《秘书实务》讲义

简答题

简述学习秘书实务的意义。

学习秘书实务的意义有以下几个方面：

①学习秘书实务，有助于为社会培养应用型秘书人才；②学习秘书实务，有助于满足两领导工作的需要，③学习秘书实务，有助于提高秘书工作质量和效率。④学习秘书实务，有助于理解秘书专业其它课程的相关知识。

什么是秘业务活动？就其结构来看，秘书业务活动由哪些要素构成？

秘书业务活动，就是秘书和秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。秘书业务活动就其结构来看，由以下要素构成。①秘书人员，即从事各项秘书专业工作的专门人员。这是秘书业务活动的主体要素，也是秘书业务活动的主导要素。②专业工作，即秘书和秘书机构的日常业务，这是秘书业务活动的客体要素，也是秘书业务活动的载体要素。③工作规范，即秘书业务的工作程序和操作规程，这是秘书业务活动的中介要素，也是秘书工作效能的保证要素。④领导意图，即领导者对完成某项业务的意见，倾向及企图，这是秘书业务活动的潜在要素，也是开展秘书业务活动的依据要素。⑤工作环境，即秘书业务活动的运行空间及时间，这是秘书业务活动牟外在要素，也是秘书业务活动的随机要素。

秘书实务的性质是什么？表现在哪些方面？

秘书实务的性质是专业性，表现为以下几个方面：①秘书职业的专业化，在蓬勃兴起的职业中，秘书职业日益成为一个常青的，备受社会表睐的热门职业，既然是一门职业，其工作内容必然表现为专门代趋势。

②秘书业务的常规化。在常期的秘书实践中，经过秘书和秘书机构的积累及总结，有些成为常规性专业工作，有些则成为非常经验或有章可循的秘书业务，如文字工作，方书工作，会议工作，接待工作和信访工作等。实践证明，愈常规化的业务，愈具有专业化的性质。③秘书职能的具体化，秘书职能是秘书活动的任务，职责。作用和效能的统称，它从总体上规定着秘书和秘书机构工作方向，活动范围和行为的准则，回答“做什么”和“做得怎么样”的问题。实践证明：愈具体化的业务，愈具有专业化的性质。

学习秘书实务的目的是什么？

学习秘书实务的目的有以下三个方面：①通过自学和考试，系统地掌握秘书实务的基本理论，基本知识和基本技能。②通过自学和考试，懂得各项秘书工作的法规、规章和制度。③通过自学和考试，懂得自学和考试，懂得各项秘书业务的工作内容、程序和操作方法。

学习秘书实务应采哪些方法？

学习秘书实务应注意运用以下几种方法。①学习秘书实务同学习相关学科相结合的方法，应考者应把学习秘书实务同学习其他学科结合起来，从中分析相关学科之间的区别与联系，进一步理解秘书实务的概念、原则、规范、程序和方法等内容。运用这种方法，不仅可以帮助方兴未艾考者从整体上把握秘书实务，而且还可以帮助应考者从联系中把握相关学科，易于收到良好的学习效果。②学习秘书实务同实地调查相结合的方法，秘书实务是一门直接源于秘书实践，并直接指导秘书实践的学问，学习秘书实务固然要认真理解并消化各项秘书业务知识，做到融会贯通，但也要面向实际，注重调查研究，向秘书工作者学习，把书本知识同实际经验融为一体。③学习秘书实务同实际操作相结合的方法，开设秘书实务课程的直接目的，就是使应考者通过自学和考试，能够学会处理各种秘书业务，逐步成为秘书山岗位上的业务能手。因此，必须把学习秘书实务与动手实际操作结合起来，善于把学到的运用到实际工作中去，将知识转化为力量。“秘书无休息日”的正确含义是什么？

“秘书无休息日”是指只要领导工作需要，或仍有急办之事而未出手，即使是双休日或节假日，秘书也必须继续工作，直至完成任务为止，秘书工作的这种“无定时”特点，一方面要求秘书必须有健康的身体，另一方面要求秘书必须有奉献精神。

上班之前，秘书应对昨天的工作做哪些回顾？

一班之前，秘书应对昨天的工作作如下回顾：

①在业务已处理完毕的事务中，哪些是自己满意、对方满意，领导满意的。②在业务已处理完毕的事务中，哪些是不为自己、对方、领导者所满意的，对于工作中的失误或失败，秘书不必有惧怕心理，因为完全令

人满意的事情难以做到，更何况评估秘书工作优劣的标准常常因而异，而且多带有感情因素，因此，秘书要有自知之明，不拒绝批评。③在尚未处理完结事务中，秘书应根据轻重缓急区分主与次、先与后，从中确立哪些事务必须当日了结，对尚须继续处理的遗留之事，秘书于当日上班之前必回顾其经办的过程，已经取得的成绩，曾经遇到的困难及其中的缘由等。

秘书日常事务有哪些类型？如何分别处理？

秘书日常事务的类型及处理方法：①急办之前，即当日必须办结的事项，如重要会议的组织，与重要人物的约会，紧急文件的办理，限期答复的电话，实发性事情的处理，等等。对于这类急办事，秘书要优先处理，无论如何也不能延误。②必办之前，即当日必须办理，但不必当日办结的事项，如例行文件的制发。例行会议的组织，例如活动的协调，例行报表的编制，等等。对于这类必办之事，秘书也要抓紧处理,便可置于次要地位。③缓办之事，即当日可着手办理，但可延缓办理的事项，如某些有期限要求，但无须立即办结的事项，对于这种缓办之事，秘书要利用空余时间，顺便予以办理。

这三类事务，不是彼此孤立和一成不变的，随着时间的推移、条件的改变和领导意图的变化，三者的主与次，急与缓，先与后，也会发生位移，秘书要随机应变，见机行事。

简述秘书下班之前“突击未了事宜”的范围。

秘书下班之前“突出未了事宜”的范围。大致有以下几个方面：①某些重要而复杂的事项，难以在当日办结，但又必须在当日办结。②某些事项虽然简单易行，也无关大局，便属不动声色领导者的临时交办，又务必在下班之前办结。③某些出人预料的突发性事件，一旦发生在下班之前，必须迅速处理。④上级组织突然下达的批示。或合作单位突然提出的要求，而且又必须立即贯彻或答复，等等。

简述秘书记录当日大事的注意事项高。

秘书记录当日大事应注意以下几个方面：①及时，当日事当日记录，不拖延，不积压。②客观。内容与事实要相符，不可靠想像。推测去做记录。③全面。记录当日大事，要反映工作全貌。④记录大事要简明扼要，使人一目了然。

秘书整理文件资料的内容有哪些方面？

秘书整理文件资料的内容有以下几个方面：

①秘书在浏览文件资料的基础上，要对其初步加以分类、排序和存放，凡需要领导者及有关部门当天阅知或批示的文件，秘书要及时发送。②凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保密柜里，并注意上锁，以防泄密。③凡当天收到的报纸，杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其各就各痊位。

何为方字工作？

`文字工作，可以作为广义与狭义的理解。广义的文字工作是泛指一切以制作书面语言为生的职业技能活动。如新闻记者，报刊编辑工作，图书编辑的工作等。狭义上的文字工作，是特指秘书用书面语言代行政领导或领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动，如为机关起草的各种文书，代领导起草各种讲稿，记录各种公务活动，审核各种文稿等。

简述文字记录的一般过程。

文字记录的一般过程：①备好笔和纸，随时准备记录，记录时，应使用国家档案部门推荐的笔和专门设计的记录的用纸及统一制发的保密记录本。

②用心倾听和判断，快速做出记录，秘书应领会到发话者说话的内容及言外之意，并学会多种记录方法，特别是快速记录法。③及时补充和修改，认真整理记录，秘书整理记录时应注意：要忠实于发话者说话的愿意，尽量保持有的有的原话，原貌，不可随意增删，更不可推测和想像；要体现发话人的语言特点；在不背离原意的前提下，记录人可以从语法，修辞等方面进行技术性的加工或润色，使整理后的记录稿从字顺、层次清晰，具有一定的可读性。

简述文字工作的特点。

特点：①写作活动的受动性，秘书的写作活动，一般受制于领导者或领导机关，而非秘书的自主行为。②思维形式的抽象性。秘书在撰拟文书时，主要是运用抽象思维，即通过概念、判断、推理等逻辑形式，对事物进行分析，综合、归纳和论证，并以规范的书面语言加以表达。③表达方式的综合性，秘书的写作主

要是撰拟文书，其表达方式是以说明为主，兼有记叙和议论，至于抒情和描写的表达方式，则不为文书写作所采用。④成文过程的程序性。秘书的写作活动，有着严格的先后次序，其中间环节既不可疏漏，又不可跳越，必须环环相扣。

简述文稿撰拟的宏观过程。

分为三个阶段：①文稿撰拟的朦胧阶段，指秘书从事文字工格的初期所经历的一段尚未入门的写作过程。在这一阶段，秘书每每提笔撰拟文稿时，心理压力较大，不知如何落笔，更不会布局谋篇，初稿常常要经过较大的改动。②文稿撰拟的模仿阶段，指秘书从事文字工作的中期所经历的一段尚不自由的写作过程，在这一阶段，秘书已具备了一定的写作知识，也积累了一定的写作经验，并能胜任一般文稿的撰拟，但尚不能得心应手，还须仿效现成的文书或由他人指导，学着去写。③文稿撰拟的自如阶段，指秘书从事文字工作的后期所经历的一段胜任裕如的写作过程，在这一阶段，秘书已经具备了丰厚的写作知识，也积累了很多的写作经验，并能出色地完成各种文稿，特别是大型文稿的撰写任务。这标志着秘书在文稿撰拟上已经进入到成熟时期。

在文稿的草拟阶段，拟稿人应注意哪些问题？

①讲究语法。一篇上乘的文稿。应做到用字规范，遗词达意，造句简洁，无语法错误。②讲逻辑，。无论是分析情况，论述问题、还是列举事实。阐明道理，都有必须做到概念明晰，判断准确，推理合理，不出现逻辑错误。③讲究格式。文书的格式，有的是明文规定，有的是约定俗成的，有、不论是哪种情况，拟稿人都必须讲究格式，如稿纸的规格，书写的式样，以及字形，字号的选用和组合等。

简述文字工作的意义。

①秘书的文字功底，是秘书的基本素质。②秘书的文字表达能力，是秘书首要能力：各级机关制发的文书，大都是首先由秘书撰拟，然后由领导人签批发出；各级领导机关对内、对外的指示、通知也大都采用文书的形式，而这类文书的撰拟，也往往首先出自秘书之手；由秘书撰拟的各种文书在其办结之后，便成为国家或单位档案资料的重要来源之一，具有一定的历史意义。③秘书的文字工作，是地对领导工作的重要补偿：秘书的文字工作，是对领导者知识智能的补充与延伸；秘书的文字工作，是对领导意图的完善和升华；秘书的文字工作，是对领导者精力和体力的减轻与节省。

简述文书工作的广义与作用。

文书工作，是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理和保管的全过程，也称为文书处理或文字管理，文书工作具有以下作用，

①做好文书工作，可以提高文书的质量。②做好文书工作，可以控制文书的总量。③做好文书工作，可以加快文书的运转，④做好文书工作，可确保文书的安全，⑤做好文书工作，可以促进档案管理。

简述用印的含义及注意事项。

用印，是指在印刷好的公文上加盖发文机关印章，

应注意以下几点：①应检查原稿上有无领导人签字，有领导人签字并确认符合规定的，秘书人员才能在制成的公文上加盖机关印章。②加盖印章的公文份数要与原稿标明的印制份数相同，多余份数不得盖章。③用印位置和顺序应符合有关规定，应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期，即印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，谓之“骑年盖月”。④盖印必须端正清晰。不可歪、倾、斜、偏或模糊不清，用印后，要注意同公文首页的发文机关标识核对，防止张冠李戴。

简述文书工作的原则。

文书工作的原则：①准确无误，准确无误是文书工作的质量要求，也是第一位的要求。②及时迅速是对文书工作的时效要求。③安全保密，安全保密是对文书的可靠性要求。④力求精简。精简文书，是对文书的数量要求。⑤集中统一。集中统一，是对文书的组织要求。⑥党政分开。党政分开，是支对文书工作的政治要求。

简述公文立卷的方法。

公文立卷，主要采用按照文件的特征，联系和保存价值进行卷组合的方法，即按作者特征立卷。按问题特征立卷，按时间特征立卷，按文种特征立卷，按通讯者特征立卷，按照地区特征立卷，在实际工作中，经

常采用几个特征结合运用的立卷方法。

什么是信息与信息工作？

信息有广义和狭义之分，广义的信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述，狭义的信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用的知识，信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。

信息的特征有哪些？

信息的特征：①客观性。由于事物质的特征及其发展变化是一种客观存在，因而反映这种特征及其发展变化的信息也是客观的。②时节效性。信息的价值在于把一人，一时，一地，一事的信息，传递给更多的需求者，而且用户对信息有特定的需求，客观上就造成了信息的时限要求，信息的价值是随着时间而变化的，过了时限，信息就失去了作用。③共享性。物质在交换过程中会发生位移，原来的所有者失去该物质，信息则不然，新获得者固然得到了这一信息，但输出者也未失去这一信息。④可传输性。信息可以能过文字、声音、光、电等物质载体高难度效率，高质量地进行传递。⑤可加工性。信息既可以通过人的调研和加工不断扩充，也可以通过人的综合和加工发压缩，变为对用户有用的信息。⑥扩散性。信息富有渗透性，具有扩散的自发倾向。它总是力图冲破非自然的束缚，通过各种渠道和途径扩大其影响。

信息工作的基本要求有哪些？

①敏锐。秘书人员必须具有敏锐的信息意识，用信息人员所有的敏感性去做信息工作。②准确。信息的生命力在于真实准确，信息价值也在于真实准确。③及时。信息的价值与时效性关系极大，再好的信息如果错过了时机，就失去了自身的价值。④全面，坚持“两点论”，有喜报喜，有忧报。⑤适用。对信息的收集、加工和报送要有明确的目的，适应领导工作的需要。⑥经济。用较低的费用和简单的手段获取必需的，较多的信息

信息部门加工信息的渠道有哪些？。

①归纳法。就是从大量的原始信息中筛选出反映同一类问题的信息，合并联类项，写成专题信息。②浓缩法。就是在保证信息不变的前提下，把文字的冗长的信息压缩成简短的信息。③纵深法，即从纵的方面，按原始信息资料提供的某一主题层层副近，或按基某一活动的时间顺序，或按某一事件的历史进程生发开去，以搞清问题的来龙去脉。④扩充法。就是对残缺不全的原始信息加以补充，使之变为完整，有用的信息资料。⑤对比法。就是用对比的方法鲜明地反应出事物变化的特征，分为纵向比较和横向比较。⑥转换法。就是把比较抽象的内容转换成人们容易理解的事例，通过转换，达到通俗，形象，生动，典型，给人以深刻印象之目的。⑦图表法。有些原始信息资料中的数据有一定的规律性，秘书可以将这些数据制成图表，使人一目了然，既便于传递，也便于利用。⑧剪接法，就是从各信息点报送来的原始信息资料中，分别剪取其中的某一部分内容。按照一定的思想主题和逻辑顺序对接起来，形成一份全新的信息材料。

秘书部门获取信息的渠道有哪些？

秘书部门获取信息材料的渠道有：①信息网络渠道。②文书渠道。③书刊渠道。④调查渠道。⑤会议渠道。

⑥信访渠道。⑦科研渠道。⑧档案渠道。

简述信息提供的对象及它们之前的关系？

信息提供的对象具有多元化，①为本级领导机关提供信息，这是秘书信息服务的首要对象，秘书信息工作如同其它秘书工作一样，首先是为本级领导工作服务，为本级领导了解情况，正确决策，指导工作提供信息。②为上级领导机关提供信息，上级领导机关要了解情况，进行决策，必须依靠下级机关为其提供的信息。③为下级机关和基层单位提供信息，秘书部门负有为下级机关和基层单位提供的责任，通过信息指导服务同为基层工作。

“三个提供”之间的关系：①秘书部门要处理好为领导提供信息服务同为基层提供服务的关系，把反映基层重要情况的信息及时下情上达，使领导既便于掌握情况，又便于对基层工作给予指导，对全局工作有利，对基层工作也有利，二者是一致的。②秘书部门要处理好为上级领导机关提供信息服务同为本级领导机关提供信息服务的关系。既要积极主动地为上级机关提供大量的高质量的信息，又要把信息工作的落脚点放在为本级领导工作发挥参谋助手的作用上。“三个提供”是相辅相成，相互促进的。

信息储存的意义和要求有哪些？

①有利于充分利用信息资源。②有利于开发深层次的信息。③有利于提高秘书工作效率。

信息存储的要求有：①认真筛选。秘书在信息存储前必须从大量的原始信息中把那些具有政策性，指导性，苗头性，预测性的信息筛选出来，存储起来。②科学分类。秘书对存储的信息必须进行科学分类。以利于立卷归档，检索方便。③系统完整。秘书人咒必须用系统论思想指导信息存储工作，统筹兼顾。④坚持不懈。秘书人员要具有不急不燥、不怕麻烦、耐心细致、坚持不懈的精神。⑤便于检索，秘书存储信息时必须符合便于使用者检索的要求。

简述调查与研究的关系。

“调查”和“研究”是两个内涵不同而又紧密联系的概念。调查是指通过各种方式方法获取客观实际情况。了解客观事物的真相斩一种感性认识活动。研究则是指对调查材料进行曲分析归纳和思维加工，认识事物的本质和规律，找到解决问题的对策和办法，是一种理性认识活动。调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化。两者虽有先后之分，但又是一个互相联系，互相渗透，协调运动的有机整体，在进行调查时，必须伴随着初步的分析和研究，这样才能使调查的沿着正确的方向前进，在分析研究时，有时需要对一些问题进行局部的或进一步的补充调查，以便更全面地弄清事情的来龙去脉。

简述调研计划的内容。

①调查的目的和要求，调查的目的和要求是整个调查活动的出发点和归宿点，也是调研计划的指导思想和主要措施。②调查的范围和对象，调查范围的确定，要根据调查目的和要求，也要根据参加调查的力量，量力而行，还要根据所属单位的工作情况，调查对象的确定注意相对稳定性和连续性，如果是落实有关人员的政策，调查对象主要是当吉事人和有关档案及证明人；如果是总结验指导工作，则要选择有代表性的先进单位。

③调查的时间和步骤，一是要安排好下基层做调查的时间。主要应考虑基层的工作情况，一般不宜打乱基层单位原来的工作安排，二是制定工作进度表。

④调查的方式和方法。根据调查范围和对象不同，调查方式一般有全面调查，重点调查，典型调查和抽样调查，调查方法主要有个别交谈法，现场观察法，问卷调查法等，秘书应根据需要适当选择。

⑤调查的组织和分工。秘书调查一般有两种：一种是跟随领导人下基层调查，另一种是参加调查组的专题调查，无论哪一种调查活动，都有是一种有组织的集体活动，这就需要对整个调查组的人员组成和任务分工，作出科学合理的安排，调查组内部也要作明确分工，做到各司其职，各负其责，以便使调查工作高效而有序地展开。

简述秘书调研时选题的原则是什么？

秘书调研时选题的原则：①针对怀原则。所调研的问题要有实际意义，应领导决策之需，解工作实践之急。②创新性原则，选题要有新意，尽量选择别人没有研过或研究不多，不深的问题。③可行性原则。选择要考虑调查研的主客观条件，选择那些经过努力可以实现的课题。

秘书调研的原则：①点上调研与面上调研相结合，在调查研究中，必须把点上调研与面上调研结合起来，既要进行典型调查，又要进行全面调查，随时了解全局。②定性调研与定量调研的相结合，在调查研究中，只有把两者结合起来才能取得理想的效果。③直接调研与间接调研相结合，直接调研是主要的调研手段，间接调研是直接调研的辅助手段，二者有机结合，才能提高调研效率。④信息与调研相结合，调研是信息工作的重点和深化，信息又是点上调研的反馈和验证，因此秘书把信息工作与调研工作紧密结合起来，善于从信息中。①②③④⑤⑥⑦发现问题后进行调研，为领导服务。

简述调研成果转化的意义及途径。

调研成果转化的意义：①以文转化。把调研成果或融入领导的报告和讲话中，或引起领导的重视以文件下发，或形成规章制度和政策等。②以会转化。组织有关工作会议，促进调研成果的转化。

③以信息转化，把调研报告改编成方字简短的信息，或把调研报告中一部分作为信息上报给上级领导机关，往往能进入领导决策。

通④过报刊等新闻媒介，把无需要保密的调研成果宣传出去。这是转化调研成果的最有效方法。

简述秘书调查研究的意义。

①调研是做好秘书工作的基础，秘书和秘书部门的各项工作都离不开对实际情况的调查研究。调查研究贯穿于一切秘书工作的各个环节之中，是秘书和秘书部门经常性的重要工作，秘书只有始终搞好调查研究，才能提高工作效率，避免和减少工作失误。②调研是发挥秘书参谋作用的基本途径，秘书和秘书部门为领导工作服务。就必须向领导提供准确，全面，可靠的情况和建设性意见，当好领导的“耳目”和参谋，而这些情况和建议是靠调查研究，靠对实际情况的透彻了解和科学研究得出来的，可以说，调查研究是秘书辅助领导决策的关键环节。③调研是锻炼秘书能力的重要方法，调查研究是秘书人员向社会学习，向群众学习，认识世界，改造世界的最好办法，秘书人员通过调查研究，可以加深对党的方针政策的理解，可以向群众学习新鲜经验，可以锻炼和提高对事物的观察能力和分析综合能力，人际交往能力及写作等能力。简述调研报告的写作要求。

①内容真实，内容真实是写好调研报告的最起码要求，也是写作技巧运用的基本条件，这种真实性的主要表现在以下几个方面：一是材料要真实性；二是情况要真实，秘书在调研报告中要通过事实说话；三是针对性要强；四是思想方法要对头，要用辨证唯物主认和历史唯物主义的观点和方法分析调研资料；五是写意图要清楚，

②立意要新。一是主题要新，这样才能较好地反映现实生活中有代表性的事物发展的新思想新问题，才能对实现生活和工作具有指导意义；二是运用主题材料的手法要新，要把主题和主题材料统一起来，学会用主题材料阐明主题观点，用明确的主题观点统帅主题材料。③写作要精。一是结构安排要精巧，总的要求是照紧紧围绕主题材架子，做到中心突出，简明扼要、层次分明，有点有面，具体生动，切忌繁琐，空洞，笼统和现象罗列，二是语言运用要精炼，最基本的就是提炼好比喻性语言和群众语言，此外，调研报告还可恰到好处地引用诗句，典故，名言等语言，对揭示事物的本质阐明方题材思想，增强文章的准确性、鲜明性生动性，是很有意义的。④⑤⑥⑦

简述调研报告的种类。

①反映社会情况的调研报告。主要用于对社会政治、经济、军事、文化、科技等方面的情况予以调研，以期引起有关方面的注意，或为领导机关制定某项政策，确定某一理论直接提供资料和依据，②介绍新生事物的调研报告，订反映现实生活中涌现的能够代表时代精神的新人，新事，新气象，反映改革中出现的新思想，新事物和新创造。③总结典型经验的调研报告，这类调研报告所反映的是先进单位的典型事迹及其经验，写伤口要从思想基础，创造过程，具体做法等方面对典型经验予以总结和推广。④揭露问题的调研报告。这类调研报告所反映的是生活中存在的各种问题和弊端，或是对被掩、混淆甚至颠倒的东西予以揭露，以明辨是非，正人视听。

⑤考察历史事实的调研报告，这种调研报告具有较强的针对性，政策性和现实意义。

简述会议的类型和功能。

类型：①按会议的规模划分，有小型会议，中型会议和大型会议。小型会议，人数一般在三五人至数十人之间；中型会议，人数一般在100—1000人之间；大型会议，人数一般有1000人以上。②按会议的性质分，有规定性会议，日常性会议，专业性会议，纪念性会议和座谈性会议。规定性会议也叫法定性会议，是按照组织法规定期召开的代表性会议；日常性会议是指机关日常工作中召开的会议，专业性会议也叫业务性会议，是指研究某项专门议题或专业性较强议题的会议；纪念性会议是为纪念某一历史人物的诞辰、某一重大历史事件而召开的群众大会；座谈性会议就是召开座谈会。③按会议的形式划分，有集中性会议和分散性会议。集中性会议是指把与会人员集中到一块儿，面对面研究问题而召开的会议；分散性会议是指与会人员分散在各地，通过现代通讯手段沟通信息而召开的会议。④按会议时间特征划分为定期性会议和不定期性会议，定期性会议也叫例行性会议，如无特殊情况，到时非开不可；团党委定期性会议是一种根据现实需要而开的会议。

会议功能：

①决策功能，会议是实行决策的组织和权力机构，通过会议作出的决策具有法规性和权威性，从思维方法上看，会议是集思广益，提高决策水平的必由之路。②指挥功能，通过会议可以传达上级机关的政策指令，

可以部署本组织的任务和重大行动，可以责成所属单位统一行动，及时进行检查和指导，保证各项任务的圆满完成。③沟涌功能。通过会议，可以上情下达，下情上达，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。

④、协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式来解决，往往会收到事半功倍的效果。⑤动员功能。会议是动员群众，鼓舞士气最有效的方式之一，会议具有动员群众的广泛性，直接性和示范性。⑥显示功能。通过会议的行动和宣言，可对外显示会议主体的价值及感情取向。

简述会议选举的一般程序。

①宣布参加选举的人数和选举的内容。②通过会议选举办法。③通过监票人、总监票人名单；④核实出席会议参加选举的人数。⑤检查票箱。⑥分发选票。⑦填写选票。⑧宣布投票顺序和进行投票。⑨开箱清点选票。⑩报告收回票数，宣布选举是否有效。⑾进行曲计票，（出席会议人员可休息）⑿宣布选举结果。简述会议议案的内容。

①会议名称，会议名称应根据会议内的内容，主题和与会人员的范畴等因素来考虑，切忌名不副实。②会议主题：会议主题是会议的主要任务或研究讨论的主要问题，也叫议题，一般说来，一落千丈次会议最好有一个主题，尽量避免多主题。③会议时间和地点。包括会期，会议召开和结束的具体时间会议召开的具体地点。④会议规模。主要根据领导意图和与会人数确定，应尽量控制规模，以节省各种开支。⑤参加人员。主要指参加会议人员的范围。⑥会议议程和日程。议程是对已确定的议题列出的先后顺序，日程是对会议活动逐日做出的安排，是会议程序的具体化。⑦会议的组织领导，主要指会议组织机构的建立，人员组成和责任分工。⑧会议的日程安排。指对会议各项活动按先后次序做出的具体安排。⑨与会人员的食宿规格和标准。⑩会议经费预算和开支办法。

简述会议工作的原则。

①充分准备。准备工作是会议成功召开和顺利进行的前提和基础。②严密组织。科学安排会议的议程和日程，会场高度指挥要统一，会外活动要有条不紊，要能控制会议议程。③周到服务。全体会务人员都有要热情地为会议服务。为与会人员服务。④勤俭节约。要计算会议成本，要建立会议审批制度，对铺张浪费，超标准接待的会议，要追究有关领导和人员的责任。⑤安全保密。保证与会人员的人身安全和会议文件的安全。⑥提高效率，树立正确的会议观念，倡导务实精神和负责精神建立健全会议法规制度。变革会议的方式和手段。

简述会议后勤工作包括的内容。

①会议的经费财务管理。②会场布置以及照明、音响、录音、录像、剪彩、投票箱的准备。③会议所需的物质供应。④会议的伙食调剂和饮食卫生。⑤会议代表或与会人员的住宿安排和住房用品、茶水的供应，以及卫生服务工作。⑥会议的环境卫生管理。⑦会议认员的疾病治疗。⑧其它属于后勤方面的工作。

什么是建议（提案）工作？其意义是什么？

建议（提案）工作有广义和狭义之分，广义的建设（提案）工作，就是泛指建议（提案）的提出、征集、审查、登记、交办、承办和办理等工作，它包括建议（提案）从形成到归档的全过程；狭义的建议（提案）工作，就是特指建议（提案）交办后的承办和办理工作。包括建议（提案）从交办到归档的后续性工作，秘书实务所研究的建议（提案）工作，即狭义的建议（提案）工作。

建议（提案）工作，具有以下重要意义。

①建议（提案）工作是尊重和保障人民群众民主权力的重要体现。②建议（提案）工作是政协发挥商、民主监督，参政议政的重要形式，③建议（提案）工作是密切政府与人民群众关系的重要渠道，④建议（提案）工作是推动企事业单位民主化管理的重要途径。

什么是代表建议？

①代表建议提出者,必须是人大代表个人或代表联名。②代表建议的承接单位，必须是本级人民代表大会及其常务委员会。③代表建议的内容。应是对各方面工作提出的建议，批评和意见。④代表团建议必须以规范的书面形式提出。⑤代表建议的处理程序，一般先经由人大常务委员会的办事机构审查立案，然后交由有关机关或组织研究处理，并向提出者作出答复。

代表建议的形成条件有哪些？

①议案的提出者，一般是本级人民代表大会。②议案的承接单位，一般是本级人民大会。③议案的内容，必须是属于本级人大职权范围或者人大常务会职权范围的事项。④议案必须在规定的时限内提出。⑤议案必须以规范的书面形式提出。⑥议案的处理程序是由法律规定的。

简述议案的处理程序。

人大代表团或代表联名提出的议案后，由主席团决定是否列入会议议程，对于列入会议议程的议案，主席团交由各代表团进行审议，同时可以提交有关的专门委员会审议，提出报告，最后由主席团审议决定提请大会全体议表决。对于未列入大会会议议程的议案，经大会主席团审议决定后，可以作为代表建议由人大常委会办事机构交由有关机构和组织研究处理。

简述答复工作的具体要求。

答复的内容是要符合国家的法律、法规和中共中央、国务院及地方党委、地方政府的有关政策，规定，符合实际情况，对所提问题的语气要诚恳，谦逊，文字要能顺，简明，答复要按照规定的格式书写。

什么是信访和信访工作？信访工作有哪些作用？

信访是社会成员依照一定的权利和义务，采用书信，电话走访等形式，向各级领导机关反映个人或集体意愿的一种社会政治交往活动。

信访工作是指各级领导机关依照政策法规受理信访问题，还包括综合反映信访信息。以及围绕处理信访问题和综合信访而进行的协调管理工作。

信访工作的作用：①联系群众的作用。信访工作是各级领导和机关联系群众的重要渠道。②民主监督作用。在社会主义制度下，人民群众享有广泛的民主权利，他们有权参与国家管理，有权监督党和国家各级领导的施政行为。③调解矛盾的作用，在社会主义条件下，在人民内部没有根本的利害冲突，但还存在着大量的矛盾，这些矛盾在人民群众自身无力解决的情况下，便通过信访渠道反映给各级领导机关，求助于组织和领导来解决。④反馈信息的作用，信访工作是各级领导机关获取信息和反馈信息的一条重要渠道。⑤维护社会稳定的作用。信访工作通过调节社会矛盾，做好矛盾转化工作，化消极因素为积极因素。促进社会稳定；信访工作通过揭露不正之风，促进党风廉政建设，进而维护社会稳定；通过落实党和国家政策，密切党群关系，维护社会稳定。

简述信访工作的原则。

①调查研究实事求是，弄清事实真相是正确处理信访问题的前提和基础。②分级负责，归口办理，这是落实信访工作责任制，提高信访工作效率的重要措施。③执行政策，依法办事，对信访人所反映的问题，。必须以党用和国家的政策，法规和法律为准绳。④解决实际问题与思想性教育疏导相结合。

来信处理的程序和基本要求是什么？

程序：①启信。当日来信，当日启封，加盖收信率。折封存前，应先检查一下来信，看是否属于自己受理的，以免拆错。拆封后，把来信浏览一遍，以便对要信，急信及时处理。②阅信。秘书对来信要仔细阅读，了解来信内容。并对信访总理的直伪、信访要求否合理作出判断。③转信。受理机关按照分级负责，归口办理的原则，将来信转交有关单位和部门处理。④报信。秘书部门认为重要的，紧急的信件，直接报送主管领导者阅读。⑤查信。一是指秘书部门根据领导指示直接调查某些信件所反映的问题，并直接向领导者汇报。二是指秘书部门检查督促有关单位和部门对交办信件的处理情况。⑥复信。给写信人回复，告知其来信的处理（承办或转递）情况。

处理来信的基本要求是：①及时拆封。对群众来信要及时拆开，及时处理。②详细阅读，对每一封来信要认真仔细的阅读，熟知来信的内容，不要粗枝大叶，③认真登记，对每一封来信的时间，单位，人员、事由，要求等情况，都要在《来信登记簿》上进行认真登记，以便查有依插。④准确交办，根据来信所反映的问题，按照“分级负责、归口办理”的原则。转交有关单位或部门办理，注意不要转错。⑤妥协善处理。根据来信所反映的问题，都要做出实事求是、合情合理的处理。⑥及时复信，对已经作出处理的来信，要及时给来信人复信，做到件件有着落，事事有回音。

什么是联名信？处理联名信要注意哪些问题？

处理联名信应注意以下问题：

①处理要及时，对能够解决的问题要尽快抓紧处理，不能搁置拖延；对一时无法解决而群众反映又比较强烈的问题，要加大思想工作力度，做好解释和说服工作，主动争取群众的理解和配合。②工作要细致，处理时，一定要准确把握问题的性质、产生的原因，涉及的范围，解决问题所依据的政策等，防止因想当然，简单化而造成的主要矛盾激化，诱发新的问题。

简述信访工作制度。

主要制度有：①领导阅信接访制度，即各级行政机关的负责人应当阅读批重要来信，接待重要来访，研究解决信访工作中的问题，检查指导信访工作。②机关分工楞协作制度，即根据群众来信来访提出问题的性质，按照各级机关，各部门的职责权限和业务范围，将信访案件分派给相关机关，部门管理等。③回告制度，即承办单位对交办和转办的信访案件，在规定期限内办理完毕，并报告上级机关或答复转办机关的一种制度。④回避制度，即负责办理信访事项的工作人员，对与自己有利害关系或其他关系的信访案件应当回避。⑤答复制度，即办理机关将信访事项办理完毕后，通过一定的形式将办理结果告诉信访人的一种制度。⑥奖惩制度。即对信访工作人员和信访人实施奖励和处罚的一种制度。

来访接待的程序和基本要求是什么？

来访接待的程序：①接待：秘书对来访群众，不论是初访还是重访，都要态度热情，以礼相待。②登记。接谈前，应先让来访人填写《来访登记表》，内容包括：姓名、性别、年龄、政治面貌、单位、职务、来访次数、主要问题等。如果来访人文化水平低，秘书可邦助填写。③接谈。接谈是接待来访的关键，秘书在此过程中，应保持注意力集中，头脑清醒，反应灵敏，态度谦和，按照一听，二记，三问，四看，五分析的程序进行。④处理。针对来访人反映的问题，按照有关政策法规和开作原则。分别进行处置。⑤回访。即受理信访事项的部门拜访上访人，回访的过程，就是调配查研究，解决问题，案件了结的过程，回访的重点，应放在问题已得到恰当处理而本人思想不通的信访人身上，经便有针对性地做好疏通引导工作。

接待来访的基本要求。①热情接待。秘书人员对来访群众态度要热情，做到“有一张笑脸相迎，有一指椅子让座，有一杯热茶暖心，有一个满意的答复。”；②认真接谈，通过与来访者直接交谈，了解和判断来访意图。并做好来访者的思想工作，做到会听，会问，会说；③恰当处理，对来访者反映的问题，或转办，或呈报，或自办，做出正确的处理和答复。④耐心教育。就是对提出不符合政策要求的来访者，要进行耐心细致的思想教育工作，使他们放弃不合理的要求；⑤维护信访秩序，就是坚决执行《信访条例》，对扰乱信访秩序的个别来访者，要按照有关规定严肃处理。

简述信访案件查办的基本要求。

查办的基本要求：①手续完备。手续，即办案的程序，每一信访案件，都要经过从受理到结案的过程，。主要看该案办理过程中的有关材料是否齐全，完整。②案情清楚。主要反映案件发生的时间、地点。涉及的人物，问题的前因后果，事情发展的情节，经过，以及处理的结晶清楚。看一个案件是否清楚，主要看证据是否充分。③定性准确，通过具体问题具体分析，划清敌我界限，是非界限和时间界限。④处理恰当，对信访案件的处理，必须以政策法规为依据，注意防止违背政策和拖延不办两种倾向。⑤善后工作落实，结案报告要和申诉人见面，征求申诉人的意见。对于提出的合理意见和要求应采纳，不合理的要说明，上报的结论和处理意见，必须有申诉者签署意见，结案后要进行回信或回访，即抓好落实，又疏通思想。

简述信访案件调查的方法及注意事项。

①谈话。包括与知情人（信访人）谈话与被调查人谈话办案人员谈话时，应注意以下事项，谈话应个别进行，一般不要采取座谈会的形式，参与谈话的办案人员不得少于二人；谈话一般在知情人、受侵害人或被调查人所在单位、住所进行；谈话时应注意提问方式，严禁逼供、诱供，指供。②查阅文件夹资料。在案件调查过程中，办案人员因工作需要，可以查阅、复制与案件有关的文件，资料，账册等书面材料，有关单位应予配合，不得阴挡。对一些涉及党和国家秘密和个人隐私的文件、资料、办案人员要注意保密，不

得扩散外传。

什么是谈判？什么是商务谈判？

谈判是人们烟了改变相互关系，交换意见，取得一致而相互磋商的一种行为。谈判有广义和狭义之分，广义的谈判，泛指人们为了实现各自的需要，在一切场合下妥善解决某些问题而进行的协商活动；狭义的谈判，仅指在正式场合下，人们为了实现各自的需要所进行的协商活动。

商务谈判：是买卖双职工方为了促成买卖成交或解决双方争议与争端，以取得各自经济利益而进行的磋商活动。

简述谈判的类型？

根据不同的划分标准，谈判可分为如下不同的类型：

①按照谈判规模的大小划分，谈判可分这一对一谈判，小组谈判和国际谈判，一对一谈判，是指在双方各为一人参与下进行的谈判；小组谈判，是指有双方各为若干人参与惠下进行的谈判，国际谈判，是指双方各为不同国家或地区代表与下进行的谈判。②按照谈判主体的数量划分，谈判可分为双边谈判和多边谈判。双边谈判，是指参加谈判的当事人只有两方（双方），而无第三方参加，再从谈判内容上区分，双边谈判又可分为单一问题的双边谈判和多个问题的双边谈判，多边谈判，是指参加谈判的当事人涉及三方或三方以上。③按时谈判的内容划分：谈判可分为政治谈判，外交谈判，军事谈判和经济谈判等。其中的经济谈判，又可分为投资谈判，销售谈判，劳务谈判和技术贸易谈判等。④按照谈判进行的地点划分，谈判可分为主场谈判，客场谈判和中立地点谈判。主场谈判是指谈判的一方作为东道主所进行的谈判，客场谈判，是指谈判的另一方作为宾客身份所进行的谈判；中立地点谈判，是指在谈判双方所在地之外的地点进行谈判。

⑤按照谈判的透明度划分，谈判可分为公开谈判和秘密谈判，公开谈判，是指谈判的内容，议题、人员、过程和结果等均可公布于众的谈判；秘密谈判，是指对内容。议题、人员、过程和结果等严加保守，使之不外泄的谈判。

模拟谈判的意义是什么？

模拟谈判，是指在谈判前提出各种假设和预测。并进行曲臆想性演练，旨在检验实施既定谈判方案可能产生的效果。通过模拟谈判，不仅能够发现谈判方案的问题和不足，以便予以修正，同时，谈判不仅能够发现谈判方案中的问题和不足，不便使即将进行的正式谈判更具针对性；此外，模拟谈判还能增加谈判项目的成功概率。

秘书在受权谈判中如何把握自身的双重解色？

在受权谈判中，秘书既是本次谈判的组织者和责任者，又是领导者授权授意的体现者和执行者，应具有双重角色意识，不同的是，必须有一套不同的心理和行为方面的标准，经满足人们的角色期待，在受权谈判中，秘书不仅要组织好整个谈判的全过程，而且要深入地领会领导意图，使自己的思维和行为紧紧围绕领导活动的需要进行，这种双重角色，要求受权谈判中的秘书必须树立两种意识，一是辅助意识，即要认识到自己始终是一名秘书，是领导的参谋助手，是为了领导活动服务的。二是创造意识，即要在充分领会领导意图的基础上，敢于负责，大胆创新，在谈判中发挥积极性和创造性。

随从和随从工作的意义是什么？

随从就是跟随领导者外出活动，随从工作是指秘书跟随领导者外出活动期间，为保证领导者顺利开展工作所从事的一切流动服务活动，首先，随从工作是跟随领导者外出期间的秘书工作，它不同于领导者在本机关活动的秘书工作，由此产生了承从工作的一系列特点。其次，随从工作是秘书人员为领导工作服务的一种特点形式，这种特殊性主要表现在流动服务上，即动态服务，它不同于静态服务，再次，随从工作的出发点和归宿点都是为了保证领导者在流条件下能顺利开展工作，姑且从秘书的工作方式，方法都必须服从和服务于这个总目标。

随便从工作有哪些特点？

①流动性大。这是随从工作最显著的特点。由于领导者在外出期间活动的单位、地点、内容、时间不断地转移变化，表现出强烈的流动性，从而决定了秘书随从工作的流动性，这一特点与机关秘书工作的相对稳定性形成鲜明的对比；②时限性强。领导者外出活动是有着严格的时间规定性的，何时出发，何时返回，

在哪个单位停留多长时间，都是事先计划好的，一般情况下不能随意变动。③环境复杂。首先，领导者外出活动期间，面对的环境比较陌生，其次，人际关系环境比较复杂，再加上自然环境的变化和人为因素的影响，还可能会遇到突发事件，甚至天灾人祸。④情况多变。由于领导者外出活处于不为变化中，可能会遇到许多预想不到的情况，原先的计划很可能被打乱。⑤工作要求高。由于领导者外出活动的流动性大，必须受到客观条件的限制，随行的规模必须遵循“轻车简从”的原则，因而决定了随行人员不可能分工很细，随从秘书应为领导提供全面性服务。

秘书如何解决出差结束后的落实问题？

秘书解决出差后的落实问题的确良方法是：秘书对出差期间基层单位向领导者反映问题，应根据领导指示和意图提出解决办法，拟制落实方案，供领导办公会议议论决定，会后要注意督促检查，做好落实工作，对于不党委、领导的决定、指示，应尽可能以书面形式下达，以便督促有关部门抓紧办理。如果在办理过程中遇到阻碍或困难，秘书无力解决时，应及时报告领导者裁决。切不可拖延，积压，不了了之。对于领导者有明确指示或已有结果的，均应告知被视察单位领导。正在办理或难以解决问题，应做艰了解释工作，做到件件有着落，事事在回音。

简述秘书起草文字材料的注意事项。

秘书起草方案材料应注意以下几时点：一是要准确把握领导意图。要善于捕捉领导在不同场合即兴讲话时发表的见解。并注意把这些自然流露的零散观点集中，联贯起来进行分析，把握其实质和主旨，以此来统帅写作，写出的材料才能符合领导意图。二是要及时整理调查材料，秘书应从视察工作的初始阶段着手这项工作，及时整理每天获得的大量散乱的调查材料。对其进行科学分类，必要时还应提炼出观点，以便为撰写材料做好准备。

简述通讯工作的作用。

通讯在秘书工作中具有以下作用：①能够提高管理水平，沟通信息是秘书协僵管理的重要职能之一，而信息的接收与传输，又同通讯工作密不可分，因此，秘书运用现代通讯工具，做好各项通讯工作，就能够为提高管理水平发挥积极作用。②能够增强办效率。先进的通信设备代替了传统了通讯工具，就必然会突破时间和空中楼阁间的限制，加速各种信息的沟通和交流，因此，这样既节省秘书的大量工作时间，又大大提高了秘书的工作效率，同时，还缩减了大笔经费开支。③能够树立良好的组织形象，人们对于通话对方的认识，包括对于通话者所在良好的组织的认识，经常是双向电话交谈中确立的，因此，秘书注意在电话应对中的用语，礼节，态度和语气等，对于树立个人和组织的良好形象至关重要。

简述通讯工作的原则。

①及时原则。秘书在使用各种通讯工具传递信息时，一定要从领导者决策与管理的需要出发，及时地传递信息，及时反馈信息，做到沟通信息不误时，不误事，不拖拉，不推诿，以达到政令畅通的目的。②准确原则，秘书在使用通讯工具传递信息时，一定要符合既定的通讯标准和通讯制度，做到内容正确，操作规范，合乎标准，不发生差错，不出现疏漏。③安全原则。秘书在使用通讯工具沟通信息时，一定要严守通讯工作的保密纪律和保密制度。自觉党和国家的安全与利益，做到不失密，不泄密，不发生窃密事故。④经济原则。秘书机构在配置和使用通讯设备时，一定要从现有的资金情况和实际需要出发，量力而行，注意实效。

简述通话的程序和要求。

通话可分为打出电话和接收电话。打出电话的程序和要求是：①发话准备。拨号前要查记对方的电话号码，备好即将陈述告知的内容，然后进行曲拨号和通话。要熟记常用的电话号码。有的可列表置于办公桌前，或专备本子随时记下必要的电话号码。②通话。接通电话后，要主动告自己的情况，自报家门，然后问明对方的单位，姓名，职务等。③结束通话。通话结束时，要有礼貌地与对方道别，然后挂上话机，若对方是领导者，长辈或女士，应等对方挂机后再放下电话，以示礼貌，重在的电话，还要在通话完毕后记下受话人的姓名，通话时间和内容，以便处理和备查。

接收电话的程序和要求：①接电话时应顺手备好笔和纸，经以便记录重要内容。②拿起话筒后，主动自报

家门，若对方没有通报自己的身份，。则要客气地询问清楚，然后向对方请教事项，对于寻找本单位领导者的电话，既不能简单地说“他不在”，也不能马上答应“他在，我去叫”，要首先问明对方身份，征询领导者意见，再作适当的答复。③通话结束前，应询问对方是否有别的事情，然后再挂上话机，若对方还要坚持讲无关内容，则可找适当借口礼貌地结束通话。

简述保密工作的含义和主要内容。

保密工作，简单地说，是指为达到保密目的所采取的一切手段和措施，具体地说，保密工作是指从维护一个国家，一个地区或一个单位的安全和利益出发。为保守秘密而采取的各种防范措施及一切活动的总和。其主要内容包括：保密理论研究，保密宣传教育，保密法规的制定与实施，技术安全保密，保密监督检查，泄密事件查处，保密组织领导等。

简述涉密会议的会前保密准备。

①对会议的秘密程度要进行恰当的评估，评估主要以会议内容及涉及的密级为标准，涉及国家核心秘密的会议是绝密会议，涉及国家重要秘密的会议是机密会计，涉及国家一般秘密的会议是秘密会议。②制定好会议保密计划和措施。主要包括：与会者的资格审查，会议期间的行动限制，会议期间的通信管理，会议文件和会议精神的传达要求等内容。③对会场进行曲安全检查，安全可靠的会场是开好涉密会议的一个不可缺少的重要条件，在会前精心选择并细心勘察会场，必要时设置保密警卫人员。④要加强会前印制各种文件资料的保密管理。会议文件印发数量大，材料多，最容易失，泄密。因此，必须加强对会前印制文件资料的保密管理，对涉密文件资料要严格按照规定的份数印制，不得随便多印，对接触文印的人员要加强保密教育，不得对外传播。与会议无关的人员，一律不准接触会议文件，保密室应指定专人负责会议文件和资料的分发，管理。

简述保密工作的方针。

①积极防范。积极防范，是指保密工作要把立脚点放在预防上，以防为主，防患于未然。在防范中，要积极地防范，不得消积的防范。②突出重点。突出重点，是指在保密工作中，要在密级。部位和人员等方面，区别情况，确保重点，带动一般。保密工作的重点是：从国家秘密的层次上来说，绝密级是重点，从秘密的分布上来说，国家秘密相对集中的地区和部门是重点；从涉密的人员来说，接触国家秘密较多的各级领导者和经管国家秘密事项的专职人员是重点。③既确保国家秘密，又便于各项工作，既确保国家秘密，又便于各项工作，是指在保密工作中，要正确处理保密与各项工作的关系。保密工作要结合各项业务工作进行，各项业务工作又必须严守国家秘密，使二者相互兼顾，融为一体。

简述出国参观访问中的保密制度。

①秘书人员凡出国访问或贸易洽谈，必须按照国家有关规定，严格履行报批手续，接受保密教育。②出国人员不得擅自携带属于国家的秘密的文件，资料和内部刊物。确因工作需要非带不可的，应尽可能通过我国外交信使送达，外交信使不能送达的，可办理临时信使携带，或按照国家海关和国家保密工作部门的规定办理有关手续。③秘书人员出国期间应当保持高度警惕，严格遵守我国保密法规，不在不利利保密的场合谈论或处理国家和单位的秘密事件。在代表团内部确需谈及某些秘密问题时，要注意方式方法，防止被窃听。④出席各类国际会议，不得携带属于国家秘密的文件，资料和内部刊物，若确需携带，必须报上级机关审批，并报保密部门备案，对所带的材料要严加保管。⑤秘书人员未经领导批准不得私自与外国人接触。经批准与外国人会谈和见面时，凡涉及国家和单位的重要情况，均为我公开发表过的或上级批准的口径为准，未经批准不得向外国人透露。与外国人的谈话内容应如实向领导反映，不得加以隐瞒。

简述值班工作的重要作用。

①联络作用。秘书值班涉及面广，信息量大，不仅要承接上级的指示，下级的汇报与请示，而且要接待各方来访者，是联络上下左右，沟通四面八方的桥梁和纽带。②过渡作用。秘书值班可以对各种信息和事务进行曲整理和加工，分出轻重缓急，予以恰当处理，对于来访者，可以视怀情况或婉言谢绝，或安排约见和直接引见，而不是来者不拒，有求必应，起到过渡，鉴别，筛选的作用。③应急作用。一旦遇到紧急情况，值班人员要及时向领导者汇报和请示，有时在领导者批示的前就要采取果断应急措施，以免延误时机，

造成严重后果。④窗口作用。无论是综合值班还是专项值班，都是代表单位或机关的，所以，从一定意义上说，值班室又是单位的缩影，窗口，值班秘书给外来办事人员的第一印象，既反映着单位领导的作风，又反映着单位工作人员的素质，因此秘书人员应当通过值班工作这个窗口，树立机关和单位及其领导者的良好形象。

简述印章的含义和作用

印章是印和章的合称，主要指各级各类机关的公章和领导他们的名章，其作用主要表现在三个方面。

①权威作用。由于各级领导机关和领导人都有一定的职权，他们的印章就是这种职权的象征。

②代表作用。各级机关和各类组织的印章，代表该机关或组织的正式署名，而且一般都标明这个机关的全称，使人一目了然，至于领导人的名章，不是代表他个人，而是代表负有某种职权的领导者。③凭证作用。各种公文不盖公章就没有效力，各种证明信、介绍信、身份证、文凭等证件，都必须加盖公章才发生效力，才能获得对方的信任与合作。

秘书如何做到领导日程安排工作？

领导日程安排是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程。秘书要做好领导日程安排工作，必须遵循一定的原则。

①统筹兼顾，有急有缓。秘书安排领导日常活动要从全局出发，统一筹划兼顾领导者的实际情况，做到公平合理。必须慎重考虑，哪位领导者分管哪项工作，就安排其参加哪种活动，如果忙不过来，适当安排其他领导者参加，秘书应根据具体情况适当分工。让主要领导者参加重要活动，同时应照顾到领导者的特点，根据其兴趣爱好适当安排，对于安排的先后顺序，应根据领导者日常活动情况具体安排。②围绕中心，突出重点。对完成中心工作有直接联系或关系重大的活动，要优先安排，加经保证，；与中心工作关系不大的活动，可以推后或不予安排，以利于领导者集中精力抓大事。③力戒排场，求真务实。秘书要严格把关，在职安排领导活动时一定要大力戒排场，求真务实，对那些没有任何实际意义的应酬活动，作表面文章，摆花架子，大轰大嗡地形式主义活动，要敢于提出意见，争取不再予以安排。

简述秘书值班工作中的“四有数”“五清楚”“六不忘”。

值班人员应具备认真负责的态度，具体应做到“四有数”“五清楚”“六不忘”。

“四有数”：对领导人位置和行动中心有数；对当日需办事项心中有数；对当日机关活动安排心中有数；对需要提供大交班报告的情况中心有数。

“五清楚”：签收和分发文电手续清楚；急亻和绝密件登记和转签清楚；受话时核对情况和发话时表达意思清楚；各类物品和书刊分发登记清楚；值班日志记载和交代清楚。

“六不忘”：联系工作或报告情况未找到人，不忘续办；别人代接值班电话，不忘补载；领导人交代事项，不忘处理；需要在外领导人知道的重要情况，不忘通报；涉及时性退居二线领导人的事宜，不忘告知；中午和夜间领导办公区的安全，不忘检查。

简述秘书在实施礼仪时应遵循的原则。

秘书人员在实施礼仪时，应遵循以下基本原则：①平等原则。在内宾接待和社会交往中，要坚持一视同仁，在接待礼遇上，既要分高低规格，更要讲人格平等；涉外礼仪活动中，要以和平共处五项原则为基础，坚持国家不分大小一律平等，礼宾不分尊卑，一律以礼相待的原则。②真诚原则。礼仪并非仅仅是一种形式主义，而是与人的思想意识和待人接物的态度密切相关的，它以思想为基础理论，以真诚为原则。③尊重原则。尊重是一切礼仪的核心与实质，所有礼仪活动，都有是围绕这一核心进行的。④灵活原则。任何礼仪都有不是一种僵化的教条，而是一种灵活性很强的规则和形式。

简述秘书礼貌用语的种类。

秘书的礼貌用语内容丰富，用途广泛，根据表达的语意不同，可分为以下几种：

①问候语。如您好、辛苦了；②称谓语。人称称谓如您、您老人家，表示谦恭和客气，一般称谓如“先生、小姐”，职业称谓如“医生、老师”，职务称谓如“部长，厂长”。“同志”是不区分职务，职业，年龄，性别的广泛使用的称谓。③请托语。如“请多关照，拜托”等表示请求可拜托对方给予帮助。④致谢语。“谢谢您，非常感谢”是对对方给予帮助，支持，关照，尊重，夸奖之后作出的回应。⑤歉语。如“对不

起，真过意不去，请原谅”会使对方趋怒的情绪得到缓解，化干戈为玉帛。⑥祝贺语。“祝贺您，托您的福，”表示向对方表示祝贺。⑦告别语。分别时常用“再见、欢迎下次再来，一路顺风，”等告别语。

简述典礼与仪式的类型

①节日庆典。这种庆典是提高知名度，扩大社会影响的公共关系活动，同时可以总结前一个时期的工作，借此机会争取新闻媒介的报道。②开工，竣工典礼。其目的是为了在一开始就让公众知道某设施的诞生与存在，提高知名度，从而为以后开业奠定基础。③开业，开幕典礼。这种活动是某个单位事业发展的里程碑，它体现组织领导人的组织能力，社交以信企业的文化素质，往往成为社会公众取舍和亲疏的重要标准。④签字仪式，这种仪式既是密切双方关系。表示友好的体现，更使协议的确认和执行产生效力。⑤发奖，授勋仪式，其目的是肯定受奖，受勋人员的功绩。，激励更多的人向先进学习，从而倡导社会主义新风尚。⑥阅兵式，分列式。这是军队在重要时刻而举行的特殊仪式，目的是为了显示人民军队威武的军容，体现出我军强大的战斗力。

简述秘书运用目光语要注意的问题。

①与人交往要目光平和亲切，目光虚化。不要聚焦于对方脸某一部位，而应笼罩着对方的整体，并且配合以亲切和蔼的面目表情，温和亲切。②在交往中要注意凝视，斜视，瞟视，瞥视等不同方式的运用。③秘书在交往中要注意目光注视的时间和部位，秘书要学会注视的时间长短和部位适当。

什么是送礼？如何送礼？

送礼是表示感谢，祝贺，慰问，纪念的一种物质表现形式。秘书人员因工作或社交需要给人送礼时，一定要考虑到礼品的思想性，艺术性，趣味性，实用性，针对性，纪念性等因素，达到礼品新奇，寓意深刻，能引起对方兴趣，不落俗套的效果。

①要根据对方的职业，年龄，兴趣爱好等特点来选择适合的礼品，比如，给知识分子送礼，可选购名人字画，工艺美术品等。②送礼要注重实用与审美相结合的原则。既要有一定的实用价值，更要有深刻的文化内涵的文件内涵和美学价值。例如：北京的主人送宾客一幅八达岭万里长城挂毯子，就是最具有文化内涵的礼品。③要通过礼品传达主人对客人美好的祝愿，长久的友谊等积极的寓意，秘书人员应当根据送礼的对象，目的和方式，选择能够传达主人真实情感和信息的礼品，充分发挥礼品的作用。④对礼品一定要进行必要的包装，以表示赠送者的郑重。

论述题

试述秘书实务的主要研究范围。

秘书实务的主要研范围有以下几个方面：①秘书实务的一般理论。从总体上看，秘书实务理论属于秘书学的应用理论范畴，其内容大体上包括两个部分，一是秘书实务自身的理论，如秘书实务的定义，对象，范围，性质以及秘书实务的相关学科和研究方法等，二是各项秘书业务自身的理论，如每项秘书业务的含义，作用，特点，原则和要求等。②秘书实务的具体内容，秘书业务是秘书实务的具体化和专门化，其内容因机关性质和职权范围的不同而有所区别，就其共性而言，秘书实务的主要研究内容有：方字工作，文书工作，信息工作，调研工作，会议工作，建议（提案）工作，信访工作，接持工作，谈判工作，随从工作，档案工作，保密工作和其他工作等。③秘书实务的工作规范，在长期的秘书实践活动中，国家机关和企事业单位逐步形成了一套处理秘书业务的工作标准和工作制度，即秘书业务工作规范，根据其规范的程序不同，秘书业务操作规范可分为两类：一类是由国家机关规定的法定规范；另一类是约定形成的规则。④秘书实务的运作程序，秘书实务的研究范围之一，就是从事物发展的内部联系和逻辑关系出发，研究每项秘书业务活动的阶段划分，环节承接及其优化组合问题，以推进秘书工作的科学化和规范化。⑤秘书实务的操作方法。秘书实务的操作方法，是完成秘书工作任务的中介要素，不解决方法问题，秘书业务的达成便成解空谈，因此，研秘书实务的双一重要任务，就是从繁杂而具体的日常工作中，探讨秘书业务的工作方法，它包括处理每项业务员的方式，艺术，技巧，技术和途径等，其中既有传统工作方法的研究院，又有现代工作方法的研究，在继承中发展，在发展中继承。

秘书实务有哪些重要特征？这些重要特征对秘书人员的工作提出了什么要求？

秘书实务的重要特征以及这些重要特征地秘书人员的工作提出的要求有以下几外方面。

①实用性，在秘书学的部门和分支学科中，秘书实务属于应用秘书学的范畴，其部门学科的性质决定了秘书实务具有较强的实用性，即秘书实务具有直接指导和规范秘书工作实践的特征。

秘书实务的实用性，要求秘书一方面要精通秘书业务，学会运用专业知识去处理各种秘书事务，成为秘书工作的专家，另一方面要注重积累秘书工作经验，善于观察，分析和研究秘书业务活动中的新情况和新问题，成为秘书工作的研究者，用宽厚的理论知识去指导各项业务活动。

②规范性，在长期的秘书实践中，逐步形成了一整套秘书工作的标准和制度，其中有国家明文规定的法定规范。也有约定俗成的传统规则。不论是哪一类型的规范，秘书和秘书机构都必须按其标准和制度行事，不得自行其是，更不得标新立异。

秘书实务的规范性，要求秘书一方面要熟知现行秘书工作法规和有关国家标准，做到知法懂法，有法必依，另一方面认真执行约定的俗成的工作规则，做到尊重常规，按规矩办事；同时，还要根据实际情况和工作需要，制定和完善尚不规范的秘书工作标准和制度。做到事事有章可循。

③程序性。秘书所从事的每项业务工作都必须按照明文规定的或约定俗成的工作顺利进行，既不能跨越某个阶段或环节，又不能遗漏某个阶段或环节，也不能颠倒某个阶段或环节；否则，就会出现工作倒流和无序状态，直接损害秘书工作的质量和效率。

秘书实务的程序性，要求秘书一方面要牢记各项业务活动的工作程序，做到有条不紊；另一方面又要从实际出发，按照事物发展的趋势和相互之间的关系，科学地划分和组合的尚待建立和完善的秘书工作程序，从而推进秘书工作的程序化建设。

④可操作性。学习和研究秘书实务的最终目的，是使秘书和秘书机构能够按照一定的工作程序和操作要求，有效地进行各项秘书业务活动。秘书实务主要是回答“怎么做”和“做得怎样”的问题。

秘书实务的可操作性，要求秘书一方面要掌握各项秘书业务的工作规程和操作方法，做到应知应会，十分熟知本岗位的专门技术；另一方面又要具备较强的动手能力和娴熟的动手技巧，能得心应手地处理各项秘书业务，包括处理复杂的业务问题，力争成为本职工作的行家里手。

秘书在报告当日工作安排时应把握哪些要点？

①拟定日程表一定要简单明了，切实可行，便于领导者进行工作，记录在日程表上的重要事项在体上包括：何时出席某一会议，何时会见某位要员，何时接待某位客人，何时参加某一谈判，何时听取某人汇报，何时宴请某位来宾，以及有关出差，庆典和私人交往等内容。②拟好的日程表除向领导者口头报告外，还必须请领导者过目，并充分听取领导者的意见，如果秘书拟定的日程表与领导者的意见不一致，或者发生矛盾，秘书应立即加以修正，直至领导者认可为止。③领导者首肯后，秘书要即刻将日程表印制出来，并呈送领导者一份，自己手执一份，以便付诸实施。

④日程表实施过程中，如出现变故而难以按预定的计划行事时，秘书应与领导者及时沟通，由领导者决定是否改动。

秘书在请求工作指示时应把握哪些要点？

①秘书请示的内容一般为，事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题，如某项重大活动如何协调，某一重要会议如何组织，某一重要文件如何办理，某一上访事件如何处置，等等，而对于在常驻规性工作中得到的问题，秘书则不必事事请示。②秘书在请示工作时，要做到主旨明确，要言不繁，态度温和，切忌面面俱到，语言冗长，恃才不恭。③请示是一门学问，也是一门艺术，秘书要注意请示方法的选择，并把握好请示的时机和分寸。④领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述，如果没有听清，或有不理解不处，秘书应当面提出，请领导者予以解答。

秘书人员在随从领导人应酬时应注意哪些问题并做到哪些工作？

①提前安排车辆，领导人动身之前，秘书要首先通知司机，请司机在指定的地点等候，以保证领导人准时参加应酬活动。②及时进行联络，领导人于何时，何地，与何人交往，秘书均应及时与对方取得联系，如果需要多位领导人参加，秘书要逐一通知，以做到万无一失。③注重修饰仪表。在领导人动身前，秘书要

利用有限的空间时间，对自己的头发，面部，着装和首饰等略加修饰。④负责领导人的安全，中下层领导人外出参加社交活动，一般无警卫，保安人员随从。此时的秘书，兼有负责其人身安全的义务，警惕防止意外情况的发生。

试述文稿撰拟的要求。

①符合必须行文的原则，行文的宗旨是处理各种事务，但是，处理事务的手段和方式有多种多样，行文只是其中的一种手段和方式，不必事事依靠行文，因此，秘书在撰拟文稿之初，就要以负责的精神，思考“有无行文必要”的问题。②符合国家现行的法律，法规。秘书在撰拟文稿时，一定要确保其内容同国家现行的法律，法规保持一致。③符合党和国家的方针，政策，机关行文的具体目的虽然各有不同，但从根本上说，都有是为了传达贯彻党和国家的方针，政策。因此，秘书所撰拟的文稿，一定要体现党和国家的方针，政策。④符合实际情况。实事求是，一切从实际出发，是对秘书撰拟文稿的基本要求。⑤符合领导意图。按照领导意图行事，是秘书工作的基本准则之一，秘书在撰拟文稿时，必须正确地领会和体现领导意图，即领导机关或领导者对行文目的，内容信注意事项所提出的要求。⑥所提措施和办法要切实可行，制发文件总是为了解决问题，而解决问题，就要解决问题的途径，措施和办法等作出明确而且具体的说明，以便于实际操作，因此，秘书在撰拟文稿时，凡涉及对某一问题的处理，一定要提出切实可行的措施和办法。

⑦涉及其他部门或地区的问题，如果只以主办单位或个别部门的意见为准，而不征得其他有关部门或地区的同意，其行文必然会引发诸多矛盾。因此，秘书在撰拟文稿的过程中，要主动同文稿涉及的有关部门或地区充分协商，求得一致。⑧文字表达要合乎语法，修辞，逻辑。⑨格式，标点符号，数字和计量单位要符合现行规定。中央办公厅，国务院办公厅和中央有关部门，已对公文格式，标点符号，数字和计量单位分别作出统一规定，秘书在撰拟文稿时，要严格执行有关文件和国标的规定。

文稿审核的主要内容有哪些？

①法律审核。国家法律具有最高的权威性，对任何社会行为都具有强制性和约束力。领导机关制发文书，同样也要在法律允许的范围内运行。为保证国家法律的贯彻执行秘书在审核文稿时，应把是否符合现行法律作为重要内容，就是说，文稿的内容要与国家法律相一致。②政策审核。政策是党和国家的生命，是进行决策与管理的依据。各级领导机关制发的文书，特别是法规性文件，不是执行政策，就是规定政策，无不与政策紧密相联。因此，政策把关是文稿，审核的重要内容之一，政策审核要求核稿人员必须熟知方方面面的政策规定。③事实审核。文书是用于记载和处理各种事务的书面材料，为了说明情况，表明观点，讲清道理，提出办法，文稿常常要运用一些材料和数据，即所谓的事实。实践表明：只有所采用的事实真实可信，才能使文稿产生应有的价值，因此，秘书在审核文稿时必须严把事实关。④文字审核。秘书作为机关的文字工作者，一定要对自己撰拟的文稿高度负责。在文字上要反复推敲，字斟句酌，因此，秘书在审核文稿时，务必、严把文字关，认真审查文稿。⑤体式审核。体式是文书的有机组成部分，也是文书的主要外观形式，它包括文书的语体，规格和式样等要素。规范而又完美的体式，是一篇合格文书不可或缺的重要标准。因此，秘书在文稿的审核时，要以法规性文体和国家标准为依据。⑥程序审核。我国现行的公文法规，为保证公文处理的规范化和科学化。均对公文处理和程序作出严格的规定。程序审核要求秘书要认真检查发文机关是否遵循行文次序及其规定。有无程序颠倒可程序倒流的问题，如果发现有问题，要坚决予以纠正。

论述你对签发的认识。

签发是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。

签发是文稿形成定稿的最后一个环节，。也是保证公文撰写质量的最后一道关口，因而它是制发公文的决定性的环节，签发后的草稿即成为定稿，文稿一经签发，即赋予该文件以法定效力。

签名册发文稿的权限是：重要的或涉及面广的公文，必须由正职或者主持日常工作的事职领导人签发，联合行文，由联署机关的领导人会答。

签发要坚持先核后签的原则。必须在审核文稿以后进行，签发文书必须符合下列要求，①签发人对已签发的公文负有完全责任。因此，必须对文稿进行认真的审查和修改，不可草率签发。②签发人必须明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审拟人圈阅，应当视为同意。③签署时应使用符合存档要求的书写工

具和材料，不得在文稿装订线外书写。

论述秘书部门信息工作的主要制度。

①信息专报制度。在当年的每月，名信息点都有要向信息网络中心上报有一定质量的信息专稿，各信息点要努力做到每月信息工作的“四个专报”以及当年常规反馈的“六个必报”。

②信息报送数量定额制度。为保证上级机关能从足够数量的信息中了解和掌握全局情况，各信息点必须上报机关提供一定数量信息。③紧急信息报送制度。对紧急信息的报送，要做到随时发生随时报送，任何单位，个人，都不得迟报，漏报，瞒报紧急信息。为此，中央办公厅下发了《关于加强紧急信息报送工作的通知》，确定建立报送紧急信息的责任制。④信息稿件送审制度。对信息急件，要件，信息工作者都应及时送交办公室分管同志或主要领导人审阅把关，向上级机关报或网络中心报送的重要信息，应由分管信息工作的领导同志审阅同意后签发，方可发出。⑤信息采用通报制度。对信息采用情况定期进行通报讲评，是各单位使用多年的有效制度，表扬先进，激励后进，对提高信息质量，推动信息工作有很大的促进作用。各单位还应当不断改进通报的方式，逐步增加其质量系数，使之不只是对采用信息数量的罗列，更重析是反映上报信息的质量。⑥信息专题分析制度。即根据不同时期的社会热点与焦点问题确定专题，不定期地召开有关部门信息员参加的专题分析会，会后要形成若干情况，有分析，有建议的较高层次专题分析信息材料，报送上级机关。⑦信息业务培训制度，信息工作必须具备精湛高超的专业水平，要有较强的思维判断能力，信息表达和处理能力，为此必须建立业务培训制度，基本方法是：办班培训，跟班练兵，现场取经，提供方便，集体改稿，定期评优，加强联通，不断提高信息人员的业务水平。⑧信息工作奖惩制度。即每年年终结合信息工作总结考评，对成绩显著者予以奖励，对不称职者予以批评教育，对严重失职者予以处分，以激励先进，鞭策后进，推动信息工作向前发展。

试述高层次信息开发的途径。

①对初级信息进行重点调研，信息是重点调研选题的重要来源，重点调研则是对信息进行曲检验和核实的过程，是初级信息被扩充深化的过程，是提高信息质量的重要环节，因此，信息与调研必须紧密结合。其一般程序是：先对现有的空前绝后信息进行分析，找出其上升为高层次信息的方向及位置，再对所选定的课题进行调研论证，然后进行有针对性的实地调查，填补空白部位，使初级信息经过重点调研上升为高层次信息，做好这项工作，秘书人员必须把握信息调研的基本要求，选题要准，周期要短，挖掘要深，方法要活，文字要精。②对零散信息进行综合归纳，各级秘书部门是机关信息中心，在一定时期内，往往会比较集中地收到同一内容，但来自不同单位，具有不同角度，不同细节的大量信息，这时秘书人员就必须对这些零散信息进行曲综合，归纳和分析，从中找到一些规律性东西，对领导决策起到积极的参谋作用，综合归纳主要有三种类型，一是阶段性综合，二是专题性综合，三是全面性综合，最终使信息由偏到全，由零到整，由浅到深，由多到少，做到这项工作，要求秘书人员具有准确判断信息价值的能力以及善于综合加工的能力。③对积累资料进行升华突破，对信息资料积累，不仅包括秘书对信息资料的简单收集，分类和存储，更重要的是对信息资料进行比较，选择，分析和研究。在信息资料积累过程中，秘书人员通过逐步的消化，吸收乃至研究，思想不断得到充实，丰富和深化，一旦受到某种触发，就会发生思想突破，达到思想升华，从开发出高质量的信息，做好这项工作，要求秘书人员加强主观能动性的培养，加强对信息资料的积累，并经常进行分析研究。④试述秘书调研方法的种类及其应用。

①比较法。对彼此有某种联系的事物加以对照，从而揭示他们之间的共同点和差异点，秘书在运用这种研究方法时，要学会从不同角度进行比较，一是纵向比较，二是横向比较，三是相同点的比较，四是相异点的比较，五是同异点综合比较。秘书在运用时，必须亲手合理性原则，首先，必须解决可比性问题，要使比较在同一关系下进行，即要求参加比较的事的在性质上具有某种联系，其次，必须选择合理的比较的标准。②分析方法。把研究对象分解为各个方面，部分，阶段，属性或层次，并分别加以考察，从而认识这些要素的本质及其在整体中的地位和作用，秘书在运用这种研究方法时，要注意从不同方面进行分析，一是定性分析，二是定量分析，三是因果分析，典型分析，五是矛盾分析，也叫“一分为二法”，六是系统分析。③类比分析，根据两个或两类对象之间在某些方面的相似或相同，从而推出它们在其他方面也可能相似或相同，类比的方法主要有实体类比，拟体类比，喻体类比和质体类比，要提高类比推理的可靠性，

秘书人员应特别注意以下几点：①寻找具有相似或相同的两个或两类副手进行类比，②寻找本质属性相似或相同的两个或两类事物进行类比，③寻找共有属性与推移属性之间相关程度较高的两个或两类事物进行类比。

④综合合方法。把研究对象的各个方面，部分，阶段，属性和层次联系起来进行考察，形成对研究对象的整体认识，秘书工作是一咱综合性很强的工作，需要秘书人员具备很强的综合能力，综合的方法是，一是择优综合，二是全息综合，三是扬弃综合；四是归纳综合。

试述秘书开好调查主要注意的问题。

①研究和确定参加调查会的确良人数，人选。人数一般以至五至八人为宜，并要选择真正了解和熟悉情况并敢于说真话，善于当众发言的人。②做好会前准备。要事先通知，让调查对象明确调查目的，调查内容，以便有所准备，秘书自己应准备一个调查纲目，事先做好准备。③注意态度，调查人要有平易近人的态度，有满腔的热情，求知的渴望和眼睛向下的决心，切忌居高临下，类似审讯。④要善于启发引导。最有效的方法是抓住问题的关键，多问几个为什么，把讨论引向深入，使问题谈得既有广度，又有深度。⑤要善于发现问题，抓住新线索，并酌情随机应变，以获得有价值的新材料。⑥注意记录的方法，要根据调查对象的不同心理，分别采取不同的登记方法。⑦掌握好时间，每次调查会一般以两个小时左右为宜。

试述会议准备阶段、会议召开阶段、会议结束后秘书分别有哪些工作？

会议准备阶段：①制定会议预案，会议预案一般包括以下内容：会议名称，会议主题，会议时间，会议规模，参加人员，会议日程和议程，会议的组织领导，会议的活动安排，会议经费预算，与会人员的食宿安排等。②组建会议机构。会议机构一般由秘书组（处）、材料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。

③发送会议通知，会议通知的内容有会议名称，会议主题，会期，报到时间与地点，需携带的材料及其他要求。④准备会议文件。会议文件主要有开幕词，闭幕词，工作报告，交流材料，领导讲话，会议通知等。

⑤布置会场。会场布置主要包括主席台布置，座次安排，会标，会徽，旗帜、灯火布置等。⑥人员编组。编组就是将与会人中按一定规则分成若干小组，并指定召集人。⑦作会议证件，会议征件是与会人员出入会场的名称凭证性标志。⑧安排食宿和车辆。⑨会前检查。重点是对会议文件，会场布置等进行检查。⑩接站与报到。对远道而来的与会者，会议工作人员一定要级组织接站，对所有参加会议人员都要组织报到，并认真核实报到人员的身份，同时要分发文件，证件，餐券等。

会议召开阶段的秘书工作有

①会场签到。

②会间调度。包括引导与会人员入座，投票，指挥车辆停靠位置等。③会议记录。会议召开记录，会议召开期间，秘书要做好会议记录，会议记录可分为文字记录和电子记录两种方式。④会议简报。⑤会议选举。如果会议有选举的议题，秘书人员要做好选择的组织工作。⑥会议总结。会议总结的内容有，代拟领导讲话稿，由领导者作总地讲话，表彰先进等。⑦后勤保障。后勤保障包括：安排好与会人员的住宿，伙食，交通与业务文化生活，参观访问等活事宜。

会议结束后的秘书工作有：

①印发会议纪要。会议结束时，一般要形成会议纪要，执笔人必须熟悉会议的整个情况，初稿写出后要征求与会者的意见，使其更加完善，然后印发给有关单位执行。

②清理会议文件。清理的办法有“收、存、带、销。”

③组织代表离会。对外地会议代表，要分发返程车、船和飞机票。会议结束后要安排车辆和人员进行送行，保证他们顺利离会。④搞好宣传报道。⑤会议工作总结。会议结束后，秘书机构要对会议工作及时进行总结讲评，激励先进，改正缺点，积累经验。⑥会后催办工作，会后催办对做好会议精神的传达贯彻，落实会议的各项决定具有重要意义。

试述建议（提案）工作的原则。

①分级负责，归口处理的原则。根据机关及部门的分工和权限，以及建议（提案）的内容，确定建议（提案）的承办单位，按级别和系统分别负责建议（提案）工作。坚持这一原则，应力争做到：①要熟悉国家机关和人民政协的性质，隶属关系和职权范围，准备地确定承办单位。②要熟悉建议（提案）的单位和部

门，按照内容确定相应的承办单位和部门，明确各自的责任。③承办单位建议（提案）的单位和部门，要有分管领导人和专门人员层层负责，防止因责任不明而出现敷衍塞责和推诿拖拉现象。

②认真负责，积极因主动的原则。对办理建议（提案）要高度重视。负起责任，按照规定的时限和要求及时办理，及时答复，不得马虎拖延。应力争做到：①凡是应该解决又有条件解决的，就要得集中力量尽快解决，②因条件所暂时难解决的，要订出计划，创造条件，逐步予以解决，③确实解决不了的，要实事求是地解释清楚，并及时作出答复。

③实事求是、调查研究的原则。建议（提案）的提出，特别是建议（提案）的办理，一般要坚持先调查，后研究，实事求是地提出和解决问题。应力争做到：①承办中遇到不清楚问题，要及时向提出建议的代表和提出提案的委员调查了解；②对于重点建议（提案）的；办理，可会同提案者和提案委员会进行专题审查；③对于比较复杂的问题，要组织力理深入调查，通过调查研究，本着实事求是的原则予以办理。

试述建议（提案）工作的办理程序。

建议（提案）工作的办理程序分为交办、承办、催办、答复、审查、复查、总结、报告、立卷、归档十个程序。

交办，即人大，政协的办事机构，将审查立案和表决通过的建议（提案），提交各承办单位和部门办理，交办包括向承办单位的办公厅（室）及承办单位的职能部门交办，全体会议期间的建议（提案），通过召开承办单位会议集中交办；闭会期间的建议和提案，则随时交办。

承办，即承接建议（提案）办理的单位和部门，按照交办要求和办理程序，确定专人负责，限期完成任务。催办，即承办单位为保证建议（提案）办理任务的按期完成，要经常与办理部门保持联系，定期督促检查。答复，即承办单位将建议（提案）的办理结果，以公函形式向建议（提案）人作出书面回答。并抄送有关交办单位。

审查，即承办单位在本年度的建议（提案），认真审定和检查其办理的程序和效果。

复查，即承办单位在本年度的建议（提案）办理工作完毕之后，对所有建议（提案）的办理情况进行全面检查，发现问题，及时补救。

总结，即承办单位对本年度建议（提案）办理工作进行全面的回顾，分析和研究，并形成书面材料。

报告，即承办单位在认真总结的基础上，及时将本年度建议（提案）材料，如建议（提案）和答复原件等，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷，以便提供利用。

归档，即承办单位将立成的建议（提案）案卷，按照归档制度的要求向机关档案部门移交，以便集中保存。试述信访工作的特点，并分析它对秘书工作有何要求？

信访工作具有群众性，经常性，政策性，思想性和特点，认识信访工作的特点对信访工作实践具有指导作用。

①信访工作的群众性特点要求信访工作者必须牢固树立群众观念，把信访工作作为贯彻党的群众路线，加强党的政策同群众联系的重要方法，要加强对信访群众的教育和疏导，防止信访活动由自发状态变为无政府状态，努力做好信访老户的工作，尽量减少重信重访，提高结案率。

②信访工作的经常性特点要求信访工作者必须克服临时观念，树立长期思想，把信访工作作为经常性的政治任务，摆在重要的位置，做到常抓不懈，要坚决克服主观随意化的倾向，认真贯彻《信访条例》，结合本单位实际，建章立规，完善制度，把信访工作纳入法制化轨道；要加强研究，皖规律，搞好预测，采取对策，把工作在问题发生之前，掌握信访工作的主动权。③信访工作政策性特点要求信访干部必须认真学习党和国家的各项方针政策和法律法规，成为精通政策法规的专家，在处理信访问题时，一定要严格按照政策法规办事，不能随心所欲，感情用事，对政策规定不明确但确实符合情理的信访问题，应有不违背政策精神的前提下变通解决。

④信访工作思想性特点要求信访工作者必须是一位优秀的思想政治工作者，要善于了解和掌握信访人的心理活动规律，以便有针对性地做好他们的思想工作，要满腔热情，细心耐烦，若口婆心地对信访人进行说服教育，要有良好的表达能力和情绪控制能力，做到不急不燥，以柔克刚，把思想工作做到他们的以坎上。针对集体上访秘书部门应采用哪些方法？

集体上访一旦发生，秘书部门应针对具体情况，采取以下方法：

①稳定情绪，控制局面。首先，要高度重视，热情接待，其次，要向他们宣传信访法规，多人反映共同意见，建议和要求的，一般应当采用书信，电话等形式提出；需采用走访形式的，应当推选代表提出，人数不得超过五人，第三，要及时向领导和有关部门通报信息。②摸清情况，研究措施，若情况清楚，又有明确的相应政策，可研究答复意见，向领导报告，然后向上访代表说明情况，若情况不明，适用政策又不明确，应及时汇报，请有关部门及时研究处理。

③领导出面，协调处理，对矛盾十分尖锐的集体上访，秘书部门应建议领导亲自出面处理，对涉及部门多，情况复杂的集体上访，领导出面，协调处理更加重要。④区别情况，恰当处理，对集体上访者提出的问题，要区别情况，恰当处理，如当处理，如当时能答复的，应当即向代表答复，必要时可给一个书面材料，也可将集体上访发生单位的领导召集到一起，共同研究解决问题的方案，方案一经确定，就可落实，使问题得到及时解决，集体上访处理完毕，一定要进行回访，做好善后工作。

接待实施有哪些具体要求？

由于接待对象不同，来宾的任务不同，对接待的方法也要求有有所不同，一般说来，内宾接待有以下四种情况和具体要求，①接待上级机关来宾的要求，上级机关领导人来了解情况或视察工作进展，要请本单位的领导亲自出面接待，如果领导人让秘书人员工介绍某些情况，可就事而论，不要对整个工作的是非优势作出评价，如果领导人主动征求意见，秘书应直言不讳，讲出自己的看法，如果本单位领导不在，而上级领导要求秘书介绍情况或询问问题时，秘书要实事求是地汇报；对上级领导交办的任务，秘书应记好问清，待本单位领导归来后，进行汇报，上级机关普通工作人员来进行工作访问时，也由本单位领导出面介绍情况，以示尊重。秘书应安排领导去看望。

②接待平级机关来宾的要求，平级机关、单位的领导人来访，应由单位领导出面接待，如果本单位领导不在，或不能分身，经领导委托，秘书部门领导或工作人员可出面接待，并向来宾做出解释，以求谅解，如果来宾是参观学习，了解情况，应实事求是地介绍；如果是业务联系，或由对口部门负责人接待，重要问题，工向主管部门领导汇报，接待时，要注意互通有无，互相交流情况，掌握各兄弟单位和业务单位的工作情况，整理出材料，供单位领导人参考。

③接待本系统来宾的要求。本系统下属单位人员来访，除领导点名找来的以外，一般由机关各部门负责接待，对来汇报工作的人员，秘书应详细记录汇报的内容，有不清楚的地方，一定要向清楚，若汇报的情况参价值较大，要向来人索要书面材料，对于来请求解决问题的，属于秘书部门职权范围的事，可按有关规定答复和处理，凡是新问题，重要问题都要请示领导后再作答复，对来反映问题的，一般由秘书部门负责接待，然后视问题的性质和解决的途径，及时与有关职能部门联系，尽快给予答复和解决。重大问题要向领导报告，对申述或检举揭发性的，要为本人保密，若来人指名直接向某领导报告，秘书要向领导人通报，经同意后，约定会见时间地点。

④无约接待的要求，对没有约定，临时来访的客人，秘书应有礼貌地询问客人的来意，根据不同情况灵活处理，以消除领导人可能遇到的困窘场面。

谈判的准备内容有哪些？

①信息准备。这是审谈判取得成功的基础，信息准备包括：①对方因素，如对方的主张和追求目标，对方的实力和弱点，寻对方组成人员的身份，性格，经历，爱好和态度，以及对方可能作出的最大让步等，②已方因素，即谈判已方的有关信息，如已方的谈判计划和方案，已方的优势和不足，已方组成人员的基本情况，以及已方的谈判战略和战术等，③环境因素，即有关谈判地点，场所和时间等背景信息，如谈判地点和场所的情况，谈判时间和日程表安排的情况，以及可能涉及的其他背景情况。②人员准备。谈判人员的良好素质和谈判班子的整体化是谈判成功的重要保证，人员准备的内容包括三个方面：①谈判班子的规模。②谈判人员的素质，对于谈判人员，要按照一定的素质标准，进行严格的选择。③谈判人员的构成。谈判班子的人员构成，是根据谈判的类型和内容而定，一般地说，凡属于集体谈判特别是国际谈判，由专业人员，商务人员，法律人员，翻译人员和管理人员组成。

③其他准备。①拟定谈判方案。谈判方案是谈判者在谈判前对谈判的目标，内容和步骤等所做的预想性的