电子文件对档案管理的挑战和应对
浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊
浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊随着信息技术的快速发展，电子文件逐渐取代了传统的纸质档案，成为档案管理的主要形式。
电子文件具有很多优势，但同时也存在一些不足之处。
接下来，本文将就电子文件对档案管理工作的利与弊进行浅谈。
电子文件的利于档案管理工作主要体现在以下几个方面。
首先是电子文件的便捷性。
电子文件存储在电脑或网络中，可以随时随地访问和传输，无需受时间和空间限制，大大提高了档案管理的效率。
其次是电子文件的安全性。
电子文件可以通过密码、加密等安全措施进行保护，防止未经授权的人员篡改或删除档案，确保档案的安全性和完整性。
再次是电子文件的可检索性。
电子文件可以通过关键词、索引等方式进行检索，大大缩短了检索时间，提高了查找档案的效率。
电子文件还可以实现档案的备份和恢复，防止档案因灾害或其他原因遭到损失，保证档案的长久保存。
电子文件也存在一些不足之处，对档案管理工作造成一定的影响。
首先是电子文件的易丢失性。
电子文件存在于各种存储介质中，如电脑硬盘、U盘、云盘等，如果遇到设备故障、意外删除等情况，电子文件可能会丢失，给档案管理带来困扰。
其次是电子文件的易篡改性。
电子文件在传输、存储和编辑的过程中，难以避免被篡改或伪造，对档案的真实性和准确性带来风险。
还有一点是电子文件对技术要求较高。
电子文件的管理和维护需要一定的技术支持，如果没有相应的技术人员进行维护，可能导致文件管理出现问题。
电子文件对档案管理工作带来了很多便利和优势，但同时也存在一些问题和挑战。
为了更好地利用电子文件进行档案管理，可采取以下措施：建立完善的电子文件管理制度，明确电子文件的保存、流转和访问权限，确保电子文件的安全性和保密性。
加强电子文件的备份和恢复措施，确保档案的长期保存和可恢复性。
加强对电子文件系统的技术支持和维护工作，及时更新软件和硬件设备，保证系统的稳定性和安全性。
提高档案管理人员的电子文件管理能力，加强对电子文件管理的培训和学习，不断提升档案管理工作的水平和质量。
文书档案管理的现有问题及对策
文书档案管理的现有问题及对策文书档案管理是企业和组织日常工作中不可或缺的一部分，它涉及到文件的收集、整理、存档和检索等一系列工作，对于企业的运营和管理至关重要。
在实际操作中，文书档案管理也存在着一些问题和挑战，需要我们认真对待并制定对应的对策。
一、现有问题1. 纸质文件管理难题在许多企业和机构中，纸质文件依然是主要的文书形式，但纸质文件管理存在着很多难题。
首先是获取困难，纸质文件需要进行人工整理和保管，非常耗时耗力。
其次是存储空间的问题，大量的文件需要占用大量的办公空间，给企业造成额外的压力和成本。
纸质文件容易丢失，管理不当容易导致文件遗漏或错放，给企业的管理和运营带来风险和不确定性。
2. 电子文档管理挑战随着信息技术的发展，越来越多的企业开始采用电子文档管理系统。
电子文档管理也存在着一些挑战。
首先是数据安全问题，电子文档容易受到黑客攻击或病毒侵扰，一旦文件丢失或泄露将带来较大的损失。
其次是信息检索困难，电子文档数量庞大，如果没有一个良好的管理系统，文件检索将变得非常困难，严重影响工作效率。
3. 文书档案管理流程不畅在许多企业中，文书档案管理流程缺乏规范和标准，导致文档处理效率低下。
在文件的存档和检索过程中，经常出现文档遗漏、错放或者重复存档等情况，给文件管理带来诸多问题。
由于缺乏有效的审批流程，文件审核和归档往往存在着混乱和不规范的情况，使得管理者难以了解和掌握企业的真实情况。
二、对策建议1. 推动数字化转型针对纸质文件管理难题，企业需要积极推动数字化转型，将纸质文件逐步转化为电子文档进行管理。
通过建立电子文档管理系统，可以提高文件的存储效率和管理水平，降低管理成本和风险。
电子文档系统还可以提供数据备份和加密功能，加强文件的安全性，有效解决了纸质文件管理中存在的诸多问题。
在推动数字化转型的企业还应当完善文档管理流程，确保文件的整理、归档、检索等环节能够规范有序地进行。
建议企业应当建立文件管理的标准规范，明确文件的存档标准和归档位置，规定文件的审批程序和流转路径，以确保文件管理流程的合规性和有效性，提高工作效率并减少错误发生的概率。
电子文件档案管理面临的问题及对策探讨
３解决对策的分析
针对上文分析 的电子文件档案在 管理过程 中会 出现的种种问题 ， 必须要找到合理地解决措施 ，才能够使 电子档案更好地为人们工作服 务。
３ ． １确 立一 个统 一 的管理标 准
随 着 计 算机 技 术 继 续 向前 发 展 ， 每 年 都 会 出现 更 多 的 电子 档 案 需 要 归档 、管理 。管理部门在接受这些弟子档案的时候 ，需要对其真实 性 、原始性进 行严格 的把 关 ，采取科 学的方式来 对其进行鉴 定 。 目 前，很多国家都采取的是 “ Ｎ Ｏ Ａ Ｒ Ｋ 文件登记簿 ”的标准，这是标准是对 电子文件做 出的具体规范。我 国在管理 电子档案的时候，应 该针对我
作为一份档案，其最重要的两个属性就是原始性和真实性 ，电子 文件档案 同样也不例外 。若是该档案采 用纸质化 的制作方式 ，很容易 就能够分辨 出该档案是否是原始档案 ，内容是否 是真实 的。但是在形 成 电子档案的时候 ，人们可 以任意就改变档案当中的具体 内容 ，并且 不容易被外界看 出来 。同时 ，电子档案并不是和其载体密不可分，其 旦离开了原有 的载体 ，原始性就易受到破坏，在这样 的情况下 ，人 们就很难分辨出这个档案是否还是原始、真实的档案。
来 ，或者 内容被伪造 。同时 ，在 平时管理 、保存 、接 受一些 电子 文 件档案的时候 ，很容 易受到病毒的影 响，尽管很多 电脑都安装了防火 墙系统，但是 目前熟练计算机技术的黑客众 多，对于简单的防火墙系 统，很容易就能够将其攻破 。因此，在电子文件管理方面存在 了很大 的 安全 隐 患 。
一
ｌ － 备 份 制 度 的设 定 在 电子档案制作完毕之后 ，需要通过存储媒介完成对 电子档 案的 备份工作。因为 电子档案在管理过程 中会 受到各种安全隐患的影响， 存在很多不稳定的因素 ，比如会存在人为的恶意破坏 ，黑客攻击窃取 档案等，因此，必须在制作完成的时候就立 即进行备份工作。 ２ ． 安排专门计算机负责电子档案管理 用 来负责管理 电子档案的计算机必须具有针对性 ，其 只能用作管 理工作 ，并且要安排 专门的负 责人来进行管理，做 到专人专机 。采用 这一 中做法能够极大程度地提高 电子档案管理过程 中的安全性：如果 这 台计算机除 了档案的管理 ，还承担上网传递资料的作用 ，就容 易受 到其它传入信息的影响，受到其附带病毒的攻击，造 成电子文档 的破 损 同时 ，计算机负责事物过 多，会造成 内部数据 资料的混乱 ，出现 误删重要信息的现象。 ３ ． 对于重要文档的保存 ，可以采用两部及其 保存 重要文档 的计算机 ，并不一 定能够 保证 随时随地 都稳定运 行。针对 这一问题 ，可 以采用双机 备份 的放放 。当其中一台计算机 出 现故障 ，无法运行 的时候 ，另 一台计算机可 以迅速投入 工作 ，就 不 会导致 电子档案管理工作 出现断裂， 电子档案也 能够完整地被保存下
大数据时代档案工作的机遇、挑战与应对策略
大数据时代档案工作的机遇、挑战与应对策略一、大数据时代档案工作面临的机遇1、有利于社会档案观的形成。
档案事业由“国家模式”逐渐转变为“社会模式”是新时期我国档案工作的风向标，这既是档案部门内部主动变革的需要，又是外部环境驱动的结果。
大数据更是为这种内部变革和外部驱动提供了新契机，对社会档案观的形成起到了促进作用。
大数据的核心在于从海量的数据中挖掘价值，这将为档案价值的进一步发现和提升，提供了新的方法。
档案馆的馆藏资源无疑就是一个海量的大数据，如何从如此庞大的数据资源中提取有价值的档案知识、信息，如何对分散的海量数据进行组配并挖掘信息价值，这是大数据应用于档案工作必须解决的问题之一，即如何帮助用户挖掘他们所需要或者关心的分散于海量档案数据中的信息价值，如何激发用户的潜在需求。
毋庸置疑，在这一过程中档案价值将会得到进一步扩展和提升，同时社会公众也将会倍感档案资源的重要性和亲民性，一旦这样的档案意识逐步成型，档案社会观将得到广泛认可。
2、为电子文件的有效管理开辟新途径。
如何有效保障电子文件的真实性一直是困扰电子文件管理的一大难题，而且该难题至今尚未得到很好地解决。
电子文件每年呈指数增长，其量大惊人，对电子文件的真实性鉴定无法采用传统的“直接鉴定法”，因为这样操作会消耗大量的人力物力，投入成本过高。
大数据在处理海量数据和分析复杂数据方面具有超强的能力，大数据技术能够提升电子文件管理的有效性，为保证电子文件的真实性提供新的技术路径。
此外，大数据技术框架中还可以借助云平台提升档案数据处理的及时性，保证电子文件管理的及时性，防止电子文件游离于监管之外或者流失。
3、促进档案工作的变革和档案理论的创新。
我国档案工作可以归纳为“八大环节”或者“管”和“用”两大方面。
无论是在档案工作的各业务环节，还是在管和用上，我们都离不开“卷”或“件”这样的档案保管单位，传统档案管理的科学性在某种程度上需依托于特定的基本单位。
而随着大数据时代的到来，以“卷”或“件”为单位的档案管理方法或许已经无法适应一些特殊情况。
档案工作存在的问题和困难
档案工作存在的问题和困难一、引言随着信息技术的快速发展，各行各业纷纷数字化转型，档案管理也逐渐进入了数字化时代。
然而，尽管数字化档案管理带来了许多便利和效率提升，但我们也不能忽视其中存在的问题和困难。
本文将探讨档案工作存在的问题和困难，并提出改进措施。
二、存储和保护问题1. 数字化档案存储空间有限：在数字化时代中，大量电子文件产生的数据量与日俱增。
然而，传统的存储设备容量不足以满足长期保存和管理的需求。
2. 数据安全性面临挑战：由于网络攻击风险加剧，档案信息的泄露和损坏成为一个严重问题。
黑客破解、病毒感染以及自然灾害等事件都可能导致数字档案受损或遗失。
三、整理和分类问题1. 数据质量参差不齐：由于数据录入过程中的人工操作错误或技术问题，数据质量往往参差不齐。
这给之后数据检索、应用分析等工作带来了困难。
2. 缺乏统一的分类标准：数字化档案管理中缺乏统一的分类标准，可能导致不同部门、不同系统之间的档案难以互通共享，降低了档案资源的利用率。
四、检索和利用问题1. 检索速度不足：传统的检索方式往往是基于关键词搜索，但由于数据量庞大和搜索算法设计不够优化，导致检索速度较慢。
这给日常办公效率和信息查询带来了阻碍。
2. 知识获取难度增加：在数字时代，各个领域都在积极创造和产生知识。
然而，对于普通人员而言，获取有效的知识却变得更加困难。
档案作为重要的知识载体，在信息爆炸时代如何快速准确地获取相关知识成为一个挑战。
五、解决方案和改进思路1. 提高存储容量并加强安全措施：为了应对数据量持续增长以及保护数据安全风险，可以考虑采用云存储技术，并且加密和备份重要档案以确保数据完整性和安全性。
2. 标准化数据录入过程：通过培训员工、引入自动化工具等方式，提高档案数据的质量，确保其准确性和规范性。
同时建立统一的分类标准，便于不同系统之间的互通共享。
3. 引入智能检索技术：利用人工智能和大数据分析技术，改进档案检索速度，并提供更精确的搜索结果。
数字化档案管理
数字化档案管理随着信息时代的到来，数字化档案管理成为了一种新型的管理方法，它将传统的纸质档案数字化，以便更加便捷和高效地进行管理、利用和传播。
数字化档案管理不仅能够促进信息的共享和交流，还可以提高档案的保存和利用效率，使得珍贵文献得以更好地保存和传承。
一、数字化档案管理的概念数字化档案管理是指将传统纸质档案转化为数字形式，应用信息技术手段对其进行处理、存储和管理的过程。
数字化档案管理可以实现档案信息的全面、准确、方便和快捷的存储、查询、检索、共享和传播，并保证档案信息的完整性、真实性和可信度。
二、数字化档案管理的优势1、提高管理效率数字化档案管理可以消除传统档案管理中的一些不便之处，如保存空间受到限制、查阅速度较慢等问题，从而提高档案管理效率。
2、节约成本数字化档案管理不需要大量的人力和物力，只需要一部电脑和一些存储介质就可以完成，可有效节约成本。
3、易于存储和传输数字化档案管理可以采用网络传输技术，将档案信息传输到任意的地点，实现档案共享和交流，并能够较大程度保证档案安全不丢失。
4、便于检索数字化档案管理可以通过电子检索的方式进行查询，无需翻阅大量的纸质档案，方便了查询操作。
三、数字化档案管理的实现步骤1、档案数字化前的准备（1）确定数字化档案管理的意义和目标；（2）建档管理；（3）准备扫描仪和扫描器；（4）制定数字化标准。
2、数字化档案的处理（1）将纸质档案扫描转化为电子文件；（2）对电子文件进行质量检查；（3）建立数字化档案数据库。
3、数字化档案管理（1）建立数字档案库；（2）进行数字档案信息的编目；（3）查阅和管理数字化档案。
四、数字化档案管理的应用范围数字化档案管理适用于各种类型的档案，包括历史、文化、科技、环保、人口、土地等方面的档案。
在文化艺术、科学研究、教育传媒、信息管理、金融证券、社会保障等领域都有广泛的应用。
五、数字化档案管理存在的挑战数字化档案管理虽然有着许多优点和好处，但也存在着一些挑战和问题：1、数字化档案的安全问题：数字化档案一旦遭到黑客攻击或系统损坏，则数据无法保护，档案安全得不到保证。
档案存在的主要问题及采取措施
档案存在的主要问题及采取措施引言：档案对于组织和社会的重要性不可忽视。
它们是记录历史、管理信息和保护权益的重要工具。
然而，随着信息时代的发展，档案管理面临着新的挑战和问题。
本文将讨论档案存在的主要问题并提出解决方案，以确保有效的档案管理。
一、电子化与传统档案存储方式之间的平衡随着数字化技术的不断发展，电子化存储方式逐渐成为主流。
然而，在电子化存储方面仍存在一些问题，如数据安全、格式兼容性等。
此外，传统纸质档案也因其稳定性和长期保存能力而仍然被广泛使用。
解决方案：1. 建立有效的数字安全体系：制定安全策略、加强防火墙、备份数据等。
2. 确保电子文件格式兼容性：采用标准化格式，并制定迁移策略。
3. 统筹利用纸质与电子档案：根据需求和实际情况选择合适的存储方式，并建立相应管理系统。
二、档案归集与索引的管理难题档案归集是指将散乱的文件整合为有序的档案，而索引是指为了方便检索和使用，对档案进行分类和标记。
然而，在实际操作中，归集与索引的过程常常面临复杂性、工作量大、易出错等问题。
解决方案：1. 制定统一的归集和索引规范：减少不必要的混乱和错误。
2. 建立专业团队并提供培训：确保人员具备足够的专业知识和操作技能。
3. 引入先进的自动化技术：如OCR扫描仪、智能分类系统等，可以提高效率和准确性。
三、档案保存期限与安全性之间的平衡不同类型的档案保存时间长短各异。
对于保留期限已满或无需保留的档案，及时清理是十分必要的。
然而，在清理过程中也可能存在数据泄露、遗漏重要信息等风险。
解决方案：1. 制定明确的保存期限政策：根据法律法规或组织内部规定制定统一标准。
2. 定期审查更新政策：参考最新信息保护和隐私相关规定，确保规定符合最佳实践。
3. 实施有效的审计和监控机制：严格控制档案访问权限，追踪档案操作历史。
四、档案数字化管理的难点档案数字化管理指的是将纸质档案转换为电子文档，并建立相应的管理系统。
这项工作需要进行大量扫描、分类和建库等操作，而且需要投入大量的人力、物力和财力资源。
电子档案管理难点及应对策略
电子档案管理难点及应对策略作者：王志敏来源：《办公室业务》 2017年第6期【摘要】信息技术的飞速发展和广泛应用使得电子档案在档案工作中占据着越来越重要的地位。
如何更好地管理、保存和利用电子档案已经成为档案工作者必须面对的新课题。
【关键词】新形势；电子档案管理；问题；应对策略一、电子档案管理中存在的问题（一）电子档案易删改，真实性难以保障。
由于计算机支持的信息网络、信息高速公路、多媒体技术、传真技术、光盘技术等都面临着安全防护问题，这导致了立足于计算机技术的电子档案在输入、存储、传输和提供利用过程中也同样存在信息失控、污染、干扰、过剩、丢失、窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，其真实性也易受影响。
（二）电子档案易传输，文档内容易被窃取。
当前，我们已经进入网络时代，互联网已经涉及各行各业。
网络的互联互通给信息的传输带来极大便利，用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件，同时，一个网络终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。
这种技术对于在一段时间内需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的挑战。
（三）电子档案依赖一定介质、技术，存储易受技术变化影响。
众所周知，电子档案依赖于计算机技术和信息产业，而现代科技发展速度极快，日新月异的多媒体技术使电子档案的技术环境及存储结构更加复杂。
存储于某些电子设备中的档案材料，必须考虑保管周期问题。
比如，设备及技术更新就会给电子档案的长久保管带来很大困难。
（四）缺少国家标准，电子档案管理软件不统一。
近些年，信息技术产业发展迅速，在市场上销售的和各单位、各部门使用的处理文档数字化的软、硬件工具门类众多、品种繁杂，加上政府部门在公文处理办法中采用何种手段目前未作硬性规定，致使形成的电子文件数据格式、版式无标准可依。
档案系统各地区、各单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。
只有把收到的电子文档置于一个适用于移交、保管、分类、存储、调阅、打印的统一标准之下，档案部门才能真正实现方便快捷的计算机管理。
电子化档案管理办法
电子化档案管理办法1. 引言随着信息技术的迅速发展和应用，传统的纸质档案管理方式已经无法满足日益增长的信息管理需求。
为了提高档案管理效率和安全性，越来越多的机构和组织开始采用电子化档案管理方式。
电子化档案管理办法是为了指导和规范电子化档案的创建、组织、传输、存储、检索和保护等工作，确保电子化档案能够有效管理和使用。
2. 电子化档案的定义电子化档案是指将纸质档案经过数字化处理，在计算机系统中以电子形式来组织、存储、传输和使用的档案。
电子化档案采用数字化方式存储和管理，具有易于保存、传递和检索的特点，并能够利用信息技术手段高效地进行管理和利用。
3. 电子化档案管理的原则3.1 安全性原则电子化档案管理应确保档案内容的保密性、完整性和可靠性，采取相应的技术和措施防止非法存取和篡改，避免信息泄露和滥用。
3.2 可追溯性原则电子化档案应具备溯源能力，能够记录和追踪档案的来源、创建时间、修改历史等相关信息，确保档案的真实性和可信度。
3.3 可访问性原则电子化档案应保证合法用户能够便捷地访问和使用档案信息，提供灵活的检索、浏览和打印等功能，确保档案的及时获取和有效利用。
3.4 持续性原则电子化档案管理需具备档案持续管理和迁移升级能力，确保档案数据长期保存和持续可用。
3.5 合规性原则电子化档案管理应符合法律法规和相关规范要求，遵循信息安全和隐私保护相关规定，确保档案管理工作合法合规。
4. 电子化档案管理流程4.1 档案数字化将纸质档案经过扫描或拍摄等方式转换为数字化形式，保存为电子文件，包括图像文件、文本文件、音视频文件等。
4.2 档案组织对电子档案进行分类、目录化和标引，制定合理的组织结构和命名规则，确保档案信息的有序存储和检索。
4.3 档案存储选择合适的存储介质，建立档案存储系统，做好档案数据的备份和容灾工作，确保数据安全和可靠性。
4.4 档案传输通过网络或其他通信手段，将档案数据传输到需要的地方，确保信息的及时传递和共享。
档案管理工作中的挑战与解决方法总结
档案管理工作中的挑战与解决方法总结档案管理工作中的挑战与解决方法总结随着科技的发展，档案管理工作变得愈发复杂。
在2023年，“数字化”、“信息化”、“网络化”等新兴词汇已成为档案管理的关键要素。
不管是电子档案还是纸质档案，都要依靠计算机技术来管理和储存。
然而，档案管理的现实情况远不如人们期望的那样简单。
本文将结合我国档案管理工作的实际情况，总结其中的挑战及对应的解决方法。
一、档案崇拜带来的挑战近年来，社会上出现了一种“档案崇拜”现象。
在这种现象的推动下，大量公文、文件、合同等纸质档案涌入了档案室，给档案管理带来的压力加大。
这些档案较多时间不会被查阅，长时间的存储会导致储存空间的飞速消耗，而且并不易于管理。
对此，我们可以采用数字化技术，将这些档案转换为电子档案，在不容易管理的情况下易于查阅与维护。
如此一来，我们就能在实现档案管理的要求上获得巨大的便利性，同时也避免了大量纸质档案存储所带来的问题。
二、档案维护难度加大的挑战档案管理不只是将原始档案储藏于暗藏的地方，管理范围和难度也在扩大。
在面对数学、工程、管理等众多门类的不同档案时，很难在专业范围内掌握所有的档案。
这就需要档案管理员在管理档案时，与相关专业人员保持联系，掌握不同领域与类型的档案查询方法，及时修复与备份数据，减少档案误操作与出现的瑕疵。
三、档案泄露的挑战档案泄露对于个人或机构本身都将可能带来深远的影响。
在数字档案时代，档案泄露风险变得更显著了。
以下是几个常见的泄露渠道：1. 恶意攻击：黑客入侵互联网的服务器、电脑等终端，窃取机密文件信息，进而泄露。
2. 人为疏忽：员工在处理档案过程中，忘记锁定电脑或手机，甚至在处理机密档案时外出或将客户信息随意放置。
3. 网络扫描：利用安全漏洞扫描网络上保存的档案，获取敏感信息。
针对这些威胁，档案管理员应从以下几个方面进行策略制定：a. 对档案的安全进行评估与管理，锁定危险点，对于重要档案，采取加密、备份、访问控制等手段。
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摘要：本文通过从多个方面深入分析电子文件对传统档案管理的冲击和挑战，提出了重新认定电子文件原始性的思路和方法，同时提出了依靠技术措施和管理措施双管齐下的手段维护电子文件的原始性，保证档案在新条件下的有效管理。
关键词：电子档案原始性
传统档案管理以纸质文件材料管理为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则。
而计算机技术应用在档案管理中，特别是电子文件对传统档案管理提出了挑战。
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。
它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：
1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；
2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；
3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；
4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
一、电子文件对传统档案管理的挑战
正因为传统文件和电子文件自身特点不同，电子文件对传统档案管理提出了全新挑战，具体表现在以下方面：
（一）电子文件对传统档案管理制度的挑战
纸质档案管理已非常成熟，形成了较为完善的工作流程及方法、原则，但这些都受到全新的工作对象电子文件的挑战。
电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，形成后，存贮至办公信息数据中，由档案人员、技术人员共享。
这就使得文件、档案间不再有明显的界限。
例如，文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。
而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。
因此，它对计算机有很强的依赖性。
如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是办理完毕，具有保存价值的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
（二）电子文件对传统档案管理分类的挑战
由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。
不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
（三）电子文件对传统档案管理价值评价的挑战
由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。
根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。
因此，其鉴定、管理方法亦无定论。
（四）电子文件对传统档案管理中本质属性的挑战
原始记录性是档案的本质属性。
其表现在档案的内容和形式两方面，如当事人的亲笔手稿等，表现出真实的原始性。
在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算
机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。
（五）电子文件对档案管理理论研究内容的挑战
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。
以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。
原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。
所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。
如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
二、对电子文件对档案管理挑战的积极应对
原始记录性是档案的本质属性，这是档案管理的核心。
（一）重新认定电子文件的原始性
电子文件无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为它建立一个新的原始性概念。
对于一份电子文件来说，只要它的内容是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。
仍将是电子文件转化为电子档案，全面行使历史记录和社会记忆功能的根本，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。
（二）确保电子文件原始性的技术措施
电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的。
随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。
（三）确保电子文件原始性的管理措施
在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。
建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。
电子文件全过程管理中有关维护其信息安全方面的措施。