浅谈人事档案的信息化管理
浅谈人事档案数字化建设的几点思考
浅谈人事档案数字化建设的几点思考随着信息化和数字化的快速发展，人力资源管理也逐渐向数字化转型。
人事档案作为企业人力资源管理的重要组成部分，其数字化建设更是日益受到重视。
本文将从几个方面进行思考，探讨人事档案数字化建设的重要性以及存在的问题和挑战。
一、数字化建设的重要性1. 提高效率传统的人事档案管理方式往往需要大量的人力物力，而且管理起来容易出现错误和遗漏。
数字化建设可以大大提高工作效率，减少人力成本，节约时间。
2. 信息共享人事档案数字化后，不仅可以方便查阅和管理，还可以进行信息共享，让相关部门和人员能够及时获取所需信息，提高工作协同效率。
3. 数据安全电子化的人事档案能够更好地保护数据的安全性，设置不同权限，保护敏感信息不被泄露，降低数据被篡改的风险。
4. 环保节能数字化管理可以减少文件的印刷和存储，降低对环境的影响，符合现代社会追求绿色环保的理念。
二、存在的问题和挑战1. 信息安全问题数字化人事档案面临着信息泄露、数据被篡改等风险，如何做好数据安全防护是一个亟待解决的问题。
2. 技术水平不足一些企业员工的技术水平可能相对较低，对数字化人事档案管理系统的操作和管理存在一定的困难，需要进行培训和指导。
3. 成本投入问题数字化人事档案建设需要投入一定的资金和物力，对一些小型企业来说，这可能产生一定的负担。
4. 法律法规的限制在数字化管理过程中，涉及到一些法律法规的限制和要求，企业需要合法合规地进行管理，这需要投入更多的成本和人力。
三、思考和建议1. 强化安全防护在数字化人事档案建设的过程中，加强信息安全意识培训，建立完善的数据安全管理制度和技术安全防护措施，如加密、认证等，确保数据不被泄露和篡改。
2. 完善管理制度建立数字化人事档案管理的相关制度和规范，明确各个岗位的责任和权限，加强对数字化管理系统的监督和管理，及时发现和解决问题。
3. 合理分配成本对于一些小型企业来说，数字化人事档案建设可能会产生一定的成本压力，因此需要根据企业的实际情况，合理分配成本，比如可以选择开源的软件系统或者选择云端管理服务，减少投入成本。
新时代高校人事档案信息化管理探析
新时代高校人事档案信息化管理探析孙保惠2018年11月，中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》要求把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源，持续推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。
[1]如何利用大数据对人事档案进行管理，是高职院校目前急需解决的问题。
1 大数据时代我国高职院校人事档案管理现状1.1 管理制度不够完善。
目前，我国各高职院校虽明确了人事档案管理制度，但缺乏完善和执行。
高校普遍把工作重点集中在扩大办学规模、抢占生源、科研等问题上，而人事档案管理制度成为一纸空文，缺少执行力度和责任担当，将对人事档案管理制度的完善造成巨大的影响。
1.2 管理模式单一，管理意识薄弱。
现阶段，我国大多数高职院校仍采用传统的管理方式对人事档案进行管理，信息化管理意识极弱。
且在人事档案管理中，没有充分认识到在高校发展中的重要作用，使得人事档案管理发展比较片面，因此，出现硬件设施不达标，人员配备不齐全等现象，大大降低了高校人事档案工作的效率。
[2]1.3 管理人员综合能力不够，难以保证数据安全。
在互联网环境下，数据安全非常重要，人事档案是个人职业生涯中最重要的凭证，关乎到个人利益，[3]因此对管理人员的管理水平提出了更高的要求。
2 大数据时代人事档案信息化管理的必要性和特殊性2.1 必要性2.1.1 有助于提高人事档案利用率和效能。
高职院校人才队伍集中，近年来，随着事业单位人事制度改革不断深入，招才引智力度不断加大，人才流动日趋频繁。
高职院校要加大人才培养力度，对人事档案管理便捷化、信息化提出更高的要求。
对高职院校人事档案工作来说，其人事档案的保管形式应当紧跟时代发展的潮流，更新保管模式，提高人事档案管理的综合效能。
2.1.2 有助于保证人事档案真实性完整性。
干部人事档案是记录干部个人从事各种社会活动的文件，是高职院校组织人事部门对干部管理的重要凭证和开展各种工作的基础，加强干部人事档案信息化管理，对学校考察和识别干部、选拔优秀人才，加强高校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。
论事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理
172作者简介：孔敬华（1978— ），女，汉族，天津人。
主要研究方向：人事档案。
一、事业单位人事档案的信息化管理分析（1）信息化管理中存在的问题。
在事业单位人事档案管理中，首先普遍存在的问题是信息安全性泄露的情况，主要原因之一是传统纸质人事档案管理和保存模式中，人事档案查找和调用时，极容易因翻找资料而导致个人档案信息的泄露；同时传统的档案管理模式也会造成人事档案保存不完整、不全面等问题，由于不少基层事业单位档案管理中缺乏健全完善的管理制度，存在个人信息编号、档案号以及组卷号之间存在不相符等问题。
另外由于档案管理工作人员对档案整理工作缺乏足够的重视，未进行认真核对，使档案资料存在错乱、丢失等情况，无法保证档案的可靠性和安全性，严重影响后期档案调取等，对人事管理工作的有序开展造成不利影响。
（2）档案管理现代化要求。
为了实现事业单位档案的现代化管理，首先提高对档案信息化管理的重视度，加强现代化档案管理设备的投入力度，并对工作人员的工作积极性予以调动；同时对档案管理工作人员加旨培养各教育，尤其是年龄较大的档案管理员，需要接受和学习新兴的现代化技术难，并且保证能够技术实践运用过程中，尽可能减少漏洞或衔接问题的出现，；其次需要对工作人员工作主动性和积极性调动加强重视，由于档案管理工作的繁琐性和重复性，极容易导致工作人员工作态度松懈、工作积极性下降，因此需要对现代化技术加强应用的同时，通过有效措施的运用，使工作人员工作积极性得到有效激发；最后需要对严格的规章制度进行健全和完善，对相关工作人员以及使用者进行相应的约束，确保档案管理做到有章可遵、有法可依。
（3）档案管理安全意识加强。
在事业单位人事档案的管理中，还需要对档案信息安全性加强重视，其涉及到员工个人的隐私，也属于国家法律保护要求范围内要求。
因此人事档案管理应严格按照相关标准和要求，确保公民的合法信息不被盗取、泄露和篡改等，同时档案管理工作人员也应不断提高自身档案安全意识，并将其作为自身职业准则，在实际工作中加以践行，从而使人事档案管理工作的价值和作用得以充分发挥，有效促进事业单位的可持续发展。
浅谈事业单位人事档案管理中存在的问题及解决对策
浅谈事业单位人事档案管理中存在的问题及解决对策随着我国经济的不断发展，事业单位人事档案管理成为组织管理中的重要环节。
人事档案是记录和管理事业单位员工工作生涯的重要依据，对于保障员工权益、促进组织发展至关重要。
事业单位人事档案管理中存在着一些问题，需要采取一些对策来加以解决。
一、存在的问题1. 信息不完整：事业单位人事档案管理中存在着一些员工档案信息不完整的情况，比如缺少重要的培训、考核、奖惩等信息，这就给人事管理工作带来了困难。
2. 维护工作落后：由于人事档案管理工作量大，仍然采用传统的纸质档案管理方式，导致人力成本高、维护效率低，难以满足快速发展的管理需求。
3. 安全隐患：纸质档案管理容易造成信息泄露、丢失等安全隐患，给员工个人信息保护带来了隐患。
4. 档案利用率低：大部分的人事档案信息都是被动的储存，对于档案的利用率较低，很难实现档案资源的最大化利用。
5. 档案管理制度不健全：一些事业单位的档案管理制度不健全，缺乏明确的规定和标准，导致档案管理工作的混乱和不规范。
二、解决对策1. 完善信息采集机制：建立健全的信息采集机制，确保员工档案信息的真实完整。
可以采用信息化手段对员工的培训、考核、奖惩等信息进行实时、准确地记录和管理，以减少信息的遗漏和错误。
2. 推行信息化管理：推行信息化的人事档案管理系统，加快档案建立、归档等工作速度，提高维护效率，便于对档案信息进行快速查询和分类，提高管理效率。
3. 加强档案安全保障：加强网络和信息安全意识培训，加强对人事档案信息的加密和备份管理，确保员工个人信息的安全和保密。
4. 提高档案利用率：建立人事档案信息共享平台，利用档案信息资源，为人才选拔、培训和绩效考核提供数据支持，加大对档案信息的利用力度，从 passively records management 转变为主动利用管理。
5. 健全档案管理制度：完善人事档案管理制度，加强对档案管理人员的岗位培训，规范档案的归档、借阅、销毁等操作流程，明确工作职责和管理标准，确保档案管理工作的规范和有序进行。
流动人员人事档案信息化管理建设存在的问题与对策
流动人员人事档案信息化管理建设存在的问题与对策【摘要】流动人员人事档案信息化管理建设存在的问题与对策，是当前人事管理中一个亟待解决的重要问题。
本文首先介绍了流动人员人事档案信息化管理的背景和问题，然后分析了存在的问题，包括信息化技术应用不足、信息管理制度不完善、人才队伍建设不足等方面。
针对这些问题，提出了加强信息化技术应用、建立完善的信息管理制度和加强人才队伍建设三项对策。
对当前情况进行了总结和分析，并展望了未来的发展方向。
通过本文的研究与讨论，希望能够为流动人员人事档案信息化管理建设提供一定的参考和指导，推动相关工作的顺利开展和优化。
【关键词】流动人员、人事档案、信息化管理、问题、对策、技术应用、信息管理制度、人才队伍建设、总结分析、展望未来1. 引言1.1 背景介绍流动人员人事档案信息化管理是指将流动人员的人事档案资料数字化，利用信息技术手段进行管理。
随着社会经济的快速发展和信息化技术的不断进步，人事档案信息化管理已成为现代企业和组织管理的必然趋势。
流动人员人事档案信息化管理可以提高人事管理的效率和质量，减少人力物力资源的浪费，保障流动人员的权益和利益，促进组织的可持续发展。
目前在流动人员人事档案信息化管理方面存在着一些问题和挑战。
流动人员的档案信息分散在各个部门或单位，无法实现统一管理和共享；信息化技术水平不高，系统功能不完善，导致管理效果不佳；缺乏健全的信息管理制度和规范，容易导致信息泄露和滥用；人才队伍建设不足，缺乏专业化和高素质的人才支撑。
需要加强信息化技术应用，提高系统的智能化和便捷化，实现流动人员人事档案信息的全面管理和利用；建立完善的信息管理制度，规范档案管理流程，保障信息安全和合规运行；加强人才队伍建设，培养专业化的人才，提升管理水平和服务质量。
通过以上对策的实施，可以有效解决流动人员人事档案信息化管理存在的问题，推动管理工作向更高水平发展。
1.2 问题提出在当前社会经济发展的背景下，流动人员的数量日益增加，而其人事档案信息化管理却存在着一系列问题。
浅谈做好人事档案管理工作的途径
浅谈做好人事档案管理工作的途径随着社会的不断发展和进步，人事档案管理工作越来越受到重视。
做好人事档案管理工作，不仅对企业的管理和发展有着重要的意义，也对员工的权益和利益起着保障作用。
本文将从规范管理、及时更新、保密安全和信息化建设四个方面，探讨做好人事档案管理工作的途径。
一、规范管理规范管理是做好人事档案管理工作的基础。
在进行人事档案管理工作时，必须严格按照相关法律法规和规章制度来执行。
首先要建立健全的人事档案管理制度，明确工作职责和流程，确保每一个环节都得到严格执行。
要加强对人事档案管理工作的监督和检查，及时发现和纠正问题，保证管理工作的质量和效果。
还要加强对人事档案管理工作的宣传和培训，提升管理人员的管理水平和能力，确保管理工作的顺利进行。
二、及时更新及时更新是做好人事档案管理工作的关键。
随着员工的入职、离职、晋升、调动等情况的不断变化，人事档案的信息也在不断增加和更新。
及时更新人事档案是非常重要的。
首先要及时收集和归档员工的各类档案资料，确保信息齐全和准确。
要建立健全的档案更新机制，明确更新的频率和责任人，确保每一个档案都能够得到及时更新。
要定期对档案进行清点和核对，发现问题及时处理，确保档案的完整和准确。
三、保密安全保密安全是做好人事档案管理工作的重要保障。
人事档案涉及到员工的个人隐私和企业的内部机密，必须严格保密。
首先要建立健全的档案保密制度，严格规定处理档案的权限和范围，杜绝泄密的可能。
要加强对档案的存储和传输的安全管理，采取多种手段和技术来确保档案的安全。
要严格追究泄密责任人的责任，加大对泄密行为的打击力度，确保档案的安全。
四、信息化建设信息化建设是提高人事档案管理工作效率和质量的重要途径。
随着信息技术的不断发展和应用，人事档案管理工作也逐渐实现了信息化。
首先要建立健全的档案信息系统，实现档案的电子化管理和查询，提高管理工作的效率和效果。
要加强对信息化技术的应用和推广，提高管理人员和员工对信息化工具的使用水平，确保信息化工作的顺利进行。
浅析人事档案管理信息化建设
在 世 界 信 息 化 潮 流 的冲 击 下 ，
作为 “ 信 息 资源 之 源 ”的 档 案 部 门 并且 人 员变 动频 繁 ， 管 理水平 不 高 ， 真实性、惟一性屡遭挑战。 如 何 把 握 机 遇 、合 理 利 用 自身 的优 管 理 手 段 落 后 ，对 档 案 工 作 投 入 不 ４ 、人 事档 案材料 不 完整 势 ， 避 免 劣 势 和 威 胁 ， 是 人 事 档 案 足 ，因 此 ，严 重 影 响 了人 事 档 案 的 信 息化建设能否顺利 发展的关键。 结合 目前 人 事 档 案 普 遍 存 在 内容 失
一
不 能 及 时 整 理 归 档 ，出 现 档 案 资料 科 室 应 该 归 档 的档 案 材 料 ， 导 致 收
、
人事档 案管理 中存在 的问题 不 完 整 的 情 况 。 调 阅 档 案 时依 然 采 集 档 案 材 料 不 全 ： 有 时只 是 将 档 案
材 料 仅 作 为 保 存 的 资 料 加 以收 集 堆 对 管 理 人 员 业 务 不 熟 ，大 多 数 的 放 ，没 有 及 时对 材 料 鉴 别 归 档 ： 造成 内 培 养 、选 拔 和 使 用 人 员 工 作 中 形 成 档 案 管 理 人 员 没 有 经 过 专 业 知 识 培 档 案 材 料 内容 未 认 真 审 核 ， 的 宝 贵 历 史材 料 ， 记 录 个 人 不 同时 训 ， 业务 不熟 ， 对 档 案 的重 要 性 、 容残 缺不 全 。
人 事 档 案 是 人 事 、 组 织 、 劳 资 用原始的手工操作方式 。
浅谈企业人事档案信息化管理
轻 档 案保 管 的压 力
人 事 档 案 的纸 质 资料 形 式 多 样 ，
料 的 分 类 、整 理 归 档 ，从 源 头 上做 好
人 事 档 案 材 料 的 进 场 把 关 ，从 而保 证
３２ 配备 计算 机 等硬 件 设施 ．
用 于 企 业 人 事 档 案 管 理 ，促 进 企业 人 保 存 需要大 量 的空 间且不 易保 存 ，容 易 资料 的 真实 性 、准确 性 与完 整性 。
事 档 案 的 信 息 化 建 设 ， 不 断 提 高 人 事 遭 受 虫 、鼠及其 它有 害生 物 的侵袭 而损
档 案 管 理 的 工 作 效 率 ，提 高 企业 人 事 毁 ， 容 易 因 温 度 和 湿 度 的 变 化 而 腐 烂 、
档 案 管 理 水 平 。 人 事 档 案 信 息 化 是 变 质 。 加 上 有 很 多 原 始 的 文 稿 、 图 片 、
３ １ 做好 人 事 档 案 原 始 资 料 的 收 ． 人 事 档 案 信 息 化 管 理 的有 效 性 ， 作 。人 事 档 案 是 人 力 资 源 管 理 和 决 策
事 档 案 管 理 人 员 要 从 基 础 做 起 ， 定 期
德 、 学 历 、 社 会 关 系 、 业 务 能 力 、 工 够 通 过 管 理 软 件 实 现 高 效 、 精 确 的 检 集 、 鉴 别 和 整 理 工 作 记 录 ， 是 个 人 参 与 社 会 活 动 的 记 载 和 询 ， 既 可 以 高 效 、 便 捷 的 获 取 所 需 的 很 大 程 度 上 依 赖 于 人 事 档 案 的 基 础 工
的 重 要 依 据 。 为 了 充 分 发 挥 企 业 人 事
２ ３ 有 利 于 纸 质 档 案 的 保 存 ， 减 跟 踪 收 集 最 新 材 料 ，做 好 人 事 档 案 资 ．
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用现代信息技术 ， 对档案信息 资源进行处置 、 管理 和 提供 利用 服务 。
１ 档 案信 息化建设 的必要性
１随着 网络通信 的大力发展 ， ） 办公越来越趋向 自
论道 、 尚践行的虚浮作风 ； 不 轻视艰苦创业、 谋求一夜 暴 富 的投机 心 态 。要 把 那些 传 统 的 、 守 的 、 止 的 、 保 静 散漫的思想观念 ， 转变为现代的、 富于进取心的、 讲究 效率的、 快节奏 的、 勇于变革的 、 善于协作 的、 光远 目 大的思想观念 。 我们应该尽早着手 ， 常抓不懈 ， 力促区 域心 理 的跃升 。 ２６ 借 势 推动 软 环境优 化 ． 汕尾可 以依托区域内开展 的与改善 软环境相关 的活动来进行造势 、 借势 ， 以达到优化软环境的 目的。 如可 以争创全国优秀旅游城市 、 开展“ 迎接亚运会 ， 创 造新生活” 等活动为契机 ， 大力推进软环境优化 ； 也可 开展信用宣传月活动， 或编制一些宣传语 录进行广泛 宣传 ， 如利用文 明城市三字歌来促进软环境优化。
等原貌 ， 以个人为单位立卷归档保存的文字 、 声音 、 图 像、 照片等形式的档案 。 人事档案为考察和了解人才 、 落实各项待遇 、 澄清各种问题提供依据 ， 是经济 建设 中开发人才 、 使用新人才 、 进行人才预测和制定 人才 计划 的重要 手段 。 事档 案 的信息 化建 设 为各级 组织 人
档案信息化建设 是社会信息化对档案工作提 出 的必然要求 ， 也是档案工作 由传统管理向现代化管理 跨越 ， 由实体化管理 向信息化发展 的必然选择 。早在
动化和无纸化 ，政府也在大力推行网上办公系统 ， 使 得文件 的起草 、 传递 、 审阅、 利用更加 的快捷方便。这 就要求生成 的档案必须 以机读为前提 ， 除了在 电脑上 生成的以外 ， 还包括网络下载 、 硬盘转移 、 扫描等。由 此看来 ， 档案信息化建设是社会发展的必然趋势。 ２ 采取现代手段不仅可以增加信息储存量 ， ） 而且 可以更真实地反映原始材料。现代科学技术的发展 ， 特别是微缩技术、 扫描技术 、 光盘技术 的广泛利用 ， 不 仅可 以记 录文字 、 图形 、 图表 ， 还有声音 、 图像 、 画 动 等。同时还具有一次录入多次产 出的特点 ， 大大缩短 了二 次 整理 和利 用 的时 间 。 ３ 人事档案是在组织人事管理活动中形成 ， ） 并经
２ １ 第 ５期 ０ ２年
经 济 市 场 人事部门提供了便利 ， 特别是在公务员和事业单位人 员招考 、 任用 、 核 、 资调 整 、 考 工 人员 调 动 、 退 中发 挥 辞
重 要作 用 。 层 对 紫外线 极 为敏感 。
２ 如何 实现档案信息化建设
《 国档案信息化建设实施纲要》明确提 出了全 全 ， 国档案信息化建设 的目标和主要任务 ： 本着统筹规划， 统一标准， 分级建设， 安全保密的原则， 加强档案信息化 基础设 施 ，加强 电子 文件 归档 和 电子档 案 的规 范化 管 理， 动馆藏 档 案 的数 字化 和数 据库 建设 。 推
（） ８．
［ ５ 】王世 红， 王跃德． 东区 经济发展 的战略 思考Ｄ． 市， １ 粤 域 】 城 ２ １ ０
（） １．
基金项 目 ：汕尾职 业技术 学院 ２ １ ０ ０年科研 基 金 资助课题 【 课题编 号 ： ＷＳ １ — ０ ） Ｓ Ｋ ０ ０ ２ 阶段 性 成果 。
＠
为基础 ， 以档案信息资源建设 为核心 ， 以扩大档案信 息资源开发利用为 目 ，加快推进档案资源数字化 、 标 信 息管理标准化 、 信息服务 网络化 的进程 ， 促进档案 事业持续快速健康发展 ， 为改革开放和现代化建设服 务。 所谓信息化管理 ， 国家档案局在 ２ ０ 年全国档案 ００ 工作会议上给出了明确 的定义 ： 在国家档案行政管理 部门的统一规划和组织下 ， 在档案管理活动 中全面应
技 经 济 市 场
浅谈 人事档案 的信息化管理
宋 国栋
（ 青岛地质工程勘察院， 山东 青岛 ２６７ ） ６０１
摘 要： 在社 会信 息化高速发展 的今天 ， 办公程序 的改变给人 事管理工作提 出了更高 的要求 ， 档案管理作为人事工作 的 基础也应该适应社会的发展 ， 面应用现代信息技术更好 的为人事工作服务。 全 关键 词 ： 人事档案 ； 信息化； 电子档案
２７ 完善硬 环境 ＿
软 环境 与 硬环 境两 者 相辅 相 成 ， 为促 进 。汕尾 互 应 在 财 政 允 许 的情 况 下 逐 年 加 大 对 硬环 境 的投 资 与
改善力度 ， 硬环境 的改善可以为软环境 的优考文献 ： 【】邓小平文选（ ３ ）Ｍ】 １ 第 卷 【 ． 北京： 民 出版社 ， ９ ． 人 １ ３ ９ ［ ２ ］许克振． 大事 谋大局［ ． 北 日报，０８ ０ － ３ 议 ’ 湖 ２０－ ９ ０． ［ ３ ］魏 涛． 服务型视 角下的政府 治理理 念分析 Ⅱ． 】 体制改革 （ 大 人 报刊复 印资料 ） ０ ６ １ ） ， ０ （１ ． ２ 【］刘嗣 明， ４ 王世 红． 汉城 市 圈软环 境优 化研 究 Ⅱ． 市， １ 武 】 城 ２ ０ ０
组 织 审 查 和 认 可 的 ， 录 、 映人 员 经 历 和 德 才 表 现 记 反
“ 十五” 期问， 国家就提 出了档案信息化建设 的指导思 想： 以邓 小平 理论 和 “ 个 代 表 ” 要 思 想 为 指 导 ， 三 重 适 应国家信息化建设和档案事业发展的要求 ， 把档案信 息化纳入 国家信息化建设的总格局 ， 以档案 网络建设