竣工资料编制管理实施细则
长输管道竣工资料编制规定(DOC)
长输管道竣工资料编制规定一、前言为规范我国长输管道工程的竣工资料编制工作，基于现有管道工程设计和施工的实践经验，结合管理权责的法律规定及工程建设的细则，我们制定了这份长输管道竣工资料编制规定。
本文档作为企业内部管理规定，适用于长输管道工程实施单位编制竣工资料的管理工作。
二、竣工资料编制的基本原则1.竣工资料应满足国家规定和工程施工设计规范的要求。
2.竣工资料编制内容应全面、实用、准确、规范、清晰易懂。
3.竣工资料编制应重视责任，严格遵守管理程序，做到必要的程序、必要的文件、必要的签章。
4.竣工资料编制应最终得到审查、立案、归档。
三、竣工资料编制的主要内容1.工程报告：应包括工程总体概述、建设规模与技术特点、建设单位、工程施工情况、工程质量及安全、经济效益、环境影响及防护、社会责任等内容。
2.工程勘察设计文件：应包括工程勘察报告、设计概算、设计图纸及说明、设计变更及审核意见。
3.工程施工文件：应包括施工方案、施工质量控制手册、施工日志、施工资料、施工报告等。
4.工程质量验收资料：应包括施工现场检查、检测资料、质量评定报告、竣工验收报告及报告等。
5.工程安全及环境保护资料：应包括安全及环境保护资料、环境影响评价报告、防火防爆安全设计文件、环境保护设施验收资料等。
6.工程设备及材料验收资料：应包括设备进场检查报告、设备安装及调试记录、运行试验记录、设备质量验收报告、设备技术状态文件、材料性能及质量检验报告等。
7.工程竣工图膜：应包括管道层间桥及附属设施协调图、土建与管道接口连接图、穿越设计方案及细节图、建筑物、设施、道路及桥梁设计图等。
四、资料编制的程序和要求1.资料编制时，应根据编制内容的不同要求设置相应的资料编制表格。
2.按编制表格的要求填报内容之前，首先需要对表格的格式要求和入手规范进行了解，遵从操作规程填报内容。
3.在编制竣工资料的过程中，应当严格遵循各个阶段的编制程序，尽可能降低准确性、安全性以及可靠性等方面的出现可能的错误和漏洞。
工程建设竣工资料管理制度
工程建设竣工资料管理制度第一章总则第一条为规范工程建设竣工资料管理工作，提高工程建设质量，保障竣工验收顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于所有工程建设竣工资料管理工作。
第三条工程建设竣工资料管理应遵循“依法合规、规范有序、科学高效、及时完整”的原则。
第四条工程建设竣工资料包括工程竣工验收资料、工程竣工档案等内容。
第五条工程建设单位应当建立并健全公司工程建设竣工资料管理制度，明确相关责任人员，并定期进行培训和检查。
第二章竣工验收资料管理第六条工程建设单位应按照国家有关规定，及时编制完整的工程竣工验收资料，包括竣工验收报告、竣工图纸、竣工质量检测报告、竣工验收报告等。
第七条工程建设单位应在竣工验收完成后一个月内，将竣工验收资料归档保存，并按要求提供给有关部门。
第八条工程建设单位在竣工验收资料管理过程中，应当保证资料的真实性和完整性，不得篡改、造假。
第九条工程建设单位应定期对竣工验收资料进行检查和整理，及时更新和补充资料，确保资料的及时性和准确性。
第十条工程建设单位负责人应对竣工验收资料的管理工作进行监督和检查，发现问题及时进行整改。
第三章竣工档案管理第十一条工程建设单位应按照国家有关规定，建立健全工程竣工档案管理制度，确保竣工档案的完整性和安全性。
第十二条工程建设单位应在竣工验收资料完成后一个月内，将竣工档案归档保存，并按要求提供给有关部门。
第十三条工程建设单位应编制竣工档案目录，明确档案资料包括内容和存放位置，便于管理和查找。
第十四条工程建设单位应定期进行竣工档案的检查和整理工作，发现问题及时进行修复和更新。
第十五条工程建设单位应定期对竣工档案进行备份和保管，确保档案的安全性和可靠性。
第十六条工程建设单位负责人应对竣工档案的管理工作进行监督和检查，发现问题及时处理。
第四章处罚规定第十七条对于违反本制度规定的行为，工程建设单位将按照公司相关规定进行处理，包括警告、罚款、停工整顿等措施。
第十八条对于严重违反本制度规定的行为，工程建设单位将移交给相关部门处理，依法追究相关责任人员的法律责任。
电厂工程竣工资料编制细则
电厂工程竣工资料编制细则一、概述电厂工程竣工资料是记录电厂工程项目建设全过程并最终验收完成的一系列文件和资料。
竣工资料编制的规范性和完整性对于项目验收和后续运营管理都具有重要意义。
本文档旨在规范电厂工程竣工资料的编制细则，确保相关资料齐全、准确。
二、资料编制流程1. 结题资料准备阶段•建立竣工资料编制小组，明确各成员责任。
•收集电厂工程建设过程中的相关文件、合同和技术资料。
•初步整理、筛选和分类相关资料，制定竣工资料编制计划。
2. 竣工资料编制阶段•按照制定的计划，逐步编制各类竣工资料，包括但不限于工程设计文件、工程施工图纸、设备清单、试运行记录等。
•对重要资料进行专门审核和确认，确保准确无误。
•涉及多方合作的资料，及时协调各方，完善相关资料内容。
3. 验收阶段•完成竣工资料的初稿后，组织内部专业人员进行审核。
•完成资料审核后，经过项目管理部门和相关部门的审查确认。
•确认所有竣工资料内容正确无误后，提交给有关主管部门进行最终验收。
三、竣工资料包含内容1. 工程设计文件•包括电厂规划设计、主体结构设计、给排水设计、电气设计等具体文件。
•确保设计文件中的参数和技术标准符合国家规定和项目要求。
2. 工程施工图纸•包括建筑施工图、设备安装图、管线布置图等。
•要求详细准确，确保各工程施工按图纸要求进行。
3. 设备清单•包含电厂工程中所使用的各类设备清单、厂家资料等。
•确保设备清单与实际使用设备一致，完整无误。
4. 试运行记录•记录电厂工程试运行全过程中的各项参数、数据、故障处理记录等。
•确保试运行过程中的数据真实可靠，反映电厂运行状态。
5. 其他辅助资料•包括安全评估报告、环境评估报告、节能评估报告等相关资料。
•确保各项评估报告符合国家标准和项目要求。
四、资料归档和管理1. 资料归档•完成竣工验收后，对所有资料进行归档存档。
•包括建立电子和纸质档案两种形式，各项资料按照分类存档，便于后续查阅管理。
2. 资料管理•设立专门的资料管理部门，负责竣工资料的长期管理工作。
铁路局竣工档案编制细则
第一章总则第一条为质量良好地编制铁路建设竣工档案，确保顺利交接和归档，根据铁道部办档[2002]8号《关于印发<铁路建设项目竣工文件编制移交办法>的通知》、铁建设[2008]23号《关于重新印发<铁路建设项目竣工验收交接办法>的通知》,结合实际情况，制定本实施细则。
第二条工程施工质量控制资料反映了工程施工全过程中各个方面的质量状况，是评价工程施工质量的主要依据。
从广义上讲，工程施工质量控制资料也是工程质量的一个组成部分。
这些控制资料是从庞杂的工程技术资料中筛选出来的，直接关系和说明工程施工质量状况的技术资料，能够反映施工结果是否满足了设计所要求的结构安全和使用功能。
铁路基本建设工程竣工资料是铁路建设项目的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及铁路设备养护、维修及破损后修复的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证、各参建单位均需按照本细则的规定办理，为了确保竣工资料与工程同步、规范齐全，实现一次交验合格的目标。
第三条各子系统项目部总工程师（或技术负责人）应将此项工作纳入岗位职责范围，作为施工全过程技术管理的重要内容。
参建单位要配备专职人员负责竣工资料的编制、汇总和移交工作。
第二章竣工文件的组成与内容一、竣工档案（施工单位编制）竣工资料及竣工图、工程照片、电子档案。
铁路建设工程电子档案分为：一是文本文件；二是CAD图样文件；三是各类表格文件。
二、CAD图样文件的内容：1、电力全线线路平面、纵断面布置竣工图。
2、四电站场平面竣工图。
3、电气化铁路接触网和变电所平面布置图。
4、铁路征地、青苗补偿等竣工资料。
三、表格文件1、全线建交表诸表（建交表一律加盖联合体公章）2、信号联锁试验记录。
3、接触网冷滑试验记录。
四、单位工程竣工文件的内容：1、开工报告。
2、施工小结。
3、单位工程竣工验收报告。
4、单位工程质量评定表。
5、分部、分项工程质量验收记录6、工程数量表、建交表。
基本建设工程竣工文件编制管理实施细则
基本建设工程竣工文件编制管理实施细则第一章总则第一条为进一步加强工程项目竣工文件编制管理工作，特制定本细则。
第二条基本建设工程竣工文件是真实地记录各种地下、地上建筑物、隐蔽工程、构筑物等工程情况的技术文件，是对工程进行交工验收，使用维护和日后改建、扩建的依据，是国家的重要科技档案。
公司承建的所有工程项目均应编制竣工文件，竣工文件的编制、审核、整理、移交等工作以现场施工管理机构为主体，公司相关单位业务部门应积极协调、配合、检查和指导。
第二章职责和分工第三条工程项目竣工文件编制管理实行总工程师负责制，各级总工程师是本单位、本部门竣工文件编制与管理的组织者和责任人。
第四条公司各级工程管理部门是竣工文件编制管理的主管部门，在各级总工程师的领导下组织开展基本建设工程竣工文件的编制和管理工作。
第五条公司各级管理机构主要职责（一）公司职责1. 制定公司基本建设工程竣工文件编制管理实施细则；2. 帮助、指导公司范围内基本建设工程竣工文件编制工作；3. 督促子公司竣工文件的管理工作；4. 负责公司自管项目竣工文件的归档和保管工作；5. 负责公司竣工文件日常业务管理工作。
（二）子（分）公司职责1. 执行公司基本建设工程竣工文件编制实施细则；2. 检查、指导项目基本建设工程竣工文件编制工作，协调、帮助解决竣工文件编制、移交中遇到的有关问题；3. 督促项目竣工文件的编制、移交和归档；4. 各子公司负责所管辖施工项目的竣工文件的归档及保管工作；5. 负责子公司竣工文件日常业务管理工作。
（三）项目经理部职责1. 负责督促、检查、指导下属作业队的竣工文件所需原始资料的收集和整理工作；2. 按照行业管理的要求，负责项目竣工文件的编制、文整、及装订工作；3. 负责约请业主、监理、接管单位以及行业档案管理部门对竣工文件的编制、文整、装订质量进行检查和审核；4. 负责施工项目竣工文件的移交工作。
（四）当公司自管项目采用公司项目经理部、项目分部、作业队三级管理机构的模式时，公司项目经理部、项目分部职责如下：1. 公司项目经理部职责（1）负责组织、协调所施工项目竣工文件编制及日常管理工作；（2）负责编制竣工文件中应由公司项目经理部统一编制的综合部分；（3）指导、督促下属项目分部竣工文件的编制工作，检查其竣工文件编制质量；（4）负责对下属项目分部所编制的竣工文件进行审核；（5）负责约请业主、监理、接管单位以及行业档案管理部门对竣工文件的编制、文整、装订质量进行检查和审核；（6）负责组织工程项目竣工文件的移交工作。
建设工程竣工验收资料归档与移交管理细则
建设工程竣工验收资料归档与移交管理细则一、总则建设工程竣工验收是建设工程交付使用的重要环节，验收资料的归档与移交管理是确保建设工程质量和安全的重要环节。
本细则旨在规范建设工程竣工验收资料的归档与移交管理工作，确保建设工程真实、完整、准确地反映工程质量和施工情况。
二、归档管理1.归档责任建设单位应当指定专人负责建设工程竣工验收资料的归档工作。
归档专人应具备相关专业知识和资格，并定期接受培训，了解最新归档管理法规和要求。
2.归档程序（1）收集资料：建设单位应根据建设工程规模和性质，确定应收集的验收资料范围，并建立相应的信息登记表。
项目部门应按照统一的资料收集标准收集相关资料，并对资料进行分类整理。
（3）编制档案目录：归档专人应按照归档资料的类别和属性编制档案目录，确保档案的查找和利用的便捷性。
（5）存放保管：建设单位应为归档资料设立安全、保密的存放场所，并制定相应的存放管理制度，对档案进行定期的检查和维护。
三、移交管理1.移交责任建设单位应指定专人负责建设工程竣工验收资料的移交工作。
移交专人应具备相关专业知识和资格，并定期接受培训，了解最新的移交管理法规和要求。
2.移交程序（1）初步移交：工程的初步移交应在验收合格后的10个工作日内进行，由施工单位向建设单位提交初步移交资料清单。
移交资料清单应包括建设工程竣工验收报告、工程量清单、设计文件、施工图纸等相关资料。
（2）验收移交：建设单位应组织相关部门进行验收移交。
验收移交程序包括资料清单核对、实物交接和移交记录等内容。
移交方应提供防止文件遗失、损坏和涂改的保护措施，确保移交的资料的安全性和完整性。
四、档案的查找与利用1.查找方式建设单位应建立档案管理系统，提供方便快捷的查找方式。
归档专人应每年对档案目录进行一次更新，并进行索引和编号，以方便查找。
2.利用方式归档的建设工程竣工验收资料可以在合适的时候进行利用，如工程维护、追溯工程质量和施工情况等。
建设单位应规定档案利用的程序和要求，确保利用的合法性和安全性。
单位工程竣工资料管理制度
单位工程竣工资料管理制度为了规范单位工程竣工资料的管理工作，保证单位工程竣工资料的真实性、完整性和及时性，提高单位工程竣工资料管理的效率和质量，特制订本制度。
第一章总则第一条为了规范单位工程竣工资料的管理工作，保证单位工程竣工资料的真实性、完整性和及时性，提高单位工程竣工资料管理的效率和质量，特制订本制度。
第二条本制度适用于单位工程竣工资料管理的各个环节，包括单位工程竣工图纸、报告、技术资料等的管理。
第三条单位工程竣工资料管理应遵循“谁制造谁管理”的原则，责任明确、权限清晰。
第四条单位工程竣工资料管理应遵循“谁制造谁管理”的原则，责任明确、权限清晰。
第五条单位工程竣工资料管理的目标是确保单位工程竣工资料的真实性、完整性和及时性，让竣工资料成为单位工程的“活化石”。
第六条单位工程竣工资料管理的工作要与单位工程的建设和运营管理紧密结合，相互支撑、相互协调。
第七条单位工程竣工资料管理应运用现代化信息技术手段，加强信息化建设，提高管理效率和质量。
第八条单位工程竣工资料管理应遵循法律法规和行业规范，做好信息安全和保密工作。
第九条单位工程竣工资料管理应根据单位工程的具体情况和要求，制定相应的管理办法和制度，不得擅自变更或破坏。
第十条单位工程竣工资料管理的主要内容包括：竣工资料的收集、整理、归档、传递等。
第二章竣工资料的管理第十一条单位工程竣工资料的收集应按照建设工程相关法律法规和工程建设管理制度的规定，由单位工程建设管理部门组织进行。
第十二条单位工程竣工资料的整理应有序、规范、明晰，做到按照时间顺序和主题归类。
第十三条单位工程竣工资料的归档应按照文件管理的相关要求和规定，做到存档齐全、清晰明了。
第十四条单位工程竣工资料的传递应及时、准确、完整，不得遗漏、误送或泄漏。
第十五条单位工程竣工资料的使用应遵循信息共享、互通互用的原则，服务于单位工程的建设和运营管理。
第三章机构设置及人员职责第十六条单位工程竣工资料管理机构应设立专门的管理部门或岗位，明确工作职责、权限和责任。
建设工程竣工验收资料归档及移交管理细则
公司建设工程竣工资料归档及移交管理细则建筑施工工程竣工资料是反映建筑工程质量和工作质量状况的重要依据,也是许多建筑安装工程质量等级的重要依据，是单位工程日后维修、扩建、改造、更新的重要档案材料；为加强本公司各个竣工项目工程竣工验收资料的收集、整理与归档工作，确保向公司移交竣工验收资料的完整性与准确性，同时确保各相关部门移交工作的顺利进行，实现建设工程竣工验收资料归档及移交制度的规范化、标准化,特制定本实施细则：一、基本原则：1、凡我公司在工程项目建设管理和工程建设活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，均属工程项目资料档案范围。
2、工程项目资料档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
3、工程项目资料档案必须要纳入公司职能部门管理制度和项目部管理人员职责范围之中，做到项目工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
二、归档范围及质量要求:1、公司职能部门及项目部对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体文件、包括综合管理、工程管理文件、施工、竣工、预算、决算等方面材料，均应收集齐全,按要求整理后归档,具体归档范围及归档时间见附表一。
2、归档的文件应该是原件（材料质保书、检验报告、检测报告），使用复印件必须注明原件存放地点,如特殊原因无法归原件的请在复印件上写明原件在哪里、复印人、复印日期，并盖项目章；如竣工资料是复印件请写说明，并由项目经理签字、盖章，工程应在施工前确定具体归档份数.3、文件的内容及其深度必须符合国家和本市有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范，标准和规程。
4、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
5、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。
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竣工资料编制管理实施细则－xx目录1总则 (2)1.1目的意义 (2)1.2竣工资料编制管理依据 (2)1.3竣工资料的定义 (3)1.4编制管理总要求 (3)2保证体系 (4)2.1组织机构 (4)2.2组织管理机构的主要职责 (4)2.3竣工资料收集编制管理人员的要求 (7)2.4人员培训 (8)2.5竣工资料管理工作程序 (8)3竣工资料内容框架及分工 (9)3.1竣工资料内容框架 (9)3.2竣工资料收集编制分工 (10)4准备工作 (13)4.1人员配备及素质要求 (13)4.2单位、分部、分项工程的划分 (13)4.3建立计量台账 (13)4.4拟定计划 (14)4.5第一次报送资料内容 (14)5竣工资料收集编制的具体要求 (15)5.1格式要求 (15)5.2竣工资料的收集提供5.3竣工资料的报送 (17)5.4竣工资料的整理 (18)6动态管理及信息应用 (22)7竣工资料编制管理的监督和检查 (23)7.1竣工资料形成过程中的管理 (23)7.2竣工资料检查的内容 (23)7.3竣工文件质量控制方法 (24)8竣工资料的验收和移交 (24)9附则 (24)1总则1.1目的意义竣工资料是工程建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及设备养护、维修的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证，对建设单位、使用单位日后进行运营管理有着重要作用，同时，竣工资料凝聚着工程建设人员的智慧、心血和汗水，是TRANBBS施工TRANBBS技术、管理经验和科研成果的总结，是质量终身制可追溯的文字体现。
竣工资料收集编制管理工作既是邵怀高速公路建设项目的基础工作，也是我省交通系统档案事业的组成部分。
因此，为了加强邵怀高速公路竣工资料编制管理和利用工作，以便本项目充分利用资料信息和更好地我省公路建设项目服务，根据有关基本建设项目档案管理的法规，结合本项目实际，制定本实施细则。
1.2竣工资料编制管理依据编制公路工程竣工资料涉及到许多方面，其法规文件较多。
公路工程项目的提出、立项、可行性研究、招投标、TRANBBS设计、施工、监理、验收等各方面的资料都应该有序地编入竣工资料中，竣工资料的归档、移交又将涉及到档案方面的问题。
邵怀高速公路竣工资料编制的依据主要如下：①《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》；②《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）；③《公路工程竣工验收办法》（交公路发[1995]1081号）；④《湖南省公路工程竣工资料编制及档案管理办法》（2000年）；⑤《公路工程竣工资料立卷归档管理办法》（交办发[2001]390号）；⑥《湖南省高速公路工程竣工资料编制范本》（省高管局、省公路学会，2000年8月）；⑦《邵怀高速公路工程竣工资料编制管理实施细则》（邵怀公司业主、总监办，2004年）⑧《照片档案管理规范》（GB/T11821-89）；⑨ 现行公路工程标准、规范、规程。
1.3竣工资料的定义邵怀高速公路的竣工资料是指从邵怀高速公路建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工和竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。
1.4编制管理总要求工程竣工资料是邵怀高速公路建设过程中形成的原始记录，不能随意增加、减少和更改，必须保证各类资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观，立卷时做到科学分类，组卷合理，工程的全套资料归档时必须完全符合档案工作目标管理的标准，以达到查找便捷，方便利用的目的。
竣工资料的编制与管理必须符合《湖南省高速公路工程竣工资料编制范本》和《湖南省公路工程竣工资料编制及档案管理办法》的要求。
因此，对于竣工资料编制工作总的要求是在保证竣工资料的内在质量的基础上，注重提高外在品质，并要求及时收集，及时分析，及时报送，以便指导管理和施工。
所谓内在质量是指竣工资料的内容要准确、真实、完整、规范；外在品质则是指及时和美观。
具体要求如下：1.4.1及时，是针对竣工资料的时效性而言，在每个施工工序和管理过程中所发生的资料都应该及时收集和整理，并按要求报送审核和归档，为动态管理提供最快的信息和资讯。
1.4.2准确，是指必须坚持一丝不苟的科学态度和认真负责的工作精神，严格按程序，严禁采用“回忆录式”编写资料，以保证资料的准确无误，如控制的技术指标符合规范要求，数据的记录、计算、审核准确等。
1.4.3真实，是指坚持实事求是和求真务实的科学态度，严禁伪造证件，闭门造车等捏造数据来满足试验和检测频率要求，以保证数据真实可靠等。
监理应重点对承包商的资料真实准确性进行审查。
1.4.4完整，是指图纸、资料齐全、规范、无遗漏，如停工令－整改报告－复工令等资料的闭合，试验和检测频率符合规范要求等。
1.4.5规范，是指表格填写、文件分类、科目编排科学、合理，符合规范要求，容易查找；1.4.6美观，则要求竣工资料文字清晰、幅面整洁，成品符合档案存档规定，适于长期保存。
2保证体系2.1组织机构本项目竣工资料收集编制管理工作，由业主和总监办统筹TRANBBS规划、组织协调、制定制度，成立项目竣工文件管理组，并授权管理组进行指导、监督和检查。
业主和总监办的主管部门要加强对本项目竣工资料收集编制工作的宏观管理，将竣工资料收集编制工作纳入项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度、验收已完工程项目时，要同时部署、检查、验收竣工资料及其编制管理工作。
2.2组织管理机构的主要职责业主、承包商、勘察设计单位、监理单位等应当明确分管竣工资料编制工作的负责人，建立与竣工资料编制工作任务相适应的管理机构，配备档案管理人员，制定内部管理制度，建立健全竣工资料临时档案管理工作。
2.2.1参加竣工资料编制的各有关单位管理工作机构的共同职责：2.2.1.1贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策。
2.2.1.2建立健全本单位竣工资料收集编制工作的规章制度。
2.2.1.3统一管理本单位在本项目职责范围内的竣工资料编制工作，并维护其完整与安全，开发利用信息资源，为本项目建设和我省公路工程建设服务。
2.2.1.4负责对有关部门和文件材料形成者进行监督、检查和指导。
2.2.2业主和总监办对竣工资料编制管理的职责：2.2.2.1明确竣工资料编制管理负责人，履行竣工资料编制咨询服务协议书约定的责任，根据竣工文件管理组的建议及时发布与竣工资料收集编制管理有关的通知指令。
2.2.2.2协调业主有关部门、设计单位、承包商、监理单位和竣工文件管理组之间的关系，为竣工资料的管理提供有利的工作条件和环境；并督促各职能部门及时履行竣工文件编制管理的相应职责：(1)工程部（资料室）：及时、准确、完整地收集从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工竣工验收的全过程中形成的与业主总监办有关的文件材料，包括提供项目的各种批文、全套施工图设计文件、征迁资料、建设过程中下发及上报的各种文件、总监办和业主主持的各种会议纪要、工程决算及有关资料、交工及竣工验收全套资料、工程交接表及交接会议纪要、中心试验室抽检评价等资料、全套工程量清单及每个月清单累计、执行情况表、政府监督提交的各种资料、项目建设以及科研工作总结报告等。
(2)合同部：承包商在每次计量之前必须提交上期的相关竣工资料，并得到竣工文件管理组的签认，否则，不能办理当期计量与支付，并协助完成各期计量的相关质检资料的收集。
(3)监理部：统一分项工程划分标准，督促各监理处、承包人完成分项工程划分；督促各监理处及时全面审查承包商上报的竣工文件，责成监理处对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和承包商之间的交叉资料；同竣工文件管理组一起指导和检查质检表格的填写和质量评定并督促各监理处完成自己的竣工文件（监理部分）。
(4)中心实验室：督促各监理处和承包商拟定工地试验计划（包括检验项目和频率等），并按时按量完成试验计划的实施；拟定中心实验室的抽检计划，并将抽检试验资料报送整体归档；督促监理处对承包商自检资料和监理处检验资料的检查，指导和检查试验表格的填写。
2.2.2.3及时、准确、完整地收集从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工竣工验收的全过程中形成的与业主总监办有关的文件材料，包括提供项目的各种批文、全套施工图设计文件、征迁资料、建设过程中下发及上报的各种文件、总监办和业主主持的各种会议纪要、工程决算及有关资料、交工及竣工验收全套资料、工程交接表及交接会议纪要、中心试验室抽检评价等资料、全套工程量清单及每个月清单累计、执行情况表、政府监督提交的各种资料、项目建设以及科研工作总结报告等。
2.2.2.4承包商在每次计量之前必须提交当期的相关竣工资料，并得到竣工文件管理组的签认，否则，不能办理当期计量与支付。
2.2.3项目竣工文件管理组对竣工资料编制管理的职责：2.2.3.1在业主和总监办的领导下，对竣工资料收集编制的各方进行培训、指导，对疑难问题进行解决，并逐步完善竣工资料收集编制体系。
2.2.3.2对业主和总监负责，认真收集、整理、保护、编制和分析资料，按时完成协议书约定的任务并履行其责任。
2.2.3.3对竣工资料编制工作进行统一管理和指导，及时检查竣工资料的收集编制情况，包括资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观等。
审查承包商、监理单位上报的资料，及时签认或反馈审查结果。
2.2.3.4对业主、总监办、监理单位、承包人和质检部门提供的竣工资料进行整理、汇总和归档。
工程完工，竣工资料的编制也进入尾声。
交工验收前，对基本的竣工资料进行装订，接受交工验收检查并符合交工验收要求，移交给邵怀高速公路档案管理部门。
2.2.3.5同监理部一起指导和检查质检表格的填写和质量评定。
2.2.3.6实施全过程的动态管理，为业主和总监办决策提供依据。
2.2.4监理单位对竣工资料编制管理的职责：2.2.4.1按时完成与监理工作有关的资料收集、整理、保护和编制工作，包括提交抽检和试验资料、质量评价资料、已审批生效的变更资料和计量支付资料、指令及反馈资料、事故处理有关资料、下发和上报各种文件及内部自身建设的有关文件和制度等、各种会议纪要、监理月报（包括本月计划完成数、累计计划完成数、本月实际完成数、累计实际完成数、下月计划完成数）、索赔有关资料及处理结果资料、监理总结等。
2.2.4.2明确竣工资料编制管理的负责人，根据竣工文件管理组的建议及时发布与竣工资料编制管理有关的通知，积极协调承包商与竣工文件管理组的关系。
2.2.4.3及时全面审查承包商上报的竣工资料，监理必须慎重行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和承包商之间的交叉资料。