订单业务管理规定

订单业务管理规定

（E版）

发布日期：2015年11月24日实施日期：2015年11月24日

1 目的

服务导向：以服务市场销售为核心，形成订单业务的层层责任拉动，实现订单业务信息在驻外营销人员、营销系统和生产系统间的及时沟通与反馈，确保市场不缺货、不断货。

状态监测：实现驻外营销人员、营销系统对订单状态的实时查询，以利于驻外营销人员向客户及时反馈订单状态。

分析评估: 对订单业务预测、目标达成、订单交付、成本等进行分析评估，达成结合目标创造更多订单、降低订单业务成本、提升订单业务效率的目的。

强化职责：强化营销系统、生产系统的归口责任。细化订单沟通、订单预测、订单形成与下达、订单生产、订单交付的职责，加强订单业务信息的收集、沟通和反馈。

2 适用范围

适用于广西南宁玉柴马石油润滑油有限公司、广西北海玉柴马石油高级润滑油有限公司、重庆长安玉柴高级润滑油有限公司。

3 职责

3.1 管理部

3.1.1负责公司订单业务管理制度的制订、完善并组织实施。

3.1.2 负责对公司订单业务运行进行总体监督、考评及效果评价，并按月度通报运行情况。

3.1.3负责协调解决订单业务管理过程中存在的重大、疑难问题。

3.1.4 负责根据订单业务实际运行情况及存在问题制订改进措施，并组织整改。

3.2 销售部

3.2.1 是公司与客户对接的归口部门。

3.2.2 负责制订销售系统订单管理制度、流程及考评办法，并组织实施。

3.2.3 订单预测：负责公司订单预测，组织驻外营销人员开展订单预测。

3.2.4负责客户订单的接收与审核，并就订单交付期与调度中心、客户沟通确定。

3.2.5 负责中转仓的管理，中转仓储备计划的下达，销售订单交付的全过程管理。

3.2.6 负责销售系统订单管理考评、责任分解和追责。

3.2.7 负责收集市场断货、缺货信息。

3.2.8 负责每月对销售系统的订单管理运行情况进行分析，将分析报告报备管理部。

3.3 调度中心

3.3.1负责制订生产系统订单管理制度、流程及考评办法，并组织实施。

3.3.2负责组织订单的交付及过程协调。

3.3.3负责生产系统订单管理考评、责任分解和追责。

3.3.4 负责每月对生产系统的订单管理运行情况进行分析，将分析报告报备管理部。

4 相关概念

4.1两大系统

4.1.1 销售系统

包括销售部、市场部、渠道部、商品项目部、大客户部、驻外营销机构，销售系统订单管理业务（含责任闭环）归口销售部，销售部是订单业务管理销售系统与生产系统沟通的归口部门。

4.1.2生产系统

包括北海公司的调度中心、生产部、供应部、大连事业部，以及与生产相关的技术研发中心等部门和重庆公司，生产系统订单管理业务（含责任闭环）归口调度中心，调度中心是订单业务管理生产系统与销售系统沟通的归口部门。

4.2 交付辖区

4.3 发货周期

4.3.1销售系统发货周期：由销售系统发货，自财务审批次日起，至产品出库扫描之日止的标准天数称之为销售系统发货周期。周期天数为工作日，具体发货周期详见附件9.1。

4.3.2生产系统发货周期：由生产系统发货，自下达次日起（属销售订单的，自财务审批次日起；属储备订单的，自销售部下达次日起），至产品出库扫描之日止的标准天数称之为生产系统发货周期。周期天数为工作日，具体发货周期详见附件9.2。

4.4 发货时间

是指销售部根据客户或储备订单要求的发货日期，结合生产周期，并按规则确定的发货日期称之为发货时间，具体确定规则如下：

4.4.1当客户或储备订单要求的发货日期大于或等于发货周期时，按客户或储备订单要求的发货日期确定发货时间。

4.4.2 当客户或储备订单要求的发货日期小于发货周期时，由销售部与调度中心沟通确定发货时间，但发货时间必须小于或等于发货周期。

5 业务环节管理

5.1 订单预测

5.1.1 市场沟通

5.1.1.1驻外营销人员对客户月度销售数据进行分析,及时了解客户库存情况。对存在补货空间的，与客户沟通，促进客户及时下达采购订单。

5.1.1.2 驻外营销人员通过市场走访，分析市场需求状况及趋势，挖掘市场增长点，与客户沟通，争取创造更多订单。

5.1.2订单预测

5.1.2.1 驻外营销人员根据订单沟通情况对未来三个月的订单需求进行预测，提交销售部。

5.1.2.2 销售部根据市场需求及市场总体库存情况，结合商务政策及促销活动安排，滚动预测未来连续三个月的月度订单数据。第一月按物料、数量、区域进行预测；第二个月按物料、数量进行预测；第三个月按总数量进行预测。

5.1.2.3 销售部在每月月底3天前（即差3天到达月底以前）将后续三个月订单预测录入系统（遇到休息日则提前录入）。

5.2 订单形成

5.2.1订单分类

产品订单根据需求对象的不同分为销售订单、储备订单。

5.2.1.1 销售订单

根据客户需求紧急程度的不同可分为一般订单和紧急订单。

5.2.1.1.1一般订单

指销售部按客户订单下达的销售订单，由销售部与调度中心、客户沟通确认交付时间，由销售部根据沟通情况在系统上明确客户订单的品种、数量、价格、区域、发货时间，并标识为“一般订单”，调度中心按沟通确认的发货时间交付。

5.2.1.1.2 紧急订单

指客户/市场需求紧急，如不按客户需求时间供货，将导致客户流失、市场丢失或订单流失的订单。紧急订单必须经销售副总确认，由销售部在系统上明确客户订单的品种、数量、价格、区域、发货时间，并标识为“紧急订单”，生产系统必须无条件组织生产，按确认的发货时间交付。

5.2.1.2 储备订单

为了防止市场断货、缺货和平衡生产，销售部根据市场需求预测、客户实际订单情况，结合商务政策及促销活动安排，下达给调度中心的用于储备的订单，包括北海仓、重庆仓、郑州仓、杭州仓和大连仓，在系统上明确品种、数量、仓库、发货时间，并标识为“储备订单”。

5.2.2订单接收

5.2.2.1销售部通过F系统、传真方式接收客户订单。

5.2.2.2 接收客户订单后，销售部须与客户沟通核实品种、数量、发货日期、收货地址等订单栏目内容，确保订单栏目内容与客户表达意思一致。

5.2.3 订单评审

5.2.3.1 销售部审核订单品种、数量、发货时间、收货地址等订单内容，并确认订单栏目内容正确无误。

5.2.3.2 当订单发货日期小于发货周期，或超出公司生产产能时销售部须第一时间主动与调度中心按规则沟通确认发货时间。确认的发货时间若与客户要求的发货日期不一致，销售部须及时反馈客户。

5.2.3.3 销售部根据客户订单的紧急程度，识别出紧急订单，并报销售副总审批；同时，将客户订单形成一般订单、紧急订单。

5.2.3.4 销售部跟踪订单资金是否到位，对没到位的，应及时反馈客户或驻外人员。

5.2.3.5 销售部结合订单预测、公司库存、区域储备需求、生产产能等，形成储备订单。

5.2.3.6 销售部将与调度中心沟通确认的订单按订单业务流程下达调度中心。

5.2.3.7 属储备订单的，下达要求如下：

5.2.3.7.1 储备订单由销售部根据市场需求情况适时下达。

5.2.3.7.2 办事处向销售部提出储备需求的，由销售部确定是否下达储备订单，但必须保证办事处储备需求的提货。

5.2.3.7.3 储备订单下达，库容不超上限。

5.2.3.7.4 储备订单销售期限不超6个月，否则，称之为产品积压。

5.2.3.7.5 储备订单产品可以储存于生产系统各仓库，但造成的产品积压由销售系统承担。没经销售部下达的生产储备，所造成的产品积压由生产系统自行承担。

5.2.3.8 订单确认