件、个人的私人资料等保护非常重要。
编辑限制成文信息控制程序还可以对文档进行编辑限制，限制某些用户对文档内容的修改和编辑。
对于公司重要文件的传阅，仅指定的人员有权修改内容，其他人员只能查看，这一功能非常实用。
格式调整成文信息控制程序还可以调整文档的格式，在保护文档内容的同时，为用户提供更好的阅读体验。
例如，可以调整文档的字体、字号、行距等等。
应用场景公司机密文件的保护公司通常有很多机密文件，比如财务报表、合约文本、技术研发方案等等，这些文件的泄露会对公司造成重大损失。
通过成文信息控制程序的文件保护和编辑限制功能，可以对这些机密文件进行保护，防止机密泄露。
个人私密资料的保护现代人越来越依赖于电子设备，个人的私密资料也越来越多，比如银行账户、身份证信息、个人照片等等。
通过成文信息控制程序的文件保护功能，可以对这些私密资料进行保护，防止个人信息外泄。
实现方式成文信息控制程序的实现方式多种多样，下面简单介绍两种：加密软件加密软件是一种主流的成文信息控制程序实现方式。
通过加密软件对文档进行加密，可以实现对文档的密码保护和编辑限制。
此外，加密软件还可以通过密码解锁功能，方便用户对文档进行查看和编辑。
数字版权管理系统数字版权管理系统是一种针对数字内容进行访问控制和版权管理的系统。
数字版权管理系统可以对文档进行数字水印、访问控制、防拷贝控制等操作，实现对文档的全面保护。
数字版权管理系统适用于需要对数字内容进行全面保护的场景。
成文信息控制程序是一种重要的信息保护工具，可以实现对文件的保护、编辑限制和格式调整等功能。
成文信息控制程序
成文信息控制程序1 目的对质量管理体系所需成文信息的编制、批准、发放、使用、更改、作废、保留等活动进行控制，始终保持成文信息的充分性、适宜性、协调性、有效性和可追溯，确保质量管理体系运行的各个场所都能获得适用成文信息。
2 范围本程序规定了公司质量管理体系运行过程形成文件信息的控制要求。
本程序适用于除软件文档外所有质量体系管理文件及资料的控制。
3 职责1）质量部门负责质量管理体系成文信息的管理；2）技术部门负责管理图样、技术文件；3）外来文件由接收部门负责管理。
4 工作程序4.1 成文信息的分类与格式5.1.1 成文信息分为内部文件和外来文件两类信息，公司质量管理体系内部文件分三层：一层为质量手册；二层为程序文件；三层为作业指导书、管理办法、规范及记录等信息。
5.1.2 创建各类体系文件的格式要求：文本主标题和副标题为黑体字，行距为1.5倍行距，小标题及正文首行缩进2字符。
5.2 成文信息的标识5.2.1 成文信息标识的职责a)质量管理体系文件和记录的标识由质量部门按公司标准的规定进行标识；b)技术文件的标识，归档文件由技术部门按公司档案分类大纲编号，其中设计文件由标准化人员按《技术文件编号作业指导书》的规定进行标识；c)外来文件依照归口管理的原则，由归口管理部门按规定对文件标识。
5.2.2 质量管理体系文件的标识规则a）质量手册的标识规则：QB/ XXX 01 XXXX A- 2021b）程序文件的标识规则：QB/ XXX 02 XXXXX Ac）作业指导文件的标识规则：QB/ XXX 03 XXXXX Ad）质量记录的标识规则：CJL或TJL XXX- 015.2.3 外来文件的标识规则外来文件和资料由接收部门对其进行标识、登记并办理归档，标识规则采用外来文件和资料的名称、编号或文号。
5.3 成文信息的编制创建、审核、批准成文信息的编制创建、审核，依照归口管理的原则，由各主管部门编制，经相关部门会签，由部门主管领导审核其适用性，并批准实施。
形成文件化信息控制程序
形成文件化信息控制程序（ISO9001：2015）1．目的为对公司管理体系要求所形成的文件化信息（包括管理文件、产品图样、技术文件、外来文件、组织管理知识）进行有效控制，确保各相关场所使用的文件化信息、资料均为有效版本，特制定本程序。
2．适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系运行所形成的文件化信息管理与控制。
3．职责权限3.1总经理：负责对管理手册和程序文件批准与发布，文件协调的最后裁决.3.2 管理者代表：负责管理体系的维护与运作，拟定管理手册，组织各部门编写程序文件，并审核管理手册和程序文件的适宜性，表单修订/废止的批准，文件化信息修定过程指导与协调，外来文件化信息、知识的使用批准.3.3各部门主管：组织或执行部门文件化信息的编写，程序文件修订/废止的初步审核，部门主管批准本部所形成的文件化信息，其中技术类文件化信息由副总工批准.3.4 DCC负责文件化信息的发放、保管、回收与销毁。
4．运作程序.4.1文件化信息层次本公司文件化信息分为四个阶层：第一阶文件：管理手册第二阶文件：程序文件第三阶文件：作业指导性文件（包括产品标准、质量计划、工艺规范、检验规程等）、管理文件（管理标准、规章制度等）和外来文件（包括国家法律、法规、******管理条例、产品执行标准、标书等）。
第四层次：文件信息、报告、表格等主要包括质量、环境、职业健康安全、生产、检查、组织相关知识所需要形成的文件化信息等。
4.2文件化信息的分类与编号标识4.2.1 文件化信息的分类：4.2.1.1按文件化信息类别：管理性文件化信息、技术性文件化信息、组织知识文件化信息、其它文化信息。
4.2.1.2按文件化信息来源分：内部文件信息、外来文件信息。
外来文件信息包括：法律、法规、产品标准、标书、组织知识等。
4.2.1.3按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。
4.3 凡与质量、环境、职业健康管理体系运行紧密相关的文件化信息应为受控，由各主管部门按规定执行。
QMS-008形成文件的信息控制程序样板
XX市XXXX有限公司******************************************程序文件文件名称：形成文件的信息控制程序文件编号： HF-QMS-008版本： A/0页数：共7页生效日期：编制/日期：审核/日期：批准/日期：一、目的使所有与品质系统和产品有关文件的制定、修改、发行、废止等均能有所遵循，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
二、适用范围2.1所有与产品质量和质量管理体系有关的文件。
2.1.1 包括内部文件和外部文件；2.1.2 包括以纸张（包括照片）、电子媒体（软盘、硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
三、部门权责3.1各制定单位:依权责及工作需要提出发行,变更及作废文件的申请,需依本程序执行。
3.2文管员:负责规范本公司文件管制系统,管制各单位文件的发行、编号、更新、收回及销毁，以及建立各项管制记录表，并储存文件资料。
四、作业过程4.1质量管理体系文件管理流程图4.2 外来文件管理流程图4.3 其他补充内容4.3.1 文件审批权限说明4.3.2 文件和资料的分类4.3.3 文件和资料的编写规定4.3.3.1 文件和资料的编号原则a.程序文件的编号：HF —001、002、003……） (QP 代表程序文件）b. 支持性文件与质量记录的编号：SOP/MS001、002、003……）（见部门代号对照表） MS 代表质量记录）部门编号：4.3.3.2 文件受控标识a. 受控文件原件在背面盖蓝色“受控文件”章并保存，复印件发放前加盖红色“受控文件”章，并注明受控号；b. 作废的文件盖红色“作废文件”章，作为参考资料保存的加盖红色“作废文件”章。
c. 需作废保留文件的原稿，如无特殊情况，文件至少保存三年，记录至少保存一年。
五、相关文件无 六、相关记录6.1《形成文件的信息清单》 6.2《文件发放回收记录表》。
成文信息控制程序
成文信息控制程序概述成文信息控制程序是一种能够帮助用户对文本信息进行管理和控制的工具。
它可以自动化地分析、过滤、分类和归档文本信息，提高工作效率，减少信息过载的压力。
本文将介绍成文信息控制程序的主要功能和应用场景，并详细讲解各项功能的使用方法和优势。
主要功能信息捕获成文信息控制程序可以从多个来源（包括邮件、网页、社交媒体、RSS等）自动抓取信息，并将其转换为文本格式进行存储和处理。
用户可以设置不同的规则和筛选条件，过滤掉不需要的信息，只保留关键信息。
信息分类成文信息控制程序可以自动对信息进行分类，可以按照标签、日期、来源等多种方式进行分类和归档。
用户可以通过设置规则和标签来自定义分类方式，便于以后管理和查找。
信息检索成文信息控制程序可以快速地搜索和检索存储在其数据库中的信息。
用户可以使用关键词或标签来查找信息，也可以根据时间、类型等过滤条件进行搜索。
信息分析成文信息控制程序可以自动分析信息，将其内容进行关键字提取，提取有用信息并进行可视化展示。
用户可以通过查看分析报告，快速了解信息的主要特征和结构。
信息推送成文信息控制程序可以根据用户的需求，自动向用户推送相关的信息和资讯。
用户可以设置推送策略，包括推送的时间、频率、内容等条件。
应用场景成文信息控制程序可以应用于多个领域和场景，可以帮助用户有效地管理和利用信息资源。
以下是一些典型的应用场景：知识管理成文信息控制程序可以帮助用户进行知识管理，学习和整理知识。
用户可以从多个来源捕获信息，进行分类和归档，便于后续的查找和利用。
商业情报成文信息控制程序可以帮助企业对市场、竞争对手、行业发展等方面的信息进行收集和分析，提供数据支持，帮助企业制定决策和策略。
科学研究成文信息控制程序可以帮助科研工作者对文献、专利、论文等信息进行收集、分类和归档，提高科研工作的效率和成果。
新闻媒体成文信息控制程序可以帮助新闻媒体进行新闻资讯的收集、分析和发布，提高新闻工作的效率和精度。
QM-008 形成文件的信息控制程序 -L20
形成文件的信息控制程序
文件编号：QM-008
版次号：第A/0版
生效日期：2020-06-20
编写部门：质量部
文件变更履历表
文件名称：形成文件的信息控制程序编号：
1 目的
使所有与品质系统和产品有关文件的制定、修改、发行、废止等均能有所遵循，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废文件。
所有与产品质量和质量管理体系有管的文件。
1、包括内部文件和外部文件；
2、包括一纸张（照片）、电子媒体（软盘、硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 权责
3.1 各制订单位依权责及工作需要提出发行、变更及作废文件的申请，需依本程序执行。
3.2 文管员：负责规范本公司文件管制系统，管制各单位文件的发行、编号、更新、收回及销毁，以及建立各项管制记录表，并储存文件资料。
4 文件和资料管理过程
4.1 质量管理体系文件管理流程图
附图1
4.2 外来文件管理流程图
附图2
4.3其他补充内容
4.3.1 文件审批权限说明
4.3.3 文件和资料的编写规定
4.3.3.2 文件受控标识
a> 受控文件原件在背面盖蓝色“受控”章并保存，发印鉴发放前加盖红色“受控”章，并注明受控号；
b> 作废的文件盖蓝色“作废”章，作为参考资料保存的加盖红色“作废”章；
c> 需作废保留文件的原稿，如无特殊情况，文件至少保存三年，记录至少保存一年。
5 相关文件
无
6 相关记录
6.1《形成文件的信息清单》
6.2《文件发放回收记录表》
附图1 4.1 质量管理体系文件管理流程图
附图 2 4.2 外来文件管理流程图。
成文信息控制程序
1 目的对本公司的成文信息进行控制，确保相关部门及时得到并使用现行有效的文件版本,并得到妥善保护。
2 范围本程序适用于公司质量体系相关成文信息（包括外来文件）和资料的管理。
注：文件和资料可以包括电子媒体、照片等其它媒体形式。
3 职责3.1总经理负责质量手册的批准；3.2管理者代表负责程序文件的批准；3.3负责技术、外来成文信息的归档管理；负责质量成文信息的归档管理；3.4各部门负责相关成文信息的编制和使用保管。
4 工作程序4.1受控成文信息范围、级别4.2成文信息编码4.2.1 质量手册、程序文件编号图示应编制顺序号区别若同类设计文件，编制顺序号在设计文件简号后用阿拉伯数字001、002、003...顺序编排。
如同一个产品中软件任务书1：BYD68-83.RR001文件简号：4.2.2质量记录（表）编号图示上面说明为程序文件生成的质量记录的编号规则。
操作文件生成的质量记录也采用此编号规则，前“XX”为部门代号，中间“XX”为所属操作文件的顺序号，后“XX”为所属操作文件内的质量记录的顺序号。
4.2.3标准要素及部门代号表4.3成文信息的编制和审批4.3.1编制要求a）各级成文信息由归口部门编制，要求编制人员熟悉公司成文信息格式，内容要准确无误，表述清晰；行文要简练、易懂，规定要切合实际、可操作。
b）编制部门对成文信息充分性、准确性、适宜性和可操作性负责；负责本部门成文信息的修订；c）确保各类技术成文信息按规定进行审签、会签及标准化检查；确保成文信息协调一致，现行有效。
4.3.2编制、审核、审定、批准权限a）《质量手册》（一级）由组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
b）程序文件（二级）由或部门组织编写，部门负责人审核，相关部门会签，管理者代表批准。
c）三级及其它成文信息由部门组织编写、部门负责人审核，及相关部门会签后，部门分管领导批准。
技术文件在批准前还需要进行工艺、质量会签和标准化检查。
顾客或相关产品标准对文件的审批有特殊要求的，按其要求执行。
08成文信息控制程序
成文信息控制程序1目的对与质量管理体系有关的文件化信息实施控制，确保有关场所使用的文件化信息均为有效版本。
为质量管理体系的有效运行提供证据，为有追溯性要求的场合提供可追溯的依据，为采取纠正措施提供证据，特制订本程序。
2 适用范围本程序适用本公司质量管理体系有关的所需文件化信息的控制。
3 职责3.1总经理负责批准质量手册。
3.2 质量部部长负责审核质量手册和批准程序文件。
3.3 质量部负责程序文件的审核及质量文件的管理和控制。
3.4技术部负责公司技术标准、产品图纸、工艺文件等技术资料的控制和管理，包括对直接引用和依据的外来技术标准和资料的控制。
3.5 各部门负责本部门收、发文件的管理。
4 定义4.1 质量手册（一层文件）：描述公司方针、目标、部门职责、体系结构、程序及质量控制的文件，是公司质量管理体系的总纲领。
4.2程序文件（二层文件）：规定各职能部门为实施体系要素需采取的活动的文件。
4.3作业文件（三层文件）：为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件。
如：作业指导书、操作规程、图样和技术文件、安全操作规程、管理办法、制度等管理文件。
4.4记录：用于体系管理活动的记录，验证和确认体系管理活动，涵盖各部门业务、工序活动记录。
4.5外来文件（包括，产品标准、顾客提供的图样技术协议以及技术资料、国家及行业强制性法律法规等信息）。
4.6 受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到控制的文件。
4.7非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到控制的文件。
5 工作程序5.1成文信息的分类：5.1.1 从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种；5.1.2从文件架构上分为四层：一层文件为质量手册；二层文件为程序文件；三层文件为作业文件；四层文件为表单、记录、资料等。
5.2 成文信息的创建和更新5.2.1成文信息的标识和说明，一个完整的成文信息应该包括标题、日期、作者、索引编号等；5.2.2公司成文信息的形式可以是语言、软件版本、图标等形式，其载体可以是纸质的也可以是**的；5.2.3成文信息在发布前应进行评审和批准，确保其适宜性和充分性，各类成文信息的批准权限如下：a）质量手册：由质量部组织人员编写；质量部部长评审文件的适宜性和充分性；由总经理批准，质量部发布；b）程序文件，由质量部负责组织各部门进行本部门程序文件的编写；由各部门主管领导评审文件信息的充分性和适宜性；质量部部长批准，质量部发布；c）作业文件：由各部门负责指定专人编写，此类文件的编写要与质量手册、程序文件要求协调一致，要求内容明确、程序具体、可操作；由部门负责人评审文件化信息的充分性和适宜性；由各部门主管领导批准发布，质量部登记备案。
形成文件的信息控制程序
形成文件的信息控制程序在当今的信息时代，企业和组织所产生、接收、存储和利用的信息数量呈爆炸式增长。
这些信息以各种形式存在，如文件、报告、记录、电子邮件等。
为了确保这些信息的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套有效的形成文件的信息控制程序至关重要。
一、信息的分类与标识首先，我们需要对信息进行分类。
信息可以分为内部信息和外部信息。
内部信息包括公司的规章制度、工作流程、业务数据等；外部信息则涵盖了来自客户、供应商、政府部门等的信息。
对于不同类型的信息，应采用清晰明确的标识方法。
例如，使用特定的文件编号、版本号、日期等。
这样可以方便地识别和追踪信息的来源和更新情况。
二、信息的创建与收集在信息的创建阶段，要明确责任人和创建的规范。
责任人应确保所创建的信息准确、清晰、完整，并符合相关的法律法规和公司政策。
收集信息时，要保证渠道的合法性和可靠性。
同时，对收集到的信息进行初步的筛选和验证，去除无效或错误的信息。
三、信息的存储与保护信息存储需要选择合适的介质和存储位置。
对于重要的信息，应进行备份，并定期检查备份的有效性。
为了保护信息的安全，应设置访问权限。
只有经过授权的人员能够访问和修改相关信息。
同时，采取加密、防火墙等技术手段防止信息被非法获取或篡改。
四、信息的传递与共享在信息传递过程中，要确保传递方式的安全性和准确性。
对于敏感信息，应采用加密的方式进行传递。
共享信息时，要明确共享的范围和目的。
避免信息的过度共享，导致信息泄露或滥用。
五、信息的使用与更新使用者应根据授权使用信息，并遵循相关的使用规定。
在使用过程中，如发现信息有误或过时，应及时反馈给相关责任人。
信息的更新应由专人负责，确保更新及时、准确。
更新后的信息要及时通知到相关人员，并替换旧的信息。
六、信息的销毁对于不再需要的信息，应按照规定的程序进行销毁。
销毁方式要确保信息无法恢复，以保护公司的机密和隐私。
七、监督与审核建立监督机制，定期对信息控制程序的执行情况进行检查。
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西安****科技有限公司版本状态 NO.04程序文件Q/GH -CX08-2017文件控制程序共9页第1页成文信息控制程序1目的对与质量管理体系有关的文件化信息实施控制，确保有关场所使用的文件化信息均为有效版本。
为质量管理体系的有效运行提供证据，为有追溯性要求的场合提供可追溯的依据，为采取纠正措施提供证据，特制订本程序。
2 适用范围本程序适用本公司质量管理体系有关的所需文件化信息的控制。
3 职责3.1总经理负责批准质量手册。
3.2 质量部部长负责审核质量手册和批准程序文件。
3.3 质量部负责程序文件的审核及质量文件的管理和控制。
3.4技术部负责公司技术标准、产品图纸、工艺文件等技术资料的控制和管理，包括对直接引用和依据的外来技术标准和资料的控制。
3.5 各部门负责本部门收、发文件的管理。
4 定义4.1 质量手册（一层文件）：描述公司方针、目标、部门职责、体系结构、程序及质量控制的文件，是公司质量管理体系的总纲领。
4.2程序文件（二层文件）：规定各职能部门为实施体系要素需采取的活动的文件。
4.3作业文件（三层文件）：为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件。
如：作业指导书、操作规程、图样和技术文件、安全操作规程、管理办法、制度等管理文件。
4.4记录：用于体系管理活动的记录，验证和确认体系管理活动，涵盖各部门业务、工序活动记录。
4.5外来文件（包括，产品标准、顾客提供的图样技术协议以及技术资料、国家及行业强制性法律法规等信息）。
4.6 受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到控制的文件。
4.7非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到控制的文件。
5 工作程序5.1成文信息的分类：5.1.1 从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种；5.1.2从文件架构上分为四层：一层文件为质量手册；二层文件为程序文件；三层文件为作业文件；四层文件为表单、记录、资料等。
5.2 成文信息的创建和更新5.2.1成文信息的标识和说明，一个完整的成文信息应该包括标题、日期、作者、索引编号等；5.2.2公司成文信息的形式可以是语言、软件版本、图标等形式，其载体可以是纸质的也可以是**的；5.2.3成文信息在发布前应进行评审和批准，确保其适宜性和充分性，各类成文信息的批准权限如下：a）质量手册：由质量部组织人员编写；质量部部长评审文件的适宜性和充分性；由总经理批准，质量部发布；b）程序文件，由质量部负责组织各部门进行本部门程序文件的编写；由各部门主管领导评审文件信息的充分性和适宜性；质量部部长批准，质量部发布；c）作业文件：由各部门负责指定专人编写，此类文件的编写要与质量手册、程序文件要求协调一致，要求内容明确、程序具体、可操作；由部门负责人评审文件化信息的充分性和适宜性；由各部门主管领导批准发布，质量部登记备案。
5.2.4技术文件和图样实行六级审签制度（编制、校对、审核、标准化审查、质量会签、批准）。
5.3成文信息的控制5.3.1确保在需要的场合和时机，均可获得有效的成文信息，以指导过程的运行；5.3.2应妥善进行保存，防止泄密和不当使用。
各部门对于涉密成文信息，应由各部门兼职保密员进行保管；5.3.3技术部在编、审、批技术文件时，应确保技术文件和图样协调一致，且现行有效；5.3.4记录应完整，可追溯，应能证明产品和服务满足要求的程度，其保存期限与产品同寿；5.3.5对受控成文信息还应有状态标识、版本号/修订状态、正文、页码/页数、编制、审核、批准、日期等内容；质量体系文件加盖红色“受控”章，技术文件加盖蓝色“受控”章，并标以受控号，需作发放统一使用《成文信息发放回收记录表》（GHJL-CX08-1（NO.04））进行登记；5.3.6成文信息的编号a) 成文信息编号统一由质量部按本程序规定执行，各部门起草文件时应按5.3.7条款规定实施，并向质量部备案；b) 外来文件如：国家标准、法律法规及其他要求等采用原文编号，不另行编号； c) 其他通知类文件由综合部按照5.3.7.3规定的编号规则执行；d) 质量管理体系内文件编号均按5.3.7条款规定实施。
5.3.7文件的编号a) 质量手册编号b) 程序文件编号 Q/GH —CX □□-2017c) 其他质量管理文件编号Q/GH —ZY □□—2017发布年号作业文件代号企业标准代号d) 记录表格的编号1) 程序文件规定的记录表格编号为：本公司记录代号+程序文件代号+表格顺序号（版本号）。
如GHJL-CX01-01,GHJL-表示本公司记录代号 CX01表示组织环境与相关方要求控制Q/GH — SC — 2017发布年号质量手册代号企业标准代号 程序文件代号 企业标准代号发布年号程序，01表示《组织环境与相关方要求控制程序》中的第一种表格；2) 程序文件规定记录表格外，各部门形成的记录表格其编号为：本公司记录代号+部门代号+顺序号（+版本号）。
如GHJL-ZL-001，GHJL-表示本公司记录代号，ZL-表示质量部，001表示第一种自定表格；各部门代号如下：技术部-JS 、质量部-ZL 、综合部-ZH 、生产部-SC 、财务部-CW ，物资部-WZ ；3) 程序文件中规定的记录表格的流水号（NO.）编号方法：4) 各部门记录表格的流水号（NO.）编号方法：记录内容拼音字母的简写e) 技术文件的编号按《技术文件管理办法》编号规定执行。
5.4成文信息的编写和审批5.4.1质量手册由编写小组组织有关人员编写、质量部部长审核、总经理批准；5.4.2程序文件由编写小组负责编写、相关职能负责人审核、质量部部长批准；5.4.3部门级管理文件由各部门负责编写，部门负责人审核批准；5.4.4成文信息的编制要符合标准的要求，相关部门在对成文信息的规定认可后进行会签，填写《成文信息会签表》（GHJL-CX08-2（NO.04）），所有编制的成文信息在发布前应履行审批手续，必要时进行评审；5.4.5图样和技术文件由技术部负责编制,按规定进行审签、工艺和质量会签、标准化检查，经总工程师批准后发布；本公司记录代号 顺序号（001、002、003……）（版本号） 年代号 程序文件代号号 部门代号 流水号（001、002、003……）（版本号）5.4.6 确保图样和技术文件协调一致、现行有效；5.4.7 确保成文信息保持清晰、易于识别和检索。
5.5成文信息的发放5.5.1 成文信息的发放范围由该成文信息的主管领导审批，成文信息发放时应填写《成文信息发放回收记录表》，接收人签字领用；5.5.2公司范围内发放的成文信息为受控文件。
其中质量手册和程序文件应在封面加盖“受控”印章；并注明发送编号。
提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。
其他对外提供的质量手册和程序文件为非受控文件，不加盖印章；5.5.3当使用的成文信息严重破损影响使用时，应到发放部门办理更换手续，补发新成文信息时，仍沿用原成文信息分发号，破损成文信息由发放部门收回；5.5.4若成文信息丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。
补发的成文信息应给予新的分发号，并注明原成文信息分发号作废；5.5.5 各使用部门对接收的成文信息应分类登记，并认真保管所有受控成文信息，不得私自外借；5.5.6成文信息应发放到位，确保使用成文信息的场所均能获得适用成文信息的有关版本；5.5.7对存入软盘的成文信息应有备份并进行标识（如文件名称、编号、版本号等）。
对以**媒体形式保存的成文信息，其更改应由专人负责，必要时设置相应的密码。
5.6成文信息的评审每年第四季度由质量部收集有关部门意见，对现有质量管理文件的符合性、适用性、协调性和充分性进行评审，必要时进行修订。
5.7成文信息的更改成文信息发现不适用时，成文信息编制部门应及时进行修改，其修改应履行审批手续。
5.7.1质量管理文件的更改，由质量部组织实施。
填写“成文信息更改单”（GHJL-CX08-3（NO.04））按原审批程序批准后实施；5.7.2技术文件的更改由技术部办理“成文信息更改单”，按规定审批后，实施更改；5.7.3 其他成文信息的更改，由相应主管部门填写“成文信息更改单”，经审批后，实施更改；5.7.4成文信息更改的方式，如换版（加版本号）、换页、局部修改等，需在“成文信息更改单”中注明。
局部更改的方法为“划改”，并做更改标记，更改人要在修改记录栏签名；5.7.5更改后的成文信息应及时发放相关部门，确保现场使用成文信息的有效性；5.7.6 各更改部门保存更改记录。
5.8成文信息的归档、保存及销毁5.8.1技术部应确定哪个过程应形成哪些技术文件，哪些技术文件应保存或归档，对需归档的技术文件应按要求及时进行归档；5.8.2成文信息应分类存放在干燥、安全的地方；5.8.3各部门指定专人负责保存相关的成文信息，以方便存取和查阅；对于涉密的成文信息，由各部门兼职保密员负责妥善保管，确保涉密信息不泄露；5.8.4作废的成文信息由发放部门收集后，办理“成文信息处置审批表”（GHJL-CX08-4（NO.04）），按规定进行销毁；5.8.5作废留用的成文信息，应加盖“作废保留”印章作为标识并单独存放；5.8.6任何人不得在受控成文信息上乱涂乱画，确保成文信息整洁和清晰；5.8.7员工岗位变动或调离时，应由其所在部门负责人收回其所持有的成文信息后，才能办理调离或变动手续（部门负责人变动由质量部收回），并由该部门文件管理员收回交质量部作好相应的收、发登记或注销。
5.9外来成文信息的控制5.9.1外来成文信息包括国家法律法规、标准、等由综合部填写“外来成文信息件清单”（GHJL-CX08-5（NO.04））统一实施管理；5.9.2外来技术文件包括产品规范、技术图纸、资料等由技术部填写“外来成文信息清单”统一实施管理；5.9.3外来成文信息应加盖“外来文件”印章作标识，并控制分发范围；5.9.4技术部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本，并识别其适用性，确保使用适用文件的最新版本。
5.10文件的借阅和复制5.10.1公司内部借阅归档文件应办理借阅手续，填写“成文信息借阅登记表”（GHJL-CX08-6（NO.04）），外单位借阅文件必须经公司主管领导批准；5.10.2因工作需要复制成文信息、图样时，须经文件管理部门同意，由文件管理部门复制，并进行登记；5.10.3质量管理体系文件以纸张文件为主，存在电脑中的成文信息使用时必须打印成纸张文件并按规定审签，方可有效；5.10.4成文信息使用部门应妥善保管所使用的成文信息，发现破损或不清时，及时向质量部提出申请更换，任何成文信息不得擅自外借及复制，以旧换新时分发号不变，旧文件销毁；5.10.5文件丢失时，责任人应提出书面补发申请，主管领导审批后由质量部补发并进行登记；5.10.6顾客要求或不能打印成纸张的成文信息，而使用非纸张性文件时，应有备份，即A、B盘，其中A盘（原盘）经审批后存档，B盘提供使用；5.10.7非纸张性成文信息应存放在适宜的环境条件下，如防潮、防火、防尘、防阳光直射、防压、防消磁、防霉烂、防虫蛀等，并定期检查。