第7章 销售、收款核算与管理子系统

第七章 销售、收款核算与管理子系统 【概述】产品销售和收款业务是企业经营活动的重要环节，关系到企业的生存与发展。本章分析销售和收款业务活动的主要特点，论述销售和收款的核算与管理的流程，并依此为依据，探讨信息需求特征，并建立了子系统的逻辑模型、REAL模型，功能模型，详细论述销售、收款的核算与管理子系统的实现方法。

【目标】通过阅读本章后，将可以了解：1、销售、收款业务特点和子系统的设计目标2、销售、收款核算与管理子作业流程3、销售、收款核算与管理子系统信息需求模型4、销售、收款核算与管理子系统数据结构模型5、销售、收款核算与管理子系统功能结构模型与实现方法

第一节 销售、收款核算与管理子系统概述一、销售与收款业务特点企业经营活动中心是为顾客创造价值进而实现企业价值，销售与收款业务是实现价值的重要环节。企业为客户提供高品质的产品或劳务活动以产生营业收入，它是企业赖以生存与发展的根本。对于工业企业而言，产成品是企业生产活动的成果，销售是产成品价值实现的过程。企业不仅要生产客户满意的产品，而且还要通过有效营销方式、销售渠道的组织，将产品顺利销售给客户，并及时收回货款。它关系到企业主营业务收入、利润实现的质量。在销售与收款业务活动循环过程中，企业销售产品，收取价款，用产品销售收入来补偿生产经营所消耗的生产成本与费用，交纳税金后，以确定企业经营动能否赚取利润。在产品的销售过程中，物流与现金流并不总是同步进行。由于各种原因客户尚未及时进行货款的结算，即产生应收帐款。因此企业需要对应收帐款加强管理，加快企业流动资金的周转速度，减少呆帐、坏帐的发生，使销售资金及时回笼。此外还可以根据企业管理的需要对销售业务数据、会计核算数据进行信息处理，反映企业营运状态和经营成果，进行产品销售预测、帐龄分析、利润预测和分析，辅助管理人员进行管理决策。销售与应收帐款子系统是会计信息系统中的一个较为重要的信息子系统，它与企业其他业务部门联系密切，数据传输频繁，数据通信量大，还需要提供大量相关的决策信息。因此销售核算与管理子系统具有以下特点：1、业务发生频繁，运行环节多，业务内容与核算方法比较复杂销售业务不仅运行环节复杂，涉及企业内部的多个部门，如销售部门、信用管理部门、仓储保管部门和财会部门，而且还涉及企业外部的销售商、客户、运输商等。由于不同企业的销售方式和手段不同，其相应的核算方法也就有所差异，加之诸如批发、零售、退货、赊销、分期付款等不同情况使得销售与收款循环的业务内容与核算方法比较复杂，从销货业务发生到收回款项有商业折扣、发票价格、销售折扣、销售退回和销售折让等方式，这些都会影响到销售收入计量。2、数据的真实性、准确性、实时性要求高销售核算与管理子系统输出的销售收入、销售成本、销售税金及附加、销售利润是评价企业经营活动、经营成果、进行利润分配的重要依据。同时与企业存货系统、采购系统、生产系统集成后，销售核算与管理子系统数据的真实性、准确性、实时性关系到企业其他子系统正常运行。涉及到企业能否有效加快资金周转、减少库存产品积压，降低经营成本和费用。3、数据的深加工量大销售收款循环是企业经营的重要环节，该子系统除了完成会计核算以反映销售收入、利润外，还需要对这些基础会计数据作进一步的加工处理，为企业经营者的管理决策提供产品销售预测、应收帐款帐龄分析、客户信誉度分析与管理、产品获利能力分析、利润预测、产品市场分析与预测、销售费用预测与分析等信息，辅助经营者进行管理与决策。二、销售、收款核算与管理子系统的设计目标1、准确进行销售核算和管理。根据与客户签订的合同，按时将产品发出，及时收回货款，提供未收款的有关信息，防止货款拖欠。真实、准确地反映销售收入、销售货款的结算、销售费用的支出情况，保证企业资金的正常运转以及业务的正常运行。2、进行产品利润分析与管理。准确计算销售成本并按时交纳销售税金，准确反映和监督企业盈亏情况，计算产品销售利润，分析客户获利能力，促使企业降低成本和费用，为编制会计报表提供依据。3、应收帐款管理。对客户的应收帐款进行详细记录，分类整理，及时登记已收帐款，反映和监督赊销业务的货款收回情况，减少坏帐损失。提取坏帐准备，分析应收帐款拖欠情况，进行帐龄分析，按期提供逾期未收款，统计客户欠款，评价客户的偿债能力和信誉程度。4、提供产品销售情况分析信息。从企业销售管理的角度，对产品的销售情况进行分析和评价，进行产品销售预测、产品定价决策，利润分析等工作，缩短客户选择产品和服务与收取现金之间的时间间隔、分析企业市场情况以及所提供给客户的产品与服务的成本与费用，从而在提升客户价值与增加企业盈利能力上为企业战略目标实现提供有效财务会计信息支持。

第二节 销售、收款子系统业务处理流程以制造业为例，典型的销售、收款循环包括接受客户定单、核准付款条件、填制销货通知、发出商品、开具发票、核准销售折扣、核定销售折让或退款条件并办理退款或接受退货、收取货款以及各环节的会计核算与管理活动。

一、销售与收款活动的作业流程1、接收客户定单企业产品销售活动一般从接收客户的定单开始。典型的定单内容包括有关客户资料数据、装运地点、客户所定购的商品情况以及支付条件，企业在接收客户定单后，将定单记录到客户定单文件。2、核准信用销售部门收到客户定单后，将其送到企业信用部门办理批准手续。企业应建立有关客户的财务状况和信用等级，对客户提出的购货定单的信贷批准须经过信用部门经理或授权人签字同意的书面证明才有效。3、折扣政策制定与审核对多数企业而言，给予客户一定的折扣是相对普遍的一种销售行为，因此企业应当制定出较为详细的折扣政策和规定。商业折扣规定应详细说明可以享受折扣的客户的条件，不同数量和品种的购货定单可以享受的折扣比例，现金折扣规定应详细说明适用范围和不同支付时间可享受的折扣比例等。一项给予客户的折扣应经过销售部门主管的审核签字认可。4、接受销货通过对客户的审核并综合考虑库存产品以及与企业产品生产能力后，由客户定单生成正式生成销货定单。客户定单与销货定单数据结构相似，重要的差异是销货定单是经过有关人员核准的定单。为便于对执行的定单和未执行的定单分别进行管理与控制，及时检查定单的处理过程和执行情况，对销货定单按顺序进行编号，并记录到销货定单文件中。5、提供货物仓储部门出货必须经过销售部门的授权，授权的形式是取得销售部门编制以及负责人签字认可的发货通知单。仓库管理人员检查是否缺货或发货单是否有其他问题，实际发货的品种和数量应记录发货单和存货业务明细帐，并将发货单传递到会计部门，进行发货成本核算，记录存货明细帐。6、装运商品运输部门为了决定运输路线和安排运输日程，除需要得到仓储部门转来的发货通知单外，还应有销售部门核准的装运单，装运部门将装运单与仓库送来的提货单及商品进行比较，包装商品，选择运货人。商品运出后，装运部门将货运通知单或提货单的送交开票部门作为开票的依据。7、给客户开票商品发出后给客户开票是企业销售成立的标志，也是向客户收取货款的依据。开票人复查交易附件，这些附件包括客户的购货定单、发货通知单等，并生成销售发票。销售发票除了作为记录交易的原始凭证记录销售日记帐，还将传递到财务部门核算销售收入，编制会计凭证。8、登记应收帐款在销售采用赊销的方式，应收帐款直接影响企业的财务状况。保证足额安全地收取款项是企业财务一项重要工作。因此对经过销售部门核准的赊销的销售应及时记录到客户的应收帐款帐簿上，定期编制应收帐款的帐龄分析表，及时对客户应收帐款进行催款和索要货款，以保证企业的债权得以收回。9、退货企业提交客户的货物由于质量不符合要求或规格不对等原因使客户不能完全接受而发生退回。业务处理过程包括验收客户退回的货物，填制退货接收报告、调查退货索赔、核准退货、填制和邮寄贷项通知单并在退货批准后及时入帐，修改销售和应收帐款的余额。10、收款企业在收到客户的货款后，输入收款单据，核销客户销售单据，修改客户应收帐款数据，应编制会计凭证，登记对应的总帐和明细帐。

二、销售、收款业务的管理与控制活动（一）销售、收款的管理活动销售、收款业务的管理是指为实现企业销售利润、完成销售任务和销售收入而进行的计划、组织、指挥、协调和控制的活动。销售管理重心在市场经营，它使企业与目标市场的经营活动保持联系，为客户提供满意的产品与服务，及时从客户收回货款，在经营循环中真正实现产品与服务的价值。销售与收款管理主要从目标市场的确认着手，依照销售计划开展销售活动，然后再根据产品销售收入的评估与反馈信息不断调整企业销售行为。通常销售与收款管理的内容包括销售计划、销售活动管理，销售成果管理。1、销售计划制定企业销售计划首先需要分析现状。详细分析企业当前市场状况，竞争对手的产品及销售情况，然后结合企业生产能力和产品市场预测，提出切实可行的销售目标，制定销售策略，综合编制每一产品的销售计划与销售预算。当计划一经确定后，需要按照既定的战略策略执行。在销售计划实施过程中，及时了解和检查计划的执行情况，以确保计划正常运行，实现企业销售目标。2、销售活动的管理销售活动的管理的包括销售分析与评价，销售的时间控制，销售信用控制，应收款的控制等具体内容。3、销售成果管理销售成果的管理是实现企业销售计划的重要一环，销售部门与销售员工的销售业绩直接关系到企业销售收入、利润的实现。企业应依据销售目标、收款达成程度作为对销售部门与人员奖惩的依据，建立完善激励机制来保障销售计划实现。（二）销售、收入业务活动的风险每个企业经营环境、业务性质，产业现状与发展前景不同，会给企业销售与收款活动带来不同的经营风险。例如企业所处的行业如果供给过剩，产品需求渐减，都会造成企业销售收入下降，现金流量恶化。产业竞争情况加剧也会给企业销售、收款业务带来风险。按迈克尔.波特等竞争力分析模式，有五个力量会造成竞争压力。这五个竞争压力包括同业竞争、替代品进入、进入障碍、与供应商的谈判能力、与客户的谈判能力。例如同业竞争可能影响企业产品定价策略、授信赊帐条件，从而影响销售计划执行，利润指标的实现、并改变企业财务状况。另外，在销售、收款的业务活动中也存在作业风险。例如：在客户订货业务活动过程中，接受了不符合要求或未授权的客户定单，由于客户信誉度差而造成企业坏帐损失。接受客户定购的产品品种与数量超过企业加工能力范围，企业无法按时交货或加工后出现大量质量问题而造成退货。送到装运地或客户手中的商品数量、类型与订货单不相符。由未经授权人员处理应收帐款、客户资料、存货记录。收到现金不及时过帐而被挪用。企业的退货业务可能存在风险如未授权的员工核准客户的退货，已冲销应收帐款，可是却一直未收到退回的货品。（三）销售、收入的内部控制活动