全宗卷整理说明
全宗卷规范xx讲解
• 编制文件材料目录。其格式如下页： • 文件材料装盒。
全宗卷文件目录
件号 责任者
题
名
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XX局档案室 XX局全宗指南
日期
备注
2013.03.01
七、全宗卷的管理
• 保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一起保管，将全 宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本式检 索工具放在一起管理。
• 全宗内档案内容与成份介绍:这是全宗介绍的重点内容， 应作较全面而具体的介绍。以文章叙述的形式，按档案的 实际分类体系结合问题介绍。
沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、 全宗构成者主要负责人、内部机构设置及各历史阶段演变 情况等内容组成。
(a)名称：全宗构成者名称首次出现时应按全称书写，并将 通用简称写在全称后面的圆括号内。如：威海市人民代表 大会常务委员会（威海市人大常委会）
全宗卷规范及相关模板
2014年4月
一、范围
• 本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构 成、整理方法和基本格式。
• 本标范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条 款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单 （不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准， 然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使 用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件， 其最新版本适用于本标准。
• GB/T 9705—88 文书档案案卷格式 • GB/T 12967—92 全宗单 • GB/T 12968—92 档案交接文据格式 • DA/T 14—94 全宗指南编制规范 • DA/T 18—1999 档案著录规则 • DA/T 1—2000 档案工作基本术语 • DA/T 22—2000 归档文件整理规则
全宗卷规范
机遇：随着档案信息化的推进，全宗卷将有更广阔的应用场景，如数字档案馆、电子政务等。
挑战：全宗卷的管理需要更加规范和标准，以适应信息化发展的需要，同时还需要加强档案工 作人员的培训和管理。
机遇：全宗卷的数字化将提高档案的利用效率和保存质量，同时还可以通过数据挖掘等技术手 段，为档案的利用提供更多的可能性。
记录和保存档案信息 促进档案信息利用
保障档案信息安全 辅助档案管理工作
按内容分类：综合类、组织机构类、个人类、公务类、专门类 按载体分类：纸质、电子、声像、实物 按保管期限分类：永久、长期、短期
按全宗分类：国家综合全宗卷、党务全宗卷、政务全宗卷、司法全宗卷、军事全宗卷
单击添加标题
全宗卷的组成：全宗卷是档案馆（室）按全宗管理的档案分类排列的结果， 是档案馆（室）管理档案的基础。
全宗卷的组成：全宗介绍、大事记、组织沿革、文件汇集 全宗卷的编制：按照档案形成规律和特点进行整理、分类和编目 全宗卷的作用：记录档案形成、管理和利用的情况，为档案鉴定、评估和利用提供依据 全宗卷的管理：由专门的档案管理人员负责，定期进行整理、检查和更新
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全宗卷的组成：全宗卷是 档案馆（室）按全宗管理 的档案文件分类整理后的 综合体，包括该全宗的历 史沿革、组织机构、人员 编制、职能范围、重大活 动、重要事件、重要业务
准确、全面的信息。
单击添加标题
全宗卷的管理：全宗卷的 管理应遵循档案管理的原 则和方法，确保全宗卷的 安全、保密和长期保存。 同时，全宗卷的管理应与 该全宗的实际情况相结合， 根据具体情况制定相应的
管理措施。
内容：全宗卷的电子数据包括元数据、目录数据、文件数据等
作用：元数据描述全宗卷的内容和属性，目录数据提供全宗卷的组织结构， 文件数据则是全宗卷的具体内容
全宗卷规范xx
• 全宗内档案情况简介: (a)档案的数量及保管期限：一般先介绍室藏档案的总数（包 括卷/件数和排架长度），再分别介绍各类档案的数量， 最后介绍保管期限的划分情况。 (b)档案的完整程度：主要是说明库存的各类档案中，有无断 年、缺项、少页等现象。 (c)档案的利用价值及鉴定情况：一般先介绍各类档案的利用 情况（含人次、卷次、取得明显效益的突出事例等），再 介绍档案的鉴定销毁情况（包括鉴定时间、方法、结果、 销毁档案的种类和数量等）。 (d)检索工具的配置情况：主要介绍室藏档案检索工具的种类、 数量等。 (e)档案的整理情况：主要介绍室藏档案的分类及各类档案整 理的基本方法。如果每一类档案先后采用了不同的整理方 法，也要一并交待（如，从何年开始实行文书档案立卷改 革，以单份文件为单位归档；从2007年开始所有档案的保 管期限由原来分为永久、长期、短期等改为永久、30年、 10年等）。
档案工作的制度建设
• 《档案法》第十三条规定：“各级各类档案馆、机关、团 体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学 的管理制度……”各单位要依据档案法律、法规、规章以 及行政规范性文件，结合实际情况，建立、健全档案工作 制度。 • 为了促进档案工作规章制度的落实，各单位对于一些需要 全体工作人员周知并贯彻执行的制度，应将其内容以公告 形式或展板形式张挂上墙。 • 档案工作管理网络图 • 档案人员岗位职责 • 档案借阅制度 • 档案保管制度 • 档案保密制度
(d)隶属关系：主要写全宗构成者与其上级主管机关和与其重 要的直属下级机关的组织关系、业务关系。 (e)全宗构成者负责人名录：包括正、副职负责人姓名、职务、 任职时间。 (f)内部机构设置及其各历史阶段演变情况：主要介绍内设机 构的名称及其变化情况。 (g)其它对全宗构成者有重大影响的事件或活动。
全宗卷及全宗的划分
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基本职能的变化，一般表现为机关、 社会组织的撤销或成立。一般表现为下 列种种变化。 ①一个机关撤销，一个机关成立。即新 成立的机关接收了撤销机关的职能，从 新机关成立之日起，档案构成新的全宗。 前后共为两个全宗。结束的全宗称为闭 口全宗（不再形成档案），新建立的全 宗称为开口全宗（档案不断积累）。
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③按全宗整理，便于系统地和历史地研 究档案内容，发挥档案的凭证作用。
④按全宗整理，便于档案进馆后的各项 业务工作的进行。全宗是档案馆管理 档案的基本单位，收集、鉴定、保管、 统计都必须以全宗为单位。 总之，按全宗整理，是整理档案 的科学方法。任何档案都必须按全宗 整理，这称为全宗原则。
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二、立档单位及其构成条件 立档单位是与全宗这一概念联系
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②一个机关的内部机构发展为一个新的 独立的机关，也就是新成立的机关接收 和代替了原机关的部分职能，新成立的 机关的档案另立全宗，两个都是开口全 宗。 ③一个机关改组为几个机关，原机关档 案是一个闭口全宗，改组及新成立的几 个机关，其档案各自构成新的开口全宗。
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④几个机关改组为一个机关，原各个 机关的档案各自构成闭口全宗，改组 后的机关的档案构成一个开口全宗。
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2、立档单位非根本性变化及其表现 ①机关、社会组织的职能、任务、工作 范围的扩大或缩小。 ②内部组织机构的调整，如处（科）室 的增设或精减。 ③立档单位名称的变化、办公地址的变 更。 ④上级领导关系的改变。
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3、联合全宗 联合全宗就是若干个联系密切的机
关的档案难以区分，联合组成一个全 宗。
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二、全宗卷的内容 全宗卷内的文件材料是在管理这一全
全宗卷管理办法
江苏省电信有限公司文件江苏电信有限〔2004〕812 号关于印发《江苏省电信公司单位 全宗卷管理办法》的通知各市分公司，省公司各直属单位： 为进一步规范档案业务管理，根据国家档案局有关规定，结 合公司实际，现将《江苏省电信有限公司单位全宗卷管理办法》 印发各单位，请遵照执行。
附件：全宗卷工具表格二○○四年十一月十七日－１－全宗卷管理办法一、目的 为实现全宗卷的标准化、规范化和科学化管理，特制定本管 理办法。
二、适用范围 本办法适用于江苏电信有限公司及所属单位全宗卷的管理。
三、引用标准 《全宗卷规范》（DA/T12-94） 四、定义 全宗卷是指档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能 够说明该全宗历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷。
五、管理职责 档案馆（室）负责按年度编制全宗卷。
六、归档要求和归档范围 (一)归档要求 全宗卷的各种文件材料，应按其固有的特点，保持文件材料 间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于利用和保管。
(二)归档范围 1.档案收集：档案资料交接文据，移交目录、档案资料接收 登记表(见 DA01-01)等。
－２－2.档案整理：整理工作方案，档案分类方案，每年整理档案 说明（见 DA02-01）等。
3.档案鉴定：档案保管期限表，鉴定小组成员名单，销毁档 案的请示与批复，销毁档案的目录（见 DA03-01 至 DA03-07） 等。
4.档案保管：档案保管检查记录（见 DA02-02）、报告，重 点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况等。
5.档案统计：档案移交数量统计表（见 DA09-01）、档案接 收 数 量 统 计 表 （ 见 DA01-02 ） 、 档 案 归 档 数 量 统 计 表 （ 见 DA02-03）、档案利用数量统计表（见 DA04-01）、档案销毁数 量统计表（见 DA03-08）等。
6.档案利用：全宗指南（全宗介绍），立档单位大事记，档 案开放利用和控制使用范围说明，档案汇编一览表（见 DA02-04），档案产生社会效益或经济效益事例（见 DA04-02）。
整理规范
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一、相关概念
·全宗 fonds 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即 一个机关（单位）的全部档案。
·全宗卷 fonds descriptive file 在管理全宗档案的过程中形成的能够说明全宗历史情况的各种文件 材料所集中组成的专门案卷。它是档案管理活动中形成的“档案”， 详细和全面记载了立档单位和全宗历史变化情况，集中了每个全宗在 管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性文字材料，是管理全宗 的“档案”，是档案的“档案”。全宗卷管理情况，也是一个单位档 案管理水平的重要印证。
• （一）损毁、丢失属于国家所有的档案的； • （二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的； • （三）涂改、伪造档案的； • （四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的； • （五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的； • （六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移
档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类 等类别顺序依次排序。
3. 排序
文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类 目，向后接续排列。
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4. 编号
在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件 号三部分组成。
a. 全宗号：填写文件材料所属全宗的编号。综合全宗卷的全宗号，填写档案馆 （室）编号或档案属类代号。
全宗卷的文件资料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须注 意积累。整理前，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存 价 值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予以剔除。
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（二） 全宗卷整理流程
全宗档案各类案卷目录编制说明
全宗档案各类案卷目录编制说明全宗档案各类案卷（件）目录编制说明文书档案文书档案在全宗内一级类目为1，二级类目分别为：1.党群行政、2.生产经管、3.股市证券；其分类号分别为：1.1党群行政；1.2生产经管；1.3股市证卷。
归档文件以件为单位进行整理，单份文件，一份为一件；文件正本与定稿、正文与附件为一件。
1.保管期限分永久、“Y”表示；长期“C”表示；短期“D”表示。
2.整理：是将归档文件以件为单位进行装订、排列。
3.排列：按保管期限―年度逐件排列。
4.编目：按保管期限，一个年度编制一个流水号，即为件号。
5.档号：分类号―年度、保管期限―件号。
科技档案科技档案在本全宗内一级类目为2，二级类目分别为：1、科研；2、工程；3、基建；4、设备；其分类号分别为：2.1科研;2.2工程;2.3基建;2.4设备。
1.排列：科研、工程、基建按项目排，同一项目按科研、工程、基建的全过程所形成的文件材料先后顺序排；设备则按不同种类、型号排。
2.档号编制：科研、工程、基建为：分类号―项目号―案卷号；设备为：分类号―种类号―案卷号。
3.统一编制分类目录，在分类目录内各类排序为：科研―工程―基建―设备，以后随着科技档案的增加，各类可单独分设目录。
会统档案一、会统档案在本全宗内一级类目为3，二级类目分设为：1会计；2统计；分类号为3.1会计；3.2统计。
二、排列：采用报表、帐册、凭证分别排列号；报表、帐册按年度先后各编一个大流水号；凭证每年单独一个流水号；并以报表、帐册、凭证各自编制案卷目录。
三、档号编制：分类号―年度号―案卷号特种载体特种载体档案在全宗内一级类目号为4，二级类目分设为：4.1照片;4.2声像;4.3牌匾;4.4奖状;4.5证书;4.6字画;4.7光盘、电子文档;4.8其他。
1. 排列:按不同载体分别排列，同一载体按形成时间先后排列。
2.编号:按各类先后顺序各编一个流水号，即为件号；其档号为：分类号―件号。
全宗卷
3.4.1全宗号填写文件材料针对全宗的编号。
3.4.2类号填写相关类目在本标准第5章中对应的末级顺序编号
3.4.3件号填写该文件材料在相关类目中的流水编号。
举例：xwxq—1—2(全宗为xuxq，1表式是全宗介绍类，2表示第2件)
3.5全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。新增文件
全宗卷
全宗卷:由记录和说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理档案的
重要工具。
全宗部类:较大型的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对
全宗进行的概括性分类。例如：徐圩新区档案全宗
.全宗卷编制规则
1.1档案馆对其所保管的档案应以全宗为单位编制全宗卷。
1.2全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实、力求全面反映全宗及其管理的
历史面貌。
1.3全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
1.4档案馆根据需要，可以按馆藏或部类编制综合全宗卷，收集，保管在档案管理过程
中跨全宗形成的相关文件材料。
2.全宗卷的内容构成
2.1全宗(馆藏)介绍类：全宗指南、全宗介绍、大事记等
2.2档案收集类:档案(资料)交接文据及其相关目录，档案来源和价值说明材料等。
2.9综合全宗卷的内容主要包括:上述各类跨全宗形成的文件材料、档案馆综合性业务
工作规范和管理制度等。
3.全宗卷整理
3.1按全宗集中文件材料
3.2属于同一全宗卷的文件材料，先区分类别，再按形成时间顺序排列。新增文件材料在
各类目中向后接续排列
3.3文件材料应按件进行装订。
3.4装订后的文件材料，在文件首页上方的空白处进行统一编号。编号由全宗号—类号—
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基层单位档案室全宗卷整理说明
一、全宗卷概念
全宗卷是记录和说明各立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是开展档案管理的重要工具。
二、全宗卷按内容分盒（一般一类为一盒）
（1）全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
各单位主要有：全宗介绍、大事记、组织沿革等。
（2）档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。
各单位主要有：各个时间段形成的各类档案交接文据、移交目录（文书档案：归档文件目录；会计档案：案卷目录；业务档案：案卷目录或全引目录；科技档案：案卷目录；特载档案：案卷目录或全引目录）。
（3）档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。
各单位主要有：分类方案或分类大纲、各种门类载体的归档范围和保管期限表、档案整理工作小结等。
（4）档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
各单位主要有：成立
档案鉴定小组的文件（领导变更名单也要变）、鉴定报告、销毁档案清册和批复等。
（5）档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
各单位主要有：相关制度、库房温湿度记录、病档检查记录、档案抢救修复情况、重点档案的特殊保护措施等。
（6）档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。
各单位主要有：档案收进（移出）记录、档案数量统计、档案年检档案统计表、年度统计报表等。
（7）档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
各单位主要有：档案利用制度、档案利用效果汇编、档案展览介绍等。
（8）新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。
各单位主要有：应用档案管理软件的相关说明材料、档案登记备份材料等。
三、全宗卷的整理
（1）装订：以件为单位进行装订。
（2）分类：按内容分类归入相应类目。
（3）排序：以全宗卷类目为单位，按形成时间顺序排列。
（4）文件编号：在每件材料首页上方的空白处编号，编号由全宗号—类号—件号三部分组成，例：J060-1-1（市档案局全宗，全宗介绍类，第1件）。
附：
全宗卷文件目录（样张）
类目名称：1全宗介绍类
全宗卷文件目录（样张）
类目名称：3档案整理类。