浅谈人事档案信息化管理
浅谈人事档案数字化建设的几点思考
浅谈人事档案数字化建设的几点思考随着信息化和数字化的快速发展，人力资源管理也逐渐向数字化转型。
人事档案作为企业人力资源管理的重要组成部分，其数字化建设更是日益受到重视。
本文将从几个方面进行思考，探讨人事档案数字化建设的重要性以及存在的问题和挑战。
一、数字化建设的重要性1. 提高效率传统的人事档案管理方式往往需要大量的人力物力，而且管理起来容易出现错误和遗漏。
数字化建设可以大大提高工作效率，减少人力成本，节约时间。
2. 信息共享人事档案数字化后，不仅可以方便查阅和管理，还可以进行信息共享，让相关部门和人员能够及时获取所需信息，提高工作协同效率。
3. 数据安全电子化的人事档案能够更好地保护数据的安全性，设置不同权限，保护敏感信息不被泄露，降低数据被篡改的风险。
4. 环保节能数字化管理可以减少文件的印刷和存储，降低对环境的影响，符合现代社会追求绿色环保的理念。
二、存在的问题和挑战1. 信息安全问题数字化人事档案面临着信息泄露、数据被篡改等风险，如何做好数据安全防护是一个亟待解决的问题。
2. 技术水平不足一些企业员工的技术水平可能相对较低，对数字化人事档案管理系统的操作和管理存在一定的困难，需要进行培训和指导。
3. 成本投入问题数字化人事档案建设需要投入一定的资金和物力，对一些小型企业来说，这可能产生一定的负担。
4. 法律法规的限制在数字化管理过程中，涉及到一些法律法规的限制和要求，企业需要合法合规地进行管理，这需要投入更多的成本和人力。
三、思考和建议1. 强化安全防护在数字化人事档案建设的过程中，加强信息安全意识培训，建立完善的数据安全管理制度和技术安全防护措施，如加密、认证等，确保数据不被泄露和篡改。
2. 完善管理制度建立数字化人事档案管理的相关制度和规范，明确各个岗位的责任和权限，加强对数字化管理系统的监督和管理，及时发现和解决问题。
3. 合理分配成本对于一些小型企业来说，数字化人事档案建设可能会产生一定的成本压力，因此需要根据企业的实际情况，合理分配成本，比如可以选择开源的软件系统或者选择云端管理服务，减少投入成本。
新时代高校人事档案信息化管理探析
新时代高校人事档案信息化管理探析孙保惠2018年11月，中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》要求把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源，持续推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。
[1]如何利用大数据对人事档案进行管理，是高职院校目前急需解决的问题。
1 大数据时代我国高职院校人事档案管理现状1.1 管理制度不够完善。
目前，我国各高职院校虽明确了人事档案管理制度，但缺乏完善和执行。
高校普遍把工作重点集中在扩大办学规模、抢占生源、科研等问题上，而人事档案管理制度成为一纸空文，缺少执行力度和责任担当，将对人事档案管理制度的完善造成巨大的影响。
1.2 管理模式单一，管理意识薄弱。
现阶段，我国大多数高职院校仍采用传统的管理方式对人事档案进行管理，信息化管理意识极弱。
且在人事档案管理中，没有充分认识到在高校发展中的重要作用，使得人事档案管理发展比较片面，因此，出现硬件设施不达标，人员配备不齐全等现象，大大降低了高校人事档案工作的效率。
[2]1.3 管理人员综合能力不够，难以保证数据安全。
在互联网环境下，数据安全非常重要，人事档案是个人职业生涯中最重要的凭证，关乎到个人利益，[3]因此对管理人员的管理水平提出了更高的要求。
2 大数据时代人事档案信息化管理的必要性和特殊性2.1 必要性2.1.1 有助于提高人事档案利用率和效能。
高职院校人才队伍集中，近年来，随着事业单位人事制度改革不断深入，招才引智力度不断加大，人才流动日趋频繁。
高职院校要加大人才培养力度，对人事档案管理便捷化、信息化提出更高的要求。
对高职院校人事档案工作来说，其人事档案的保管形式应当紧跟时代发展的潮流，更新保管模式，提高人事档案管理的综合效能。
2.1.2 有助于保证人事档案真实性完整性。
干部人事档案是记录干部个人从事各种社会活动的文件，是高职院校组织人事部门对干部管理的重要凭证和开展各种工作的基础，加强干部人事档案信息化管理，对学校考察和识别干部、选拔优秀人才，加强高校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。
浅析人事档案管理现状及信息化建设的发展趋势
浅析人事档案管理现状及信息化建设的发展趋势【摘要】在传统人事档案管理制度中总是存在着主观随意性强、容易弄虚作假、以权谋私以及多头管理混乱等弊端，使得档案制度改革难以实施。
为适应时代和社会的发展需求，我们要加强档案信息化建设，实现档案管理的现代化，提高档案信息服务，对进一步推动档案信息化建设和管理，具有重要的意义。
【关键词】人事档案；管理现状；信息化建设1 人事档案的内涵人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
2 传统的人事档案管理存在的弊端2.1 人事制度对人事档案管理制约人事档案制度作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配的方面做出了不可磨灭的制度贡献。
但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份和体制性弊端也显露无遗。
“任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案”这一人事档案制度的规定便于组织管理，体现了高度保密性却垄断档案信息，使“组织意见”主观随意性增强。
“以档谋私”“虚假档案”现象日益增多。
其“二元化人事体制结构”所形成的“单位封闭”“制度交易”等负功能愈加显现，使档案制度的严肃性、准确性、唯一性屡受挑战。
因人事档案未社会化使得一些人意识不到档案的重要性对从而成了“弃档族”，对于记载个人信息的档案内容和管理不闻不问的忽略状态。
因此传统人事档案管理制度需探索，创新，建立社会化的人事档案公共管理服务系统。
人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展。
2.2 传统的人事档案管理体制不适应新的形势管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位、重复浪费极为严重。
高校人事档案信息化管理的探讨与分析
２高校人事档案信息化管理的建议 与措施 ２ ． １ 增 强人 员素质 ，提 高信 息化 意识 。高校 档案 人员 的职业素 质主要 包括政 治素质 、职业道 德素 质、业 务素质 和科 学文 化素质 等方面 。因此 ，高校 的人事档 案工 作需要 支稳 定成熟 的管理 队伍 ，需要能够 熟练掌握 将现代 化信 息 手段 与专业档 案知识 融会 贯通起来 的复合 型人才 ，而且 应 有高度 的政 治责任感 、较 高的政策水 平 、严 格 的保 密意 识 。因此 ，人事 管理工 作 中要优 先关注 复合 型档案人 员 的 引进和培养 ，这 是推进 高校人 事档案 管理信 息化建设 的核 心工作 ，也是推动高校档案建设的关键。 ２ ． ２ 进一 步加 快 高校人 事档 案的信 息化 建设 步伐 。依 靠 现代化 科技手 段实现 档案 的现 代化 管理 ，提 高档案 信息 利用 率 ，实现信 息资源 共享 。选 用适合 本校人 事档案 管理 工 作的管 理软件 ，实现 人事档 案信息化 。利用 计算机 、扫 描 仪、数 字影像 等现代 技术 ，将 人事档 案信 息整理输 入计 算 机 ，在 档案 的查阅 、借阅 、归档 、统计等 日常工作 中实 行 计算机操 作 ，建立人 事档案信 息查询 系统 。使人事 档案 管 理与计 算机和现 代信 息技术 有机结合 ，为干 部人事 工作 提 供及 时高效 的服务 ，对相关 管理部 门和个 人设置访 问权 限，利用 网络平 台 了解 人事档案 信息 ，在一 定范 围内实现 人 事档案信 息公 开 。这 样不仅 可 以使人 事档 案管理人 员从 繁 杂的档 案收集 、整理 、保 管、检索 工作 中解 放 出来 ，而 且可 以更快 捷 、更 准确 地为人事 工作提 供全方位 的优 质服 务。 ２ ． ３ 提 高高校 对外 影 响力度 ，确保 高校 人事 档案 的信 息 安全 。高 校 人事 档 案 是高 校对 外交 流 的重 要 渠道 和 纽 带 ，也是扩 大高校 影 响力的重 要形式和 途径 。因此 ，高校 人 事档案科 研部 门通过 编研 出版 学校人 才库 、教授风 采录 等方 式展示 人才 资源和 实力 ，可 以起到 吸引 生源 、师 资、 投 资、交流 项 目的 目的，更可 以宣传 高校建 设 内涵 ，扩大 高 校 的 社 会 影 响 。 但 是 ， 人 事 档 案 的对 外 服 务 职 能 必 须 在 信 息安全 的前提下 进行 ，这也是 人事档 案管理信 息化 建设 过程 中一个 需要特 别关注 的 问题 。档案 人员 需要 对相 关政 策加 以认真 研究 ，严格 界定和 区分各种 档案 资料 的保 密级 别 ，合 理运 用计算 机加密 功能 ，正确处 理好保密 和利用 之 间 的关系 。加强保 密业 务培训 ，加大保 密监管 ，确保 人事 档案信 息化 系统运 行安全 ，确保 数据完 整 ，及 时排除 和防 范不安全因素的影响。 ３ 结语 综上所述 ，人 事档案管 理在高校 人事管 理中 占有 很重 要 的角 色 ，要求管 理者采用 科学 合理 的模 式对每 一个环 节 进行规 范管 理 ，从 实际 出发 ，在 确保信 息安全 的前提 下， 进行 管理制 度创新 ，进一 步完善 高校人 事工作 ，实现 高校 教育教学的稳步发展 。
论事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理
172作者简介：孔敬华（1978— ），女，汉族，天津人。
主要研究方向：人事档案。
一、事业单位人事档案的信息化管理分析（1）信息化管理中存在的问题。
在事业单位人事档案管理中，首先普遍存在的问题是信息安全性泄露的情况，主要原因之一是传统纸质人事档案管理和保存模式中，人事档案查找和调用时，极容易因翻找资料而导致个人档案信息的泄露；同时传统的档案管理模式也会造成人事档案保存不完整、不全面等问题，由于不少基层事业单位档案管理中缺乏健全完善的管理制度，存在个人信息编号、档案号以及组卷号之间存在不相符等问题。
另外由于档案管理工作人员对档案整理工作缺乏足够的重视，未进行认真核对，使档案资料存在错乱、丢失等情况，无法保证档案的可靠性和安全性，严重影响后期档案调取等，对人事管理工作的有序开展造成不利影响。
（2）档案管理现代化要求。
为了实现事业单位档案的现代化管理，首先提高对档案信息化管理的重视度，加强现代化档案管理设备的投入力度，并对工作人员的工作积极性予以调动；同时对档案管理工作人员加旨培养各教育，尤其是年龄较大的档案管理员，需要接受和学习新兴的现代化技术难，并且保证能够技术实践运用过程中，尽可能减少漏洞或衔接问题的出现，；其次需要对工作人员工作主动性和积极性调动加强重视，由于档案管理工作的繁琐性和重复性，极容易导致工作人员工作态度松懈、工作积极性下降，因此需要对现代化技术加强应用的同时，通过有效措施的运用，使工作人员工作积极性得到有效激发；最后需要对严格的规章制度进行健全和完善，对相关工作人员以及使用者进行相应的约束，确保档案管理做到有章可遵、有法可依。
（3）档案管理安全意识加强。
在事业单位人事档案的管理中，还需要对档案信息安全性加强重视，其涉及到员工个人的隐私，也属于国家法律保护要求范围内要求。
因此人事档案管理应严格按照相关标准和要求，确保公民的合法信息不被盗取、泄露和篡改等，同时档案管理工作人员也应不断提高自身档案安全意识，并将其作为自身职业准则，在实际工作中加以践行，从而使人事档案管理工作的价值和作用得以充分发挥，有效促进事业单位的可持续发展。
浅谈事业单位人事档案管理中存在的问题及解决对策
浅谈事业单位人事档案管理中存在的问题及解决对策随着我国经济的不断发展，事业单位人事档案管理成为组织管理中的重要环节。
人事档案是记录和管理事业单位员工工作生涯的重要依据，对于保障员工权益、促进组织发展至关重要。
事业单位人事档案管理中存在着一些问题，需要采取一些对策来加以解决。
一、存在的问题1. 信息不完整：事业单位人事档案管理中存在着一些员工档案信息不完整的情况，比如缺少重要的培训、考核、奖惩等信息，这就给人事管理工作带来了困难。
2. 维护工作落后：由于人事档案管理工作量大，仍然采用传统的纸质档案管理方式，导致人力成本高、维护效率低，难以满足快速发展的管理需求。
3. 安全隐患：纸质档案管理容易造成信息泄露、丢失等安全隐患，给员工个人信息保护带来了隐患。
4. 档案利用率低：大部分的人事档案信息都是被动的储存，对于档案的利用率较低，很难实现档案资源的最大化利用。
5. 档案管理制度不健全：一些事业单位的档案管理制度不健全，缺乏明确的规定和标准，导致档案管理工作的混乱和不规范。
二、解决对策1. 完善信息采集机制：建立健全的信息采集机制，确保员工档案信息的真实完整。
可以采用信息化手段对员工的培训、考核、奖惩等信息进行实时、准确地记录和管理，以减少信息的遗漏和错误。
2. 推行信息化管理：推行信息化的人事档案管理系统，加快档案建立、归档等工作速度，提高维护效率，便于对档案信息进行快速查询和分类，提高管理效率。
3. 加强档案安全保障：加强网络和信息安全意识培训，加强对人事档案信息的加密和备份管理，确保员工个人信息的安全和保密。
4. 提高档案利用率：建立人事档案信息共享平台，利用档案信息资源，为人才选拔、培训和绩效考核提供数据支持，加大对档案信息的利用力度，从 passively records management 转变为主动利用管理。
5. 健全档案管理制度：完善人事档案管理制度，加强对档案管理人员的岗位培训，规范档案的归档、借阅、销毁等操作流程，明确工作职责和管理标准，确保档案管理工作的规范和有序进行。
浅谈做好人事档案管理工作的途径
浅谈做好人事档案管理工作的途径随着社会的不断发展和进步，人事档案管理工作越来越受到重视。
做好人事档案管理工作，不仅对企业的管理和发展有着重要的意义，也对员工的权益和利益起着保障作用。
本文将从规范管理、及时更新、保密安全和信息化建设四个方面，探讨做好人事档案管理工作的途径。
一、规范管理规范管理是做好人事档案管理工作的基础。
在进行人事档案管理工作时，必须严格按照相关法律法规和规章制度来执行。
首先要建立健全的人事档案管理制度，明确工作职责和流程，确保每一个环节都得到严格执行。
要加强对人事档案管理工作的监督和检查，及时发现和纠正问题，保证管理工作的质量和效果。
还要加强对人事档案管理工作的宣传和培训，提升管理人员的管理水平和能力，确保管理工作的顺利进行。
二、及时更新及时更新是做好人事档案管理工作的关键。
随着员工的入职、离职、晋升、调动等情况的不断变化，人事档案的信息也在不断增加和更新。
及时更新人事档案是非常重要的。
首先要及时收集和归档员工的各类档案资料，确保信息齐全和准确。
要建立健全的档案更新机制，明确更新的频率和责任人，确保每一个档案都能够得到及时更新。
要定期对档案进行清点和核对，发现问题及时处理，确保档案的完整和准确。
三、保密安全保密安全是做好人事档案管理工作的重要保障。
人事档案涉及到员工的个人隐私和企业的内部机密，必须严格保密。
首先要建立健全的档案保密制度，严格规定处理档案的权限和范围，杜绝泄密的可能。
要加强对档案的存储和传输的安全管理，采取多种手段和技术来确保档案的安全。
要严格追究泄密责任人的责任，加大对泄密行为的打击力度，确保档案的安全。
四、信息化建设信息化建设是提高人事档案管理工作效率和质量的重要途径。
随着信息技术的不断发展和应用，人事档案管理工作也逐渐实现了信息化。
首先要建立健全的档案信息系统，实现档案的电子化管理和查询，提高管理工作的效率和效果。
要加强对信息化技术的应用和推广，提高管理人员和员工对信息化工具的使用水平，确保信息化工作的顺利进行。
浅析人事档案管理信息化建设
在 世 界 信 息 化 潮 流 的冲 击 下 ，
作为 “ 信 息 资源 之 源 ”的 档 案 部 门 并且 人 员变 动频 繁 ， 管 理水平 不 高 ， 真实性、惟一性屡遭挑战。 如 何 把 握 机 遇 、合 理 利 用 自身 的优 管 理 手 段 落 后 ，对 档 案 工 作 投 入 不 ４ 、人 事档 案材料 不 完整 势 ， 避 免 劣 势 和 威 胁 ， 是 人 事 档 案 足 ，因 此 ，严 重 影 响 了人 事 档 案 的 信 息化建设能否顺利 发展的关键。 结合 目前 人 事 档 案 普 遍 存 在 内容 失
一
不 能 及 时 整 理 归 档 ，出 现 档 案 资料 科 室 应 该 归 档 的档 案 材 料 ， 导 致 收
、
人事档 案管理 中存在 的问题 不 完 整 的 情 况 。 调 阅 档 案 时依 然 采 集 档 案 材 料 不 全 ： 有 时只 是 将 档 案
材 料 仅 作 为 保 存 的 资 料 加 以收 集 堆 对 管 理 人 员 业 务 不 熟 ，大 多 数 的 放 ，没 有 及 时对 材 料 鉴 别 归 档 ： 造成 内 培 养 、选 拔 和 使 用 人 员 工 作 中 形 成 档 案 管 理 人 员 没 有 经 过 专 业 知 识 培 档 案 材 料 内容 未 认 真 审 核 ， 的 宝 贵 历 史材 料 ， 记 录 个 人 不 同时 训 ， 业务 不熟 ， 对 档 案 的重 要 性 、 容残 缺不 全 。
人 事 档 案 是 人 事 、 组 织 、 劳 资 用原始的手工操作方式 。
浅谈企业人事档案信息化管理
轻 档 案保 管 的压 力
人 事 档 案 的纸 质 资料 形 式 多 样 ，
料 的 分 类 、整 理 归 档 ，从 源 头 上做 好
人 事 档 案 材 料 的 进 场 把 关 ，从 而保 证
３２ 配备 计算 机 等硬 件 设施 ．
用 于 企 业 人 事 档 案 管 理 ，促 进 企业 人 保 存 需要大 量 的空 间且不 易保 存 ，容 易 资料 的 真实 性 、准确 性 与完 整性 。
事 档 案 的 信 息 化 建 设 ， 不 断 提 高 人 事 遭 受 虫 、鼠及其 它有 害生 物 的侵袭 而损
档 案 管 理 的 工 作 效 率 ，提 高 企业 人 事 毁 ， 容 易 因 温 度 和 湿 度 的 变 化 而 腐 烂 、
档 案 管 理 水 平 。 人 事 档 案 信 息 化 是 变 质 。 加 上 有 很 多 原 始 的 文 稿 、 图 片 、
３ １ 做好 人 事 档 案 原 始 资 料 的 收 ． 人 事 档 案 信 息 化 管 理 的有 效 性 ， 作 。人 事 档 案 是 人 力 资 源 管 理 和 决 策
事 档 案 管 理 人 员 要 从 基 础 做 起 ， 定 期
德 、 学 历 、 社 会 关 系 、 业 务 能 力 、 工 够 通 过 管 理 软 件 实 现 高 效 、 精 确 的 检 集 、 鉴 别 和 整 理 工 作 记 录 ， 是 个 人 参 与 社 会 活 动 的 记 载 和 询 ， 既 可 以 高 效 、 便 捷 的 获 取 所 需 的 很 大 程 度 上 依 赖 于 人 事 档 案 的 基 础 工
的 重 要 依 据 。 为 了 充 分 发 挥 企 业 人 事
２ ３ 有 利 于 纸 质 档 案 的 保 存 ， 减 跟 踪 收 集 最 新 材 料 ，做 好 人 事 档 案 资 ．
浅谈做好人事档案管理工作的途径
浅谈做好人事档案管理工作的途径做好人事档案管理工作对于任何公司来说都是至关重要的，它不仅涉及到员工的个人信息和身份安全，也关乎公司的合规性和运营效率。
做好人事档案管理工作需要采取一系列有效的措施和途径来确保工作的顺利进行。
本文将就如何做好人事档案管理工作进行浅谈，以期能为实际工作提供一些帮助。
一、建立科学的档案管理制度在做好人事档案管理工作的过程中，首要的是建立科学的档案管理制度。
这一制度需要包括从档案的建立、归档、查找到销毁的全过程规范和细节要求，确保每一个环节都符合国家的相关法律法规和公司内部的要求。
在建立档案管理制度时，需要考虑到员工离职或调岗的情况，保证档案的完整性和可查性。
建立科学的档案管理制度还需要细化员工档案的分类和归档标准，确保档案能够按照一定的规则和标准被归档存储，便于日后查找和使用。
还需要建立档案管理的责任制和审查机制，明确每个环节的责任人和审核人，确保档案管理的规范和有效性。
二、加强档案管理的安全保密工作人事档案管理涉及到大量的个人信息和敏感数据，因此档案管理的安全保密工作至关重要。
在做好人事档案管理工作中，需要采取一系列的安全措施，包括建立完善的权限管理制度、加强网络和信息系统的安全防护、保证档案室的安全保密，严格遵守相关的法律法规，保护员工的隐私和个人信息安全。
还需要做好员工对档案管理安全保密工作的宣传和培训，提高员工对档案安全保密工作的认识和重视程度，减少人为因素对档案安全的影响。
只有做好档案管理的安全保密工作，才能保证员工个人信息的安全和公司内部管理的稳定。
三、借助信息化手段提高档案管理效率随着信息技术的不断发展，信息化手段已经成为提高档案管理效率的重要途径之一。
利用信息化手段，可以建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和管理，提高档案管理的智能化和便捷化水平。
在借助信息化手段提高档案管理效率的过程中，需要注意确保系统的安全性和稳定性，避免信息泄露和档案丢失等问题。
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浅谈人事档案信息化管理
摘要:人事档案是对人力资源管理的重要凭证,其在当前社会的快速发展情况下,由于信息技术的发展、社会规范化和诚信化程度的提高,使人事档案变得更加重要,需要我们给予充分的重视,同时还要积极的采取一些切合实际的措施,加强人事档案的信息化建设,从而打造详细的、全面的人事,实现人事档案的信息化管理,提高其管理水平,从而实现人才的合理使用。
本文从人事档案信息化管理的优越性入手,分析了人事档案信息化管理的途径和网络环境的安全性,并进一步对人事档案信息化管理对保证人事知情权的促进作用进行了具体的阐述。
关键词:人事档案信息化管理
随着计算机技术和信息技术的快速发展,在各行各业中得以广泛的应用,为各行业在发展中带来了技术性的革命,对各行业水平的提高和快速发展起到了重要的推动作用。
信息技术在档案行业中的应用,颠覆了传统档案的记录方式和管理理念,给档案行业带来了天翻地覆的改变。
而近年来由于社会的规范化和诚信化程度的提高,使人事档案的重要性得以日益体现出来。
人事档案是对干部个人的经历、思想、作用及能力、业绩等进行记载的重要文字资料。
可以作为选拔和使用干部的重要依据,因此,信息化技术在人事档案管理工作中进行应用,可以使人事档案管理工作更加有效和简洁。
1 人事档案信息化管理的优越性。
1.1 输入更为简捷
信息化技术在人事档案管理中进行就用,有效的减轻了传统人事档案管理人员的劳动强度,实现了人事档案发生变动时能够及时进行记载,快速进行信息的登录,确保了记载人事信息的全面和准确性,有效的避免了手工进行记载时所出现的缺档和断档的情况的发生。
1.2 信息化的数字处理功能的快速、及时
通过信息化技术的数字处理功能,可以及时快速的对人事档案进行处理,有效的保证人事档案信息的动态性和连续性,通过数字化处理功能,可以自动完成人事信息的数据处理。
1.3 信息化的搜索功能
人事档案利用信息化进行管理,可以实现快速查询的功能,更利于实现对员工的管理。
领导在进行人事决策及人事处理时,可以快速的对个的档案信息进行全面的了解,只需轻轻点击一下鼠标即可完成查询功能,从而更利于实现对员工培训计划及绩效管理等方面提供详细的信息依据,实现人才的合理配置。
1.4 信息化的痕迹功能
信息的痕迹处理功能可以有效的推进员工合同的法律化进程。
因
为信息化的痕迹功能可以实现信息人及时、准确的采集,而在员工与企业发生,可能效的避免传统人事档案管理工作中由于信息的不全而导致纠纷的复杂化的问题,而信息化痕迹功能可以为人事纠纷的处理提供有效的帮助。
1.5 信息化的保密功能
人事档案需要具有较强的保密性,而信息化技术利用密码所实现的保密性符合人事档案的保密要求。
而且作为人事档案的管理工作人员,不仅需要具体的一定的信息化知识,同时还要加强密码的保护功能,从而避免人事档案发生信息的泄漏。
2 加强人事档案信息化管理途径
当前我国人事管理信息化的重要目标是网络的全面、实用的人事管理信息系统建设。
这对于人事管理系统的透明性和工作效率的提高具有积极的作用,可以更利于进行人事和相关的决策的进行,确保决策的科学性。
2.1 加强信息化建设,实现人事档案管理手段现代化
当前我国对档案资源的一切利用不断加强,而信息化技术的发展更是一个良好的机遇,为进行人事档案建设提供了先进的科学技术知识和科技手段,加快了我国干部人事档案管理信息系统的构建。
这一系统的建立,可以实现三大功能性,即档案检索管理系统、干部信息查
询系统和信息综合开发系统。
实现了对干部信息的统计、分析和预测功能,使人事信息质量的重要性得以体现。
一是基础性信息突出准确性,严格信息的审查制度。
二是动态性信息突出时效性,对紧急、突发性事件产生的信息处理更要快速。
三是经验性信息突出指导性,而且要尽量具有探索性和超前性,强化档案编研能力。
四是政策性信息突出针对性,保证信息为决策和执行服务。
2.2 加快人事档案全文数据库建设,满足利用需求
人事档案信息数据库虽然在信息的查询、检索、统计、及名册和表格的快速生成方面具有较大的优势,但在正常对人事干部进行提拔及考察时需要对其政历、组织鉴定和考核材料等内容进行查阅,这是人事档案信息数据库无法提供的。
所以需要进行全文数据库的建设,有效的提高人事档案利用的效率,通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析,并能快速生成各种名册和表格,但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容,这些则是人事档案信息数据库无法提供的。
为深化人事档案信息资源的开发利用,提高人事档案利用工作的效率,满足利用者的需求,保护实体档案,全文数据库的建设就显得尤为重要。
建立一个全文数据库,利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。
建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络,以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。
2.3 加强人事档案信息动态化管理,提升使用价值
人事档案的管理不能再拘泥于传统的统一模式,可以不断的充实本人的一些个性资源,使档案材料和信息得以不断的充实和完善。
同时现在人员流动性较大,所以需要加快人事档案信息的更新速度,使之与人员流转的速度相协调,从而实现人事档案信息的动态化管理,完成人事档案信息的电子档案的建立,使现代化手段在人事档案信息动态化管理过程中得以有效的建立,从而有效的提高人事档案的使用价值。
2.4 加强网络建设,构建信息平台,实现资源共享
建立干部人事档案网络化管理体系,按管理权限,逐层逐级建立干部人事档案局域网,通过局域网之间的相互联结,实行干部档案的网络化管理,确保干部人事档案管理的高效性。
实施人事档案现代化,首先是在人事管理机构中设置信息中心,履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。
建立规章,规范人事信息流动渠道,使信息中心成为人事信息的唯一收集和发布者。
人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖,人事信息资料信息量大、构成多维、要求精确、动态变化频繁、信息发布交流面广量大,建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。
信息中心要把人事信息库的建设和人事档案管理有机地结合起来,把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。
要实现这一目标,必须保证足够的技术人员储备,既熟悉人事业务又熟悉信息系统建设的专业技术人员是首选。
网络技术的应用是全面实现人事档
案管理信息化的技术前提。
要想实现人事档案管理的信息化,信息共享必须解决。
目前,高校校园网建设速度很快,网络技术支持基本到位。
必须充分发挥网络优势,以信息中心为枢纽,对信息需求者实行授权和分等级开放,实现信息服务的良性循环。
3 遵循安全性原则,迎接网络环境新挑战
(1)人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。
我们要采取有效措施和技术手段,建立档案数据备份和恢复机制。
在技术安全管理方面,应做到档案内部局域网通VYN与外网连接,以保证安全。
访问电子文件采取控制技术,对单位的档案资源,采用身份认证技术,防止非法访问。
加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。
一个是公开的加密密钥,另一个是严格保密的解密密钥。
发出电子文件时,使用收方的公开密钥,收方用只有自己知道的解密密钥解密。
防火墙控制访问者,在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。
为了安全,在计算机上设置只能读取状态而不能对软件、档案做任何添加、修改,防止档案的失真。
(2)人事档案工作的存在和发展是为了使人事档案得到有效的利用,对人事档案的利用是人事档案存在的动力和源泉,否则人事档案也没有存在的意义。
要想实现人事档案的利用,则需要提高人事档案的服务方式,使其从传统的管理模式中解脱出来,增加文化产品及个性化
的服务方式,从而使人们对人事档案的重要性有个清楚的认识,改变社会的人事档案认识上存在的不足之处,从而使人事档案的文化属性得以充分的体现出来。
4 人事档案信息化对保障人事档案知情权的促进作用
在现代化的管理模式下,人事档案的管理模式也要不断的进行改革,使其能够与时俱进,在法律法规的基础上,将人民群众的利益放到首要位置,其对人事档案管理工作的出发点和落脚点都以服务于人民群众的利益为主,增加档案信息的透明度,遵循以人为本的原则,对于一些信息可以向个人开放。
进行公开。
使个人清楚自己的档案里都有些什么内容,而且个人档案中的一些信息可以向个人进行开放,个人利用计算机进行档案的查阅,由于不会接触到原始人事档案,所以有利于保证档案实体的安全性。
5 结语
信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现机关单位的人事人才信息管理工作的社会化服务有着非常突出的现实意义。
机关单位档案管理人员要积极创造条件,尽快实现人事档案管理的信息化,实现机关单位的档案管理的根本变革。
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