公司文件控制程序(十三)
公司文件控制程序（十三）
公司文件控制程序(十三)
1.目的：
对文件进行控制，确保文件的使用场所使用有效文件，并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作废的文件，防止作废文件被错用、误用，从而保证管理体系的有效运行。
2.范围：
本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料(包括外来文件)的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。
3.职责：
3.1总裁负责管理文件的批准。
3.2管理者代表负责管理文件的审核。
3.3办公室负责文件的管理和控制，包括外来文件的管理和控制。
3.4各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制。
4.程序：
4.1文件的编写、审批。
4.1.1公司文件根据文件的性质有相关部门起草。
a) 管理体系文件由总裁批准。
b) 行政文件由办公室起草或委托有关部门起草，办公室主任审核，总裁批准。
c) 作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制，经部门领导人审核后，由主管领导批准。
4.2文件的编号
所有文件都应有唯一的编号，以便区别、归档、保存。
具体编号方法：
a)管理手册的编号方法
SY MM ****
年代号
管理手册代号(MMManagement Manual：管理手册)
公司代号()
b)程序文件的编号方法
SY PF **
顺序号
程序文件代号(PFProcedure File：程序文件)
公司代号()
c)作业文件的编号方法
SY OF ***
顺序号
作业文件代号(OFOperantion File)
公司代号()
d)记录文件的编号方法
RF ** **
顺序号
程序文件顺序号
记录代号(RFRecord File：记录文件)
e)行政文件和技术文件按公司文件方法编号。
4.3文件的发布
4.3.1文件发放前应规定文件的发放范围，经管理者代表审批，并填写好《文件发放范围签收表》(QR0501)
4.3.2经审批后的管理手册、程序文件、作业性文件(管理性)统一由办公室发放。
收件人需在签收表上签收。
4.3.3各部门内部文件由部门负责人发放。
收件人需在签收表上签收。
4.4文件的标识
4.4.1管理手册、程序文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者。
4.4.2非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。
4.4.3作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章。
4.4.4对需要保留的作废文件由办公室在文件的封面或第一页右上角加盖的保留章。
4.4.5内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识。
4.4.6电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的背面贴上标签，标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保留)。
并要进行必要的书面记录。
4.5文件的使用的实施
4.5.1办公室编制好公司《文件控制清单》(QR0502)控制文件使用情况。
4.5.2受控文件不可转抄、外传，管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印。
作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。
4.5.3工作场所如发现过期或作废文件，应交办公室处理，过期作废文件以及作废保留文件不得在工作场所使用。
4.5.4文件要完好保存，如损坏或缺页应及时向办公室申请更换。
文件卷面要保持整洁，不可乱涂乱画。
4.5.6各部门应编制本部门所使用的受控文件清单，控制本部门文件使用情况。
4.5.7办公室每季度至少一次对文件进行检查，以监督文件的完好保存及贯彻实施，并做好《文件检查记录表》(QR0503)
4.5.8文件在使用过程中发现有错误或操作性不强，可申请更改，更改程序按本程序4.6条执行。
4.5.9公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄，并妥善保管。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改程序
4.6.1.1更改申请由文件更改人填写《文件更改申请单》(QR0504)，经审批后交原发放部门执行更改。
4.6.1.2更改审批由原文件的审批部门进行，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或其他)。
4.6.1.3纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室填写《文件更改申请单》(QR0504)，经管理者代表审核，总裁批准后，办公室统一发放。
4.6.2文件更改方式
4.6.2.1笔误可用划改。
4.6.2.2文件只改动某页内容时，可用换页方式。
4.6.2.3文件内容多处或多次改动，可用改版方式。
4.6.3办公室编制好《文件修改状态控制清单》(QR0509)并保存，以控制文件修改状态。
4.6.4《文件更改申请单》(QR050
4)应注册更改性质：笔误、更改、删除、新增。
4.7作废文件处置
4.7.1更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放范围/签收表》范围发放，并从原使用场所收回失效文件。
4.7.2收回的作废文件以及过期文件由办公室填写《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505)，经管理者代表审批后销毁。
4.7.3因需要保留作废文件，由办公室确定并填写好《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505)经管理者代表审批，办公室按4.4.4标识后方可继续保留作废文件。
4.7.4电子媒体文件作废处置程序
4.7.4.1由申请人填写《文件销毁(保留)控制清单》。
4.7.4.2经管理者代表审核，总裁批准。
4.7.4.3由电脑操作员进行清除。
4.7.5其它媒体文件(例照片、底片)由该文件的管理部门填写《文件销毁(保留)控制清单》，经总裁批准后自行销毁。
4.8文件的归档
4.8.1文件经批准发布后，经批准人签署的原件及打印件，由办公室归档并登记。
4.8.2外来文件由办公室对其运用性、有效性进行检查，再登记归档。
需贯彻执行的外来文件，经审批后(审批手续按4.3)将复印件转发到相关部门贯彻执行。
4.9文件和资料的借阅
4.9.1部门经理及以下人员借阅文件，应填写《文件和资料借阅登记卡》(QR0507)，在公司内阅览由管理者代表审批，借出公司外由总裁审批，并登记。
4.9.2副总裁以上人员可直接向资料室借阅，并作好登记。
4.9.3公司以外人员借阅资料由总裁审批，并作好登记。
4.9.4外来文件的管理控制：标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术开发部、总裁或其委托人按本程序进行管理控制，并作好登记。
4.10行政文件由办公室，管理体系文件由质管部，技术文件由技术部按本程序控制。
5.相关文件：
SYPF02 《记录控制程序》
6.记录：
QR0501《文件发放范围/签收表》
QR0502《文件清单》
QR0503《文件检查记录表》
QR0504《文件更改申请单》
QR0505《文件和资料销毁(保留)控制清单》
QR0506《文件和资料归档登记卡》
QR0507《文件和资料借阅登记卡》
QR0508《文件和资料编号登记卡》
QR0509《文件和资料修改状态控制清单》感谢您的阅读！。
超详细 文件控制程序
5.3.7在制定文件/表格时，应考虑设定日期字段。文件的制定/审核/批准人应签全名，并附全日期“年/月/日”，以便于追溯。全日期示例：2014/03/04
文件
名称
文件控制程序
共12页
第6页
总版本
B
修订次
0
修订日期
5.5.1 文件发行
5.5.1.1 文件应经权责人员核准签字认可后﹐由原制订单位填写《文件分发/回收表》﹐指定分发单位和数量。文件统一由文控中心发放﹐并登录于《文件一览表》﹐文件变更时其总览表内之内容也相应作动态更新。
5.5.1.2 文件发行前应先与文控专员确认文件的版本/版次，格式等是否符合要求。
5.4.3 文件审查
5.4.3.1 质量手册由管理者代表审核。
5.4.3.2 凡跨部门或与其它单位权责有关的文件﹐由相关单位或文件中所提及之单位主管审查会签，必要时由文件编制者召集各相关单位进行会议讨论评审。
5.4.3.3 非跨部门运作的流程性文件或作业指导书类文件由文件编写部门负责人或及指定人员审核。
5.3.4所有的体系程序文件的正文应包括以下的章节：1．0目的/2．0适用范围/3．0定义/4．0职责/5．0作业程序/6.0参考文件/7.0表单记录/8.0流程图当以上某一章节不适用或没有时，应在章节号下注明“无”。
5.3.5三阶文件不同类别的可以采用不同类型的格式，但同类型的工作指导性文件必须采用统一的格式。
5.1.1.4工程图纸
文件
名称
文件控制程序
共12页
第4页
总版本
B
修订次
0
修订日期
批准
审核
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
电力勘测设计公司文件控制程序
提供完整版的各专业毕业设计，准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发放编号H P D L S J—C X—01~14程序文件版本标识： A控制状态：受控2012－01－01 发布2012－01 －01实施准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发布准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发放编号H P D L S J—C X—01文件控制程序版本标识： A控制状态：受控2012－01－01 发布2012－01 －01实施准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发布准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发放编号H P D L S J—C X—02质量记录控制程序版本标识： A控制状态：受控2012－01－01 发布2012－01 －01实施准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发布准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发放编号H P D L S J—C X—03信息沟通控制程序版本标识： A控制状态：受控2012－01－01 发布2012－01 －01实施准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发布准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发放编号H P D L S J—C X—04管理评审程序版本标识： A控制状态：受控2012－01－01 发布2012－01 －01实施准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发布准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发放编号H P D L S J—C X—05人力资源控制程序版本标识： A控制状态：受控2012－01－01 发布2012－01 －01实施准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发布准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发放编号H P D L S J—C X—06基础设施和工作环境控制程序版本标识： A控制状态：受控2012－01－01 发布2012－01 －01实施准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发布准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发放编号H P D L S J—C X—07与顾客有关的过程控制程序版本标识： A控制状态：受控2012－01－01 发布2012－01 －01实施准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发布准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发放编号H P D L S J—C X—08设计和开发控制程序版本标识： A控制状态：受控2012－01－01 发布2012－01 －01实施准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发布准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发放编号H P D L S J—C X—09生产和服务提供控制程序版本标识： A控制状态：受控2012－01－01 发布2012－01 －01实施准格尔旗浩普电力勘测设计有限责任公司发布。
ISO9000质量体系审核案例
4
2021/3/10
案例分析二、
即使企业没有检验手段，也应按规定进行相应的 验证，并保留验证记录。对于顾客送来的质量可疑的 产品，也应在与顾客签定的合同上予以泣明，分清责 任。
本案违反了标准“7．5．4顾客财产”的“组织应 识别、验证、保护和维护供其使用或构成产品一部分 的顾客财产。”的规定。
5
2021/3/10
15
2021/3/10
案例八、
在建筑公司第一项目部，审核员看到在建办公 楼的消防系统是请某消防安装公司安装的。审 核员要求查看该公司安装资质证明材料，项目 部经理出示了安装公司的安装资质证明。审核 员进一步要求查看具体在现场进行安装的施工 队人员资质的证明文件。项目部经理说:“这 事不归我们管，应该由安装公司自己负责。”
13
2021/3/10
案例七、
审核员在工厂销售科看到顾客来信反映上个月采购的产 品包装盒内的说明书给错了。销售科长说：“我们查 了一下发现是印刷厂给印错了，为此我们立即把仓库 里尚未发出的那批产品说明全部进行了更换。并且我 们对供应科的采购员也进行了批评，还扣发了他当月 的奖金。”审核员问：“那么对于上批产品发出的去 向是否进行了跟踪，并把说明书进行了更换？”销售 科长说：“没有，因为我们的用户都是老用户，他们 对于产品很熟悉，一般不会出问题的。”
10
2021/3/10
案例五分析
检验科长回答的理由不能成立。既然可以 进行小试，说明工厂有检验能力；这些产品又 是重要物资，因此应该进行进货检验，而不是 单纯的外观验证。这不能由供应商的新老来推 理是否检验。
本案违反了标准“7．4．3采购产品的验 证”规定的“组织应确定并实施检验或其他必 要的活动，以确保采购的产品满足规定的采购 要求。”
内部文件资料管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司内部文件资料的管理，确保文件资料的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有内部文件资料，包括但不限于：公司规章制度、业务文件、项目资料、合同、会议纪要、内部通讯、工作总结、技术文档等。
第三条公司内部文件资料的管理应遵循以下原则：1. 安全保密原则：确保文件资料不被非法获取、泄露、篡改或损毁。
2. 分类管理原则：根据文件资料的性质、用途和保密等级进行分类管理。
3. 便捷利用原则：确保文件资料能够方便、快捷地被相关人员查阅和使用。
4. 完善监督原则：建立健全文件资料管理的监督机制，确保管理规定得到有效执行。
第二章文件资料分类第四条公司内部文件资料分为以下类别：1. 公开文件：公开文件是指不需要保密的文件资料，如公司简介、年度报告等。
2. 限制性文件：限制性文件是指需要控制访问范围的文件资料，如内部规章制度、业务流程等。
3. 保密文件：保密文件是指涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等内容的文件资料，如合同、技术文档等。
4. 极密文件：极密文件是指涉及国家安全、公司核心机密等极其重要的文件资料。
第五条文件资料的保密等级分为以下四个等级：1. 一级保密：涉及国家秘密，泄露后可能对国家安全和利益造成严重损害。
2. 二级保密：涉及公司核心机密，泄露后可能对公司利益造成重大损害。
3. 三级保密：涉及公司一般机密，泄露后可能对公司利益造成一定损害。
4. 四级保密：涉及公司内部信息，泄露后可能对公司利益造成轻微损害。
第三章文件资料管理职责第六条公司内部文件资料管理实行分级负责制，具体职责如下：1. 公司办公室负责公司内部文件资料的总体管理，包括制定文件资料管理规定、组织培训、监督检查等。
2. 各部门负责人负责本部门文件资料的管理，包括制定部门文件资料管理制度、组织归档、保密等工作。
3. 文件资料管理人员负责文件资料的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作。
企业文件管控程序
文件控制程序第A/0版批准：审核：编制：分发编号：1.0目的及适用范围为规范QES其过程有效策划、运作和控制所确定的必要文件和记录，并确保各有关场所使用有效的版本，特制定本程序。
本程序适用于QES所有文件（包括外来文件）和资料控制。
2.0 术语的定义2.1 信息information有意义的数据。
2.2 文件document信息及其承载媒介。
注1：媒介可以是纸张，磁性的、电子的、光学的计算机盘片，照片或标准样品，或它们的组合。
注2：一组文件，如若干个规范和记录。
注3：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求。
2.3 规范specification阐明要求的文件。
注：规范可能与活动有关（如：程序文件、工艺规范和试验说明书）或与产品有关（如：产品规范、性能规范和图样）。
2.4 体系管理手册manual规定组织管理体系的文件。
注：为了适应组织的规模和复杂程度，体系管理手册在其详略程度和编排格式方面可以不同。
2.5 质量计划quality plan对特定的项目、产品、过程或合同，规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文件。
注1：这些程序通常包括所涉及的那些质量管理过程和产品实现过程。
注2：通常，质量计划引用体系管理手册的部分内容或程序文件。
注3：质量计划通常是质量策划的结果之一。
2.6 程序procedure为进行某项活动或过程所规定的途径注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。
注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。
含有程序的文件可称为“程序文件”。
2.7 作业文件将某一活动的标准操作步骤和要求，以统一的格式进行描述，用于指导和规范该项活动过程。
3.0职责与权限3.1 总经理■批准：QES方针和体系管理手册、程序文件。
3.2 管理者代表■组织审核手册、程序文件。
3.3 分管经理■审核/批准作业文件。
文件控制流程
文件控制程序文件编号：Z（H/J）C—4.2。
3(4。
4。
5/4。
4.5）—01版号：C/0生效日期:共 5 页第 1 页1目的对公司一体化管理体系的文件进行控制，确保与体系相关的部门及岗位均能方便及时地使用和获取的文件的现行有效版本。
2范围适用于本公司一体化管理体系(质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系)文件的管理.3职责3.1管理部负责a)组织编制管理手册、相关的程序文件及其它管理体系文件；b)所有管理体系文件的归口管理和存档，并负责审核程序文件.c)管理体系电子版文件更改、备份及定期杀毒。
d)更改管理体系文件；组织文件评审.3。
2信息部负责文件管理系统的维护及企业防火墙的管理.3。
3各职能部门负责按时编制完成本部门程序文件初稿及第三层次文件，及时获取并传递相关的外来文件。
3.4各部门负责持有的纸质文件的管理。
3.5管理者代表负责审核管理手册，批准程序文件和管理性作业文件.3。
6总工程师负责批准技术性作业文件。
3.7总经理负责制定管理方针和管理目标,批准管理手册。
4程序4。
1管理体系文件的范围管理体系文件包括：管理手册（包括方针、目标）；管理体系程序文件;第三层次文件(包括管理性作业文件、技术性作业文件、记录、外来文件、法律法规和其他要求及报告类文件）。
4。
2管理体系文件的形式管理体系文件分为电子媒介和纸质媒介两种形式，其中适于通过网络发布的文件(如管理手册、程序文件及法律法规等）以电子文件的方式通过公司的文件管理系统在公司内发布，其它文件仍以纸质文件的形式发放到各相关部门。
4.3文件的编写与审批4。
3。
1文件的格式（程序文件、作业文件）共 5 页 第 2 页(文 件 名 称）文件编号： 版号： 生效日期： 共 页第 页1目的 2范围 3职责4程序（工作内容) ［5相关文件］ ［6记录］拟制:审核：批准：注：[ ]中包括的内容是可选项。
记录的格式：(记 录 名 称)表：（记录编号）4。
[全]某公司涉密文件管理控制程序
某公司涉密文件管理控制程序目的：规范公司文件的编写、审核、批准、发布、标识、发放、更改、保存、归档、回收和作废处理以及质量记录的管理等活动，以达到对文件和质量记录进行有效控制；以保证文件的适用性、系统性、协调性和有效性，并使质量管理体系在各个场所都能使用相应有效版本的文件；确保质量体系文件和资料符合受控要求且被有效管理。
保持完善的质量记录。
证明公司产品质量达到规定要求，用以证实质量体系有效运行之客观性，并满足其规定要求。
为采取纠正或预防措施提供依据。
2.范围：适用于公司质量管理体系相关文件：质量手册、程序文件、工作文件及技术资料、外来资料和所有质量记录。
3.职责：3.1.行政部：行政部文控室归口管理公司质量管理体系文件/技术资料/外来资料，负责质量体系文件/技术资料/外来资料/质量记录表单的标识、受控、发放、保存（正本）、归档、回收、作废的管理。
3.2.各部门：由部门文员或部门指定专人归口管理部门文件，负责本部门文件的受控申请、接收、使用、回收、标识、保存及管理。
4.定义：4.1.一级文件：质量手册。
4.2.二级文件：运作程序（程序文件）。
4.3.三级文件：工作作业文件和外来文件。
4.3.1.工作文件：凡在公司运作、生产中需使用的作业规范、规则、流程，职务说明书、质量计划，企业标准、设备操作/使用手册、技术资料、检验标准、作业指导书等。
4.3.2.外来文件：供应商提供的原物料资料，顾客提供的流程、各类标准或技术资料，ISO9001:2000、ISO/TS16949:2002标准，有关政府的法律、法规，新购设备操作/使用说明书等。
国家标准、行业标准，顾客的资料（顾客对产品性能要求的需要等），由客户或供应商提供的检验、测试、制造等技术资料，设备操作指导书，与产品质量有关的参考资料、菲林、客户提供样品等。
4.3.3.技术资料文件：包括产品BOM单、图纸、测试报告、公司制作确认样品、设计图样、技术规范、检验和试验规程、工艺文件等；4.4.四级文件：质量记录（表单记录类）：管理者策划和评审的记录、资源开发/培训记录、产品实现过程中产生的记录、检验与试验的记录、审核记录、分析与改进的记录、合同、各类统计报表、报告、会议记录等各种为追溯目的而保存的资料及数据。
文件和记录控制程序
上海亚瓦新型建筑材料有限公司上海亚细亚胶粘剂有限公司文件与记录控制程序文件编号：AWA/QP001版次：B0生效日期：2017.4.20受控状态：受控文件1、目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件；对记录进行控制，为保证产品质量符合规定要求、质量管理体系有效运行、产品、活动或服务的可追溯性及采取纠正、预防等改进措施提供依据。
2、范围适用于与质量管理体系有关的文件与记录的控制（包括外来文件和记录）。
3、职责3.1 总经理负责质量方针与质量目标以及质量手册的批准；负责保密文件的控制。
3.2 管理者代表负责质量手册的审核与程序性文件的批准。
3.3 行政部文管员负责文件（除外来文件）的发放、回收、销毁、原稿保存和最新版次识别；负责编制记录清单，保存各类记录的样本。
3.4 技术部负责法律法规与产品标准以及其他外来文件的控制。
3.5 各部门负责相关文件的编制和使用保管，部门主管负责相关技术文件的批准；负责对本部门的记录进行整理、归档。
4、工作程序4.1 文件控制4.1.1 文件的分类与编号4.1.1.1 本公司质量管理体系文件包括以下几类：a、质量方针和质量目标；b、质量手册；c、程序性文件；d、技术文件；e、外来文件（包括法律法规与标准）。
其中“程序性文件”为程序文件中的一大类，其通常与产品或设备无关，而技术文件中的一部分亦为程序文件，但其通常与产品或设备有关。
4.1.1.2 各类文件的编号规定如下：a、质量手册编号为：AWA/QM序号-版本号；AWA(为本公司名称缩写)b、程序性文件编号为：AWA/QP□□□；c、技术文件编号为：AWA/WI□□□；d、记录的编号为：记录表格不编号；所形成的记录亦不做编号。
e、外来文件编号直接采用原文件编号。
注：1）“□□□”为从001开始的流水号；2）表格不做编号，所形成的记录亦不做编号，而用日期识别。
4.1.2 文件的编写与审批4.1.2.1质量方针由总经理制订并批准发布，质量目标由相关部门或人员负责制订并由总经理批准。
最新外来文件控制程序-质量部(完整版)
北京XXXX科技股份有限公司质量、知识产权管理体系程序文件外来文件控制程序XX-QP-003受控状态：发放编号：编制：会签：审定：标审：批准：2020年4月20日发布2020年4月27日实施1目的为确保外来文件在本公司有效管理、使用、特制定本程序。
2适用范围适用于对所有外来文件的管理。
3职责3.1 质量安全部负责整理各部门收集的外来文件并归档管理；3.2 各相关部门负责收集外来文件，经部门主管审批后使用。
4工作程序4.1 外来文件的收集4.1.1 相关部门依据外来文件收集职责适时收集管理活动中相关的法律、法规、行业标准、行政决定、司法判决、律师函、顾客提供文件和供方提供文件。
4.1.2 各部门收集的外来文件，需识别其来源与取得时间，并需经部门主管审核，对适合本公司使用的外来文件提交质量安全部。
4.1.3 质量安全部在收到各部门提交的外来文件后,对外来文件按类别登记于《外来文件清单》，并归档管理。
4.1.4 所有已登记签收的外来文件需由质量安全部加盖"外来文件"红色印章作识别。
4.1.5 作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
4.2 外来文件的公布、发放、使用4.2.1 人员安排对通用型的外来文件(如法律、法规、行业标准），质量安全部在收到相关外来文件后以公告形式公布。
4.2.2 外来文件每月更新发布公告后，上传共享服务器系统，供公司内部下载使用。
4.2.3 在更新外来文件时，需在《外来文件清单》中进行登记，并及时将旧版外来文件予以作废。
4.2.4质量安全部在收到新版外来文件时将旧版外来文件加印“作废”标识予以报废。
5相关/支持性文件5.1 《记录控制程序》6成文信息6.1《外来文件清单》版本变更记录。