物业公司档案管理规章制度
档案管理
一、档案管理的目的
加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。
二、适用围
适用于公司档案室的各种档案的管理工作。
三、职责
主管行政公司领导负责外单位（个人）查阅档案的审批。
行政管理部经理负责公司员工借阅档案的审批。
四、档案员职责
1、档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；
2、档案资料的交接；
3、办理档案的借阅、登记、统计；
4、执行相关制度；
5、档案室设备、设施的管理等。
五、工作步骤
（一）档案资料的确定
1、凡属下列几类资料均属归档资料：
（1）本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；
（2）公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等；
（3）各部门资料，包括业务、行政管理等材料；
（4）外来资料，包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等；
（5）图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；
（6）其它。
（二）档案编号
1、档案分划
为便于系统化管理，根据档案的容和形式特征，将公司档案划分为八大类（为一级分类），每一大类下再划分出若干子类（为二、三、四级分类）。
具体分划详见《档案分划编号表》
2、档案编号
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为方便查阅档案资料，根据档案分划对档案进行编号。
编号采用八位阿拉伯数字。
具体编号方法如下：
（1）分类图示：
┌─┬─┬─┬─┐
│Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│
└┬┴┬┴┬┴┬┘
│││└───── 第四级类，类数0～99
│││
││└─────── 第三级类，类数0～999
││
│└───────── 第二级类，类数0～9
│
└─────────── 第一级类，类数0～99
每一编号的具体意义。
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（2）案卷号、文件顺序号按电脑输入时间自动排序，从开始。
（三）档案地址确定
1、档案存放位置利用分类编号来确定。
确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。
各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。
各一级类档案区的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。
每一份档案均存放在某一级类的档案盒。
同一个档案盒的档案资料按编号顺序从上到下排列存放。
每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。
（四）归档管理
1、归档前资料管理
（1）分散在各部门的资料归档前由各部门兼职资料员负责管理。
（2）各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗。
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（3）各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。
2、归档时间
各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则确定归档时间。
（1）公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档；
（2）法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；
（3）用户资料在用户办理完各项手续后即行归档；
（4）各项工程资料在验收后一个星期归档；
（5）各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度归档；
（6）图书资料购买后即归档，期刊、杂志半年归档一次。
（7）其它资料按公司领导确定的时间归档。
3、归档要求
（1）归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；
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(2)归档的文件资料必须是原件。
部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。
书写材料必须是耐久的纸、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔，纯兰墨水；
(3)归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。
六、档案资料移交
1、资料归档前各部门须按类整理好，并填写《档案资料移交清单》。
2、移交时，档案员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。
3、移交清单一式两份，交接人各留存一份。
七、资料编号归档
档案员把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。
档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在《登记册》上。
编号后的档案，按4.3“档案地址确定”的规定上架排列存放。
八、档案管理
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档案室由行政管理部负责管理，行政管理部指定档案员负责具体管理工作。
九、档案员岗位职责
1、档案员必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。
2、档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。
3、档案员负责督促各部门档案资料的移交工作。
4、档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。
5、各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。
6、档案员必须按要求做好工作。
7、档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。
8、档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。
十、档案保管
1、档案架合理排放，既保证光线充足、通风，又能方便使用。
2、档案室必须每天清洁一次，每周大扫除一次，保持清洁卫生。
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3、档案室严禁烟火，室须配灭火器材，档案员必须掌握正确使用灭火器材的方法。
4、保持档案室干燥，定期在柜架中投放干燥剂。
5、雨季加强检查，每逢大雨必须检查档案室有无漏水、渗水现象，雨后即检查档案有无潮霉现象。
6、档案柜架须定期投放防霉、防鼠药品，定期检查档案有无霉变、鼠咬现象。
7、发现档案有潮霉、鼠咬情况，应立即采取措施加强防，对已造成损坏的档案进行修复、补制。
8、下班时或档案员离开时应仔细关好、锁好门窗。
档案室钥匙除档案员外，其他人不得持有。
十一、档案鉴定与销毁
文书档案资料保存期限分别为短期15年、长期25年、永久三类。
城建档案的保存期限分为短期30年，长期70年，永久三类。
公司抽调各部门有关人员组成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料的保存期限。
鉴定小组于每年的最后一个季度召开一次鉴定会，审议、鉴定新增资料的年限及应销毁的资料。
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档案资料的销毁由档案员具体执行，鉴定小组委派一人监督执行。
十二、销毁档案编号的处理
经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X(表示暂存记号)标识记号，并将其装订放入专门存放区。
档案销毁情况均须登记在《金地物业管理档案销毁登记表》上。
十三、档案借阅
档案资料一般只限于公司员工及集团公司需要查阅的人员查阅。
外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经主管行政副总经理批准。
档案一般只限于在档案室查阅，因工作需要借出时，必须填写《档案借阅申请审批表》。
审批表经部门负责人批准签字后，交行政管理部负责人批准签字，方可借出档案。
借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、私自复印，并保证如期归还。
档案借还情况须在登记本上登记。
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十三、档案统计
档案资料定期进行清理、统计。
档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况，并将统计结果报行政管理部负责人。
档案管理意外事件处理程序
档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。
十五、处理程序
发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告行政管理部负责人和主管领导。
当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时，应立即设法追回所失档案；
当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时，应立即对损毁档案设法进行修补、复原；
若无法追回、修补损失的档案，则应请有关部门协助设法重新补制。
在进行补救工作的同时，对意外事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。
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根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进行行政和经济处罚。
理想物业服务
2013年8月7日
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物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。
第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。
第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。
第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。
（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。
（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。
（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。
第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。
第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。
第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。
第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。
（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。
（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。
（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。
第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。
第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。
第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。
第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
物业中心档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业中心档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合物业中心实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业中心所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业中心档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：物业中心档案由档案管理部门统一管理，确保档案的集中、完整和有序。
（二）依法管理原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规，规范档案管理工作。
（三）安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露。
（四）利用服务原则：提高档案利用效率，为物业中心各项工作提供有力支持。
第二章档案分类及收集第四条物业中心档案分为以下类别：（一）文书档案：包括物业管理合同、业主大会决议、会议记录、文件材料等。
（二）工程档案：包括建设项目设计、施工、验收、维护等资料。
（三）财务档案：包括财务报表、收支凭证、税费缴纳证明等。
（四）人事档案：包括员工入职、离职、培训、考核等资料。
（五）其他档案：包括荣誉证书、奖惩决定、应急预案等。
第五条档案收集范围：（一）物业管理活动产生的各类文件、资料。
（二）物业设施设备的相关资料。
（三）物业维修、保养、更新等活动的记录。
（四）物业管理服务合同、协议等。
（五）物业中心内部管理规章制度。
第三章档案整理与保管第六条档案整理：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目。
（二）编制档案目录，确保档案的有序存放。
（三）对档案进行立卷、装订，确保档案的整洁、美观。
第七条档案保管：（一）档案存放地点应干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗。
（二）档案柜应上锁，未经允许不得随意打开。
（三）定期对档案进行清理、检查，确保档案完好。
（四）对破损、缺失的档案进行修复、补充。
第四章档案利用与销毁第八条档案利用：（一）档案管理部门负责档案的查阅、复制、摘抄等工作。
（二）查阅档案应遵守相关规定，确保档案信息安全。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
物业处档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业处所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业处档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）完整、准确、系统、安全；（四）便于查阅，提高效率。
第二章档案分类与编号第四条物业处档案分为以下类别：（一）综合档案；（二）物业档案；（三）业主档案；（四）合同档案；（五）财务档案；（六）工程档案；（七）人力资源档案；（八）其他档案。
第五条档案编号采用统一编号制度，编号格式为：类别代码+年份+序号。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：（二）全面收集，不遗漏重要档案；（三）及时收集，保证档案的时效性。
第七条档案整理应遵循以下原则：（一）按照档案类别、形成时间、内容等特征进行分类；（二）对档案进行编号、编目、编制目录；（三）对破损、褪色、霉变的档案进行修复和保护；（四）对电子档案进行备份和存储。
第八条档案收集与整理工作由物业处档案管理员负责。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管，确保档案实体和信息安全；（二）分类存放，便于查阅和利用；（三）定期检查，及时发现和消除安全隐患；（四）维护档案实体，延长档案使用寿命。
第十条档案利用应遵循以下原则：（一）依法利用，确保档案的合法性和真实性；（二）公开利用，提高档案的利用率；（三）保护档案，不得损坏、遗失、篡改档案；（四）保密档案，严格按照国家保密规定进行管理。
第十一条档案利用实行预约制度，需查阅档案的单位和个人应提前向物业处档案管理员预约。
第五章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应遵循以下原则：（二）全面鉴定，不遗漏重要档案；（三）科学鉴定，保证档案鉴定结果的准确性。
第十三条档案销毁应遵循以下原则：（一）依法销毁，确保档案的合法性；（二）分类销毁，按照档案类别进行销毁；（三）登记销毁，做好档案销毁登记工作。
物业公司小区档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业公司所辖小区的档案管理工作。
第三条小区档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）归档及时，整理规范；（四）保密安全，服务高效。
第二章档案分类与归档第四条小区档案分为以下类别：（一）小区基本情况档案：包括小区规划、设计、建设、验收等资料；（二）物业管理档案：包括物业管理规章制度、合同、财务、人力资源、设备设施等资料；（三）业主资料档案：包括业主入住、变更、退房等资料；（四）社区活动档案：包括小区文化活动、志愿服务等资料；（五）应急事件档案：包括小区突发事件、安全隐患排查等资料；（六）其他档案：包括小区荣誉、媒体报道、法规政策等资料。
第五条小区档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成部门或个人在档案形成过程中，应确保档案的完整性、准确性；（二）档案形成后，由档案管理员进行审核、整理、分类；（三）档案整理完毕后，填写《档案归档登记表》，由档案管理员负责归档；（四）档案归档后，由档案管理员填写《档案目录》。
第三章档案保管与利用第六条小区档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案柜应上锁，档案管理员负责钥匙保管；（三）档案应按照类别、时间、编号等进行分类存放；（四）档案管理员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第七条小区档案利用应遵循以下规定：（一）档案利用者需出示有效证件，填写《档案借阅登记表》；（二）档案利用者应按照档案利用规定，妥善保管档案；（三）档案利用者不得擅自复制、翻印、传播档案内容；（四）档案管理员应根据档案利用者需求，提供便捷的档案查询服务。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下程序：（一）档案管理员根据档案保管期限，提出档案销毁意见；（二）档案销毁意见经公司领导批准后，由档案管理员负责组织实施；（三）档案销毁前，应进行核对，确保销毁档案的准确性；（四）档案销毁后，由档案管理员填写《档案销毁登记表》。
物业公司档案管理制度范文
第一章总则第一条为加强物业公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条本制度遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理：公司成立档案管理领导小组，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。
（二）集中管理，分工负责：公司档案实行集中管理，各部门按照职责分工，共同做好档案管理工作。
（三）规范操作，确保安全：严格按照档案管理的各项规定，确保档案的完整、准确、安全和保密。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：（一）公司内部形成的各类文件、资料、图表、账册、凭证、报表、电子文档等。
（二）公司对外形成的各类文件、资料、合同、协议、信函等。
（三）公司各部门、子公司报送的各类文件、资料、报表等。
（四）公司获得的各类荣誉证书、奖状、牌匾等实物档案。
第三章档案收集与整理第五条档案收集（一）各部门在文件形成过程中，应当及时、完整地收集归档。
（二）档案收集应当遵循以下要求：1. 文件内容真实、准确、完整。
2. 文件形式规范、统一。
3. 文件分类合理、清晰。
第六条档案整理（一）档案整理应当遵循以下原则：1. 按照时间顺序排列。
2. 按照文件类型分类。
3. 按照文件编号排序。
（二）档案整理应当包括以下内容：1. 文件封面。
2. 文件目录。
3. 文件正文。
4. 相关附件。
第四章档案保管与利用第七条档案保管（一）档案保管应当遵循以下要求：1. 档案柜应当安全、防火、防盗、防潮、防虫。
2. 档案资料应当分类存放，方便查阅。
3. 档案资料应当定期检查、维护。
（二）档案资料借阅应当办理借阅手续，并按时归还。
第八条档案利用（一）档案利用应当遵循以下要求：1. 档案利用应当遵循合法、合规、合理、高效的原则。
2. 档案利用应当确保档案资料的安全和保密。
3. 档案利用应当尊重档案的原始性、完整性和准确性。
物业部档案管理制度
一、目的与意义为规范物业管理档案的管理，确保档案资料的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我公司物业管理部所管辖的物业项目、设备、设施等相关档案资料的管理。
三、档案管理职责1. 物业管理部负责人负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，并对档案管理工作进行监督、检查。
2. 档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
3. 各部门负责人负责对本部门产生的档案资料进行初审，确保档案资料的完整、准确。
四、档案分类与编号1. 档案分类：根据档案资料的性质、用途和保管期限，分为以下类别：（1）工程档案：包括设计文件、施工图纸、验收报告、维修保养记录等。
（2）业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请等。
（3）财务档案：包括财务报表、收支凭证、维修基金使用记录等。
（4）文件档案：包括公司文件、政策法规、通知通告等。
（5）其他档案：包括物业管理资料、设备设施资料、安全保卫资料等。
2. 档案编号：按照类别、年份、顺序进行编号，确保档案的唯一性。
五、档案收集与整理1. 档案收集：各部门在产生档案资料时，应按照规定及时收集并送交档案管理员。
2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案资料进行分类、编号、装订，确保档案的整齐、有序。
六、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理员应将档案资料存放在专用档案柜中，定期检查档案的完好情况，确保档案安全。
2. 档案借阅：借阅档案资料需填写借阅申请，经部门负责人审批后方可借阅。
借阅人应爱护档案资料，按时归还。
3. 档案利用：档案管理员应积极提供档案资料查询服务，确保档案资料得到有效利用。
七、档案销毁1. 档案销毁需经公司领导批准，并严格按照国家有关档案销毁的规定执行。
2. 销毁档案前，档案管理员应核对档案资料，确保无误后进行销毁。
八、附则1. 本制度由物业管理部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
3. 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修改。
物业公司的档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，严格保密；（三）集中保管，方便利用；（四）规范流程，责任到人。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司文件、函件、纪要、会议记录、报告、请示、通知、决定等；（二）工程档案：包括项目验收、设计、施工、监理、验收等文件；（三）合同档案：包括公司各类合同、协议、招投标文件等；（四）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；（五）人事档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等文件；（六）设备档案：包括设备采购、安装、调试、维修、保养等文件；（七）其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确、规范；（二）档案资料应分类存放，便于查阅；（三）档案资料应按照档案编号顺序排列；（四）档案资料应使用统一格式的档案盒、档案袋；（五）档案资料应定期整理、鉴定、销毁。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（三）档案员应定期对档案进行整理、鉴定、销毁；（四）档案员应严格执行保密制度，确保档案安全。
第七条档案利用要求：（一）档案利用者应凭有效证件办理借阅手续；（二）档案利用者应遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）档案利用者应按期归还档案，不得擅自复制、摘抄档案内容；（四）档案利用者应保护档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应按照以下程序进行：（一）档案员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案员填写《档案销毁审批表》，经主管领导审批；（三）档案员将审批后的《档案销毁审批表》报送档案管理部门备案；（四）档案员在销毁档案前，对档案进行整理、分类、编号；（五）档案员在销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案销毁彻底。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度1. 总则为规范和管理物业公司的档案工作，确保档案的完整性、准确性、安全性和便捷性，提高物业公司的综合管理水平，订立本档案管理制度。
2. 适用范围本制度适用于物业公司内全部部门和员工的档案管理工作。
3. 档案管理机构物业公司设立档案管理部门，负责全面管理和监督公司内的档案工作。
4. 档案的分类与编制4.1 依照档案的内容和用途，将档案分为行政、人事、财务、工程、法务等类别，每个类别设立相应的档案子类别。
4.2 档案编制应依照肯定的编号规定进行，确保档案的有序存放和查阅。
5. 档案的收集与整理5.1 公司各部门应负责相关档案的收集和整理工作，并依照规定的编制方法，将档案交予档案管理部门进行归档。
5.2 归档前，档案管理部门应对档案进行审核，确保档案的完整性和准确性。
6. 档案的存储与保管6.1 档案管理部门应订立合理的档案存储方案，确保档案的安全存放。
6.2 档案应依照类别进行分类存放，每个类别的档案设立特地的存储区域，并标明档案的编号、名称和存放时间。
6.3 档案室应具备防火、防潮、防虫、防尘等设施，并定期对档案进行整理、清理和消毒。
7. 档案的检索与利用7.1 档案管理部门应建立档案检索系统，确保档案的快速检索和利用。
7.2 档案的借阅应遵从肯定的程序和规定，必需经过申请、审批和登记，并确保档案归还的及时性和完整性。
8. 档案的保密与销毁8.1 档案管理人员应严守档案的保密原则，不得泄露档案中的机密信息。
8.2 依照肯定的保密期限，对于秘密性较高的档案，应设立特地的保密级别，并采取相应的安全措施。
8.3 档案实现保管年限的，应及时进行销毁处理，销毁应遵从肯定的程序，并对销毁过程进行记录和备查。
9. 档案管理的监督与评估9.1 公司内设档案管理督导组，负责对档案管理工作进行监督和评估。
9.2 定期对档案管理工作进行评估，发现问题及时矫正，并采取相应的改进措施。